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09.12.1977

Ist gute Dokumentation eine Frage der Betriebsgröße?

Wieviel Unsinn, wieviel Schwachsinn ist schon über die Programm-Dokumentation geschrieben worden. Alle Artikel haben eines gemeinsam: "Nur Theorie - von Praxis keine Spur. Kurse über praxisnahe Dokumentation sind wichtiger als die seichte Datenschutz-Thematik, von der wir alle überschwemmt werden." So lautet ein Zitat aus einem Leserbrief, der uns im Herbst zum Thema "Dokumentation'' zugesandt wurde - leider anonym. Es gibt Seminare über Dokumentation - allerdings meist nur für Anwender großer DV-Systeme, sprich Grobunternehmen. Wie die "optimale" Programm-Dokumentation speziell bei mittleren und kleinen Unternehmen aus sehen sollte, weiß niemand so recht. Die BlFOA-Forschungsgruppe Magmo gelangte bei einer Umfrage 1976 zur gleichen Auflassung: "Zusammenfassend kann festgestellt werden, daß sowohl die Dokumentation des ADV-Systems als auch des personellen DV-Systems in der Bundesrepublik Deutschland unzureichend ist. Dies gilt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmungen... Die Vertretbarkeit des Aufwands für die Erstellung einer Dokumentation ist (vielmehr) nur aus ihrem Nutzen zu beurteilen..." CW fragte drei "Programm-Archivare" über ihre Erfahrungen. hö

Dieter Flock, Leiter EDV-Training und Methoden, ARAL AG, Bochum

Eine Dokumentation wie im "EDV-Bilderbuch" wird man kaum in einem Unternehmen finden. Jedes hierzu angebotene System wird ganz sicher nie so eingesetzt werden, wie sieh der Erschaffer das einmal vorgestellt hat. Je nach Unternehmensstruktur müssen hie und da kleine Abstriche und Einbrüche vorgenommen werden. Hundertprozentige Dokumentationssysteme gibt es nirgends. Der Begriff "Dokumentation" sollte auch nach unserer Ansicht auf die EDV-Verfahrens-Dokumentation eingegrenzt werden. Wenn die Frage nach der Dokumentation von EDV-Verfahrensentwicklungen gestellt wird kann sie nur unter dem Blickwinkel der betriebsindividuellen Zielvereinbarungen beantwortet werden. Die Erfahrungen im Hause Aral haben gezeigt, daß eine einheitliche Vorgehensweise bei der Dokumentation in drei Bereichen spürbare Vorbeile brachte:

- Dem Benutzer des neuen Verfahrens,

- dem Pflegedienst (Programmänderungsdienst),

- der Revision.

Die in unserem Hause praktisch eingesetzte Methode verlangt die Dokumentation von Aktivitäten, die bei einer Verfahrensentwicklung anfallen. Aufgrund von Checklisten ist die Vorgehensweise bei der Verfahrensabwicklung vorgegeben. Mit Hilfe einer Formularkette werden alle Entwicklungsarbeiten von der Istaufnahme (Problemanalyse) über die Programmierung bis zur Einführung des neuen Verfahrens dokumentiert. Die verfahrensbegleitende Dokumentation bietet den oben genannten Bereichen folgende Vorteile:

- Der zukünftige Benutzer kann die Verfahrensentwicklung - ohne spezielle DV-Kenntnisse haben zu müssen - besser überblicken. Die Abstimmung mit den Belangen der Fachabteilung kann auf der Grundlage der Dokumentationsunterlagen eindeutiger vorgenommen werden.

- Spätere Änderungsaufträge können Programmierer unabhängig vornehmen.

- Die Entwicklungsstufen eines Verfahrens sind für die EDV-Revision eindeutig nachvollziehbar.

Die begleitende Dokumentation aller Entwicklungsschritte innerhalb eines Verfahrens erlaubt darüber hinaus die schnelle und einfädle Erstellung von Benutzerbüchern, eines Handbuchs für das Rechenzentrum und des Programmierhandbuchs.

Rudolf Kief, EDV-Revisor, Süddeutsche Zucker AG, Mannheim

In Großunternehmen ist das Thema "Dokumentation" bereits kein Thema zur Diskussion mehr, sondern bereits längst realisiert. In Unternehmen mittlerer Größe dagegen tauchen viele Probleme auf: Oft arbeitet man dort noch wie in Handwerksbetrieben, also unter enormem Zeitdruck. Dort ist es auch nicht verwunderlich, daß die dort beschäftigten Programmierer unter Termindruck Programme schreiben und auch heute noch wenig Zeit haben sich mit der Dokumentation derselben zu beschäftigen. Denn meist wartet im Anschluß daran die nächste Arbeit. Hier fehlt es selten am guten Willen, denn jeder Programmierer ist dankbar dafür, wenn ein fremdes Programm, das er zu ändern hat, gut dokumentiert ist. In größeren Unternehmen dagegen gibt es meist die sogenannte "Programmfreigabe-Prozedur" wo ganze Gruppen überprüfen ob die Standards hinsichtlich der Programmierung eingehalten sind, ob die Dokumentation vorhanden ist. Und sollte da auch nur ein Formblatt der Dokumentation fehlen, wird das Programm nicht zur Produktion zugelassen, auch wenn Zeitverlust in Kauf genommen werden muß.

Hinzu kommt,- daß oft die sehr hilfreichen Programmgeneratoren wiederum nur in Großunternehmen eingesetzt werden können, hingegen kleine Betriebe noch "Wald und Wiese" programmieren müssen, weil man sich dort diese Systeme einfach nicht leisten kann. Hier arbeiten auch noch die Individualisten unter den Programmierern, die echten Künstler, die heute in einem Großbetrieb kaum noch anzutreffen sind. Hier herrscht einfach mehr Druck von "oben", eine bestimmte Programmiermethode anzuwenden.

Ende 1977 kommt der Länderinnenminister-Erlaß, in dem genau festgelegt ist, was eine Dokumentation beinhalten 5011 Dann endlich stehen allgemeingültige Richtlinien fest. Bislang herrschte auf diesem Gebiet doch keine Einigkeit: Der eine spricht vom Blockdiagramm, der andere vom Programmablauf plan, keiner weiß jedoch, was damit eigentlich gemeint ist.

Wird aus der Praxis über Dokumentation berichtet, dann meist über Lösungen im Großunternehmen, die für mittlere und kleine Unternehmen keine Gültigkeit haben. Interessant wäre demnach, wenn der Leser mehr über die Verfahren der Dokumentation bei eben diesen "Kleinen" erfahren könnte.

Zudem wird - entgegen der Behauptung böser Zungen --eine Dokumentation nicht zum Selbstzweck einer Revision verlangt. Die Notwendigkeit einer Dokumentation ist - abgesehen vom BDSG-Aspekt - - wie folgt zu begründen:

1. Ordnungsmäßigkeit: Der Gesetzgeber verlangt eine Dokumentation, die es dem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit ermöglicht, sich in das Buchführungssystem einzufinden.

2. Sicherheit: Mit einer guten Dokumentation wird die Gefahr der Konzentration von Wissen auf eine Person verhindert.

3. Wirtschaftlichkeit: Eine umfassende Dokumentation bringt erhebliche Einsparungen bei der Maintenance und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Also: So viel Dokumentation wie nötig, um die genannten Ziele zu erreichen - mit so wenig Aufwand wie möglich. Auf dem Software-Markt erhältliche Programmablaufdiagramme stellen jedoch meiner Ansicht nach keinesfalls eine ausreichende Programmdokumentation dar: Ein unübersichtlich geschriebenes Programm wird durch diese Art der Darstellung keinesfalls übersichtlich.

Marion Sachsenberg, Gruppenleiterin Verfahren, Deutsche Lufthansa AG, Frankfurt

Diskussionen über Wert oder Unwert von Dokumentationen werden häufig zu undifferenziert geführt, deshalb sind dann keine konkreten Antworten zu erwarten. Der Wert oder Unwert kann nur am Grad der Zielerreichung gemessen und beurteilt werden. Unterlagen zur Befriedigung unspezifizierter Informationsbedürfnisse finden mit Recht wenig Gegenliebe bei den Mitarbeitern, die sie zu erstellen haben. Jeder Aufwand dafür erscheint unproduktiv und ohne Sinn, selbst wenn ein solcher dahintersteckt. Die wesentliche Bedeutung von Dokumentationen in der Datenverarbeitung liegt in der Beschreibung bzw. Fixierung von Informationssystemen, für Vorgabe-, Nachschlage- und Beweisführungszwecke. Wie sollte man auch sonst die Ergebnisse geistiger Arbeit niederlegen, die andere Beteiligte informieren, mit ihnen zusammenarbeiten, Teil- und Gesamtarbeitsergebnisse zusammenfügen und ihre Funktionsfähigkeit prüfen. Dokumentation ist hier ein wesentlicher Bestandteil des Informationssystems in Verbindung mit der betrieblichen Umwelt. Ein geeignetes Dokumentationssystems müßte diese Zwecke weitgehend erfüllen und das mit zweckmäßigen Mitteln und Verfahren erreichen. Diese Forderungen aufzustellen ist allerdings erheblich einfacher als dem Anspruch gerecht zu werden. Es hängt doch von zu vielen Faktoren ab, wie etwa

- Organisationsgrad und Kontrollbedürfnis des Unternehmens

- Ausbildungsstand der Mitarbeiter

- Bestand an bereits laufender DV-Produktion

- Art und Umfang der weiteren Projekte und Vorhaben etc.

Eine "richtige" Dokumentation für alle Zwecke gibt es wohl nicht, deshalb sind die vielen vorhandenen Checklisten und Gliederungsvorschläge nur ein Hilfsmittel, um für die dem eigenen Unternehmen angepaßte Dokumentation eine Auswahl zu treffen oder die bestehenden Standards zu überprüfen. Wichtig erscheint es, auf die Form und Erstellungsart einige Gedanken zu verwenden, da hier am meisten gesündigt wird. Es kann keine große Rolle spielen ob Dokumentation geschrieben - auch handschriftlich - , gedruckt oder magnetisch aufgezeichnet ist, solange damit die Ziele erreicht werden können. Die Unterlagen sind auch nicht nur deswegen wertvoller, weil sie computerunterstützt erzeugt wurden. Zwischen perfekter Form und tatsächlichem Inhalt können Welten liegen, was auch die Unterschiede in der Interessenlage zwischen Softwareentwicklern und Dokumentationsstellen widerspiegeln kann. Einzig und allein interessant sind

- Vollständigkeit

- Transparenz und Marktvollziehbarkeit

- Übereinstimmung aller Komponenten

- Zweckmäßigkeit im Aufwand für Erstellung, Reproduktion, Änderung sowie Speicherung der Aufzeichnungen. Ein hoher Anspruch.