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02.08.2002 - 

Strategische und operative Anforderungen lassen sich steuern

IT-Controlling fördert das Alignment

IT-Organisationen müssen immer mehr den Bezug zur Unternehmensstrategie sicherstellen. Ein Controlling, das die operativen und die strategischen Anforderungen steuert, hilft, die IT entsprechend auszurichten. Von Stefan Jugel*

IT-Organisationen stehen vor zahlreichen Herausforderungen. Beispielsweise sind die Anforderungen seitens der Unternehmensführung und der Anwender hinsichtlich Qualität und Kosten in Einklang zu bringen und dynamisch zu steuern, um auf Veränderungen schnell zu reagieren. Dazu dient ein strategisches und operatives IT-Controlling-System.

Das operative IT-Controlling soll insbesondere Qualitäten und Kosten überwachen und steuern. Dabei bildet das Customer-Management die Schnittstelle zwischen der IT-Organisation und deren Kunden. Innerhalb des Customer-Managements dient das Auftrags-Management als direkte Anlaufstelle für das Tagesgeschäft. Hierfür bedient es sich unter anderem des Servicekatalog-Managements, das IT-Produkte in Leistung, Preis und Qualität definiert. Das Kostenbewusstsein der Anwender wird durch die verursacherbezogene Leistungsabrechnung unterstützt. Die Kundenbetreuung ist als Vertriebs-Schnittstelle zu verstehen, die sich um Anforderungen kümmert, die nicht durch den Servicekatalog abgedeckt werden. Weiterhin hat sie eine "Kümmerer"-Funktion und ist proaktive Kommunikationsstelle, so dass der IT-Organisation die Probleme und Anforderungen ihrer Kunden ersichtlich sind.

Kennzahlen gewährleisten

Ein zentrales Element dabei ist ein Kennzahlensystem, das die Transparenz gewährleistet. Bei der Entwicklung dieses Systems müssen die verschiedenen Sichtweisen und Anforderungen der IT-Organisation, des Managements und der Fachabteilungen gleichermaßen berücksichtigt werden. Ein direkter Bezug zur Unternehmensstrategie sollte dabei nachvollziehbar aufgezeigt werden können.

Durch ein strategisches IT-Controlling wird die optimale Ausrichtung der IT an der Unternehmensstrategie sichergestellt und nachvollziehbar nachgewiesen. Die wichtigste Aufgabe ist hierbei das strategische Projektportfolio-Management, das zur methodischen Auswahl der strategiekonformen Projekte dient. Es nutzt Werkzeuge wie die Wirtschaftlichkeitsanalyse, um mögliche Projekte auszuwählen und zu priorisieren. Durch die Entwicklung und Implementierung einer Balanced Scorecard können die Ziele gemessen und gesteuert werden. Das Zusammenspiel zwischen dem strategischen und operativen IT-Controlling wird durch die gemeinsame Kennzahlenbasis sichergestellt.

Mit einem umfassenden IT-Controlling-System lassen sich Kosten und Qualitäten auf operativer Ebene sehr gut steuern und optimieren. Durch die erhöhte Transparenz kann der direkte Bezug der IT-Leistungen zu dem Unternehmenserfolg aufgezeigt werden. Durch die erhöhte Kommunikation zwischen IT-Organisation, Anwendern und der Unternehmensführung verbessert sich zudem das gegenseitige Vertrauensverhältnis.

Schrittweise einführen

Dabei ist es für den Erfolg eines IT-Controlling-Projekts wichtig, dass die IT-Organisation zunächst ein "Big Picture" für ihre Situation definiert, von dem einzelne Controlling-Maßnahmen abgeleitet werden können. Hierbei müssen nicht alle Controlling-Instrumente auf einmal implementiert werden. Um für eine gute Akzeptanz zu sorgen, ist es ratsam, mit den Projekten zu beginnen, die den größten und schnellsten Erfolg versprechen. (js)

*Stefan Jugel ist Leiter Business Development IT-Controlling der IT-Unternehmensberatung 3wBox GmbH & Co. KG in Hamburg.

Abb: Operatives IT-Controlling

Die Basis des operativen IT-Controllings bildet ein Kennzahlensystem, das den verschiedenen Sichtweisen gerecht wird. Quelle: 3wBox GmbH & Co. KG