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27.10.1995

IT im Bauwesen/Mischung aus Standard- und Individualprogrammen Bautraeger entwickelt Loesung fuer das Immobilien-Management

Von Edgar Koribalski*

Programme im Baubereich gibt es zuhauf, doch eine Softwareloesung, die den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie umfasst, ist schwerlich zu finden. Die W. Langenbahn KG, Bautraeger und Investor mit Taetigkeitsschwerpunkt Einzelhandelsimmobilien, ging deshalb ihren eigenen Weg.

Im allgemeinen sind viele Unternehmen daran beteiligt, wenn eine Immobilie geplant, gebaut, verwaltet, und irgendwann einmal wieder verkauft wird. Nicht so bei Langenbahn in Muenchen, denn dieses Unternehmen managt Immobilien von der Entstehung bis zum Verkauf Jahrzehnte spaeter. Eine Immobilien-Komplettloesung war notwendig, die alle Daten der verschiedenen Phasen gleichermassen fuer Sachbearbeiter und Management in geeigneter Form bereithaelt.

Das schnelle Wachstum des Unternehmens von 22 Millionen Mark im Jahre 1988 auf mittlerweile fast 500 Millionen Mark Immobilienvermoegen erforderte zudem ausgekluegelte Softwareloesungen fuer Finanzbuchhaltung, Gesellschafterverwaltung und Projekt- Objekt-Management, um den Ueberblick zu bewahren.

Dennoch haben sich die Muenchner keine Dino-DV angeschafft. Novell und MS-Office bilden heute die Grundlage fuer ein Netzwerk, an das fast alle Angestellten angeschlossen sind. 1993 wurden die alte Nixdorf Quattro abgeloest und zwei unabhaengige Novell-Netze zusammengefasst. Die Anlage besteht heute aus einem Novell-Server mit 40 angeschlossenen 486er PCs sowie vier ISDN-Verbindungen. An diese sind die ebenfalls mit Novell-Netzen ausgestatteten Standorte Lehrte und Markkleeberg angeschlossen. Ausserdem stehen die Leitungen den externen DV-Betreuern fuer den Support zur Verfuegung.

Die Datenhaltung erfolgt in den Aussenstellen der Objektverwaltung dezentral und wird regelmaessig mit der Zentrale in Muenchen abgeglichen. Auch mehrere Notebooks kommen zum Einsatz, um direkt vor Ort in den Objekten Daten zu erfassen. Der Abgleich ist nicht ganz trivial, da alle Daten aus Muenchen, den Aussenstellen der Objektverwaltung und den Notebooks beachtet werden muessen. Dabei handelt es sich vor allem um am Bau festgestellte Maengel und daraus resultierende Aktionen.

Einzig die komplizierte Konzern-Finanzbuchhaltung mit integrierter Mieten- und Anlagenbuchhaltung sowie die Vertragsverwaltung der zirka 10 000 stillen KG-Beteiligten laeuft mittlerweile auf einer HP-9000-Unix-Maschine. Dabei kommen die Programme "Uniwop" von Konertz aus Leverkusen fuer den Komplex Finanz-, Mieten-, Anlagenbuchhaltung und eine Spezialloesung fuer die Verwaltung der stillen KG-Beteiligungen von Immodata, Muenchen, zum Einsatz.

Elf verschiedene Vertragstypen werden verwaltet. Die Spannweite reicht von VWL-Sparvertraegen ueber Ratensparvertraege bis hin zu Einmaleinlagen mit oder ohne Verlustbeteiligungen. Die deutsche Steuergesetzgebung ermoeglicht viele Varianten. Um den Beduerfnissen und Forderungen der Anleger und auch der sensibilisierten Banken, Steuerberater und Wirtschaftspruefer Rechnung zu tragen, hat sich Langenbahn dazu entschlossen, diese Spezialloesung durch eine - derzeit gerade laufende - Systempruefung auf Herz und Nieren testen zu lassen.

Obwohl ein DV-Ausfall sehr unangenehme Folgen haette, verlaesst sich das Unternehmen bei seiner DV-Betreuung vor allem auf die mittelstaendische Businessoft Consulting GmbH aus Muenchen, deren Geschaeftsfuehrer Christian Tuercke den Muenchner Bautraeger und Investor seit Jahren betreut. Dazu Thomas Eder, Bereichsleiter Administration: "Reaktionsgeschwindigkeit, plattformuebergreifendes Know-how und Zuverlaessigkeit waren dabei fuer uns ausschlaggebend."

Um trotzdem gegen alle Unwaegbarkeiten abgesichert zu sein, finden nur Standardprogramme ihren Einsatz, fuer die im Notfall auch kurzfristig zusaetzlich externe Experten zur Verfuegung stehen. Die eingesetzte Software muss nach Meinung des DV-Leiters nicht immer das allerneueste Update sein, da die additiven Features meist wenig Zusatznutzen bringen, aber Schulungsaufwand verursachen. Leichte Bedienbarkeit und damit hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern stehen im Vordergrund. So ist es nicht weiter verwunderlich, dass Windows 95 im Moment ueberhaupt kein Thema ist und fruehestens Mitte 1996 auf die Tagesordnung kommt.

Die zentrale Anwendung fuer das Projekt-Management bezueglich der einzelnen Bauvorhaben ist die von der Businessoft Consulting GmbH auf Basis von MS-Access entwickelte Datenbankanwendung "IMMO 2.0". Dieses Individualprogramm musste vor allem geschrieben werden, da die Reihenfolge der Aktivitaeten stark vom Standard der Branche abweicht. Wo andere Unternehmen fertige Immobilien vermieten, gehen die Muenchner Bauspezialisten einen ganz anderen Weg: Nachdem ein geeignetes Grundstueck gesichert ist, werden potentielle Nutzer gesucht. Dabei handelt es sich um grosse Handelsketten wie Ava, Rewe, Tengelmann oder Aldi. Nachdem mit diesen Interessenten ein Vorhaben geplant, genehmigt und ein langfristiger Mietvertrag - 15 Jahre plus Option sind hier die Norm - geschlossen wurde, beginnt der Bau.

Bei all diesen Vorgaengen und zeitweise 20 bis 30 parallellaufenden Projekten fallen jede Menge Daten an. Die Erfassung in der DV erfolgt bei Langenbahn nach eigenen Prinzipien. Klare Aussage des Projektleiters: Eine bis ins letzte detaillierte Datenhaltung haette den Effekt, dass die Mitarbeiter vor allem mit der Datenerfassung beschaeftigt waeren "und nicht mehr zum Arbeiten kommen". Denn gerade in der Baubranche stehen oft sehr kurzfristige Entscheidungen an, die keine Zeit zur langwierigen Datenerfassung lassen.

Der Konkurs eines Generalunternehmers, der durchaus im Rahmen des Moeglichen liegt, bedingt sofortiges Handeln der Verantwortlichen und kann erst dann in die DV eingetragen werden, wenn alle wichtigen Entscheidungen laengst getroffen sind. Eine zeitgenaue Datenhaltung ist zweitrangig, wenn Millionenwerte auf dem Spiel stehen.

So viele Daten wie irgend moeglich

So war bei Aufgabenstellung klar, dass die DV dazu dienen soll, grosse Datenmengen zu ueberblicken, die Tagesarbeit in den einzelnen Ressorts zu erleichtern und zu optimieren. Dazu stehen projektbezogene und projekuebergreifende Auswertungen zur Verfuegung. Kurzfristige Entscheidungen bedingen nach wie vor das menschliche Gespuer und werden durch das DV-gestuetzte Wiedervorlagesystem sowie den Terminkalender noch unterstuetzt.

Auch die Anforderungen der Mitarbeiter an die Software, die neu entworfen werden sollte, waren sehr unterschiedlich. Viele wollten moeglichst wenig mit dem "Ding" zu tun haben, andere dagegen waren der Auffassung, dass so viele Daten wie irgend moeglich erfasst werden sollten, um den kompletten Ueberblick zu bekommen. Es allen recht zu machen, ist bekanntlich schwer. Um jedoch die Akzeptanz der neuen Software bei den Mitarbeitern von vornherein auf eine breite Basis zu stellen, ging Eder einen ungewoehnlichen Weg. Auch durch seine Erfahrungen bei der Einfuehrung eines der ersten Projekte zur Vertriebsunterstuetzung mit Laptops im Aussendienst im Jahr 1985 geleitet, liess er manche Eingabemasken in der Philosophie des Prototyping an die teilweise sehr unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeiter anpassen. So wurden in einigen Unternehmensbereichen nur wenige Eingabefelder geschaffen, in anderen Zweigen dagegen sehr viele.

Ein erster Prototyp der Datenbank war innerhalb drei Monaten entwickelt und hatte sich einem harten Praxistest zu unterziehen. Dabei stellte sich bald heraus, dass die Verfechter der "Alles- erfassen"-Strategie mit der Dateneingabe nur schwerlich nachkamen und viele der im Computer gespeicherten Informationen veraltet waren oder Felder erst gar nicht ausgefuellt wurden. Auch wenn dieses Resultat fuer DV-Profis vorhersehbar war, half es immens, die Akzeptanz der jetzt abgespeckten Version zu erhoehen und somit ein wirklich gewinnbringendes Arbeiten zu erlauben. Durch eigene Erfahrungen erkannten die Mitarbeiter die Moeglichkeiten, aber auch die Grenzen eines DV-Systems.

Auch diejenigen, die fuer nur wenig Datenerfassung plaedierten, merkten in vielen Faellen bald, dass so manche Auswertung mit Hilfe des Computers zusaetzliche Angaben erfordert. Die investierte Eingabezeit ist gut angelegt, da anschliessend verwertbare Zusammenfassungen das Arbeiten erleichtern.

Die Mehrkosten fuer die Erstellung zusaetzlicher Eingabemoeglichkeiten sind sinnvoll, auch wenn einige davon spaeter wieder verworfen werden. Denn vor allem die Option der eigenen Mitgestaltung erhoeht die Akzeptanz erheblich. "Frueher mussten wir den Mitarbeitern die DV nahebringen. Heute kommen sie motiviert mit eigenen Erweiterungsvorschlaegen zu uns", freut sich Eder.

Das System steht in staendiger Weiterentwicklung und Anpassung an neue Voraussetzungen. Langfristig soll es so weit ausgebaut werden, dass der rund 25jaehrige Wertschoepfungsprozess DV-maessig noch genauer ueberblickt wird. Das ist zwar DV-technisch eine fast biblische Zeitspanne, aber im "Leben" einer Immobilie meist nur ein Abschnitt.

* Edgar Koribalski ist freier Fachjournalist in Muenchen.