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27.06.1997 - 

Total Cost of Ownership (TCO)

IT-Manager fürchten wegen Kostenanalyse um ihre Jobs

CW: Man hat den Eindruck, eine komplette Branche wacht aus dem Dornröschenschlaf auf und entdeckt plötzlich das Thema Kostenbewußtsein. Wie kommt das?

Hall: Vor zehn Jahren hat noch keine Firma darüber nachgedacht, wie teuer sie ihre Computerlandschaft eigentlich zu stehen kommt. Fahrzeuge, Tische und Stühle, die wurden inventarisiert. Aber Computer, PCs? Nein.

CW: Aber so ganz aus heiterem Himmel kann doch das Modethema Gesamtkostenentwicklung, neudeutsch Total Cost of Ownership, nicht kommen?

Hall: Die Probleme, die sich heute auftun, haben einen historischen Hintergrund: Als die DV in den 60er und 70er Jahren ausschließlich in den Rechenzentren stattfand und nur wenige Spezialisten die Investitionsentscheidungen fällten, kannte man die heutigen Sorgen - zumindest so - nicht. In den 80er Jahren wurden dann Kaufentscheidungen zunehmend in den Fachabteilungen getroffen. Und damit war der Weg frei für DV-Landschaften, die durch extreme Heterogenität gekennzeichnet waren. Außerdem war das Bewußtsein bezüglich einer geordneten DV-Topologie in den Unternehmen wenig ausgeprägt.

CW: Und heute laufen den Firmen die Kosten davon?

Hall: Das ist vielleicht nicht ganz das richtige Wort. Ich will die momentane Situation mit einem Bild beschreiben, das einmal ein Gartner-Group-Mann zeichnete: Der bezeichnete die Gesamt-DV-Kosten eines Unternehmens als einen TCO-Gorilla, der in einem verschlossenen Zimmer sitzt. Jeder weiß, in der Kammer ist etwas drin, man hört ja den Lärm. Aber keiner getraut sich, den Raum aufzusperren. Und jetzt schieben die IT-Verantwortlichen dem TCO-Gorilla immer Futter unter der Tür durch.

CW: Die Gartner Group hat ja erschreckende Rechenmodelle über die jährlich pro Computerarbeitsplatz anfallenden Kosten aufgestellt...

Hall: ... Wir heben gar nicht so sehr auf das Gartner-Modell ab. Wir raten unseren Kunden: Findet heraus, wie sich die Investition in einen Arbeitsplatzcomputer für genau den Zweck bezahlt macht, für den ihr die Maschine gekauft habt. Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, daß man die Kosten im Kontext der Geschäftsfunktion betrachtet, die ein PC-Benutzer einnimmt. Beispielsweise macht es einen eklatanten Unterschied, ob etwa ein Börsenhändler an der Wallstreet über seinen PC mit jeder Transaktion Millionenbeträge umsetzt oder ob jemand einen Brief auf einem Computer schreibt. Im ersten Fall kann ein Rechner extrem teuer sein, und trotzdem ist die Investition sinnvoll. Wenn aber auf einem PC nur Briefe geschrieben werden, dann können schon geringe Kosten unter Umständen nicht gerechtfertigt sein.

CW: Bis zu 80 Prozent der DV-Gesamtkosten, sagt Ihr Unternehmen, entfallen auf die Administration, die technische Unterstützung und die Benutzer-Hilfsdienste und nicht auf den eigentlichen Kauf von Hard- und Software. Insbesondere die Notdienste beim sogenannten Endanwender kämen Unternehmen teuer zu stehen. Gibt es denn keine einfachen Reglements für die Verwaltung von Hard- und Software, die zur finanziellen Entlastung der Unternehmen beitragen könnten?

Hall: Das genau ist unser Ansatz, der theoretisch auch recht vielversprechend wäre. In der Praxis aber - so unsere Erfahrungen - wissen Unternehmen noch nicht einmal, wie viele PCs sie überhaupt im Einsatz haben. Sie können auch nicht genau sagen, wofür diese PCs gekauft und wofür sie letztlich benutzt werden.

CW: Das klingt unwahrscheinlich...

Hall: Ich will nicht sagen, daß das für jedes Unternehmen gilt. Aber für eine Menge. Ich habe es noch nie erlebt, daß der IT-Verantwortliche eines Unternehmens mir genau sagen konnte, welche DV-Assets, also welche informationstechnische Gerätschaft, er eigentlich in der Firma vorhält. Die Unternehmen wissen ganz genau, wie viele Dienstfahrzeuge sie haben, sie wissen sogar, wie viele Papierhefter sie gekauft haben. Aber wenn die Frage auf die Anzahl der PCs kommt, dann passen sie. Das ist erstaunlich.

Ich habe einmal einen IT-Manager aus der Bankenbranche gefragt, wie viele PCs sein Unternehmen denn besitze. Antwort: "Na ja, so irgend etwas zwischen 150000 und 300000 PCs." Das ist ein zwar nicht allgemeingültiges, aber doch sehr treffendes Beispiel dafür, daß Leute in Unternehmen überhaupt keine Ahnung haben, was bei ihnen an Computern so rumsteht.

CW: Und da kommt dann ASI, und alles wird gut?

Hall: Wir sind bei weitem nicht die einzige Firma in diesem Metier. Wir beanspruchen für unsere Asset-Management-Softwaremodule auch nicht, daß, kaum sind sie installiert, die Kosten in einer Firma sinken. Da muß ein Unternehmen schon erheblich mehr tun.

CW: Welche Hausaufgaben muß ein Unternehmen denn erledigen, um der Kostenlawine Herr zu werden?

Hall: Man kann sich etwa fragen, ob es nicht sinnvoll sein könnte, die Rechnerbasis im Unternehmen stark zu standardisieren, gegebenenfalls einen einzigen Hardwarelieferanten zu wählen. Auf diese Weise hätte man eine sehr viel bessere Verhandlungsbasis, wenn es etwa um Preisnachlässe geht. Aber auch die Frage der Softwarestandardisierung ist ein zentrales Thema. Der Trainingsaufwand ist bei uniformer Hard- und Software-Ausstattung einfacher und damit billiger zu bewerkstelligen. Die firmeninternen Dienstleister müssen nicht für verschiedenste Systeme Know-how aufbauen etc.

CW: Nutzen eigentlich viele Firmen solche Softwarewerkzeuge, wie Ihre Firma sie anbietet?

Hall: Nicht wirklich. Es gibt zwar eine Menge sogenannter Auditing-Firmen. Das sind Dienstleister, die kommen in Ihr Unternehmen, erfassen die gesamte PC- beziehungsweise DV-Ausstattung, drücken Ihnen eine lange Liste in die Hand, in der Ihr ganzes DV-Equipment inventarisiert ist, und dann gehen sie wieder. Nach einem Monat ist die Liste veraltet.

CW: Läßt man damit nicht die Chance ungenutzt, die Kosten unter Kontrolle zu bekommen?

Hall: Man merkt, daß Sie kaum eine Ahnung haben, was in vielen Firmen gespielt wird. Viele Leute, mit denen wir sprechen, sagen uns, sie wollen unsere Asset-Management-Tools gar nicht. Denn dann könnte ja dem Finanzverantwortlichen eines Unternehmens oder dem Controller ein Licht aufgehen, wie schlecht die IT-Abteilungen in puncto Kosten-Management geführt werden. Die Leute sagen uns: "Ich will doch nicht meinen Job verlieren." Dieses Argument hören wir häufig.

CW: Was kann man denn mit Ihren Softwaremodulen alles machen?

Hall: Mit unseren Softwarewerkzeugen läßt sich eine ganz genaue Bestandsaufnahme treffen, ein Lebenslauf quasi von jedem einzelnen Gerät, wann es von wem zu welchem Preis gekauft wurde. Jede einzelne Hard- und Softwarekomponente des Arbeitsplatzcomputers wird erfaßt. Jede Veränderung, Erweiterung, Aufrüstung registriert das System automatisch. All diese Daten wandern in eine zentrale Datenbank, ein Repository.

CW: Als IT-Administrator kann ich also von einer Konsole aus jedem PC in die Eingeweide schauen?

Hall: Etwas drastisch formuliert, aber ja. Das ist die wahre Eleganz, wenn ich so sagen darf, einer softwarebasierten Asset-Management-Lösung: Sie besitzen an einem zentralen Punkt sämtliche Informationen über Ihre gesamte DV-Infrastruktur.

Solch eine Lösung hat beispielsweise den Vorteil, daß man - kommt es etwa zu Inkompatibilitäten zwischen verschiedenen Geräten - dies sofort feststellt und entsprechend die Verkaufspolitik des Unternehmens ausrichten kann. Beispiel: Wir hatten eine Versicherung als Kunden, deren Außendienstmitarbeiter tragbare Computer besitzen. Die sollten nun auch mit Handys ausgestattet werden, die man an die Notebooks andocken konnte. Es stellte sich aber heraus, daß die Handys mit den Rechnern nicht kompatibel waren. Gemerkt hat die Firma das jedoch erst, nachdem Tausende der Handys geordert worden waren - kein Beispiel für gelungene Kostenreduzierungen.

CW: Bei der Softwarelizenzierung wird auch viel Geld verbrannt, oder?

Hall: So kann man das sagen. Mit einem Asset-Management-Tool läßt sich genau feststellen, wer in einem Unternehmen die sogenannten Power-User sind und wer nicht. Wenn dann beispielsweise eine neue Version des Tabellenkalkulationsprogramms Excel auf den Markt kommt und jeder Anwender will sie haben, dann kann man anhand der erfaßten Daten genau sagen: "Du hast Excel in den vergangenen zwei Jahren genau dreimal benutzt. Wofür brauchst Du also eine neue, teure Version?"

CW: Sie haben auch für diese Zwecke ein Werkzeug mit dem netten Namen "Asset Radar"...

Hall:...das quasi im Hintergrund arbeitet und die Zeit er-faßt, die ein Anwender mit einer aktiven Anwendung verbringt. Asset Radar zählt im Prinzip jeden Tastaturanschlag. Das ist aber deswegen kein Überwachungs-Tool.

CW: Ich kann Ihnen trotzdem glaubhaft versichern, daß deutsche Betriebsräte nicht begeistert sein werden.

Hall: Das stimmt. In Deutschland und Holland ist das so. Trotzdem: Was Firmen durch eine an ihre wahren Anforderungen angepaßte Investitionspolitik an Geld sparen könnten, ist enorm.

CW: Mit Asset-Management-Software ließe sich auch verhindern, daß Geschäftsführer permanent mit einem Bein im Gefängnis stehen, nicht wahr?

Hall: Oh ja. Die Softwarelizenzierung kann für Unternehmen aus zwei Gründen höchst problematisch sein: Entweder Sie gehören zu den Firmen, die zu viele Softwarelizenzen erstehen. Dann sind Sie einfach dumm. Oder Sie sind eine der Firmen, die zu wenige Softwarelizenzen erwerben für Ihren Bedarf: Das ist dann schlicht illegal. Wie auch immer: Es wird Sie einen Haufen Geld kosten.

CW: Können Sie denn aus Erfahrung sagen, daß Firmenmitarbeiter viele Anwendungen auf ihren Rechnern haben, die sie gar nicht oder nur selten benötigen?

Hall: Ja, ganz eindeutig. Nehmen Sie das Beispiel Aufrüstung auf Office 97: Die meisten Leute benutzen Word, aber fast keiner Powerpoint. Kaum einer die Tabellenkalkulation Excel, und wenn, dann nicht, um dessen vielfältige Möglichkeiten auszuschöpfen, sondern bloß, um eine Tabelle zu erstellen.

CW: Firmen achten also nicht auf eine sinnvolle Lizenzierungsstrategie?

Hall: Firmen tendieren dazu, die Anzahl ihrer Softwarelizenzierungen an der Zahl ihrer Beschäftigten auszurichten: 100 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, also werden auch 100 Lizenzen gekauft. Wir haben schlimme Fälle erlebt, da kauften Unternehmen eine 100-Benutzer-Lizenz, beschäftigten aber nur 60 Mitarbeiter in der entsprechenden Abteilung. So etwas beobachten wir sogar recht häufig. Insbesondere in Großunternehmen wie solchen aus dem sogenannten Fortune-500-Segment passieren viele dieser doch sehr seltsamen Dinge.

Portrait eines Dienstleisters

ASI ist eine kanadische Firma, die vor zehn Jahren gegründet wurde. Sie hat sich darauf spezialisiert, Unternehmen dabei zu helfen, einen Überblick über die Kosten ihrer heterogenen DV-Landschaften zu gewinnen. ASI bietet darüber hinaus Beratungen an, wie die Gesamtkosten des Computer-Geräteparks reduziert werden können. Hierzu haben die Kanadier einen ganzen Bauchladen an Softwarewerkzeugen entwickelt, um IS-Verantwortlichen Mittel an die Hand zu geben, mit denen sie von einer zentralen Datenbank aus ihr gesamtes DV-Arsenal bis in die einzelnen Komponenten inventarisieren und den Lebensweg jedes einzelnen Gerätes bis zu dessen Ausmusterung verfolgen können.

ASI rät seinen Kunden, sich nicht von den Marketing-Versprechungen der diversen selbsternannten Kostengurus irritieren zu lassen, die heute so kräftig die Werbetrommel für das eine oder andere TCO-Konzept rühren. ASIs Credo lautet: Unternehmen sollten ganz genau ihre DV-Strukturen durchleuchten und sich bei jeder Investition fragen: "Wieviel hat mir dieser spezielle Rechnerarbeitsplatz mit seinen je individuellen Anforderungen und seinem Leistungsprofil gebracht in Relation zu meiner Investition?"