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Re-Engineering-Projekt bei vier Gesellschaften kurz vor dem Abschluß


14.03.1997 - 

IT-Neubau bei Schörghuber: Richtfest ist längst gefeiert

Jedes Unternehmen, das frühzeitig in die Informationstechnik eingestiegen ist, kennt das Problem: Die Systeme einzelner Betriebe oder Abteilungen haben sich unabhängig voneinander entwickelt, Schnittstellen sind, soweit überhaupt vorhanden, umständlich zu handhaben, zudem ist die technische Entwicklung auf dem Hard- und Softwaresektor inzwischen soweit vorangeschritten, daß der Lebenszyklus des vorhandenen Equipments innerhalb eines überschaubaren Zeitraums sein definitives Ende erreichen wird.

In einer ähnlichen Situation befand sich 1994 auch die Schörghuber-Unternehmensgruppe, München, oder richtiger: befanden sich die Schörghuber GmbH & Co. Verwaltungsholding KG, die KG Bayerische Hausbau GmbH & Co. (BHG), die Bayerische Immobilienverwaltung GmbH & Co. (BIV) sowie die Bayerische Industrie und Gewerbe Bau GmbH & Co. In zwei getrennten Rechenzentren arbeiteten Mainframes unter dem SNI-Betriebssystem BS2000 zusammen mit unterschiedlichen Unix-Maschinen. Zusätzlich zu diesen großen und mittleren Rechnersystemen waren über die Zeit PC-Inseln unter Novell oder Windows for Workgroups sowie verschiedene Einplatzlösungen entstanden.

Kaufmännische und technische Applikationen existierten einträchtig, aber ohne direkte Verbindung nebeneinander: Für das Finanz- und Rechnungswesen sowie das kaufmännische Immobilien-Management nutzten die oben gennanten Firmen der Schörghuber-Unternehmensgruppe Cobol-Programme, die auf einem BS2000-Host angesiedelt waren. Innerhalb einer Unix-basierten Informix-Umgebung liefen hingegen die technische Datenbank und die Anwendungen, die zur Betreuung der Immobilienverkäufe dienten.

Das einzige Mittel, um Soll-Ist-Vergleiche zwischen den beiden Systemen anzustellen, war der Datentransfer. Auf dieselbe Weise generierte das Unternehmen Management-Reports: Die unter BS2000 geführten Daten mußten zunächst in Front-end-Applikationen übertragen werden.

Das brachte Informationsverzögerungen mit sich, die wiederum das tägliche Geschäft beeinträchtigten. Beispielsweise ließ sich bei einem Bauvorhaben immer erst in der Nachkalkulation ermitteln, ob und inwieweit sich die tatsächlichen von den geplanten Kosten unterschieden; Kurskorrekturen "unterwegs" waren kaum möglich.

Außerdem hatte sich das Unternehmen bereits damit abgefunden, daß die proprietäre Hardware mitsamt der dafür entwickelten Individualsoftware über kurz oder lang ersetzt werden müßte - sowohl in den technischen Bereichen als auch auf dem kaufmännischen und administrativen Gebiet. Als der Beschluß zur Erneuerung gefaßt wurde, hielt sich der Pflegeaufwand noch im Rahmen, und die Akzeptanz der Benutzer lag im grünen Bereich. Doch die Wende zeichnete sich bereits ab.

Ende 1994 hatten die Programme zum Teil schon zehn Jahre lang Dienst getan und verlangten jetzt nach Erweiterungen beziehungsweise Änderungen. Die Zukunft des bis dahin genutzten Datenzugriffssystems "Compact Information System" (CIS) sowie des Betriebssystems BS2000 schien unsicher. Und ob sich die Anwender auf lange Sicht mit der veralteten Technologie und dem unmodernen Programmdesign abfinden würden, war fraglich.

Auch die zeitgemäßeren Unix-Applikationen krankten an der mangelnden Integration, was ihren Nutzwert erheblich beeinträchtigte. Last, but not least machten sich die Verantwortlichen bei den im Bau- und Immobilienbereich tätigen Schörghuber-Gesellschaften auch Gedanken darüber, wie sie die Software-Umstellungen bewältigen sollten, die angesichts des Jahrhundertwechsels notwendig waren. Im Rahmen einer Neuentwicklung würde sich dieses Problem, so die Überlegung, quasi von selbst lösen.

Kurz und gut: Alles sprach für einen Neubeginn. Bei dieser Gelegenheit sollten auch gleich die beiden unterschiedlichen Rechenzentren sowie die zahlreichen DV-Inseln integriert werden. Nicht nur, daß die Daten-Diaspora zu Redundanzen und damit zu Mehraufwand für die Pflege geführt hatte. Aufgrund der unterschiedlichen Technologien war auch ein schwer zu überblickendes Netz von Verantwortlichkeiten entstanden.

Als mittelständisches Unternehmen will die Schörghuber-Unternehmensgruppe eigenen Angaben zufolge "die Personalkapazitäten schlank und flexibel halten". Das gilt auch für den IT-Bereich. Ein Projekt in der geplanten Größenordnung selbst abzuwickeln hätte bedeutet, die eigene Mannschaft erheblich zu erweitern. Statt dessen entschied der stellvertretende Vorstandsvorsitzende Karl Fehrenbach im Einklang mit den Geschäftsführern von BHG und BIV, vertreten durch Walter Saar, das gesamte Vorhaben unter der Verantwortung von Sonja Ross einem externen Dienstleister anzuvertrauen. Die Wahl fiel auf die Oracle Deutschland GmbH, München, die auch die Datenbanksysteme liefern sollte.

Neben Oracle hatten die Mitbewerber Informix und Sybase zur Diskussion gestanden. Für Informix sprach, daß sich Applikationen auf der Grundlage dieses Datenbanksystems bei den Schörghuber-Gesellschaften schon im Einsatz befanden. Wie Ross erläutert, schien Oracle aber zum damaligen Zeitpunkt die besseren Perspektiven zu bieten. Darüber hinaus habe sich die deutsche Tochter des kalifornischen Softwaregiganten in der Angebotsphase sehr bemüht gezeigt und dadurch Vertrauen in ihre fachliche und partnerschaftliche Kompetenz geweckt.

Getrennte Abteilungen führten zur Fehlplanung

Mit einem Team von jeweils fünf bis sieben Entwicklern machte sich Oracle daran, das Projekt vor Ort zu realisieren, sprich: für die vier genannten Schörghuber-Firmen die gesamte Anwendungssoftware maßzuschneidern - ungeachtet der Tatsache, daß das Software-Unternehmen im Bereich Finanzwesen eigene Standardpakete anbietet.

Alle Applikationen sollten auf derselben Client-Server-Architektur basieren. Dazu wurde auf einem zentralen Sinix-Host des Typs RM 600 für jedes der in das Projekt einbezogenen Unternehmen eine Produktivdatenbank unter Oracle 7.1 angelegt, auf die die Windows-3.11-Clients via TCP/IP-Protokolle und "SQL-Net" zugreifen. Dezentral installiert sind die "Forms"- und "Reports"-Software von Oracle sowie die Produkte der "Microsoft-Office"-Familie. 300 PC-Arbeitsplätze in ganz Deutschland werden die neue Software nutzen.

Was sich hier so glatt liest, stellte für die beteiligten Unternehmen einen Kraftakt dar. Damit verbunden war nämlich der Austausch der gesamten Systemlandschaft sowie der Aufbau eines gemeinsamen RZ mit bundesweiter Netzinfrastruktur.

Da die DV-Abteilungen der Einzelgesellschaften anfangs noch getrennt operierten, kam es zunächst zu Fehlplanungen in bezug auf die Systemarchitektur. So erwies sich die Entscheidung, PCs und Drucker mittels Microsofts proprietärer "LAN-Manager"-Software an den Unix-Host anzubinden, als falsch. Durch die Integration der Rechenzentren war die Zahl der PCs auf ein Maß angewachsen, das die Netzverwaltungs-Fähigkeiten des Softwareprodukts überforderte. Infolge- dessen kam es zu ernsten Betriebsstörungen.

Nachdem die DV-Abteilungen unter einer einheitlichen Leitung zusammengewachsen waren, wurde die weitere Aufrüstung der Niederlassungen mit Unix-Abteilungsrechnern deshalb erst einmal auf Eis gelegt. Die neue Strategie sah vor, für die Anbindung der PCs Windows-NT-basierte File- und Applikations-Server bereitzustellen.

Verzögerung hatte auch einen positiven Aspekt

Durch diese Kurskorrektur zog sich die Hardware-Aufrüstung selbstverständlich in die Länge. Das war vor allem für die ostdeutschen Niederlassungen schmerzlich, die eine Reihe von größeren Bauvorhaben betreuten. Während der Übergangszeit waren sie nur via Router an das RZ angebunden und mußten deshalb Antwortzeiten hinnehmen, die die Geduld der Anwender auf eine harte Probe stellten.

Einen positiven Aspekt hatte diese Verzögerung allerdings. Bei dieser Gelegenheit konnte die DV-Abteilung gleich das Domänenkonzept für die vier Schörghuber-Gesellschaften vereinheitlichen, was heute vor allem bei der Systemverwaltung und Softwareverteilung Früchte trägt.

Schwierigkeiten ergaben sich auch aus der Koexistenz von alten und neuen Systemen innerhalb des integrierten RZ. Nach wie vor stehen dort proprietäre Host-Systeme, die jeweils einzeln von den PC-Arbeitsplätzen aus erreichbar sein müssen. Glücklicherweise ist diese Konfiguration aber zeitlich begrenzt. Sie bleibt nur so lange bestehen, bis sichergestellt ist, daß alle notwendigen Daten im neuen System korrekt vorhanden sind. Danach soll sie schrittweise abgebaut werden.

Kritisch waren die Datenübernahmen, die jedesmal dann erfolgten, wenn ein Teilsystem den Betrieb aufnahm. Diese Projektphasen erforderten vor allem deshalb viel Sorgfalt, weil die Daten aus einer dateiorientierten in eine mengenorientierte, relationale Logik überführt werden mußten.

Folglich war es zunächst einmal notwendig, daß die hauseigenen Cobol-Programmierer zusammen mit den Oracle-Entwicklern die alten Daten eingehend analysierten. Nachdem die Datenübernahme formal geglückt war, wurde an einigen Punkten Anpassungsbedarf für die Neuentwicklungen offenbar.

Letztendlich ist es jedoch gelungen, die einzelnen Teilprojekte stichtagsbezogen in Betrieb zu nehmen. Auf einen längeren Parallelbetrieb mit Testdaten verzichteten die Schörghuber-Firmen. Wie die Projektleiterin Ross erläutert, hat sich immer wieder herausgestellt, daß das Testmaterial keinesfalls die gewachsenen Strukturen der tatsächlichen Geschäftsfälle widerspiegeln kann.

Für die Anwender bedeuteten die Umstellungen im Hard- und Softwarebereich einen Quantensprung. Zuvor hatten sie mit alphanumerischen Terminals gearbeitet, die je nach Fachabteilung auf BS2000 oder Unix zugriffen. Jetzt erhielten sie eigene PCs mit modernen Office-Anwendungen. Akzeptanzprobleme waren lediglich auf zwei Ursachen zurückzuführen: Zum einen mußten sich die Mitarbeiter mit einem hohen zusätzlichen Arbeitsaufwand während der Umstellungsphase abfinden. Zum anderen wurde ihnen schmerzlich bewußt, daß die unternehmerischen Ziele der neuen IT-Strategie bisweilen die individuellen operativen Bedürfnisse einschränkten. Der Inselcharakter der alten Anwendungen hatte es den einzelnen Abteilungen ermöglicht, sich jeweils mit den für ihre Geschäftsfälle optimalen Lösungen zu versorgen. Eine integrierte, unternehmensstrategische Informationstechnik mußte die "Nischendominanz" zwangsläufig zerstören.

Es war also notwendig, einen gemeinsamen Nenner zu finden, der zum einen den operationalen Bedarf der Fachabteilungen abdeckte und zum anderen eine einheitliche Datenbasis mit den entsprechenden Workflow-Modellen zur Verfügung stellte. Daß dieser Balance-Akt geglückt ist, beweist die Tatsache, daß das Projekt im kommenden April abgeschlossen werden soll.

Einer der Vorteile des neuen Systems besteht in der Integration der unterschiedlichen Applikationen. Dazu galt es vor allem, eine geeignete Basis für die gemeinsamen Stammdaten zu schaffen. Auf diese Weise sind alle angeschlossenen Unternehmensbereiche in der Lage, unmittelbar zu reagieren, wenn sich die Daten in einer dieser Abteilungen ändern.

Beispielsweise können jetzt direkt aus der Verkaufsdatenbank Debitorenkonten angelegt werden, die sich von der Buchhaltung weiter bearbeiten lassen. Technische und Verkaufsdatenbank greifen auf dieselben Baubeschreibungen und Raumbücher zu. Dabei ist berücksichtigt, daß der Informationsfluß in unterschiedliche Richtungen verlaufen mag.

Zudem können die leitenden Mitarbeiter auf den Baustellen künftig bei jeder Zusatzinvestition die Konsequenzen für die Gesamtkalkulation abfragen. Das gibt ihnen größere Sicherheit bei ihren Entscheidungen. Schließlich hängt von ihrer Reaktionsschnelligkeit ab, ob ein Bauvorhaben am Ende ein Erfolg oder ein Zuschußgeschäft ist.

Aber auch auf die Immobilienverwaltung schlägt das neue System durch. Es ermöglicht den Verantwortlichen, Mietsituation und -entwicklung weitaus genauer zu analysieren und die zu vermietenden oder zum Verkauf stehenden Objekte realistischer zu bewerten - ein Muß in einem Markt, der zunehmend schwieriger abzuschätzen ist.

Was entwickelt wurde

Für die im Bau- und Immobiliengeschäft tätigen Schörghuber-Gesellschaften hat Oracle sechs Applikationspakete entwickelt. Im einzelnen sind das:

- "Finanz- und Rechnungswesen" einschließlich statistischer Umlageverfahren, Kostenrechnung und Baukostenverzinsung,

- "Konten-Clearing", ein Verfahren, mit dem sich elektronische Kontoauszüge direkt in die Buchhaltung laden lassen,

- eine "Technische Datenbank" mit Kostenschätzung, Submissions-, Auftrags- und Mängelverwaltung sowie Projektkosten-Kontrolle,

- eine "Verkaufsdatenbank" mit Interessenten-, Käufer- und Maklerverwaltung sowie Zahlungsplan-Verfolgung, Verkaufsstatistiken und Käuferanschreiben,

- "Objekt- und Vertragsverwaltung" für die gewerbliche und private Vermietung, wozu nicht nur Mieterverwaltung, Mietbuchhaltung sowie Heiz- und Nebenkostenabrechnungen zählen, sondern auch eine Vertragsverwaltung mit Verknüpfung von Objekten, Mietern sowie Zeit- und Raumeinheiten,

- "WEG-Verwaltung" (Verwaltung der Wohungseigentümer-Gesellschaften) mitsamt den Abrechungssystemen und Wirtschaftsplänen sowie der Versammlungsverwaltung.

Die Unternehmensgruppe

Bauträgeraktivitäten und Immobilienverwaltung sind zwei zentrale Geschäftsbereiche der Schörghuber Unternehmensgruppe, zu der darüber hinaus Marken wie die "Paulaner"-Brauerei oder die derzeit dreizehn "Arabella"-Hotels gehören. International ist die Schörghuber-Unternehmensgruppe in erster Linie durch Immobilien-, Hotel und Freizeitprojekte auf der Insel Mallorca vertreten. Hinzu kommen Beteiligungen und Aktivitäten in Südamerika sowie seit kurzem je eine Niederlassung in Budapest und Prag. Die Bayerische Hausbau plant, erschließt und realisiert seit 1954 Wohnanlagen, Büro-, und Gewerbeobjekte sowie integrierte Stadtteile in der ganzen Bundesrepublik (das Foto zeigt den Arabella-Park in München), während die Bayerische Immobilienverwaltung (BIV) als zentraler Dienstleister innerhalb der Gruppe nicht nur den eigenen Immobilienbestand betreut, sondern auch Objekte externer Auftraggeber, verwaltet.

Die Frau hinter der Technik

Sonja Ross, Quereinsteigerin

Als Sonja Ross ihr Studium begann, hätte sie sich nicht träumen lassen, daß sie einmal die Datenverarbeitung und Organisation von vier Unternehmen neu ordnen würde. Zur Informationstechnik kam die promovierte Ethnologin vor zehn Jahren über eine Fortbildung zum Unix-Software-Entwickler. Nachdem sie zunächst in der Systemverwaltung, als Dozentin und als Einsatzleiterin für den Hard- und Software-Support gearbeitet hatte, übernahm die heute 38jährige im März 1995 die DV/Org.-Leitung bei der Bayerischen Immobilienverwaltung. Zu ihrem Verantwortungsbereich gehören auch die informationstechnischen Belange der Schörghuber-Holding und der Bayerische Hausbau GmbH & Co.