Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

Verlag erfindet seine IT-Organisation neu


13.02.2004 - 

IT verhilft Springer ins New Business

BERLIN/HAMBURG (gh) - Die Redewendung "Auf der grünen Wiese beginnen wurde für Thomas Tribius in vieler Hinsicht Realität. Der CIO des Axel Springer Verlags hatte die Chance, in Sachen IT-Management vieles zu ändern - und er hat sie genutzt.

Als IT-Manager kam der 39-Jährige im Juli 2001 nach zehnjähriger Tätigkeit für den Bertelsmann-Konzern als CIO USA und IT-Verantwortlicher des dortigen Buchclubs nach Deutschland zurück, weil ihm vom Vorstand des Axel-Springer-Konzerns eine einmalige Chance geboten wurde. Ihm wurde die eigens geschaffene Rolle des Chief Information Officer übertragen - er sollte die IT des Verlags in einer sich im technischen Wandel befindlichen Medienbranche, die darüber hinaus unter erheblichem Kostendruck steht, neu ausrichten.

Diese Aufgabe war alles andere als einfach: Im Verlag gab es eine fragmentierte IT-Landschaft, die von verschiedenen IT-Abteilungen betreut wurde. In den Backoffice-Systemen herrschte zwar ein gewisser Grad an Harmonisierung, sie galten aber trotzdem vielfach als zu teuer und ineffektiv. Dagegen waren die IT-Umgebungen in den Kerngeschäftsfeldern Zeitungs- und Zeitschriftenproduktion vorwiegend heterogen strukturiert und nicht immer den zukünftigen Anforderungen gewachsen. Für die neuen E-Business-Geschäftsfelder oder bei Customer-Relationship-Management-(CRM-) und Data-Warehouse-Applikationen bestanden oftmals nur Lösungen im Ansatz. Die schrittweise Entwicklung der IT-Landschaft musste daher zwei Prämissen folgen:

1. Die Backoffice-Lösungen waren auf einen hohen Grad an Effizienz, sprich Anwendernutzen mit geringen Kosten, zu bringen und dabei möglichst viel zu standardisieren.

2. Applikationen wie zum Beispiel Redaktions- und Output-Systeme für die künftige Verlagsausrichtung - etwa im Online-Geschäft - mussten "Weltspitze sein.

Tribius stellten sich dabei die zentralen IT-Organisationsfragen: Wie findet die Leistungserbringung statt? Wie funktioniert die Wechselwirkung zwischen denen, die die Leistung erbringen, und denen, die sie nutzen? Und wie erfolgt die ganzheitliche Steuerung im Sinne einer IT-Governance?

Aufgrund der Verlagsorganisation, die unter anderem durch eine Vielzahl von Einzelunternehmen mit Querschnittsprozessen gekennzeichnet ist, war für den neu berufenen Axel-Springer-CIO die Zusammenführung der IT-Ressourcen im eigenen Haus die sinnvollste Organisationsform. Dazu wurden alle vormals dezentralen IT-Einheiten des Konzerns im internen IT-Dienstleister AS Media Systems gebündelt.

Abnehmer der von AS Media Systems erbrachten Leistungen sind die einzelnen Verlagseinheiten und Fachabteilungen, die mit einem hohen Grad an Serviceorientierung als Kunden bedient werden sollen. Damit ist AS Media Systems eindeutig als interner Dienstleister positioniert und muss sich im Wettbewerb mit externen Anbietern durch bessere Preis-Leistungs-Angebote beweisen.

Corporate-IT als Steuermann

Zur ganzheitlichen Steuerung der IT bei Axel Springer hat Tribius unabhängig vom Dienstleister AS Media Systems eine Corporate-IT-Einheit aufgebaut. Sie ist kein Dienstleister, sondern eine Konzernsteuerungsfunktion und verantwortlich für die Erarbeitung von IT-Strategie-Vorschlägen, die Festlegung von Standards, die Herstellung von IT-Kostentransparenz in Zusammenarbeit mit dem Controlling und last, but not least den "Fair-Play-Support. Letzterer bedeutet, dass Corporate-IT in Einzelfällen moderierend eingreift, damit die Wechselwirkung zwischen Leistungserbringer und -besteller nach im Markt üblichen Mechanismen erfolgt. Da Overhead abgebaut werden soll, ist Corporate-IT bei Axel Springer sehr schmal aufgestellt. Tribius fährt diesen Bereich mit lediglich zwei Planstellen, von denen zudem bis heute nur eine besetzt ist.

Sowohl AS Media Systems als auch Corporate-IT berichten an Tribius, der somit "zwei Hüte" trägt: den eines Dienstleisters und den eines Konzern-CIO. Diese Kombination zeichnet sich durch einen hohen Grad an Steuerungsfähigkeit aus, hat allerdings, wie Tribius zugibt, den Nachteil, dass seine Kunden in Einzelfällen mit dem Trennen der jeweiligen Rolle Probleme haben. Wichtig ist, dass man sie "ehrlich und für andere nachvollziehbar ausübt", ergänzt er jedoch. Der CIO berichtet bei Axel Springer an den Vorstand Zentralbereiche, in welchem verschiedenste Konzern-Service-Funktionen gebündelt sind.

Als wichtigstes Instrument zur gemeinsamen Steuerung von IT-Maßnahmen gibt es bei Axel Springer einen konzernweiten IT-Lenkungsausschuss, in dem Vertreter der Geschäftsbereiche, Corporate-IT, AS Media Systems und ein Vorstandsmitglied vertreten sind. Das Gremium hat die Aufgabe, sowohl die IT-Investitionen zeitnah einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zu unterziehen als auch die Projekte ab einer gewissen Größenordnung mit einer entsprechenden Erfolgskontrolle zu begleiten.

Dass Tribius beim Etablieren dieses neuen Modells der IT-Leistungserbringung und Zusammenarbeit mit den Geschäftsbereichen zum Teil auch auf Kritik stieß, ist für ihn "selbstverständlich". Weiter ins Detail geht er nicht. Man müsse für seine Position "werben" - und dann natürlich zu einem gewissen Zeitpunkt entscheiden und sie durchsetzen.

Eines der wichtigsten Ziele für Tribius und seine Mitarbeiter ist es, Kundenorientierung mit optimaler IT-Performance zu realisieren. Dazu dient unter anderem das kontinuierliche Messen der Ressourcenauslastung und eine detaillierte Personalplanung. Ziel war es in diesem Zusammenhang vor allem, in den Kernkompetenzfeldern möglichst viele externe Mitarbeiter abzubauen und konsequent auf eigene Kräfte zu setzen. Entsprechende In-Sourcing-Maßnahmen betrafen unter anderem das Projekt-Management, das für den Springer-IT-Chef eine Schlüsselkompetenz ist.

Von der "Stabsstelle" Corporate-IT wurden deshalb Projektanträge und Projektabschlußberichte basierend auf strikt vorgegebenen Templates eingeführt - mit dem Ziel, sowohl die Qualität zu verbessern als auch das gemeinsame Verständnis zwischen Dienstleister und Kunden über die Ziele und das Vorgehen zu dokumentieren. Bei Funktionen, die keine Verlagskernkompetenz darstellen und bei denen sich durch Inanspruchnahme des internen Dienstleisters nicht die notwendigen Skalierungseffekte darstellen lassen, wird ausgelagert, so etwa im Bereich PC-Management, wo die ganzheitliche Betreuung aller rund 10000 kommerziellen und redaktionellen Endgeräte an Siemens Business Services (SBS) ging.

Das Ergebnis dieser Ausrichtung lässt sich beispielhaft am Standort Berlin aufzeigen, wo der Axel Springer Verlag mit "Die Welt, "Welt am Sonntag, "BZ und "Berliner Morgenpost vier bedeutende regionale beziehungsweise überregionale Zeitungen produziert: Erfolgreiche Blätter und getrennte Verlagsbereiche bedeuteten in der Vergangenheit auch verschiedene Redaktions-, Anzeigenproduktions-, Auftragserfassungs- und Online-Systeme bis hin zu einer jeweils unterschiedlichen IT-Infrastruktur.

Natürlich ist der dort initiierte Konsolidierungsprozess, der Bestandteil eines IT-Bebauungsplanes ist, noch nicht abgeschlossen - etwa im Bereich Customer-Relationship-Management (CRM). Doch auch die vorläufige Bilanz des Umbaus kann sich sehen lassen: Es gibt nur noch ein Redaktionssystem, ein Blattplanungs- und Umbruchssystem, eine Lösung für das Output-Management, einen Foto-Server, ein Storage Area Network und eine einzige Inhalte-Datenbank. "Wenn die Verlagsverantwortlichen durchgängige Digitalisierung und optimale Nutzung von Inhalten anstreben, dann müssen diese Anforderungen auf der IT-Seite entsprechend abgedeckt werden", bringt Tribius auf den Punkt, dass es für die IT gerade in Zeiten wie diesen nicht nur um Kostenreduktion, sondern auch um die Realisierung von "New Business" geht.

A Man with a Mission

Thomas Tribius ist, das wird im persönlichen Gespräch schnell deutlich, geprägt von seiner Zeit bei Bertelsmann in den USA. Als sein Credo betrachtet er die Aufgabe, die IT nach dem Gesichtspunkten eines "value driven" IT-Managements auszurichten. Für den ausgebildeten Elektroniker, Diplom-Informatiker und Dr.-Ing. kommt es dabei auf messbare Ergebnisse an - in erster Linie also Erhöhung der Produktivität bei sinkenden Kosten und mindestens gleich bleibender Qualität. Wichtig für seine "Mission" bei Axel Springer ist, dass die Kundenorientierung der IT immer verbesserungsfähig bleibt und im Zweifel wichtiger als eine Harmonisierung um der Harmonisierung willen ist.