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25.02.2000 - 

Baan-Einführung im Schnelldurchgang geplant

Jahr-2000-Problem bringt May & Christe unter Stress

MÜNCHEN (qua) - Murphys Gesetz hat sich bei der May & Christe GmbH, Mainaschaff, bewahrheitet: Das Projekt, mit dem die nicht Jahr-2000-festen Anwendungen abgelöst werden sollten, schlug fehl; der DV-Verantwortliche warf das Handtuch; jetzt soll ein externer Berater in sechs Monaten die Anwendungssoftware der Baan BV einführen.

Dass das vielbeschworene Y2K-Chaos in den meisten Firmen ausblieb, ist wohl vor allem den radikalen Vorbereitungen zu verdanken. Auch die May & Christe GmbH, ein mittelständischer Hersteller von Vorschaltgeräten für Leuchtstoffröhren sowie Zündgeräten für Hochdrucklampen, musste feststellen, dass seine von der Wilken GmbH, Ulm, stammenden Anwendungen nicht Jahr-2000-fähig waren - vor allem deshalb, weil sie im Nachhinein stark modifiziert worden waren. Anstatt für etwa 100000 Mark ein aktuelles Update der Software anzuschaffen, beschloss die Unternehmensleitung, gleich die gesamte IT-Architektur zu erneuern. Dabei ging dann schief, was schief gehen konnte.

Wie sich der damalige Projektleiter Michael Morr erinnert, wollte May & Christe die seit mehr als einem Jahrzehnt nahezu unveränderte IBM-VSE-Umgebung durch eine hochmoderne IT-Struktur auf Basis eines Windows NT Terminal Server ersetzen. Die Frage der Anwendungssoftware wurde mit "Psipenta" von der Berliner PSI GmbH beantwortet. Nicht einmal die Daten sollten aus dem alten System übernommen, sondern neu eingegeben werden.

Damals habe auch das Applikationspaket der Baan BV zur Diskussion gestanden, berichtet Morr. Doch die Nutzungsgebühr in Höhe von einer Million Mark sei für den finanzschwachen Mittelständler nicht akzeptabel gewesen. Zudem passte das "erheblich" preisgünstigere Psipenta laut Morr auch von seiner Funktionalität her besser in das Unternehmen. Zunächst konnte sich der DV-Verantwortliche mit dieser Einschätzung auch durchsetzen.

Auf ein Business-Process-Reengineering musste May & Christe aus Zeit- und Kostengründen verzichten. Trotzdem wurde es Mai 1999, bis das Projekt in die Gänge kam. Eigenen Angaben zufolge schlug Morr damals vor, trotz der Entscheidung für Psipenta das Jahr-2000-fähige Release der Wilken-Software zu kaufen und beide Anwendungssysteme eine Zeitlang parallel zu betreiben, um gegen mögliche Probleme gewappnet zu sein. Doch der damalige Werksleiter Michael Mörsch - 1999 operierte May & Christe ohne eigentlichen Geschäftsfüher - war offenbar entschlossen, ohne Netz und doppelten Boden zu arbeiten.

Mit einer Jahr-2000-bezogenen Umstellung dieses Ausmaßes knappe acht Monate vor dem Millenniumswechsel zu beginnen bedarf schon eines gewissen Mutes. Das Projekt wenige Wochen vor dem magischen Datum zu stoppen grenzt an Tollkühnheit.

Doch genau das passierte: Im November 1999 war die Psipenta-Einführung für May & Christe Geschichte. Dass das Projekt fehlschlagen würde, hatte sich laut Morr aber schon erheblich früher abgezeichnet. Es habe von Anfang an eine latente Opposition gegen die Entscheidung für die PSI-Software gegeben, die sich jedes Mal zu Wort meldete, sobald das Projekt auf ein Hindernis gestoßen sei. Bestärkt worden sei sie durch die mangelhafte Abstimmung zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen und die daraus folgenden Implementierungsprobleme.

Ohne Reengineering und Pflichtenheft

Eigentlich hätten die Geschäftsprozesse komplett neu definiert werden müssen, bevor man überhaupt daran denken konnte, eine neue Software zu implementieren. Doch offenbar gab es nicht einmal ein Pflichtenheft, geschweige denn eine Projektorganisation, die es den IT-Mitarbeitern erlaubt hätte, die notwenigen Arbeiten innerhalb des engen Zeitrahmens zu erledigen.

Worauf der Misserfolg des Projekts eigentlich zurückzuführen ist, lässt sich nicht mehr zweifelsfrei klären. Morr beteuert, dass es keineswegs am Softwareprodukt gelegen habe; er muss jedoch als befangen gelten, weil er heute in Diensten der PSI AG steht.

Der ehemalige DV-Verantwortliche ist nicht der einzige, der May & Christe verlassen hat; seine IT-Kollegen taten es ihm nach. Auch die Leitung des Unternehmens wechselte: Seit Anfang des Jahres ist der Betrieb, der seit Anfang der 90-er Jahre zur US-amerikanischen Magnetek-Gruppe gehörte, selbständig. Auf dem Chefsessel sitzt seither wieder Hans Jürgen Kokot, der schon früher- bis zum 31. Dezember 1998 - die Geschicke der May & Christe GmbH gelenkt hatte.

Im Rahmen seines zwischenzeitlichen Engagements bei der Hermann Hötten Maschinenbau GmbH, Dorsten, hatte Kokot in weniger als vier Monaten die Standardapplikationen von Baan einführen lassen. Nachdem May & Christe die Installation von Psipenta ad acta gelegt hatte, schlug der neue Geschäftsführer den Weg ein, den er ein Jahr zuvor schon erfolgreich beschritten hatte: Am 9. Januar entschied er, das Unternehmen mit dem Baan-System auszurüsten.

Die wirtschaftliche Situation des Softwareanbieters (siehe CW 6/2000, Seite 14) schreckte Kokot augenscheinlich wenig. Womöglich bot sie ihm sogar die Gelegenheit, die ursprünglich verlangte Lizenzgebühr erheblich zu drücken. Außerdem dürfte für den neuen alten Geschäftsführer zunächst nur ausschlaggebend gewesen sein, dass dem Unternehmen möglichst schnell eine funktionierende Anwendungssoftware zur Verfügung stünde. Denn May & Christe hat keine Zeit zu verlieren. Wie erwartet, gibt es seit dem 1. Januar dieses Jahres erhebliche Probleme bei der auf dem alten Wilken-System basierenden Dispositionssoftware, die den Materialbedarf ermittelt und deshalb ständig mit Datumsangaben rechnen muss.

"Es brennt an allen Ecken und Enden", beschreibt der externe Berater Hartmut Schmidt die derzeitige Situation, die er - Humor ist, wenn man trotzdem lacht - mit einem "Abenteuerspielplatz" vergleicht. Schmidt wurde, da die gesamte IT-Abteilung bis auf einen teilzeitbeschäftigten Operator inzwischen das Weite gesucht hat, mit der Aufgabe der DVLeitung betraut. Schließlich hatte er schon beim Maschinenbauer Hötten erfolgreich mit Geschäftsführer Kokot zusammengearbeitet. Für die Implementierung der Applikationen zeichnet der Baan-Partner Vanenburg Business Systems GmbH, Hannover, verantwortlich.

Zugunsten der Baan-Software sprach aus Sicht von Schmidt zum einen, dass sie - verglichen mit einer SAP-Lösung - auch ohne weitere Beraterunterstützung handhabbar sei. Mindestens genauso schwer wog für ihn aber die Tatsache, dass Baan vorgefertigte Geschäftsprozess-Modelle für eine schnelle Implementierung bietet.

Bei May & Christe kommt das Referenzmodell "Make to stock", auf deutsch: Lagerfertigung, zum Einsatz. Es lässt sich dank des Baan-Tools "Enterprise Modeler" mit relativ wenig Aufwand an die Unternehmensabläufe anpassen. Trotzdem will der Serienfertiger so nah wie möglich am Baan-Standard bleiben, um den Anpassungs- und späteren Pflegeaufwand gering zu halten.

Bis zur Jahresmitte sollen Materialwirtschaft, Arbeitsvorbereitung, Produktion, Vertrieb und Rechnungswesen auf Basis der Baan-Software arbeiten. Die notwendige Hardware - Server und etwa 60 PC-Terminals - ist bereits angeschafft. Auch das "Finance"-Modul von Baan leistet heute schon seine Arbeit; für die Logistikmodule ist eine Stichtagsumstellung vorgesehen. Bis dahin muss May & Christe, so gut es eben geht, mit der alten Wilken-Software weiterarbeiten - auch wenn das bedeutet, dass viele Daten von Hand nachzutragen sind.

Das Unternehmen

Die May & Christe GmbH erblickte am 31. Dezember 1954 das Licht des Katasteramts, nachdem der Betrieb selbst schon beinahe ein Vierteljahrhundert lang bestanden hatte. Das heute in Mainaschaff ansässige Unternehmen produziert und vermarktet vor allem elektromagnetische Vorschaltgeräte, Trafos und Zündgeräte.

Von Juni 1992 bis Ende 1999 gehörte May & Christe der in Nashville/Tennessee beheimateten Unternehmensgruppe Magnetek Inc. an. Sie veräußerte das Unternehmen im Januar an eine Investorengruppe, die sich aus den Mitgliedern einer Aschaffenburger Industriellenfamilie und dem amtierenden Geschäftsfüher Hans Jürgen Kokot zusammensetzt.

Die rund 250 Mitarbeiter erzielten im Geschäftsjahr 1999 einen geschätzten Umsatz von 90 Millionen Mark, was gegenüber den beiden Vorjahren (jeweils 100 Millionen Mark) einen Rückgang um zehn Prozent bedeutet. Über ihre Ertragssituation gibt die GmbH keine Auskunft. Insiderberichten zufolge laufen die Geschäfte derzeit aber recht gut, weil ein wichtiger Konkurrent wegens eines Brandschadens nicht lieferfähig sei.