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27.10.2004

Jeder ist immer erreichbar

Von Andreas
Schnelle, gezielte Information und produktivere Mitarbeiter - diese beiden Ziele wollen Unternehmen durch Mitarbeiterportale und die weit gehende Automatisierung der Kommunikation erreichen.

Die richtigen Informationen dem Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt bereitzustellen wird für Unternehmen immer wichtiger - darin sind sich Marktkenner einig. Laufen Informationsweitergabe und -bearbeitung mit den Kernprozessen nicht synchron, kommt es zu teuren Verzögerungen. Fünf bis acht Jahre vergingen beispielsweise in der Automobilindustrie im Schnitt, um ein neues Fahrzeug auf den Markt zu bringen. Der neue Chrysler Crossfire schaffte es dagegen innerhalb von 18 Monaten. Und: Von den über 500000 Fahrzeugen, die pro Jahr bei Daimler-Chrysler das Band verlassen, sind im Tagesschnitt nicht einmal zwei identisch.

Im schnelllebigen Geschäft helfen Echtzeit-Mitarbeiterportale wie das "Hipath Open Scape" von Siemens, die Kommunikation im Unternehmen mit den Kernprozessen zu synchronisieren. Über solche Portale erschließt sich den Mitarbeitern ein breites Spektrum an Möglichkeiten: Es reicht von Telefonie, E-Mail, Terminkalender und dem Zugriff von Hand-helds auf Web-basierende Daten und Anwendungen über Sprach- und Video-Conferencing bis hin zu Instant Messaging und File Sharing.

Da sich alle Dienste unter einem Dach befinden, können wertvolle Synergien entstehen: Die Informationsflüsse sind weitgehend automatisiert, die Informationen gelangen schneller zu den Mitarbeitern, was deren Produktivität steigert. Allerdings ist die Mitarbeit der Beschäftigten gefordert: Jeder hat seine Kontakte, Endgeräte, Einstellungen und Arbeitsgruppen via Portal zu pflegen. Bei der täglichen Kommunikation wird automatisch der Präsenzstatus der Mitarbeiter, beispielsweise "im Büro", "in Besprechung", "kurz unterwegs", und das Medium angezeigt, über das sie gerade erreichbar sind. Wenn man nicht erreichbar ist, können Regeln festgelegt werden, wie Kontaktversuche individuell behandelt werden sollen: Anrufweiterleitung, E-Mail-Mitteilung per SMS oder Benachrichtigung einer anderen Person. Direkt oder indirekt ist jeder erreichbar. Vergebliche Anspracheversuche, die viel Zeit und Nerven kosten, gehören der Vergangenheit an.

Ein Self-Service-Portal erlaubt den Austausch mit Kommunikationsgeräten, ohne dass der Partner persönlich anwesend ist. Wer nicht selbst erreichbar sein wird, kann Dokumente für den Lesezugriff und den Abruf per E-Mail oder Fax bereitstellen. Der anfragende Kollege kann sich in diesen Informationen selbst bedienen. Das spart Zeit.

In die gleiche Richtung weist die integrierte Konferenzumgebung. Automatisierte Kontroll-, Status- und Verwaltungsfunktionen erlauben spontane Telefonkonferenzen. Durch einen Mausklick lässt sich die Telefonkonferenz zu einer Multimedia-Sitzung ausbauen. Bei Bedarf kann man weitere Funktionen wie Schwarzes Brett oder Dokumenten-Sharing hinzuschalten. Via Portal überblicken alle Konferenzbeteiligten den Dokumentenspeicher.

Vernachlässigte Sicherheit

Durch die Umwandlung von gesprochener in geschriebene Sprache lässt sich das Portal mündlich steuern. Mitarbeiter können via ISDN- oder Mobiltelefon ihren An- und Abwesen-heitsstatus oder den Hinweis auf ihr bevorzugtes Kommunikationsgerät ändern. Gesprochene Nachrichten, E-Mails, Kontaktlisten und Kalender lassen sich am Telefon abrufen. Selbst der Aufbau eines Konferenzgesprächs ist per gesprochene Aufforderung möglich.

Allerdings braucht es zur Einrichtung eines Echtzeit-Mitarbeiterportals neben einer Portalapplikation Sicherheitsmaßnahmen, die richtig geplant und umgesetzt werden müssen. Mit IP Security, Transport Layer Security und Kerberos stehen Standardmittel zur Verfügung, um sensible Unternehmensinformationen auf den Verbindungen hinreichend zu schützen.

Wie schnell Unternehmen sich für solche Portale begeistern werden, hängt auch von der Ent-wicklung der Netzkonvergenz via IP ab. Je mehr Sprache, Daten und Videos über das konvergente Netz abgewickelt werden, umso einfacher ist die Portallösung im Unternehmen umsetzbar, trägt doch das gemeinschaftlich genutzte IP zur technischen Vereinheitlichung aller Informationsströme bei. (am)