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14.07.1978

Kann man die Effektivität der EDV messen?

Mit einem umfangreichen Fragebogen, der an Unternehmen der Maschinenbau-Branche gesandt wurde, versuchte der VDMA im Herbst 1976 "eine Situationsanalyse durchzuführen, um einen aktuellen Überblick über die Nutzung der EDV im Maschinenbau zu erhalten". Dabei wurde besonders auf den DV-Einsatz in den verschiedenen Arbeitsgebieten geachtet. Die Auswertung - gedruckt als Broschüre und erhältlich beim Maschinenbau-Verlag in Frankfurt - vermittelt einen guten Überblick über den Stand der EDV, ihre Kosten und ihren Nutzen in dieser Branche. Ziel ist, in den nächsten Jahren durch ein bestimmtes Punktevergabe-System ein Verfahren zu entwickeln, mit dem die Effektivität und Effizienz des EDV-Einsatzes vergleichbar wird. CW befragte zwei Anwender und einen Unternehmensberater, ob solche Vergleiche auch für andere Wirtschaftszweige sinnvoll

sein können.

Bernd J. Holtbrügge

Leiter der Organisation und DV PlV-Antrieb, Werner Reimers KG, Bad Hamburg

Um die Effektivität und Effizienz von EDV-Abteilungen vergleichen zu können, ist Voraussetzung, daß nur Firmen gleicher Größenordnung und vor allem gleicher Branchen gegenübergestellt werden. Zudem muß erst im eigenen Haus ein Verfahren geschaffen werden, mit dem der Nutzen der EDV gemessen werden kann.

Die Höhe der EDV-Kosten als ein vermeintliches Maß der Leistungsfähigkeit der EDV im Unternehmen wird noch immer gern am Nettoumsatz gemessen. Eine vergleichsweise niedrige Kennzahl vom Ein-Prozent-Anteil des Gesamt-EDV-Budgets am Netto-Umsatz kann aber eher das Ergebnis eines zu bescheidenen Einsatzes der EDV sein, gemessen am Rationalisierungspotential der EDV.

Die enormen Produktivitätssteigerungen in der Fertigung beispielsweise wären nicht möglich gewesen, wenn man in diesem Bereich eine ähnliche Rennzahl zur Investitionsbegrenzung angewandt hätte.

Investitionen für EDV und anderen Anlagegüter sind dem Wesen nach gleich. Hier wie dort darf eine Investition nur an der Rentabilität gemessen werden, wobei man sich der hinlänglich bekannten Rechenmethoden der Investitionsrechnung bedienen kann.

In der PIV wird zur Ermittlung der Rentabilität eines EDV-Projektes die Kapitalwert-Methode eingesetzt. Über die gesamte Realisierungs- und Nutzungsdauer eines EDV-Projektes werden sämtliche Ausgaben sämtlichen Einnahmen (Einsparungen beziehungsweise Nutzen) periodengerecht gegenübergestellt. In der Regel dauert eine Periode ein Jahr. Der Kapitalwert einer EDV-lnvestition ergibt sich dann aus der Differenz der diskontierten Einnahmen und Ausgaben. PIV wendet hierbei einen kalkulatorischen Zinssatz von 8 Prozent p.a. an.

Eine Investition ist nur sinnvoll bei positivem Kapitalwert. Die Kapitalwert-Methode hat zwei Vorteile:

1. Konkurrierende EDV-lnvestitionsvorhaben werden vergleichbar gemacht.

2. Die periodengerechte Darstellung von Einnahmen und Ausgaben eignet sich hervorragend für einen Soll/lst-Vergleich als Ausdruck der Zielerreichung durch die für die Investition Verantwortlichen.

Investitionskontrolle durch Soll/ Ist-Vergleich übt im übrigen einen konstruktiven Zwang aus auf die Sorgfältigkeit der Investitionsanalyse hinsichtlich der Schätzungen für Ausgaben und Einnahmen (Nutzen). Während sich die Gesamtausgaben für eine Investition in der Vorschau noch relativ genau ermitteln lassen, bereitet die Schätzung des Nutzens zum Teil große Schwierigkeiten, die sich in der Praxis aber bewältigen lassen.

Der aus einer EDV-Investition erwartete Gesamtnutzen sollte aus Gründen der Bewertung und der Realisierungswahrscheinlichkeit aus zwei Komponenten aufgebaut

werden:

1. Direkter Nutzen. Hierzu zählen die Einsparungen von bestehenden Personal-, Material- und Kapital-Kosten Da diese bestehen, ist ihre Schätzung leicht und genau vorzunehmen.

2. Indirekter Nutzen. Dieser entsteht durch eine Verbesserung der Informationsverarbeitungsmethode und läßt sich nur erzielen, wenn über die gesamte Nutzungsdauer der Nutzen auch im geplanten Umfang gezogen wird.

Es ist selbstverständlich, daß der Nutzen nur durch Zusammenwirken der EDV-Leute mit den verantwortlichen Nutznießern ermittelt werden kann. So kann beispielsweise der Nutzen aus einer verbesserten Fertigungssteuerung nur zusammen mit der Betriebsleitung und der Geschäftsleitung (Schiedsrichter) bestimmt werden. Eine Nutzenschätzung hat aber nur Aussicht auf Erfolg, wenn Fragen zum Nutzen so konkret wie möglich gestellt werden.

PIV ermittelt zum Ende eines jeden Jahres den EDV-Erfog durch Gegenüberstellung von Nutzen und Aufwand. 1978 werden die kumulierten Personaleinsparungen allein die EDV-Ausgaben um einen Betrag übersteigen, der 40 Prozent des EDV-Budgets ausmacht.

Josef Nagel

Manager im Bereich der Unternehmensberatung Arthur Andersen & Co, Düsseldorf

Bei einer Messung der Effizienz und Effektivität von Rechenzentren und ihrer Vergleichbarkeit mit anderen sollte man zunächst die Definition des EDV-Betriebes voranstellen und prüfen, ob das Rechenzentrum die Arbeitsvorbereitung, Systembetreuung, Produktion und Nachbearbeitung umfaßt oder ob auch die Systemanalyse und Programmierung hier integriert sind Darüber hinaus ist zu klären, ob die Datenerfassung Bestandteil ist oder außerhalb liegt.

Die Definition der Effektivität und Effizienz bezieht sich auf die Auslastung der Hardware (Miete, Kauf, Leasing), den Durchsatz der Programme (Laufzeiten), die Entwicklungsdauer (wenn es eigene Software ist), die Auswahl (wenn es sich um Fremd-Software handelt) und der entsprechende Pflegeaufwand. Wenn man Rechenzentren untereinander vergleichen möchte, muß man sich zudem darüber im klaren sein, was man vergleichen will: Bei der Hardware ist dies nur dann möglich, wenn man definiert hat was unter "Auslastung" zu verstehen ist (CPU-Zeit, Log on-Log off-Zeit, Job Accounting).

Der Vergleich von Systemsoftware ist nur dann möglich, wenn man Hersteller-Software im Einsatz hat. Die Bewertung der Anwendungssoftware - und somit die Vergleichbarkeit der eigentlichen Produktion - ist der schwierigste Komplex weil hier pro Programm definiert werden muß, ob es sich um ein Batch- oder Online-System handelt, wie sieht die Datei-Organisation und das Datenbank-Konzept aus, wie ist das Mengengerüst, welche Programmiersprachen werden verwendet, welchen Wartungs- und Pflegeaufwand hat man und wie sind die Programme bezüglich Flexibilität und Änderungen aufgebaut.

Was heute immer mehr diskutiert wird, ist die Frage der Beteiligung von Fachabteilung und Analyse des Rechenzentrums: Werden die vorbereitenden Arbeiten in der Fachabteilung durchgeführt oder werden von dort nur die Anforderungen gestellt?

Um die Kosten für ein RZ zu definieren, ist wichtig zu wissen, ob es Teil des Rechnungswesens ist, ob es über eine eigene Kostenstelle verfügt, ob es ein eigener Bereich oder eine ausgelagerte Gesellschaft ist. Schwieriger wird die Vergleichbarkeit, wenn es sich um ein Unternehmen mit "Distributed Data Processing" handelt.

Norbert Ruppenthal

Leiter der EDV, Optische Werke G. Rodenstock, München

Will man die Effektivität der eigenen EDV-Abteilung mit denen anderer Unternehmen vergleichen, muß man sich zuerst einmal grundsätzlich die Frage stellen, welche Bereiche innerhalb eines Unternehmens mit der EDV in Berührung sind - also wo die EDV letzten Endes Fuß gefaßt hat. Der nächste wichtige Punkt innerhalb eines Unternehmens ist, inwieweit Dezentralisation - bedingt durch die Marktstruktur - notwendig ist. Es können zum Beispiel dezentrale Produktions-, Verwaltungs- oder Vertriebsstätten erforderlich sein.

Die Firma Rodenstock ist an elf Plätzen - den wichtigsten Großstädten der einzelnen Bundesländer - vertreten. Dort haben wir eine getrennte Vertriebsorganisation für die Belieferung und den Eilservice für unsere Optiker aufgebaut, so daß auch dort Computersysteme stehen, die nicht unmittelbar über Datennetze mit München verbunden sind. Das ist natürlich teuer Diese getrennte Vertriebsorganisation kann man natürlich auch mit einem zentralen System "preiswerter" lösen, nur stellen wir hier den Nutzen vor die Kosten.

Um überhaupt EDV-Kosten vergleichbar zu machen, muß man erst einmal Meßzahen ansetzen - sei es eine prozentuale Verteilung auf die Kostenstellen und Abteilungen, die letzten Endes Kunde innerhalb einer EDV-Abteilung sind. Voraussetzung hierfür allerdings ist wiederum eine funktionierende Betriebsabrechnung und Kostenstellenberechnung. Ein klassischer Vergleich, der heute noch Gültigkeit hat, ist: Gesamtunternehmensumsatz - selbst bei einer konsolidierten Bilanz -, davon der effektive Aufwand der EDV-Kosten. In Prozenten ausgedrückt besagen heute Meßzahlen zwischen 1,0 und 1,8, daß ein Unternehmen günstig arbeitet. Allerdings müssen hierbei die dezentral erfaßten Bereiche vergleichbar sein. Wichtig ist zu wissen, was ein Unternehmen schwerpunktmäßig mit der EDV ausrichtet: Materialwirtschaft, Materialverwaltung, Vertrieb, Verkauf, Rechnungs- und Finanzwesen. Diese Schwerpunkte müssen dann miteinander verglichen werden. Zudem ist die Frage zu klären, wie werden die erfaßten Kosten wie Büromaterial etc. verrechnet. Betriebsvergleiche sind meines Erachtens erst in dieser zweiten Instanz möglich, also nach der Entscheidung für die Lösung eines bestimmten Problems.

Will man die Effektivität der EDV im Vergleich mit anderen Unternehmen messen, muß vor allem erst einmal eine gemeinsame Sprachregelung festgelegt werden. Und davor scheut man sich heute noch allzuoft in Arbeitsgruppen oder Verbandstätigkeiten mit EDV-Arbeitskreisen.