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03.07.1981 - 

Nach der ersten Hürde - der Kampf auf dem Feld

Karl Honz Assistent der Geschäftsführung Schwahn GmbH & Co., Olympiade-Sportbekleidung KG

Dieser Betrachtung liegen Erfahrungen aus der Einführungsphase beim Erstanwender und hier wiederum mit den Aufgabenbereichen Materialwirtschaft und Auftragsbearbeitung zugrunde.

Der EDV-Praktiker muß sich nach Hard- und Software mit einem dritten Aspekt auseinandersetzen: der innerbetrieblichen Organisation und den personellen Voraussetzungen, genauer gesagt, mit den Leuten, die die neue Organisation mit ihren geänderten betrieblichen Abläufen schließlich tragen müssen.

Wenn die erste Hürde übersprungen ist, der Ankauf einer guten Hard- und Software (beides ist bei sorgfältiger Auswahl auf dem EDV-Markt zu erhalten), beginnt der Kampf auf dem Feld, von dem allerdings am wenigsten die Rede ist: Dem Stamm muß eine geänderte, dem neuen Medium EDV angepaßte Organisation aufgepropft werden.

Es ist offenbar immer noch einfacher, die wundersamsten komplexen Systeme zu entwickeln, als verläßliches, verständiges Personal zu finden, das im Praktischen ein Optimum zwischen theoretischer Möglichkeit und praktischer Anwendung erreichen kann. Damit sind weniger die Fachleute gemeint, als die Personen, die aufgrund ihrer Aufgabenstellung von der EDV mehr oder weniger tangiert sind, die mit den Daten vor der Verarbeitung und den Zahlen nach der Verarbeitung umgehen müssen .

Computer als bequeme Straße

Aus dieser Erkenntnis heraus beginnt wohl jede EDV-Organisation damit, ein entsprechendes "Bewußtsein" zu schaffen.

Dieses Bewußtsein besteht zum Teil aus der Einsicht - und das dürfen wir bei allem Respekt vor dem Computer nicht vergessen - daß Zahlen, nur Zahlen, absolute, gewichtete, bewertete Zahlen, Zahlenverknüpfungen, Kombinationen etc. sein Metier sind.

Er kann nicht planen, projektieren, er versteht nichts von Unternehmensstrategie und nichts von Überzeugen, Führen und Motivieren.

Zahlen, so wichtig sie sind, sind nur der Rohbau, der mit Handlungen und Ideen belebt werden will. Der Computer mag ja, für den, der nichts damit zu tun hat, ein Wunderwerk sein und derjenige, der es bedient, ein Wunderknabe, aber für den Kaufmann eben nichts anderes als ein Hilfsmittel.

Die verwaltungstechnischen und organisatorischen Abläufe werden erst entkrampft, wenn wir einem Computer ungefähr mit genauso viel oder wenig Bewunderung entgegentreten wie einer Additionsmaschine.

Der dritte Faktor, das Personal, ist bisher am wenigsten betrachtet: Leute, für die die neuen Aufgaben keine Herausforderung sind, sind nur bedingt geeignet.

Wer aber ist der richtige Mann? Einer, bei dem eine neue Thematik auch Neugierde produziert und die Befriedigung dieser Neugierde eine ständige Motivation.

Dann vollziehen sich nicht nur Rechenvorgänge automatisch, sondern auch Mitarbeitermotivationen.

Bei entsprechender Information und Ausbildung dürften deshalb Akzeptanzprobleme erst gar nicht aufkommen. Sie sind an sich ein Kuriosum. Wer nicht gerade bei Kerzenlicht Zeitung liest, muß wohl die EDV akzeptieren.

Der Ausbildung voraus geht eine schöpferische Tätigkeit mit dem Ergebnis einer durchdachten Ablaufkonzeption; sie bildet den Sollzustand ab.

Ein Problem, das in jedem Betrieb selbst gelöst werden muß, ist das des Beleg- und Datenflusses Der ist in der Praxis oft ein gemächlich dahintrudelndes Bächlein mit vielen Hindernissen und Stillständen.

Die wichtige Frage der Belegfluß- und Arbeitsablaufkontrolle läßt sich bei Erstanwendern nur durch eine zentrale EDV lösen deren Mitarbeiter in der Lage sein müssen, eine Art Filterfunktion zu übernehmen Die Organisation muß Sicherungen, Kontroll-Filterstationen einbauen, die nach dem Prinzip funktionieren: Jedes Glied im Belegfluß kontrolliert das vorhergehende Glied.

Zur Überwachung der Arbeitsabläufe ist, durch laufende Plausibilitätskontrolle, bezogen auf alle erkennbaren Fehlermöglichkeiten, ein ständig sich regelndes System von Aufgabendurchführung und -kontrolle notwendig. Die Möglichkeiten und Grenzen der Software sind von der Kaufentscheidung her bekannt, so daß die nächsten Fragestellungen entschieden und klar konzeptiert sein müssen: Welche Information soll in welcher Gliederung und in welchen Häufigkeiten wann welcher Stelle zur Verfügung stehen?

Der Kern der innerbetrieblichen Ausbildung besteht darin, den Stellen und Abteilungen Antworten zu geben, wie mit mehr, schneller verfügbaren und mehrgliedrig aufbereiteten Zahlen zu arbeiten ist, damit der bestmögliche betriebliche Nutzen daraus erzielt werden kann. Es Zielvorgaben können betriebswirtschaftliche Eckdaten dienen, wie der wertmäßige Lagerbestand absolut oder in Prozent zum Umsatz zum Beispiel.

Bei komplexen Programmen empfiehlt es sich, diese Sollkonzeption, das formulierte Ziel der Transparenz, stufenweise zu erstellen, um Erfahrungswerte mit dem Wachstumsprozeß der Organisation zu koppeln.

Ideen und Gedanken müssen oft lange Wege gehen bis zur Ernte.

Die Tiefengliederung verlangt detaillierte, verzweigte Konzepte, bei denen die Möglichkeit zur Abstimmung mit den sich verändernden betrieblichen Gegebenheiten bestehen bleiben muß.

Seit Klein- und Mittelbetriebe eine Zielgruppe für EDV-Anbieter geworden sind, verlangt auch hier der BDV-Einsatz vom Arbeitnehmer Umdenken und eine innere Bereitschaft zur Aus- und Weiterbildung. Der Arbeitgeber selbst muß hier im eigenen Interesse Vorreiter und Beispiel für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen sein.

Es gibt drei Dimensionen der Meinungsbildung meinen, wissen und meinen zu wissen.

An die Stelle der ersten und dritten kann bei konsequenter Handhabung der technischen Möglichkeiten Zug um Zug das Arbeiten mit realen Modellen treten.