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14.10.1983

Karla Maria Gey, Ex-Leiterin des Zentralen Korrespondenzbüros bei der Union Theinische Braunkohlen Kraftstoff Die modernen Textverarbeitungssysteme, ausgestattet mit Bildschirm, Zentralspeicher und Disketten-, Minidisketteneinheit oder Winchesterplatte al

Karla Maria Gey, Ex-Leiterin des Zentralen Korrespondenzbüros bei der Union Theinische Braunkohlen Kraftstoff

Die modernen Textverarbeitungssysteme, ausgestattet mit Bildschirm, Zentralspeicher und Disketten-, Minidisketteneinheit oder Winchesterplatte als Speichermedium, bieten enorme Vorteile bei der Erstellung sowie weiteren- Bearbeitung und archivmäßigen Verwaltung von Dokumentationen.

Beginnen wir mit der Aufnahme, also Eingabe oder Schreiben einer Dokumentation über den Bildschirm eines Textsystems. Der "Ersteller" ob Sekretärin, Sachbearbeiter oder Autor selbst, tippt einfach "drauflos", denn Faktoren wie Tippfehler oder Randeinhaltung fallen nicht ins Gewicht. Tippfehler können im Bildschirm durch Überschreiben Einfügen oder Löschen korrigiert werden. Der rechte und linke Rand wird vor der Aufnahme des Textes bestimmt. Das System bricht den rechten Rand an der vorgegebenen Position automatisch um, je nach Systemhersteller wird auch automatisch getrennt (Silbentrennprogramm oder automatische Silbentrennung nach Duden). Nur Absätze müssen vom Schreibenden über die Zeilenschaltung bestimmt werden. Also schon bei der Eingabe kann sich der Schreibende voll auf den Text konzentrieren, ohne besonders auf schreibtechnische Einzelheiden achten zu müssen, wie es bei der elektrischen Schreibmaschine notwendig ist.

Des weiteren bietet ein Textsystem erhebliche Vorteile, wenn im Dokument Tabellen und Aufstellungen enthalten sind. Bei Tabellen/Aufstellungen mit Zahlen, die über Kommastellen verfügen, zentriert das System durch das Anspringen einer Kommastelle über den Dezimaltabulator automatisch um das Komma. Dadurch entfällt bei großen Zahlenkolonnen das sonst bei der Schreibmaschine lästige Auszählen der Kommastellen. Auch Kopf- und Fußzeilen brauchen nicht bei jeder Seite immer wieder mitgeschrieben zu werden. Der hierfür vorgesehene Text wird für spätere

Verwendung einmal eingegeben und dann bei Ausdrucken automatisch an der vorgegebenen Stelle mit ausgegeben. Dabei erfolgt eine automatische Seitennummerierung und, falls erwünscht, automatische Angabe des Tagesdatums. Weiterhin ist die Anzahl der Zeilen pro Seite, Zeichen- und Zeilenabstand variabel und läßt sich für jeden Ausdruck individuell bestimmen. Bei der Eingabe des Textes muß man nur darauf achten, daß Absätze, die nicht beim automatischen Seidenumbruch auseinandergerissen werden sollen, entsprechend mit einem Zusatzsymbol (entsprechendem Code des Textsystem) versehen sind.

So hat man zum Beispiel die Möglichkeit, das Dokument zum ersten Korrekturlesen zweizeilig und mit einem breiten rechten Rand auszudrukken. Die nach der Ersterfassung eines Dokumentes notwendigen Korrekturen, seien es Autorenkorrekturen oder nur Schreibfehler, lassen sich schnell und einfach vornehmen. Zu diesem Zweck wird das gespeicherte Dokument am Bildschirm seidenweise aufgerufen. Zeichen, Wörter, Zeilen, Absätze und Seiden können überschrieben, gelöscht eingefügt und verschoben werden, ohne daß man das Gesamtdokument neu schreiben muß.

Hier ergeben sich nicht nur erhebliche Vorteile für den der schreibt, sondern auch für den Autor, der nur noch die Korrekturstellen der Neufassung überprüfen muß.

Auch das Korrigieren über den Bildschirm bedeutet eine enorme Arbeitsentlastung. Jeder kennt das Problem des "Neuschreibens"; je öfter man einen Text schreibt, desto unkonzentrierter arbeitet man und immer mehr neue Flüchtigkeitsfehler schleichen sich ein.

Ein weiterer Vorteil des Textsystems besteht in der Archivierung. Je nach System gibt es hier die Möglichkeit, den Text unter seinem Namen, Autor, Erfasser, Erfassungsdaten, dann später Datum der letzten Änderung zu archivieren.

Ursel Time-Holst

Leiterin der Textverarbeitung The Burmah 0il (Deutschland) GmbH, Hamburg

Bei der Frage, inwieweit n Textverarbeitung als Hilfsmittel bei der Erstellung einer Dokumentation zu sehen ist, sollte man sich erst einmal einige der in einem Sekretariat anfallenden Aufgaben vor Augen führen.

Neben Tätigkeiten wie Terminüberwachung, Reisebuchung, Vorbereitung von Konferenzen muß die diktierte Korrespondenz termingebunden, also möglichst sofort, in einwandfreier und ansprechender Form erledigt werden. Obwohl fast überall die Sekretärinnen inzwischen mit einer Schreibmaschine mit Korrekturtaste arbeiten, sind die häufig überfordert, neben allen anderen Tätigkeiten unter Termindruck die geforderte Korrespondenz gleich beim ersten Anlauf fehlerfrei und in ansprechender Form zu erstellen. Häufig fällt dem Vorgesetzten auch erst hinterher ein, was er wirklich sagen wollte.

Das heißt Start frei zum zweiten Versuch, und der gesamte Text wird zum zweiten oder dritten Mal völlig neu geschrieben.

Bei Einladungen wird jeder Brief separat geschrieben, denn gerade sie sollten persönliche aussehen.

Als weitere Beispiele können wiederkehrende Berichte, Tabellen oder Statistiken mit abgeänderten Einfügungen angeführt werden, die periodisch völlig neu erstell werden.

Es gehört zum normalen Arbeitsablauf in einem Sekretariat, daß viele Schreibarbeiten doppelt oder dreifach erledigt werden müssen, und dadurch nicht nur Zeit verlorengeht, sondern auch durch solche Arbeiten die Motivation nicht gerade verbessert wird.

In dieser "verlorenen" Zeit könnte eine Sekretärin sicher andere und wesentlich effektivere Aufgaben für ihren Chef erledigen und wäre nicht zu einer "Abschreibkraft" degradiert.

Diese Möglichkeiten gibt es heute, und zwar durch die Hilfe von Textsystemen. Wenn die anfallende Korrespondenz mit Hilfe eines Textsystems oder eventuell sogar in einem für diesen Bereich speziell zuständigen Sekretariat erledigt werden würde, ließen sich bessere Ergebnisse erzielen. Allein die Speicher- und Korrekturmöglichkeiten, die ein Textsystem bietet, schaffen wesentliche Rationalisierungen.

Außerdem kann jede Sekretärin durch die weiteren Möglichkeiten, die ein Textverarbeitungssystem bietet, zu einer wahren "Grafikerin" werden. Mit Hilfe von Blockrand Schriftwechsel, simplen Tabversetzungen sowie automatischen Seideneinteilungen lassen sich, "druckreife" Dokumentationen erstellen.

Auch ist es kein Problem mehr, umfangreiche Statistiken neu anzufertigen oder zu verändern. Fazit: Textverarbeitung mit Hilfe eines Textsystems sollte heute für jede Schreibkraft zum üblichen Handwerkszeug im Unternehmen gehören. Ich bin sicher daß eine Sekretärin, die ein Textsystem beherrscht, nicht mehr mit einer normalen Schreibmaschine schreiben möchte.

Gerold Stiegler

Diplom-Kaufmann, Verband für Textverarbeitung, Regionalgruppe Hannover

In der Vergangenheit wurde stärker als heute unterschieden zwischen Textverarbeitung und Textbearbeitung im wesentlichen Sinne des Wortes. Das schriftliche Er- und Überarbeiten abgeschlossener Texte stand der Verarbeitung von gespeicherten Textbausteinen gegenüber. Mit dem Einzug von Elektronik und Mikroelektronik bei den Schreibmaschinen und -automaden wurden dann die Speichermedien kleiner und preiswerter und ermöglichen eine benutzerfreundliche erhöhte Zugriffsgeschwindigkeit. Die gleichzeitig gestiegene Speicherkapazität erlaubt es, bei der Speichermenge "großzügiger" zu sein und statt der ursprünglich rationellen Kombination einzelner Textbausteine nur komplette Texte, Formularinhalte, tabellarische Übersichten und so weiter zu speichern und abzurufen.

In diesem Zusammenhang ist außerdem festzustellen, daß die ursprünglich großen und teuren Schreibautomaten nur bei zentralem Einsatz, für umfangreiche Schreibarbeit, wirtschaftlich genutzt werden konnten. Nunmehr rücken die Anlagen der Textverarbeitung mit neuer Technologie allmählich immer mehr in die Nähe oder sogar direkt an die Sachbearbeitungsplätze. "Textverarbeitung" wird dabei immer mehr zum Sammelbegriff für alle jene Bürotätigkeiten, die beim Konzipieren von Schriftstücken beginnen und über das Diktieren, Schreiben, Speichern, Korrigieren, Versenden, Kopieren und Vervielfältigen bis hin zum Ablegen reichen. Die Methoden und Einrichtungen der Textverarbeitung lassen sich immer besser einsetzen für Dokumentationszwecke.

Dokumentation im Betriebsund Büroalltag bedeutet Sammlung, Ordnung, Belegführung; hierzu sind Textautomaten mit Bildschirm, ausreichender Speicherkapazität und schnellem, gezielten Zugriff geradezu prädestiniert. Darüber hinaus muß man berücksichtigen, daß Datenverarbeitung, Textverarbeitung und Nachrichtentechnik immer enger zusammenwachsen, und im Rahmen einer integrierten Bürokommunikation und Informationsverarbeitung werden sich dann Aufgaben und Probleme der Dokumentation zunehmend leichter lösen lassen. Aber man sollte keinesfalls davon ausgehen, was gelegentlich von seiden einiger EDV-Anwender geschieht, daß die Textverarbeitung auch nichts anderes sei, als Datenverarbeitung. Trotz gleicher Technologie sind Arbeitsmethodik, Inhalt und Ausdruck der Textverarbeitung und Textkommunikation in vielerlei Hinsicht andere als bei der Datenverarbeitung. Das Erstellen und die Ausgabe textlicher Dokumente folgt nun mal anderen und häufig konventionelleren Reglements als die reine Datenverarbeitung.

Als Grundsätze der betrieblichen Dokumentation, und zwar besonders für nicht routinemäßig zu bearbeitende Schriftstücke, können allgemeine Verständlichkeit und Übersichtlichkeit (bei Verzeichnissen, Plänen und Listen) sowie klare Gliederung und Formulierung (bei Arbeitsanweisungen, Beschreibungen und Richtlinien). Außerdem sind die Auswahl bestimmter Papierformate, die Variabilität und Klarheit des Schriftbildes sowie die Möglichkeit der nachträglichen Änderung und Ergänzung individueller Schriftstücke (Text-Dokumente) fallweise midentscheidend.

Beispiele hierfür sind Verwaltung, Änderungsdienst und Herausgabe innerbetrieblicher Telefonverzeichnisse, die Pflege von Handbüchern mit Arbeitsrichtlinien sowie in Großbetrieben die Verwaltung von Patenten, Fachliteratur und dergleichen. Dabei setzen die umfangreichen Aufgaben und Anforderungen einer sinnvollen Textdokumentation nicht nur eine ständige Zugriffsmöglichkeit, sondern auch Gestaltungsfreiheit in vielerlei Hinsicht voraus. Moderne Anlagen der Textverarbeitung mit bildschirmorientierten Einzel- und Mehrplatzsystemen sowie Diskettenund/oder Plattenspeicherung bieten diese Möglichkeiten. Textautomaten ohne Bildschirmunterstützung sind dagegen, wie durch mehrfache Untersuchungen bestätigt wurde, Für eine rationelle Textverarbeitung und Textdokumentation ungeeignet.

Für die Zukunft bleibt zu hoffen, daß sich aus dem zur Zeit noch verwirrenden Angebot lokaler Netzwerke auch für die Textverarbeitung im Verbund mit Computersystemen und Telefunktionen nicht nur Informationsgewinne, sondern auch Erleichterungen für die praktische Dokumentationsarbeit ergeben.