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06.12.2002 - 

E-Business-Tage 2002 des Fraunhofer-IAO beleuchten E-Procurement

Katalogdaten-Management bleibt Nadelöhr

STUTTGART (rg) - Vor allem bei Handelsunternehmen zählt die elektronische Beschaffung zu den wenigen E-Business-Bereichen, in die weiterhin investiert wird - trotz vieler Widrigkeiten und teilweise enttäuschender Projektverläufe. Ein Kongress in Stuttgart beleuchtete Probleme und Erfolge.

"E-Business ist im Gegensatz zum Neuen Markt sehr lebendig, auch wenn er sich mittlerweile anders entwickelt hat, als sich das die Protagonisten dieses Wettbüros vorgestellt haben." Mit diesen Worten eröffnete Hans-Jörg Bullinger, seit 1. Oktober Präsident der gesamten Fraunhofer Gesellschaft, die Stuttgarter E-Business-Tage 2002 des Fraunhofer-Instituts Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). Der Institutsgründer und langjährige IAO-Leiter erteilte allen Schwanengesängen eine Absage. Allerdings sei auf Grund der schlechten Wirtschaftslage und schrumpfender IT-Budgets die Bereitschaft der Unternehmen, in E-Business-Anwendungen zu investieren, stark zurückgegangen, weil diese sich meist erst nach zwei Jahren produktivitätssteigernd auswirken.

Eines der wenigen Felder, wo es derzeit noch vergleichsweise einfach gelinge, den Controller zum Lächeln zu bringen, sei die elektronische Beschaffung. Die dort erreichbaren Einsparpotenziale würden sogar noch wachsen, da in den meisten Branchen die Fertigungstiefe abnehme, der Anteil zugekaufter Artikel also steige.

Als Erklärung für den mangelhaften Erfolg einzelner E-Procurement-Projekte strapazierte der Fraunhofer-Präsident "den ersten Hauptsatz der Datenverarbeitung: Mist rein - Mist raus". Die Hoffnung, IT verbessere unsinnige Organisation und Prozesse, sei mehr als naiv. "Erst wenn die Geschäftsabläufe bereinigt und optimiert sind, lohnt die Einführung eines E-Procurement-Systems." Einen weiteren Hemmschuh machte Bullinger bei der Erstellung und Pflege von elektronischen Katalogdaten aus. "Wir stellen häufig fest, dass mittelständische Unternehmen schlichtweg nicht E-Business-fähig sind, weil sie die Daten nicht haben, die man in diesem Umfeld braucht", so Bullinger.

Dass dies nicht so sein muss, belegten einige mittelständische Unternehmen, die E-Business bereits erfolgreich praktizieren. Peter Bielert, Leiter Unternehmensentwicklung bei F. Reyher Nachfg. GmbH & Co., wollte den Vorwurf Bullingers so nicht stehen lassen: "Oft sind es die Großen, die sich sehr langsam bewegen." Sein Unternehmen hat sich über die Jahre vom Schiffsausrüster zum technischen Großhändler mit einem Jahresumsatz von rund 124 Millionen Euro gewandelt. Reyher nutzt eine Vielzahl von elektronischen Kanälen für den Informationsaustausch mit Kunden und Lieferanten. Dazu zählt neben zahlreichen EDI-Anbindungen auch ein Kanban-System, bei dem der Kunde mittlels Handscannern die Barcode-Etiketten von aufzufüllenden Behältern einliest und die Daten anschließend elektronisch überträgt. Daneben bietet Reyher seinen Kunden ein Internet-Order-System, über das Bestellungen aufgegeben werden können, aber auch Preis- und Verfügbarkeitsabfragen sind möglich. Das Angebot werde allerdings oft nur als Informationsmedium genutzt, so Bielert; der Bestellvorgang erfolge dann auf dem traditionellen Weg. Er überlege, ob sich dies durch spezielle Preisanreize ändern lasse.

Auch an elektronische Marktplätze hat sich Reyher angeschlossen und damit überwiegend schlechte Erfahrungen gemacht. Häufig forderten Großkunden eine Teilnahme, seien dann aber mit der jeweiligen Plattform unzufrieden und nützten diesen Beschaffungskanal schließlich nicht. "Die Kosten standen bei uns in einem katastrophalen Verhältnis zum Nutzen", so Bielert. Deshalb wolle er vor weiteren Engagements in dieser Richtung die Marktentwicklung und vor allem die Akzeptanz der Anwender abwarten. Ein weiterer Faktor, der den Austausch von Produktdaten erheblich erschwere, sei der Mangel an allgemein gültigen Standards. Das führe dazu, dass sein Unternehmen auch künftig eine Vielfalt an elektronischen Katalogen vorhalten müsse.

Selbstbeschränkung statt Datendschungel

Darauf will sich Festool, ein Hersteller von handgeführten Elektrowerkzeugen, nicht einlassen. Um sich nicht im Dschungel der verschiedenen Datenformate zu verlieren, hat Festool beschlossen, für den Produktdatenaustausch auschließlich die Standards BMEcat und Opentrans zu nutzen.

Festool bietet für Außendienstmitarbeiter, Fachhändler, Großkunden mit eigenen E-Procurement-Systemen und derzeit zwei Marktplätzen die Möglichkeit, auf seine Angebote elektronisch zuzugreifen. Als technische Grundlage mussten in einem ersten Schritt sämtliche Stammdaten konsolidiert werden. Die Produktdaten wurden anschließend in eine Mediendatenbank überführt. Das bei Festool und anderen Firmen der Muttergesellschaft TTS Tooltechnic Systems AG eingesetzte SAP-R/3-System greift ebenfalls auf die Mediendatenbank zu und wurde via SAP-Business-Connector mit einem zentralen Web-Order-System (WOS) verknüpft. Durch die so erreichte Vermeidung von Medienbrüchen sei die Fehlerrate stark zurückgegangen, die Prozesskosten hätten sich deutlich verringern lassen, so Zabukovec, Informations-Manager bei der TTS Tooltechnic Systems AG. Insbesondere die Anbindung der Außenhandelsgesellschaften habe erheblich verbessert werden können. 80 Prozent der Bestellungen würden mit diesen Partnern nun online abgewickelt, die Prozesslaufzeiten hätten sich von drei Tagen auf wenige Minuten reduziert.

Überraschender Erfolg mit BMEcat

Die von Festool praktizierte Selbstbeschränkung auf BMEcat und Opentrans können sich viele Zulieferunternehmen auf Grund des Formatdiktats ihrer Großkunden nicht leisten. Die Frage nach geeigneten Standards zog sich wie ein roter Faden durch fast alle Vorträge. Am zweiten Kongresstag nahm Thomas Renner, Leiter des Competence Center Electronic Business am Fraunhofer-IAO, diesen Themenstrang erneut auf. Seine Abteilung war an der Entwicklung von BMEcat federführend beteiligt, wobei selbst sein Institut vom Erfolg dieser Initiative positiv überrascht war. Von wirklich unternehmensübergreifender Standardisierung sei man allerdings noch etwas entfernt. BMEcat weist sowohl Muss- als auch Kannfelder auf. Viele Firmen erklärten aber bestimmte Kannfelder zu Mussfeldern, andere fügten individuelle Felder hinzu, was die fehlerfreie Interpretation, beispielsweise bei der Produktklassifikation, erschwere.

Diese Praxis bestätigte Tilmann Knapp, Manager im Bereich Procurement & Supply der Daimler-Chrysler AG. Einerseits seien Großunternehmen auf Standards angewiesen, andererseits hielten sie sich nur so lange daran, wie sie in das eigene Konzept passten. Die Katalogerstellung bilde einen Engpass, weil bis zu 15 Durchläufe notwendig seien, bis ein Katalog in die aktiven Systeme übernommen werden könne.

Auch Georg Bleyer, Gründer und Geschäftsführer der Unternehmensgruppe Bär, nahm dieses Thema auf. Der Katalog des Versandhändlers umfasst rund 30000 Investitionsgüter. Der von Bleyer als "Hauptprodukt" seines Unternehmens bezeichnete Papierkatalog umfasst mehr als 1000 Seiten. Zirka 80 Unternehmen nutzten derzeit die elektronischen Angebote Bärs, die darüber erzielten Umsätze seien zwar erwähnens-, aber nicht bemerkenswert. Sie sicherten allerdings die bestehenden Kundenbeziehungen.

Grundsätzlich könnten Papierkataloge bis heute nicht vollwertig elektronisch ersetzt werden, so Bleyer. Vor allem die Klassifikation von Produkten, die wichtigste Voraussetzung, um gesuchte Artikel auch zu finden, sei problematisch. Zwar ständen auch hier mit UN-SPSC und E-Class mittlerweile Standards zur Verfügung. Von den rund 1000 Produktgruppen des Bär-Portfolios ließen sich mit dem in Deutschland bereits relativ weit verbreiteten E-Class jedoch nur sieben Prozent abbilden. Vor diesem Hintergrund seien die Aufwände für das Katalogdaten-Management bei der Berechnung von Einsparpotenzialen in Bezug auf elektronische Bestellprozesse nicht zu unterschätzen.

Produktklassifizierung: Standards noch zu unspezifisch

Auch wenn die einschlägigen Berechnungen mit Vorsicht zu genießen seien, dürften sich Handelsunternehmen dem E-Business nicht verschließen, forderte Bleyer. Vielmehr müssten sie die Rolle eines Informationsdienstleisters übernehmen. Viele Handelsorganisationen haben diesen Weg offenbar schon beschritten. Laut Fraunhofer-Mann Renner sind die Händler den Herstellern durchschnittlich um zwei Jahre voraus.

Renners Einschätzung bestätigte der Vortrag von Ralph Landwehr, Leiter des Bereichs "Schuricht E-Business" bei der Schuricht GmbH & Co. KG. Das Unternehmen handelt mit elektronischen Bauelementen sowie Mess- und Automatisierungstechnik. Seine E-Business-Aktivitäten reichen von einem Webshop über die Präsenz auf Marktplätzen bis zur Einstellung von Katalogen in die Procurement-Lösungen von Großunternehmen. Obwohl auch Landwehr mit vielen der dargestellten Probleme zu kämpfen hat, konnte das Unternehmen bereits einige Erfolge erzielen. So steigerte sich der E-Business-Umsatz von einem Prozent im Jahr 1999 auf elf Prozent 2001. Strukturierte E-Mails mitgerechnet, will Schuricht 2005 die Hälfte aller Aufträge auf elektronischem Weg erhalten.

Integration nicht für alle

Thomas Renner, Leiter des Competence Center Electronic Business am Fraunhofer-IAO, gab den Kongressteilnehmern den Rat, bei der elektronischen Beschaffung keine 100-Prozentlösungen anzustreben und stattdessen nur die wichtigsten Geschäftspartner und -prozesse zu integrieren. Hier müsse insbesondere der Umfang der ausgetauschten Daten in einem vernünftigen Verhältnis zum Integrationsaufwand stehen. Andernfalls würden die erhofften Einsparungen bei den Prozesskosten schnell zum Bumerang.

Zu beachten seien in diesem Zusammenhang sowohl die Häufigkeit der einzelnen Geschäftsvorfälle, beispielsweise Auftragserteilung oder Lieferavis, als auch die Wiederholhäufigkeit pro Partner. Dabei sollten die besonders strategischen und zeitkritischen Prozesse bevorzugt in Angriff genommen werden. Renner warnte auch vor utopischen Anforderungen an die IT-Fähigkeiten im eigenen Unternehmen und die der Partner. Hier sei die Konzentration auf das Machbare kostspieligen Abenteuern unbedingt vorzuziehen.