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06.10.2000 - 

dvg hofft auf elf Millionen Mark Kostenersparnis mit neuem Bürokonzept

Kein fester Platz macht Eigenbrötlern und Introvierten viel zu schaffen

Das Bürokonzept "Office 21" beim IT-Dienstleister dvg setzt konsequent auf die Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter, die über ausgeprägte Sozialkompetenz, Offenheit, Flexibilität und geistige Beweglichkeit verfügen. Für weniger kommunikationsfreudige Naturen, zurückhaltende Typen oder gar Eigenbrötler brechen bei der dvg vermutlich schwierige Zeiten an. Von Dagmar Sobull*

Wenn Andreas Hense morgens in die Firma kommt, steuert er zuerst auf die blau lackierten Schließfächer im "Business Club" des futuristischen Bürokomplexes zu. Dort holt der Projektleiter seinen schwarzen Rollkoffer ab, in dem er alles transportiert, was er im Laufe des Arbeitstages so braucht: Handakten, Schreibutensilien und Stifte oder auch mal eine Zeitung. An der Ladestation schnappt sich Hense eins der schnurlosen Telefone. Damit ist er wie jeder seiner Kollegen in dem insgesamt 22000 Quadratmeter großen Bürokomplex jederzeit erreichbar, egal an welchem Arbeitsplatz er sich gerade befindet. Denn feste, individuell zu nutzende Schreibtische gibt es bei der Datenverarbeitungsgesellschaft (dvg) Hannover seit Ende 1999 nicht mehr.

"Desk-Sharing" heißt die neue Bürophilosophie. Rein rechnerisch stehen in der neu gebauten Zentrale von Europas größtem Rechenzentrum der Sparkassen für etwa 1850 Mitarbeiter nur noch rund 1400 Arbeitsplätze zur Verfügung. Ein Viertel der Belegschaft sei ja ohnehin immer im Urlaub, auf Dienstreise oder krank, erläutert dvg-Geschäftsführer Klaus Peter Kubiak die Kalkulation: "Warum also Geld ausgeben für Arbeitsplätze, die in der Praxis gar nicht gebraucht werden?" Immerhin spare die dvg mit jedem Schreibtischplatz, der nicht eingerichtet wird, etwa 153000 Mark ein. Dazu kommen Unterhaltskosten in Höhe von noch einmal 25000 Mark pro Jahr. Insgesamt summiere sich die Ersparnis auf stolze elf Millionen Mark pro Jahr.

Neben verglasten, aber ruhig gelegenen Einzelarbeitsplätzen auf der Südseite des Gebäudes stehen den dvg-Mitarbeitern in jedem der insgesamt zwölf "Business-Clubs" offene oder geschlossene Räume mit zwei bis vier Arbeitsplätzen zur Verfügung. Außerdem gibt es Besprechungsräume, die Platz für sechs bis acht Personen bieten. Zahlreiche Sitz- und Steharbeitsplätze, ausnahmslos computerisiert und nach neuesten ergonomischen Erkenntnissen konstruiert, befinden sich im Großraumbüro. Über ein persönliches Passwort hat jeder Mitarbeiter an jedem Ort im Haus Zugriff auf seinen PC.

"Arbeite, wann und wo du willst", lautet der Imperativ im nonterritorialen Büro. Technisch sei das überhaupt kein Problem, versichert Stefan Zinser vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswissenschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart, der die Einführung des neuen Bürokonzeptes "Office 21" bei der dvg begleitet hat.

Ziel sei es, ein kreativitätsförderndes Arbeitsumfeld zu schaffen, welches Motivation und Produktivität fördere: "Wenn die Infrastruktur stimmt, nutzen die Mitarbeiter immer genau den für ihr Projekt optimalen Arbeitsplatz", erläutert Zinser Vorteile beim Desk-Sharing.

Am Anfang gab es viele BeschwerdenDennoch: Der Abschied vom eigenen Schreibtisch mit persönlicher Note wie Familienfotos und Gummibaum fällt offenbar schwer. Daran können auch individuell gestaltete Bildschirmschoner mit den Fotos vom letzen Urlaub, die auf Knopfdruck an jedem Arbeitsplatz im Hause der dvg erscheinen, wenig ändern. Einige Mitarbeiter jedenfalls transportieren in ihren Rollkoffern neben Akten und Schreibutensilien unverdrossen Fotos ihrer Liebsten, Stofftiere oder andere Glücksbringer, die sie nun täglich an einem anderen Pult aufstellen.

Die mentale Umstellung auf das neue Bürokonzept sei weitaus schwieriger als die technische Umsetzung, räumt Zinser ein. Insbesondere wenn die Leute konfliktscheu sind, Angst vor Veränderungen haben und die Führungskräfte nicht mit gutem Beispiel vorangehen, werde die neue Büroorganisation meist nicht gut akzeptiert. Deshalb wurde das Konzept den Mitarbeitern der dvg im Vorfeld ausführlich vorgestellt, und die einzelnen Abteilungen wurden in die Planungen einbezogen. Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung sei zudem eine leistungsfähige Infrastruktur: "Es müssen immer genug Computer und Telefone verfügbar sein, und sie müssen tadellos funktionieren."

Bei der Umstellung von OS/2 auf Windows NT im Rahmen des Umzugs in den Neubau habe es anfangs einige Netzausfälle gegeben, was zu Unmut in der Belegschaft geführt habe, berichtet Personalleiterin Gisela Buchholz. Auch andere Beschwerden von Mitarbeitern, die in den ersten Wochen nach dem Umzug zu hören waren, hätten ihre Ursache weniger in dem neuen Bürokonzept als vielmehr in der Umzugssituation gehabt. "Zu wenig Parkplätze und die damals noch nicht optimale Anbindung von öffentlichen Verkehrsmitteln waren ein wesentlicher Grund für die morgendliche Hektik." Außerdem habe die Belüftungstechnik in dem Glasbau anfangs nicht optimal funktioniert. "Im Winter war die Luft so extrem trocken, dass einige Kollegen mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen zu kämpfen hatten. Dabei fiel der im ganzen Haus geltende Verzicht auf Grünpflanzen im Innnenbereich besonders schwer."

Die Sekretärinnen sind die einzigen in dem futuristischen Bürokomplex aus Glas, Holz und Stahl, die jeden Tag an demselben Arbeitsplatz zu finden sind. Das Sekretariat im Business-Club gehört zu den wenigen festen Anlaufstationen bei der dvg, gleich neben den Espresso-Automaten, den Postfächern, Kopier- und Faxgeräten, Telefonbüchern und den Scannern. Damit sollen Nachrichten aus der Außenwelt möglichst sofort eingescannt werden, damit sie später am Bildschirm zur Verfügung stehen. Künftig soll die Digitalisierung der papierenen Nachrichten aus der Außenwelt bereits in der Poststelle erfolgen. So jedenfalls sieht es das Konzept vom papierlosen Büro vor.

Doch der Abschied vom Papier fällt den meisten Mitarbeitern nicht leicht. Im Gegenteil: Die Erziehung zum papierlosen Menschen scheine eine der größten Herausforderungen zu sein, meint Pressesprecher Matthias Gärtner und gesteht: "Ich bin immer noch ein bißchen Papiermensch. Ich bringe das einfach nicht aus mir heraus." Neben dem Rollkoffer stehen jedem Beschäftigten zusätzlich zwei laufende Meter Büchergestell zur Verfügung. Die bieten Platz für höchstens 16 Aktenordner. "Manche haben schon untervermietet", sagt der Pressesprecher augenzwinkernd. Andere hätten Unterlagen, für die es im Büro keinen Platz mehr gab, schließlich mit nach Hause genommen. Für unverbesserliche Papiertiger besteht die Möglichkeit, weitere Aktenordner in einem Lagerhaus der dvg rund 20 Kilometer vor den Toren der Stadt einzulagern. Bei Bedarf können die Akten innerhalb eines Tages angefordert werden.

Drei Kartons habe er dort auch eingelagert, räumt Hense ein - "aber bisher noch keinen einzigen davon gebraucht". Früher, in den ersten Wochen nach dem Umzug in das neue Bürogebäude, habe er immer einen vollgepackten Pilotenkoffer hinter sich hergezogen. Aber mittlerweile benutze er den mobilen Schreibtischersatz kaum noch: "Statt mich tonnenweise mit Papier einzudecken, scanne ich sämtliche Informationen in meinen Rechner ein", erzählt Hense, der zur Dotcom-Generation gehört, die schon mit dem PC im Kinderzimmer aufgewachsen ist.

Der 35-Jährige ist begeistert von den Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation. An dem neuen Bürokonzept schätzt er vor allem die "Möglichkeit zur Kontaktaufnahme und zum unkomplizierten Gedankenaustausch auf allen Ebenen, jederzeit und an jedem Ort". Treffen im Team oder in Arbeitsgruppen müssen nicht mehr extra angesetzt werden, sondern können in den offenen Zonen des Großraumbüros spontan stattfinden. Außerdem motiviere es die Mitarbeiter spürbar, wenn der Projektleiter jederzeit in greifbarer Nähe sei, meint Hense: "Die Möglichkeit, schnell mal miteinander reden zu können, wenn es Probleme gibt, verringert die Reibungsverluste und steigert die Arbeitsproduktivität."

Kehrseite der Medaille: In dem offenen Glasbau steht beinahe jeder jederzeit unter Beobachtung. Anfangs habe er sich von vorbeikommenden Kollegen leicht ablenken lassen, räumt Hense ein: "Außerdem hatte ich Schwierigkeiten, mir mal eine Verweilsekunde zu genehmigen und die Füße auszustrecken." Mittlerweile habe er jedoch gelernt, sich von dem Betrieb ringsherum nicht stören zu lassen und bei Bedarf eine Entspannungspause hinter Glas einzulegen.

Ältere Mitarbeiter tun sich offenbar schwerer mit der offenen Architektur. Für Personalchef Manfred Türk jedenfalls war der Verzicht auf die persönliche Sekretärin und das eigene Büro mit Besprechungstisch "anfangs ziemlich hart: Jeden Abend den Schreibtisch komplett leerräumen, so als gebe es keinen nächsten Tag, daran musste ich mich nach 15 Jahren hier im Hause erst gewöhnen", räumt der 55-Jährige ein. Auch Gespräche unter vier Augen müsse er nun langfristiger planen, um rechtzeitig geeignete Räumlichkeiten organisieren zu können. Dennoch bringe das neue Bürokonzept auch Vorteile, beteuert der Personalchef: "Seitdem ich überall im Hause arbeiten kann, entsteht kaum noch Leerlauf. Zwischen zwei Besprechungen kann ich schnell mal meine E-Mails abrufen oder die Post erledigen."

Hinter dem neuen Bürokonzept stecke mehr als eine bloße Flächenoptimierung, erklärt Unternehmenssprecher Matthias Gärtner. Ziel sei es, eine Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter wohlfühlen und ihren Gedanken freien Lauf lassen könnten: "Wir wollten kein Büroghetto schaffen, sondern eine kommunikative Campusatmosphäre, in der die starren Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen." Dazu gehören auch flexible Arbeitszeitregelungen ohne feste Kernarbeitszeiten, die es bei der dvg schon lange nicht mehr gibt. Noch im Laufe dieses Jahres sollen gut 100 Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, von zu Hause aus zu arbeiten, wenn ihre Anwesenheit im Büro nicht unbedingt erforderlich ist.

"Mobile Working" nennt sich die geplante Variante der Arbeit unabhängig von Zeit und Ort. Zwölf Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen testen das Konzept zur Zeit auf Praxistauglichkeit. Sie arbeiten an einem oder mehreren Tagen pro Woche zu Hause und kommen spätestens jeden fünften Arbeitstag ins Büro. "Endlich muss ich mir nicht mehr jedesmal Urlaub nehmen, wenn ich Handwerker erwarte", freut sich Christian Hurek, der seit knapp einem Jahr an dem Pilotprojekt teilnimmt: "Außerdem spare ich mit jeder Fahrt ins Büro knapp 100 Kilometer Autofahrt und somit erhebliche Benzinkosten ein."

dvg testet Modell zur TelearbeitDer Sparkassen-Betriebswirt mit zusätzlicher IT-Ausbildung ist bei der dvg für die interne Organisation zuständig. Er richtet die Heimarbeitsplätze ein und sorgt für die technische Anbindung an die Datenbänke unter Lotus Notes auf dem Zentralrechner der dvg. "Als Testperson kann ich die Arbeit meiner eigenen Abteilung kritisch unter die Lupe nehmen", sagt der begeisterte Heimarbeiter. Dass er sich dennoch nicht ausgeschlossen fühlt aus dem Kollegenkreis, liege neben den technischen Möglichkeiten sicher auch an dem neuen Bürokonzept, meint Hurek: "Kaffeetrinken ist in den Kommunikationszonen ausdrücklich erwünscht. So bin ich gleich wieder voll drin, wenn ich einmal pro Woche ins Büro komme."

Anfangs habe es zwar einen allmorgendlichen Run auf die wenigen Einzelbüros gegeben. Aber mittlerweile wisse die Mehrheit der Mitarbeiter die Vorteile der offenen Architektur zu schätzen."

*Dagmar Sobull ist freie Journalistin in Hannover.