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07.03.1997 - 

Frühes Eingreifen zahlt sich aus

Kein Internet-Chaos im Intranet

Ein knappes Jahr nun sammelt die Informix Software GmbH aus Ismaning schon mit der Intranet-Anwendung im eigenen Hause Erfahrungen. Allererste Überlegungen und Experimente datieren nach Aussage von Geschäftsführer Klaus Blaschke zurück in das Jahr 1995. Mitarbeiter aus dem administrativen Bereich gaben die Anstöße zum Einsatz eines Intranet.

"Der Einstieg erfolgte explo- rativ über Early Adopters im Unternehmen, sozusagen in ei- ner Grauzone", erinnert sich Blaschke. Von hier aus entwickelte sich der Gedanke einer Intranet-Kommunikation bei dem Datenbankhersteller schnell in alle Unternehmensbereiche hinein und bedurfte nach kurzer Zeit eines strukturierten Vorgehens. Im Frühsommer 1996 dann starteten die ersten Anwendungen im Intranet.

Die technischen Voraussetzungen im Unternehmen waren günstig: An insgesamt 17 Standorten von Informix in Deutschland und der Region Ost- sowie Mitteleuropa mit insgesamt mehreren hundert Mitarbeitern sind derzeit rund 500 Bildschirmarbeitsplätze eingerichtet, davon allein in Ismaning 350. Alle Außenstellen sind über Mietleitungen und Wählverbindungen zur Host-Anbindung (Unix-Systeme HP 9000/800) und zur LAN-LAN-Kopplung miteinander verbunden.

Als Netzwerk-Betriebssystem läuft Windows NT, die Clients arbeiten mit Windows 3.1 und Windows 95. Außerdem gehören noch 30 Unix-Workstations von HP und Sun zu diesem Verbund. An der Technik direkt am Arbeitsplatz mit seiner PC-Ausrüstung änderte sich durch den Intranet-Aufbau nicht viel. Jeder Standardarbeitsplatz hat lediglich einen Browser dazubekommen. Die Geschichte der Intranet-Anbindung bei Informix hat dazu geführt, daß die sonst bei wichtigen Neueinführungen üblichen Abstimmungsprozesse nicht in der gewohnten Form, sondern sukzessive nach Erfolg stattfanden. Dennoch seien auch ohne die gewohnten Abstimmungsprozesse politischer Natur, so Blaschke, "keine Tränen geflossen".

Der Geschäftsführer sieht in der Geschichte des eigenen Intranet nach den ersten Einsatzmonaten Chancen und Risiken zugleich:

"Der Vorteil liegt in der intelligenten und schnellen Verfügbarkeit einer großen Informationsmenge, das Risiko in einem unstrukturierten Wachstum, das letztendlich zu einem Infochaos führen kann."

Seit der Explorationsphase verwalten jetzt zwei Mitarbeiter hauptberuflich das explosionsartig gewachsene Intranet in Ismaning. Die Abteilung Management Information Systems führte im Zuge dieser Arbeiten ein Rahmenwerk ein, in dem die Form der Präsentation und die Anmeldeverfahren für eine Page - also das Wer, Was, Wann und Wie - geregelt sind.

Das rasche Wachstum hat außerdem mittlerweile zu einem hauseigenen Projekt über eine intelligente Suchmaschine im Intranet geführt. Mittels eines eigenen Agents können Informix-Mitarbeiter demnächst präzise definieren, welche Information sie genau aus der Fülle des angebotenen Materials interessiert. Das soll nach Aussage des Geschäftsführers eine im Internet-Bereich oft gemachte Beobachtung vermeiden: "Das große Chaos im Internet findet sich wahrscheinlich als kleines Chaos im Intranet vieler Unternehmen wieder."

Auch im Intranet gilt, daß in kürzester Zeit Tausende Seiten angesammelt werden, die sich manuell nicht mehr verwalten lassen. Aus der Not machte Informix eine Tugend. Der Datenbankhersteller startete ein eigenes Projekt und stellt die Verwaltungsarbeiten derzeit auf das objektrelationale Datenbank-Management-System Universal Server um. Auch die Aktualisierung der Seiten ist in dieses Projekt mit einbezogen.

Eine genaue Angabe in Zahlen ist nicht möglich, aber daß ein Intranet einen Nutzen hat, belegt ein Beispiel: Als Vertriebstochter einer amerikanischen Mutter ist Informix stark auf die Darstellung der Geschäftsaktivitäten und Produktinfos mittels Folien fixiert. "Die Folien, die pro Jahr ange- fertigt werden, füllen schon als Originalsätze Räume", schätzt Blaschke. Zudem hielt in der Vergangenheit eine elektronische Unsitte in die interne Kommunika- tion Einzug: Fast jedem E-Mail wurde als Attachment ein Foliensatz mit auf die Reise gegeben.

Bei Präsentationen von rund 20 MB pro Satz und einem Verteiler von durchschnittlich 40 Empfängern entstand hier ein "galaktischer Speicherbedarf" und zu bestimmten Zeiten, an denen E-Mails abgerufen werden (Montag morgens), gar eine Netzüberlastung. Heute ist es schlicht verboten, solche Attachments zu verschicken. Die Foliensätze stehen auf dem Intranet zur Verfügung und können jederzeit bedarfsweise abgerufen werden. Die Entlastung des Netzes schont nicht zuletzt die Nerven der Mitarbeiter.

Digitales Formblatt löst Papier ab

Inzwischen hat eine Reihe betrieblicher Anwendungen ihren Platz im Intranet eingenommen, dazu gehören zum Beispiel die internen Stellenausschreibungen. Daneben nehmen die Buchungen und Reservierungen für Reisen einen wichtigen Platz ein. Die gesamte Arbeit in diesem Bereich hat sich komplett ins Intranet verlagert. "Früher gab es Papier, Telefon und E-Mails, heute lediglich ein digitales Formblatt", erklärt Blaschke.

Dennoch ist die Phase des Hineinwachsens in eine 100prozentige Intranet-Applikation noch nicht abgeschlossen. Für wichtige Mitteilungen existiert im Moment noch ein paralleler E-Mail-Verkehr. Hier steht eine verbindliche Regelung noch aus, wo sich in der Kommunikationsstruktur welche Informationen befinden. Das wäre nötig, um zu vermeiden, daß sich Mitarbeiter durch ihre persönlichen Präferenzen für das eine oder andere System von der Information - auch versehentlich - ausschließen.

Sicherheitsprobleme sind bei Informix dem Vernehmen nach noch nicht aufgetreten. Nach außen ist das Netz durch Firewalls abgeschottet, innerhalb des Intranet sind außer bei den projektierten und aktuellen Intranet-Client-Server-Anwendungen keine weiteren Firewalls eingebracht. Das Intranet ist sogar so weit geöffnet, daß jeder Mitarbeiter einen Zugang von zu Hause aus beantragen kann. Er wird über Compuserve bereitgestellt. Informix liefert dafür die Standardausstattung und ein Modem, um eine saubere Implementierung der erforderlichen Software sicherzustellen.

Neu in der Palette der Intranet-Anwendungen sind Client-Server-Applikationen: Die gesamte Portierungs- und Verfügbarkeitsdatenbank steht im Intranet-Zugriff. Zudem ist eine Auftragsbearbeitung im Intranet möglich. Derzeit wird laut Geschäftsführer Blaschke mit einigen Partnern daran gearbeitet, das System - mit einigen Firewalls versehen - auch für externe Partner zu öffnen, die dann über das Internet direkt ordern können. Dieses Projekt befindet sich in der Betaphase. Beim Mutterunternehmen in den USA gibt es schon bestimmte Produkte, die sich per Internet bestellen und herunterladen lassen.

Seine eigenen Erfahrungen mit dem neuen Kommunikationswerkzeug beschreibt Blaschke als durchweg positiv: "Es macht einfach Spaß, Infos anspruchsvoller und intelligenter aufbereitet zu bekommen."

Praxistip

Schon in der Experimentierphase sollen sich möglichst Profis um den Aufbau und die Einführung des Intranet kümmern. Es dauert sonst sehr lange, bis sich ein Intranet nach den anfänglichen Problemen zu einem Netz mit ganz normalen Strukturen entwickelt. Zu diesem Zeitpunkt aber sollte in dem betreffenden Unternehmen klar geregelt sein, wer für die Administration insbesondere in puncto Datenbank verantwortlich ist. Der frühzeitige Aufbau einer geschickten Infrastruktur möglichst mit einer Web-Page-orientierten Datenbank macht sich allemal bezahlt. Denn es gilt, den Wildwuchs im Intranet zu vermeiden, der die User im Internet häufig zur Verzweiflung bringt.

Angeklickt

Intranets haben die Eigenschaft, sehr vereinnahmend zu sein. Nicht nur das bisher gebräuchliche E-Mail-System ist bald umgestellt, die neue Technik durchdringt sehr schnell weitere Bereiche. Sie ist - zumindest auf den ersten Blick - attraktiv für fast alle Verfahren, bei denen in irgendeiner Form Informationen bewegt werden. Überzeugte Anwender entwickeln reichlich Ideen, die gut sein mögen - es ohne Einbindung in eine Konzeption aber nicht sind.

*Horst-Joachim Hoffmann ist freier Fachjournalist in München