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25.11.1977 - 

Abgabenordnung sieht Mikrofilm als Datenträger:

Keine Bedenken gegen COM-Verfilmung

Mit den juristischen Aspekten der COM-Verfilmung im Handels- und Steuerrecht hat sich Ministerialrat Harro Muuss, Bundesfinanzministerium, in der AWV-Schrift 353 "Mikrofilm aktuell" auseinandergesetzt. Hier eine Kurzversion seiner Überlegungen zur Zulässigkeit des COM\ Verfahrens:

Die neue Abgabenordnung gestattet neben der üblichen Aufzeichnung auf Papier oder Kontenkarten die Buchführung auf Datenträgern. Für die Erfüllung der Aufbewahrungsvorschriften können statt der Datenträger die Daten zwar auch ausgedruckt aufbewahrt werden, und es bestehen keine Bedenken, diese Ausdrucke wiederum mikroverfilmt aufzubewahren. Damit ist nun aber keineswegs gesagt, daß dieser - in Anbetracht der Möglichkeiten des COM-Verfahrens - umständlich scheinende Weg gewählt werden muß. Vielmehr ist der Obersatz zu beachten, daß alle Unterlagen außer der Bilanz auch als Wiedergabe auf einem Bildträger aufbewahrt werden dürfen. Über die Herstellung dieser Wiedergabe sagt der Gesetzgeber nichts Spezielles, das Verfahren muß lediglich die schon erwähnten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung berücksichtigen.

Sofern das COM-Verfahren indessen unmittelbar der Buchführung dient, handelt es sich nicht um eine Wiedergabe, sondern um die Aufzeichnung von Originalen, oder anders gesagt, um die Erstschrift der Buchführung. Die Begründung zum ursprünglichen Regierungsentwurf der HGB-Änderung (Bundestags-Drucksache 7/261) stellt eindeutig klar, daß in diesen Fällen der Mikrofilm im Sinne des HGB und der Abgabenordnung (AO) unter den Oberbegriff "Datenträger" fällt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, daß mit der Buchführung auf Datenträgern nicht nur die elektronische Datenverarbeitung angesprochen wird, sondern auch jedes andere technische Verfahren, das es ermöglicht, Handelsbücher und sonstige Aufzeichnungen unmittelbar und jederzeit reproduzierbar festzuhalten.

Da sowohl die Erstaufzeichnung von Buchführungsdaten auf Mikrofilm zulässig ist als auch die Wiedergabe einer Buchführung, die auf anderen Datenträgern geführt worden ist, scheint die Unterscheidung zwischen Mikrofilm als Wiedergabe und Mikrofilm als Original fast akademischer Natur zu sein. Die praktische Bedeutung dieser Haarspalterei ist in der Tat gering, sie spielt lediglich eine Rolle bei den Buchungsbelegen, deren Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmen muß. Sofern derartige Buchungsbelege im Ausnahmefall im EDV-System selbst erzeugt und im COM-Verfahren auf Mikrofilm als Original hergestellt werden, kommt eine "bildliche Wiedergabe" nicht in Betracht.

Die rechtliche Schlußfolgerung muß also lauten: Das COM-Verfahren ist ab 1. 1. 1977 zugelassen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das COM-Verfahren primär eingesetzt wird in Verbindung mit der EDV-Buchführung oder ob es sekundär eingesetzt wird in Verbindung mit einer Speicherbuchführung zur Wiedergabe der Aufzeichnungen.

Dementsprechend wird von den obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder im Einführungserlaß zur neuen AO auch klargestellt, daß Paragraph 147 Absatz 2 AO die Rechtsgrundlage für die Anwendung des COM-Verfahrens schafft.