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02.01.1998 - 

Integriertes Imaging- und Workflow-System beschleunigt die Abläufe

Kirchliche Versorgungskasse schafft die Aktenschränke ab

Wer die Büroräume der Kirchlichen Zusatzversorgungskasse Baden (KZVKB) in Karlsruhe besucht, dem fällt zunächst gar nicht auf, daß die typischen Merkmale öffentlicher Verwaltungen fehlen: Aktenschränke und überquellende Ablagekörbe gehören dort der Vergangenheit an.

Der Weg eines Poststücks durch einen Verwaltungsapparat dauert üblicherweise vier bis sechs Wochen. Das Dokument trägt die Spuren unterschiedlicher Textmarker sowie eine Reihe handschriftlicher Vermerke, wenn es schließlich in den Tiefen eines Registraturschrankes verschwindet.

Nicht so bei der KZVKB. Jedes für den Rentenanspruch relevante Poststück wird sofort nach dem Eingang eingescannt und als elektronischer Datensatz von Mitarbeiter zu Mitarbeiter weitergereicht. Sind die notwendigen Schritte veranlaßt, beispielsweise eine Anfrage beantwortet oder eine Überleitung abgewickelt, wandert das Dokument in das elektronische Archiv und ist damit von jedem Arbeitsplatz aus rund um die Uhr einsehbar. Einen selbsterstellten Bescheid oder anderen Schriftverkehr drucken die 13 Mitarbeiter in Karlsruhe nur noch aus, um sie dem Empfänger zu schicken.

Auch der Taschenrechner kommt selten zum Einsatz, denn die bei der KZVKB eingesetzte Organisationssoftware unterstützt sämtliche Bearbeitungsschritte von der Adreßverwaltung und Rentenberechnung bis zur Anpassung der Bezugsansprüche. Da die Lösung voll in das elektronische Archiv integriert ist, können die Sachbearbeiter für jeden Vorgang per Tastendruck die gesamte Akte des Versicherten oder Rentners auf ihren Bildschirm holen, Vermerke einfügen oder die Dokumente nach Zeit oder Inhalt sortieren lassen. Überleitungen von oder zu anderen Kassen sowie Jahresmeldungen oder An- und Abmeldungen sind heute in wenigen Minuten erledigt.

Das war nicht immer so. "Bis Anfang der 80er Jahre haben wir manuell, umständlich und mit viel Papier gearbeitet," berichtet Geschäftsführer Roland Tomczyk. Damals war die KZVKB noch in einen Datenverbund mit einer anderen Zusatzversorgungskasse eingebunden. Als sie daraus ausschied, hatte sie plötzlich die Chance, nach einer komplett neuen Lösung zu suchen.

In zweijähriger Zusammenarbeit mit dem Softwarehaus Haessler Information GmbH aus dem schwäbischen Schömberg entwickelte die KZVKB die Organisationslösung "Rente". Ursprünglich auf einem Wang-Rechner des Typs VS-8220 installiert, läuft die Applikation seit 1995 unter Unix. Zudem ist sie in das PC-basierte Archivsystem integriert.

80 Prozent aller Dokumente liegen heute in elektronischer Form vor. Die Daten ersetzen etwa eine Million Seiten Papier. Bis Ende dieses Jahres soll die allerletzte Altakte aus dem Büro verbannt sein. Wie der stellvertretende Geschäftsführer Dieter Ehlers beteuert, ist die neue Archivlösung so ausgelegt, daß sie innerhalb der nächsten zehn Jahre nicht an ihre Kapazitätsgrenzen stoßen wird.

"Die Tatsache, daß wir bislang noch nie in einen Rechtsstreit wegen einer fehlerhaften Rentenberechnung verwickelt wurden, spricht für die Qualität der Anwendung", freut sich Tomczyk. "Damit sind wir in Deutschland sicherlich die Ausnahme."

Die Investitionskosten sollen sich in den nächsten ein bis zwei Jahren amortisiert haben: Wegen der ständigen Veränderungen im Zusatzversorgungsrecht hätte die Kasse ohne die neue DV-Lösung ihren Mitarbeiterstamm mindestens verdoppeln müssen.

Nun konzentriert sich die KZVKB darauf, das Potential der Anwendungen weiter auszuschöpfen. Demnächst will sie eine zusätzliche Datenbank aufbauen. Darin sollen die momentan noch in Papierform gesammelten Tarifänderungen, Fachberichte und aktuellen Rechtsbestimmungen online zur Verfügung gestellt werden.

In allernächster Zukunft wird es voraussichtlich auch möglich sein, im Archiv nicht nur nach Schlagworten, sondern innerhalb der Dokumente gezielt nach bestimmten Wörtern zu suchen. "Vielleicht können wir sogar irgendwann mal einen Teil unseres Schriftverkehrs über das Internet abwickeln und die Rentenbescheide als Dateien direkt auf den heimischen PC liefern", spekuliert Ehlers.

DIE KZVKB

Die Kirchliche Zusatzversorgungskasse Baden ist eine kirchliche Stiftung öffentlichen Rechts. Sie soll den 27000 Versicherten aus dem kirchlichen und diakonischen Dienst der Evangelischen Landeskirche Baden, sofern sie nicht in einem öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis stehen, eine Alters- und Hinterbliebenenrente zusätzlich zur gesetzlichen Rente sicherstellen. Die Kasse versorgt derzeit 2500 Rentner mit regelmäßigen Zusatzzahlungen. Mit 652 Mitgliedern ist sie die kleinste der fünf kirchlichen Zusatzversorgungskassen.

DV-AUSSTATTUNG

Jeder der 13 Arbeitsplätze ist mit einem Pentium-Rechner und dem Betriebssystem Windows 95 ausgerüstet. Das PC-Netz läuft unter Windows NT. Die Organisationslösung "Rente" ist auf einem Unix-Server von HP installiert, sämtliche Office-Anwendungen sowie die Archivierungssoftware laufen unter Windows 95. Die Jukebox hält 50 Bildplatten mit einer Kapazität von jeweils 2,6 GB vor.