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06.04.1984 - 

Fachverband bietet Entscheidungshilfe:

Klassische Organisationsmittel im Einsatz

06.04.1984

Klassische Organisationsmittel stellen eine wichtige Ergänzung zur Elektronischen Datenverarbeitung dar. Gerade Klein- und Mittelbetriebe sollten deshalb ihren Dokumentations- und Informationsbedarf zunächst genau analysieren und sich die Vor- und Nachteile der klassischen Organisationsmittel und der EDV verdeutlichen, bevor sie ihre Entscheidung treffen. Um hier Hilfestellung zu leisten, hat der Fachverband Geschäftsbücher-, Organisationsmittel- und Lernmittel-Industrie e.V. die Bedeutung der Klassischen Organisationsmittel in einem Fachaufsatz dargestellt und bietet eine Checkliste zur Entscheidungsfindung für den Anwender an. Auf der Hannover-Messe '84 werden zahlreiche Anbieter einen Überblick über die Klassischen Organisationsmittel zu geben versuchen.

Um die Einführung der EDV vorzubereiten, die Mitarbeiter an organisatorische Abläufe und Regelkreise zu gewöhnen und deren Ergebnisse in verdichteter, übersichtlicher Form darzustellen, sind nach wie vor die klassischen Organisationsmittel wichtige Hilfen. Auch handelt es sich bei der Mehrzahl der Betriebe in unserer Wirtschaft um kleine und mittlere Organismen, bei denen Datenanfall und Informationsbedarf weniger umfangreich sind. Für diese Betriebe sind die klassischen Organisationsmittel auch weiterhin besonders geeignet, weil sie beispielsweise in der Anschaffung preiswert und in der Handhabung einfach sind, die Betriebe nicht mit Folgekosten belasten und ihre Einführung nur wenig Vorbereitungen und Umstellungen erfordert.

Das Rationalisierungs-Kuratorium der Deutschen Wirtschaft (RKW) hat zu Beginn dieses Jahres erneut vor einem übereilten und unvorbereiteten Einsatz der DV in Klein-, und Mittelbetrieben gewarnt. Die Erfahrung habe gezeigt, daß es bei der Umstellung auf DV wegen mangelnder Erfahrungen und ungenügender Informationen immer wieder zu Fehlschlägen und finanziellen Verlusten komme. Viele Unternehmen würden die Vorbereitungsarbeiten für die Einführung von DV und deren Handhabungsprobleme unterschätzen. Klein- und Mittelbetriebe des Handwerks, der Industrie, des Einzel- und Großhandels und der öffentlichen Verwaltungen sind deshalb gut beraten, wenn sie die Stärken und Schwächen der klassischen Organisationsmittel einerseits und der EDV andererseits vorurteilslos gegeneinander abwägen und aufgrund dieses Kosten/Nutzen-Vergleichs ihre Entscheidung treffen.

Die Vorzüge und Leistungen der Datenverarbeitung liegen vor allem in der nahezu unbegrenzten Möglichkeit, Daten in großer Zahl zu erfassen, miteinander zu kombinieren und in differenzierte Informationen umzusetzen. Die Vorzuge und Stärken der klassischen Organisationsmittel sind demgegenüber fast in Vergessenheit geraten.

Die Durchschreibebuchhaltung (DuBu) in ihren verschiedenen Varianten - auch als Lohn- und Gehalts-DuBu - zeichnet sich durch große Flexibilität aus. Sie kann stufenlos an die Bedürfnisse des einzelnen Betriebes hinsichtlich Datenanfall, Dokumentation und Information angepaßt werden und ermöglicht einen aktuellen Überblick über alle aktuellen Geschäftsvorgänge. Gegenüber der Datenverarbeitung außer Haus, die für den Kleinbetrieb meist die einzige Alternative ist, gewährleistet die DuBu einen schnellen und unmittelbaren Zugriff auf die gewünschten Informationen. Die aus der DuBu direkt zu entnehmenden Informationen können jederzeit ergänzt werden durch ein breites Spektrum von Formularen, welches den individuellen Bedürfnissen des Betriebes Rechnung trägt. Die Aussagekraft der Information kann auch durch Textvermerke auf den Konten individueller gestaltet und somit erhöht werden. Für alle Betriebe, in denen die Geschäftsvorgänge und die Anzahl der zu erfassenden Daten relativ gering sind, ist die Durchschreibebuchhaltung ein preiswertes und zuverlässiges Organisationsmittel. Die Anschaffungs- und Einrichtungskosten sind gering, die laufenden Kosten können dem tatsächlichen Bedarf flexibel angepaßt werden. Zur Führung der DuBu ist eine gewisse Vorbildung erforderlich. Der Betrieb ist jedoch nicht von fremden Leistungen, wie bei der externen DV, abhängig.

Eine wertvolle Ergänzung der Durchschreibebuchhaltung sowie ein eigenständiges Organisationsmittel sind Karteien. Sie werden heute auch vielfach im Umfeld der DV eingesetzt. Karteien sind ein geeignetes Organisationsmittel, um Informationen und Daten zu erfassen, die später in den Computer eingegeben und dort verarbeitet werden. Karteien erlauben die Fortschreibung von Daten über lange Zeiträume hinweg und lassen individuelle Vermerke zu. Karteien und Karteisysteme, die hinsichtlich ihres Aufbaus und Umfangs der Behältnisse, in denen sie aufbewahrt werden, in einer großen Vielfalt auf dem Markt sind, lassen sich jedem Arbeitsplatz flexibel anpassen. Sie sind in der Anschaffung und Unterhaltung preiswert. Organisatorische Veränderungen lassen sich jederzeit ohne großen Aufwand durchführen. Störungen des Betriebsablaufs, die bei Umstellung des DV-Systems zu befürchten sind, lassen sich bei der Benutzung von Karteien weitgehend vermeiden. Ihr Führen erfordert keine besondere Ausbildung sondern laßt sich durch kurze Unterweisung erlernen.

Karteien sichern den direkten, schnellen Zugriff auf die gewünschten Informationen, besonders bei den Breitstaffelkarteien mit Sichtrand. Sie können auch von Mitarbeitern, die mit Organisationsfragen sonst wenig vertraut sind, gehandhabt werden.

Neben den Karteien sind die Organisationstaschen wichtig. Sie erlauben es, die Originalbelege zu den jeweiligen Geschäftsvorgängen systematisch zu sammeln und jederzeit verfügbar zu halten. Durch die Kopfleiste mit ihren Terminsignalen ist eine genau Kontrolle der Geschäftsvorgänge in einer einfachen Weise möglich. Ausgeklügelte voneinander unabhängige Signalsysteme der Organisationstaschen stellen mit ihrem Soll/Ist-Vergleich eine jederzeitige Terminübersicht sicher. Sie ermöglichen zudem unterschiedliche, selbst bestimmbare Terminraster. Neben den Organisationstaschen haben die klassischen Ordner und die inzwischen in zahlreichen Varianten entwickelten Lose-Ablage-Systeme nicht an Bedeutung verloren.

Zur Verdichtung und visuellen Darstellung von Informationen jeglicher Art sind Plantafeln unentbehrlich - gleichgültig, ob die Informationen aus Durchschreibebuchhaltungen, Karteien, Ablagesystemen oder DV-Anlagen gewonnen werden. Neben differenzierten Informationen besteht in allen Wirtschaftsbetrieben und Verwaltungen ein Bedarf nach einer einfachen, unmittelbar eingängigen Darstellung wichtiger Informationen, die das Wesentliche und besonders alle Abweichungen visuell kenntlich machen und die von jedermann ohne weitere Vorbereitung abgelesen werden können. Diesem Bedürfnis tragen die Plantafeln Rechnung. Sie ermöglichen auf einfache Weise, Situationen (Stellenbesetzungen), Verläufe (Umsatzentwicklungen), Abhängigkeiten und Zusammenhänge (Krankenstand), Betriebsleistung und -auslastung zu erkennen. Damit liefern sie nicht nur jederzeit verfügbare Informationen für die Entscheidungsträger, sondern oftmals auch wichtige Motivationen für die Gruppen und Mitarbeiter in den Betrieben und Verwaltungen. Die technische Ausgestaltung der Plantafeln ermöglicht heute eine schnelle Aktualisierung der Schaubilder. Wegen ihres hohen Informationswertes werden Plantafeln als Belegungsplan für DV-Systeme und für die Auswertungen eingesetzt.

Informationen: Fachverband Geschäftsbücher-, Organisationsmittel- und Lernmittel-Industrie eV, Arndtstr. 47, 6000 Frankfurt/Main 1, Telefon: 0611/75 15 57