Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

03.09.1999 - 

Dokumnenten-Management/Auf die Definition kommt es an

Knowledge-Management: Hype oder realistische Vision?

Kaum ein Begriff wird derzeit so inflationär verwendet wie "Knowledge-Management" (KM). Ohne eine exakte Definition von "Wissen" haben KM-Projekte jedoch kaum einen strategischen Wert für die Anwender. Ulrich Kampffmeyer* bringt das Trendthema auf den Punkt und gibt einen Ausblick auf die Marktentwicklung.

"Das ist ja interessant!" Diesen Satz hat jeder Lehrling, Mitarbeiter oder Manager wenigstens einmal im Leben gesagt oder zumindest gedacht. In solchen Momenten verdichten sich die Informationen wie bei einem Puzzlespiel und führen durch eine - manchmal winzige - Zusatzinformation oder Assoziation zu einem neuen, ungeahnten Zusammenhang. Eine so gewonnene Erkenntnis nistet sich für alle Zeiten im Gedächtnis ein. Auf diese Weise bildet sich Wissen kontinuierlich heran.

Dieser - zugegeben idealtypische - Lernprozeß ist geradezu das, was sich Arbeitgeber von ihren Mitarbeitern wünschen. Unternehmen benötigen Wissen über ihre Kunden, Märkte, Produkte und internen Abläufe. Wissensvorsprünge sind für sie schon immer ein entscheidender Wettbewerbsfaktor gewesen. Für Firmenchefs stellt sich mehr denn je die Frage, wie sich Wissenslücken der Mitarbeiter schließen lassen und wie Wissen übertragbar gemacht werden kann. Knowledge-Management (KM) soll die neue Zauberformel heißen. Doch läßt sich menschliches Wissen mit rein technischen Methoden überhaupt "managen"?

Der Begriff Knowledge-Management kam vor einigen Jahren in den USA auf, und bei seiner Übertragung ins Deutsche muß man sich zunächst nach der Bedeutung fragen. Sonst herrscht Verwirrung, wie es sie beispielsweise im Bereich Dokumenten-Management und Workflow zur Genüge gab: Die Amerikaner verstanden unter Workflow zunächst nur die Verteilung von Dokumenten und Vorgängen in Netzwerken, deutsche Anwender sahen in Workflow den Begriff "Vorgangsbearbeitung" und erwarteten, daß alle Informationen, Anwendungen und Bearbeitungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz integriert zur Verfügung gestellt werden. Frühe Workflow-Produkte aus den USA konnten daher den Anforderungen in Deutschland nie gerecht werden.

Ähnlich verhielt es sich mit "Document Management". In den USA wurde hier die Behandlung von elektronischen Dokumenten verstanden, die vorrangig mit Bürokommunikationsanwendungen erstellt wurden. Ziel war zunächst, die Unzulänglichkeiten von hierarchischen File-Management-Systemen auszugleichen. In Deutschland hingegen verband man den Begriff "Dokument" meistens mit einem Papier-Original, das in Systeme eingescannt werden muß. Diese Form des Dokumenten-Management wiederum bezeichnen die Amerikaner jedoch eher als Document Imaging oder Records Management. Laufen wir bei der Übersetzung von Knowledge-Management als "Wissens-Management" in die gleiche Falle?

Durchforstet man systematisch die Prospekte der Anbieter von Knowledge-Management-Lösungen, so ist - leider - festzustellen, daß durchaus der Anspruch besteht, "Wissen" umfassend "managen" zu können. Die Eins-zu-eins-Übertragung Knowledge-Management = Wissens-Management ist von daher gesehen legitim. Die angebotenen Lösungen werden jedoch dem, was wir im Deutschen unter Wissen verstehen, nicht gerecht. Das Resultat: Es werden derzeit kaum erfüllbare Erwartungen beim Anwender geweckt.

Deshalb ist es sinnvoll, den Begriff "Wissen" näher zu betrachten. Aristoteles unterschied vor 2400 Jahren zwischen theoretischem "Wissen, daß ..." und praktischem "Wissen, warum ...". Überträgt man diese Erkenntnis auf die heutige Zeit, so lassen sich nur das strukturierte Wissen und die zugehörigen Informationen in technischen Systemen abbilden, jedoch nicht das intuitive "Wissen, warum". Der Anspruch von KM schließt jedoch auch das intuitive Wissen mit ein.

In den achtziger Jahren wurde programmgestütztes Wissens-Management mit dem Anspruch "wissensgestützte Systeme" und "künstliche Intelligenz" betrieben. Der Ansatz war, Regeln zu finden oder Systeme selbst Regeln entwickeln zu lassen, um Information in der gleichen Form erschließen zu können, wie es das menschliche Gehirn tut. Der regelbasierende Ansatz findet sich auch heute noch in allen Produc- tion-Workflow-Systemen.

Knowledge-Management ging hier zunächst einen anderen Weg: Man nehme die vorhandenen, riesigen Informationspools und erschließe sie mit geeigneten Datenbanken, Suchmaschinen und Verteilungssystemen. KM geht davon aus, daß das Wissen in den Informationsbasen vorhanden ist und nur mit geeigneten Mitteln den Anwendern zur Verfügung gestellt werden muß.

Tatsächlich erfordert KM jedoch mehr, denn Wissen ist nicht einfach vorhandene Information, sondern stellt das Ergebnis von Prozessen, Erfahrungen und Ad-hoc-Assoziationen dar. Außerdem wächst der Wert des Wissens in dem Maße, wie es anderen zur Verfügung steht und umgesetzt wird.

Diese Diskrepanz spiegelt sich deutlich in der Entwicklung der Marktsituation wider: Besonders begeistert hat die Dokumenten-Management-Branche den Begriff Knowledge-Management aufgegriffen. Das neue Schlagwort bot die Chance, aus den doch sehr "trockenen" und eng abgegrenzten Bereichen Archivierung, Workflow und klassisches Dokumenten-Management auszubrechen.

Es wurde versucht, KM als logische Weiterentwicklung, als neues Paradigma von Dokumenten-Management zu etablieren. Mit dem Thema Wissens-Management hoffte man zudem, das Interesse von Geschäftsführern und Vorständen eher wecken zu können als zum Beispiel mit Schlagworten wie "revisionssichere Archivierung". Die Bezeichnung Knowledge-Management erhöhte die Attraktivität der angebotenen Produkte deutlich.

Die Anbieter der Dokumenten-Management-Branche übersahen dabei, daß sie ihr eigenständiges Profil aufgaben. Mittlerweile werden vom Scanner als "Device for Knowledge Management" bis zum Web-Portal die unterschiedlichsten Lösungen als Knowledge-Management-System (KMS) angeboten. Der Begriff Knowledge-Management eignet sich damit ebenso wenig wie Informa- tions-Management als Klassifika- tions- oder Einordnungsmerkmal. Auch Lotus und Microsoft haben zwischenzeitlich KM besetzt, und im Prinzip kann man inzwischen jedes ERP-System, jede komplexere Lotus-Notes-Anwendung, jedes Management-Informations-System etc. auch als Knowledge-Management-Lösung anbieten.

Die traditionellen Dokumenten-Management-Anbieter waren der Meinung, sie hätten bereits alle Informationen, die für KM benötigt werden, in ihren Systemen im Griff. Es ist aber nicht ausreichend, vorhandene Information zu scannen, Vorgänge zu verteilen oder Informationen über eine Volltextdatenbank bereitzustellen. In Document-Management-Systemen (DMS im weiteren Sinn) werden Dokumente und Daten in der Regel lediglich in Informationen transformiert. Der entscheidende Schritt für ein KM-System ist jedoch der darauffolgende, der Schritt von der Information zum Wissen.

Hierzu bedarf es noch geeigneter Tools zur Verdichtung von Informationen, Erschließung von Zusammenhängen, Abbildung von Assoziationen, Reduktion auf wesentliche Inhalte und Verknüpfung unterschiedlicher Arten von Informationen. Genaugenommen hat die Dokumenten-Management-Branche erst begonnen, den Weg zum Informations-Management zu beschreiten.

Betrachtet man KM als das Resultat von Information plus Prozeß plus Erfahrung einschließlich der damit möglichen Synergieeffekte, stellt sich mehr denn je die Frage, ob die herkömmlichen DMS-Anbieter das neue Feld Knowledge-Management für sich besetzen können.

Produkte, die sich von Anfang an Knowledge-Management auf die Fahnen geschrieben haben, stammen von jungen, in Deutschland weniger bekannten Firmen wie Backweb Technologies, Compassware, Datachannel, Grape- wine, Intraspect, Knowledgetrack, Knowledge X, Sageware, Semio, Thinking Machines, Wincite, Wisdomware und anderen. Ihr Ansatz geht häufig von Internet-fähigen Lösungen aus.

Die eigentliche Herausforderung für den Einsatz eines KM-Systems liegt beim Management: Die These "Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik" ist auch bei der Einführung von KM gültig. Es ist daher die Aufgabe der Unternehmer, zunächst Strategien zu entwickeln, den Wert von Information zu definieren, alle Randparameter der Umsetzung von Wissen festzulegen sowie das Unternehmen als ganzes mit seiner Kultur und Mitarbeiterstruktur für den Einsatz von KM fitzumachen.

Technisch gesehen wurden die ersten KM-Systeme aus Dokumenten-Management-, Groupware- und Datenbanklösungen geboren. Inzwischen hat man jedoch erkannt, daß eine wesentliche Komponente für KM, die intelligente Informationserschließung, noch fehlt. Als wichtiger Schlüssel für neue Erschließungstechniken kann die Mustererkennung (Pattern Recognition) gelten.

In den Labors wird bereits seit Jahrzehnten am Erkennen von Inhalten in unstrukturierten Datenbeständen etwa aus Photos, dem Identifizieren von Merkmalen in Videos, der Interpretation von Sprachaufzeichnungen und anderen Themen gearbeitet. In Kombination mit neuartigen Datenbanken und Expertensystemen sollen sich Informationen erschließen und verdichten lassen. Allmählich erfahren die akademischen Ansätze auch ihre Umsetzung in Softwareprodukten.

Trends bei der Mustererkennung

Derzeit sind zwei wesentliche Trends im Umfeld von Pattern Recognition auszumachen:

Zum einen wird bereits bei der Informationserfassung die Information aufbereitet, strukturiert und geordnet gespeichert. Die intelligente Vorbereitung der Informationen führt zu sicheren Suchergebnissen, bietet aber keine Hilfe bei der Recherche nach a priori unbekannten Zusammenhängen. In diesem Umfeld sind zum Beispiel Produktentwicklungen angesiedelt wie die verbesserte Intelligent Character Recognition (ICR), die inhaltliche Erschließung von Dokumenten bei der Erfassung oder die Erkennung von Inhalten aus Bildern, deren Merkmale dann in herkömmlichen Datenbanken gespeichert werden.

Der andere Trend besteht aus der Entwicklung von Suchmaschinen und Agenten, die aus beliebigen, unstrukturierten Informationssammlungen zum Abfragezeitpunkt die Information verdichten und bereitstellen. Diese Strategie trägt dem Umstand Rechnung, daß der Informations- oder Wissensbedarf im Vorfeld nicht bekannt ist, aber durch Kombination, Filterung und Zusammenführung von vorhandenen Informationen befriedigt werden kann. In diesem Umfeld sind die meisten Datenbank- und Suchmaschinen-Anbieter, die sich des Themas KM angenommen haben, tätig.

Mittelfristig sind die KM-Ansätze also nicht als "Hype" oder nur als "Vision" abzutun. Im Gegenteil: Die Bedeutung von KM für Unternehmen wird in den nächsten Jahren erheblich ansteigen, zumal eine sauber definierte und zweckgerichtete Lösung den Unternehmen mehr Profitabilität und Wirtschaftlichkeit verspricht.

Der Markt für KM-Lösungen ist vergleichsweise jung und steht erst am Anfang der Entwicklung. Nach Prognosen von Ovum wird das weltweite Marktvolumen von 285 Millionen Dollar im Jahr 1998 auf 1,6 Milliarden im Jahr 2002 ansteigen. Als wichtige Marktentwicklungen lassen sich heute schon Standardisierung und Integration von Datenbanken, Dokumenten- und Workflow- in Knowledge-Management-Systeme nennen:

- Die Erweiterung standardisierter ERP-Produkte um Funktionalitäten des Dokumenten-Managements sollen Insellösungen ersetzen. SAP R/3 folgt schon diesem Trend, denn es wurde stufenweise um die Teile Workflow, die Schnittstelle Archivelink zu DMS, um das Business Informa- tion Warehouse und die Nutzung als Web-Unternehmens-Portal erweitert. Außerdem werden die abgebildeten Geschäftsprozesse der genannten Komponenten um Zugriffsmöglichkeiten auf bisher nicht erschlossene Informationsquellen wie technische Dokumentation, Expertenverzeichnisse und Nachrichtendienste ergänzt.

- In den kommenden Jahren wird ein Zusammenwachsen bisher unabhängiger Tool-Kategorien erfolgen: Einfache Workflow- und Dokumenten-Management-Funktionalität werden in Basisdienste integriert. Messaging- und Sharing-Dienste wie Ad-hoc-Workflow oder Joint-Editing von Dokumenten entwickeln sich zu Office-Standard-Funktionen. Damit läßt sich den herkömmlichen Dokumenten-Management-Systemen eine immer geringere Bedeutung als eigenständige Produkte voraussagen. Profil-Dienste, in denen Merkmale und Regeln zur Informationsbereitstellung hinterlegt sind, werden zu Bestandteilen von Betriebssystemen und Office-Diensten. Leistungsstarke Workflow-Dienste werden in alle Arten von Anwendungen integriert und verschwinden als eigenständige Client-Software.

- Aus Datenbanken, Agenten und Suchmaschinen erwachsen Knowledge Engines, die selbstlernend in der Lage sein werden, Informationen zu strukturieren, aufzubereiten, zu verdichten und situa- tionsgerecht bereitzustellen.

Der bisher als eigenständiges Marktsegment definierte Bereich Dokumenten-Management im weiteren Sinne wird bis zum Jahr 2005 vollständig vom Trend Knowledge-Management absorbiert. Zurückbleiben werden spezielle Nischen wie die Langzeitarchivierung, die als Basisdienst für andere Anwendungen schon aus Revisionsgründen überlebt.

Angeklickt

US-Branchenkenner David Weinberger meint: "Knowledge-Management ist ein großes schwarzes Loch, in das alles hineinfällt. Bis heute wissen wir noch nicht, ob irgend etwas dabei herauskommt." Autor Ulrich Kampffmeyer schließt sich dieser Meinung grundsätzlich an, ist jedoch optimistisch, daß sich Knowledge-Management bei der von ihm angenommenen Marktentwicklung mittelfristig umsetzen läßt. Er warnt allerdings vor der trügerischen Hoffnung, daß Systeme im richtigen Moment die benötigte Information so erschließen und verdichten können, daß sie daraus Entscheidungen ad hoc oder sogar automatisiert ableiten können.

*Dr. Ulrich Kampffmeyer leitet die Unternehmensberatung Project Consult GmbH in Hamburg.