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Stichwort "Integrierte Projektunterstützungs-Umgebung" (Teil 5):

Kommunikation im Team muß funktionieren

05.08.1988

Durch die Entwicklungsabteilungen geistert eine neue Zauberformel: Integrated Project Support Environment (IPSE). Mit einer siebenteiligen Serie von Wolfgang Grandel und Gerhard Friederich will die COMPUTERWOCHE zur Entmystifizierung dieses Begriffs beitragen.

Informationsaustausch im Entwicklungs-Team darf nicht nur eine leere Formel sein: Gerade bei umfangreichen Projekten ist ein Integriertes Kommunikations-System Voraussetzung für eine effiziente Zusammenarbeit und für ein funktionierendes Projekt-Management.

Die Entwicklung leistungsfähiger und komplexer Anwendungsprogramme ist heute das Ergebnis echter Team-Arbeit. Das Entwicklungs-Team besteht aus einer Gruppe von Individualisten, die kreative Arbeit zu leisten haben. Häufig entsteht daher ein Spannungsfeld zwischen Gruppenarbeit und Individualleistung, in dessen Mittelpunkt das Problem einer besonderen Art der Führung und damit der Kommunikation steht. Aus diesem Problemkreis heraus ist ein Kommunikationsmittel erforderlich, das den besonderen Ansprüchen an die Software-Entwicklung gerecht wird.

Die im normalen Bürobetrieb üblichen Formen der Kommunikation erfüllen diese Ansprüche nicht. Persönliches Gespräch und Telefonat stören erheblich; da sie kreative Denkprozesse unterbrechen können. Die schriftliche Kommunikation ist umständlich und zeitraubend; betrachtet man die dem Software-Entwickler geläufige Kommunikationsform über den Zielrechner, so stellt man fest, daß der Gedankenaustausch über herstellerspezifische Mail-Boxen ebenfalls kompliziert und aufwendig ist.

Bedenkt man außerdem, daß rund 80 Prozent aller in der Softwareproduktion erstellten Dokumente nur intern verwendet werden, so stellt sich die Frage, ob man nicht auf den Schriftverkehr weitgehend verzichten und ihn durch einen schnellen, lautlosen Kommunikationskanal ersetzen kann, über den alle Mitarbeiter erreichbar sind. Die Lösung müßte ein Kommunikationssystem auf Entwicklungsebene, eine Art elektronischer Assistent für Software-Entwickler und deren Führungskräfte, sein.

Sollen die unverzichtbaren Anforderungen an eine Kommunikation im Projekt-Team - Schnelligkeit, Aktualität, Zweifelsfreiheit und Zugriffsmöglichkeiten für alle Berechtigten - erfüllt sein, so muß das Kommunikationssystem über folgende rechnergestützten Hilfsmittel verfügen: eine Projektbibliothek und ein Dokumenten-Archiv, einen persönlichen Kalender und ein persönliches Archiv. Die Verbindung erfolgt über ein Mail-Box-System mittels Netzwerkverbund und logischen Gateways für die Kommunikation mit den Zielrechnern oder anderen Produktionsumgebungen .

Automatische Meldungen in kritischen Situationen

Wolfgang Grandel: Schriftverkehr durch Kommunikationskanal ersetzen

Im Vordergrund steht die Sachumgebung. Hier befinden sich für jeden Entwickler die Projektpläne, die Entwicklungsdokumente, Standards und natürlich die Ergebnisse seiner Arbeit - das Produkt selbst. Alle Leistungen des Entwicklers werden laufend protokolliert; das wirkt sich entscheidend auf sein zukünftiges Arbeitsverhalten aus.

Durch die Anbindung dieses elektronischen Assistenten an das Projekt-Management können in Krisensituationen automatisch Meldungen generiert werden. Das läßt sich am Beispiel der Zeitüberschreitung im Projekt verdeutlichen: Weist das Protokoll des Entwicklers eine solche Zeitüberschreitung im Projekt aus, so setzt das System selbständig über die Mail-Box eine Nachricht an den Projektleiter ab, der dann unverzüglich

alle notwendigen Entscheidungen treffen kann. Zudem wird dieser Sachverhalt in der Projektbibliothek festgehalten. Aus dem Prozeß der Zwangsmeldung ergibt sich eine Reihe von Anforderungen an ein derartiges Berichtssystem in der Projektumgebung:

- Die Informationen müssen "formalisiert", also für Mensch und Maschine immer in gleicher Weise aufgebaut sein.

- Für jeden Zugangsberechtigten müssen die Informationen nachlesbar bleiben.

- Es muß ein "Quittungs-Mechanismus" vorhanden sein, der die Gewähr liefert, daß der Adressat die Information auch tatsächlich erhalten und zur Kenntnis genommen hat. Zwischen Sachumgebungen und persönlichem Zeit- und Arbeits-Management steht der elektronische "Aktenschrank", ein Dokumentenarchiv, das quasi von beiden Seiten her zugänglich ist. Dieses Hilfsmittel stellt einen wichtigen Fixpunkt auf dem Wege zum papierlosen Schreibtisch dar. Alle Dokumente werden über Stichwörter oder Suchbegriffe definiert, und die Mitarbeiter haben zu jeder Zeit - sofern sie dazu berechtigt sind - Zugriff auf die Informationen.

So können keine Akten im abgeschlossenen Schreibtisch des im Urlaub befindlichen Entwicklers unerreichbar bleiben. Mehrere Mitarbeiter haben zur gleichen Zeit die Möglichkeit, dasselbe Dokument einzusehen. Ein solches kontextgesteuertes Archivsystem muß über ein weitgehend wahlfrei aufgebautes Stichwortverzeichnis verfügen.

In einer individuellen Zeit- und Arbeits-Management-Umgebung verwaltet der Entwickler oder die Führungskraft alle Tätigkeiten, die nicht unmittelbar im Zusammenhang mit einem zu bearbeitenden Projekt stehen. Je mehr der Benutzer mit Führungsaufgaben betraut ist, um so wichtiger wird für ihn dieses Hilfsmittel.

Vier wesentliche Funktionen enthält das System: die Terminierung mittels Kalender, die Wiedervorlage terminierter Dokumente, Planungshilfen sowie ein Ablagesystem. Technisches Hilfsmittel für die Kommunikation ist dabei wieder die Mail-Box oder das Netzwerk. In einem Wochenkalender erfolgt die Grobplanung der Aktivitäten. Im Tagesplaner läßt sich festlegen, welche Aufgaben zu erledigen sind und inwieweit Abstimmungen mit den Kalendern der Kollegen erforderlich werden. Für Erledigungsvermerke und wichtige Anmerkungen stehen separate Spalten zur Verfügung. Wird dieser Kalender exakt geführt, entsteht in Verbindung mit dem elektronischen Notizbuch daraus ein Tagesprotokoll, das Auskunft über eventuell notwendig gewordene Planänderungen und deren Ursachen gibt. Beim Planungsvorgang selbst können Geräte-, Raum- oder Gruppenzeitpläne herangezogen werden.

Die Zettelwirtschaft ist endgültig verschwunden

Das Wiedervorlagesystem befreit den Benutzer von Zettelwirtschaft und Vergeßlichkeit. Ist der Termin der Wiedervorlage gekommen, bringt das System das Dokument automatisch auf den Bildschirm, und der Vorgang kann zügig bearbeitet werden. Alle Mitteilungen an Vorgesetzte, Mitarbeiter und Kollegen lassen sich mit diesem persönlichen Management-System abwickeln. Die Nachricht wird in Sekundenschnelle übertragen und erscheint beim Empfänger zeitgleich auf dem Bildschirm. Durch das Quittieren des Empfanges erfährt der Absender, ob und wann seine Nachricht angekommen ist.

Eine besondere Note erhält der papierlose Schreibtisch durch seine Mobilität: Wo auch immer sich der Inhaber dieses Schreibtisches innerhalb der Produktionsumgebung aufhält, hat er von jedem Terminal des Systems aus die Möglichkeit, an seinem Arbeitsplatz zu arbeiten - mittels Datenfernübertragung von jedem beliebig weit entfernten Ort.

Das eröffnet eine Möglichkeit, von der Programmierer und Manager zunehmend Gebrauch machen, sofern sie in einer solchen Umgebung arbeiten: das Zweit-Terminal für zu Hause oder unterwegs.

Über den Telefonanschluß kann der Kontakt zum Entwicklungsrechner hergestellt werden; damit stehen dem Benutzer alle Unterlagen für seine Arbeit zur Verfügung, ohne daß er ein einziges Blatt Papier transportieren muß.

Gerhard Friedrich: Der papierlose Schreibtisch besticht durch seine Mobilität

Dieses Modell dient vorzugsweise dem Zweck, Führungskräfte und Software-Entwickler zu entlasten. Berechnungen haben ergeben, daß sich allein durch eine drastische Reduzierung der hausinternen Telefonate erhebliche Rationalisierungseffekte erzielen lassen.

Störungen des kreativen Denkprozesses reduziert

Kommunikation im Team darf nicht nur ein Schlagwort sein; sie ist eine wichtige Voraussetzung dafür, in umfangreichen Projekten jenes Maß von Zusammenarbeit zu schaffen, das zum einen den reibungslosen Informationsaustausch und die volle Ausübung aller Managementfunktionen möglich macht; zum anderen reduziert ein Kommunikations-System Störungen der kreativen Denkprozesse bei der Analyse- und Entwicklungsarbeit.

Natürlich können derartige Hilfsmittel ihre volle Wirkung nur dann entfalten, wenn sie in eine entsprechend konzipierte Software- Produktionsumgebung integriert sind. Benutzerfreundlicher Aufbau, leichte Erlernbarkeit und bequeme Handhabung sind selbstverständliche Voraussetzungen für eine hohe Akzeptanz eines solchen Kommunikationsmittels bei allen Anwendern. Ein nützlicher Nebeneffekt: Damit wird ein Softwareprodukt geschaffen, das in vielen Unternehmensbereichen außerhalb der Software-Entwicklung in jeder größeren Organisationsstruktur sinnvoll einsetzbar ist.

Wolfgang Grandel ist Vertriebsleiter, Gerhard Friederich Marketing-Leiter Europa - beide im Produktbereich Maestro der Softlab GmbH, München