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24.04.1981

Kommunikationslücken durch Dialogisierung geschlossen

Seit Beginn der Computerisierung werfen Top-Management und Fachbereiche den Datenverarbeitern Arroganz und elitäres Verhalten vor. Gerd Ludwar von der Erba AG in Erlangen ist überzeugt, daß die DV-Leute bisher aus reiner Unkenntnis der betrieblichen Zusammenhänge die Fachabteilungen weitgehend überfordert hätten. Rund siebzig Prozent der Probleme in der Organisationsarbeit seien im psychologischen Bereich zu finden. Erkenntnisse über Motivation, Gruppendynamik oder zwischenmenschliche Beziehungen habe man jedoch permanent verdrängt. Konsequenz: Alle Beteiligten hätten sich im Laufe der Zeit voneinander abgekapselt. Die Abkehr vom Batchbetrieb und die zunehmende Dialogisierung der DV-Systeme bewirken nach Ansicht von Karl-Heinz Ritter eine positive Wende in der Zusammenarbeit zwischen allen Abteilungen. Heute seien die Gräben, die zu Beginn der siebziger Jahre gezogen wurden, wieder weitgehend zugeschüttet.

Gerd Ludwar

Leiter Org./DV, Controller, Erba AG, Erlangen (Siemens 7.738, BS1000)

Vorwürfe, die in einer amerikanischen Studie gegenüber den Org./DV-Spezialisten erhoben werden (Kontaktarmut, Arroganz, elitäres Verhalten), haben meiner Meinung nach auch in Deutschland ihre Berechtigung.

Aus meiner Sicht finden zwei wichtige Aspekte im Org./DV-Bereich zu geringe Beachtung im Verhalten gegenüber Fachabteilungen:

Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen leben in der Regel davon, daß angenommene Kundenaufträge termingerecht, in angemessener Qualität und mit geringstmöglichen Kosten zur Zufriedenheit des Auftrags (...) abgewickelt werden. In diesem Prozeß hat der Org./DV-Bereich, wie einige andere Abteilungen auch, lediglich eine Hilfs- und Unterstützungsfunktion zu übernehmen. Er ist Mittel zum Zweck nicht Selbstzweck.

In der Organisationsarbeit sind etwa siebzig Prozent aller Schwierigkeiten psychologischer Natur und liegen im zwischenmenschlichen Bereich. Nur rund dreißig Prozent sind echte fachliche Probleme, die lösbar sind, wenn die siebzig Prozent genügend berücksichtigt werden.

Hieraus leiten sich einige Auswirkungen und Folgen ab:

- Nur von Dienstleistung reden aber nicht danach handeln.

- Zu starke technologische Ausrichtung, gekoppelt mit "englischem Fach-Chinesisch im Stenogrammstil", mit zu geringer Anwenderbezogenheit.

- Zu geringe Kenntnisse der betrieblichen Zusammenhänge und Probleme der Fachabteilungen.

- Listenproduktion am laufenden Meter, ohne Kenntnis und Beziehung zum Inhalt.

- Zu geringe Berücksichtigung von Erkenntnissen der Organisationspsychologie, der Gruppendynamik, der Motivationstheorie und der Bedeutung zwischenmenschlicher Beziehungen.

- Bewußte Abkapselung ("losed hop-Stil") statt Prinzip der offenen Tür in der Org./DV-Leitung sowie in der Organisation und Programmierung, gekoppelt mit gezielten Führungen und Demos im Rechenzentrum.

- Überforderung der Fachabteilungen in Richtung Abstraktionsvermögen, Zukunftsorientierung, Aufgeschlossenheit gegenüber Veränderungen.

Einige Anmerkungen, wie Verbesserungen zu erzielen sind:

- Erst zwischenmenschlichen Kontakt aufbauen, Vertrauensbasis schaffen, dann Fachprobleme lösen.

- Ehrliche und offene Zusammenarbeit mit gemeinsamer Suche nach Problemlösungen.

- Leistungen des Org./DV-Bereiches "verkaufen", durch Anbieten von zielgruppenorientierten Problemlösungen.

- Mehr Verständnis haben für die Probleme der Fachabteilungen Hilfestellung bei Sonderauswertungen geben, unkompliziertes Ausbügeln von Fehlern, Anbieten von zusätzlichen Dienstleistungen (Zeichnungen, Grafiken, Folien etc.).

- Aufbau von Kontaktpersonen in den Fachabteilungen als Mittler zur Org./DV.

- Bewußte Kontaktpflege zu Fachabteilungen, zum Beispiel durch Teilnahme an Kollektionsherausgaben, Vertretertagungen, Vertriebssitzungen, Werks- und

Abteilungsleiterbesprechungen, geselligen Zusammenkünften oder betrieblichen Sportveranstaltungen.

- Kenntnis, und wenn möglich Nutzung der informellen Organisationsstruktur und ihrer Opinionleader.

- Stärkeres Öffnen des Org./DV-Bereiches, Einblicke geben, Zusammenhänge und Auswirkungen erklären, Probleme aufzeigen, für Verständnis werben.

- Übergehen von Stapelverarbeitung in Richtung Dialogverarbeitung mit dezentraler Datenerfassung, Datenpflege und Verarbeitungssteuerung.

- Beurteilung der Org./DV-Aktivitäten unter Rentabilitätsgesichtspunkten, weniger nach eleganter technischer Realisierungsmöglichkeit.

- Schaffen von größeren Einheiten, die in der Führung gut besetzt sind, und in denen unternehmerisch gedacht wird:

- Verbindung von Organisation und Datenverarbeitung,

- Verbindung Org./DV mit Textverarbeitung und Kommunikationstechniken zum Bereich Information

- Verbindung Org./DV mit Betriebswirtschaft zum Bereich Controlling.

Karl-Heinz Ritter

DV-Leiter, Endress & Hauser GmbH & Co., Maulburg (IBM 370/138, DOS/VS)

In den sechziger Jahren haben die DV Hersteller den Anwendern Lösungen versprochen, die sie in keiner Weise halten konnten. Sie haben damit eine gewisse Erwartungshaltung gefördert. Die Hardware war störanfällig und unzuverlässig und die Vetriebssoftware nur wenig stabil. Hinzu kam, daß die Ausbildung des DV-Personals mehr als dürftig betrieben wurde und damit auch organisatorisches und psychologisches Know-how (bei den Verantwortlichen) nur selten aufgebaut werden konnte. Vor diesem Hintergrund war es nahezu unmöglich, in positives Verhältnis zwischen DV-Personal und Fachabteilungen aufzubauen.

Die DV-Leute sind seinerzeit mit einer hohen Motivation, mit viel Elan und Pioniergeist angetreten. Aber das Werkzeug und die Ausbildung reichten meist nicht aus, um im Unternehmen in allen Bereichen erfolgreich zu sein. Dies lag weniger an den DV-Leuten selbst, als vielmehr an den damaligen Umweltbedingungen.

Es hat in den DV-Abteilungen bisher unendlich viele Mißerfolge gegeben: Die Terminvorgaben wurden überzogen, man unterschätzte den Aufwand für bestimmte Problemlösungen und man hat aneinander vorbeigeredet. Zwischen den Fachbereichen und der Datenverarbeitung entwickelten sich völlig unterschiedliche Sprachen. Bedingt durch diese Mißerfolge, haben sich dann beide Seiten in die Defensive zurückgezogen. Die Fachabteilungen hielten aus Furcht vor den Organisatoren Informationen zurück. Diese haben ihre Probleme dann wiederum durch Arroganz kompensiert. Dies war jedoch vielmehr eine Art Abwehrreaktion, die aus der Frustration hervorgegangen ist.

Hinzu kam, daß vor ein paar Jahren noch verstärkt die Angst vor dem Computer vorhanden war. Vor allem, durch die Bedenken, eventuell "wegrationalisiert" zu werden. Diese Angst kann man den Mitarbeitern kaum verdenken, zumal in der Vergangenheit mit dem Rationalisierungsgedanken stark das Einsparen von Arbeitsplätzen verbunden war.

Mißgunst erweckte bisher auch das im Verhältnis zu anderen Bereichen hohe Einkommen der DV-Leute. Bereits junge DV-Mitarbeiter verfügten über ein Gehalt, das Fachabteilungskollegen erst im Alter von vierzig oder fünfzig Jahren erhielten. Hier wurden im Laufe der Zeit tiefe Gräben zwischen Datenverarbeitung und dem Rest des Unternehmens gezogen.

Inzwischen hat jedoch die DV in fast allen Betriebsteilen Fuß gefaßt und das einst konträre Verhältnis konnte weitgehend abgebaut werden. Alle Beteiligten haben inzwischen gemerkt, daß nur gemeinsames Handeln das Unternehmen weiterbringt.

Früher haben alle Bereiche nur auf Dinge reagiert, die kaum beeinflußbar waren. Erst die Dialogverarbeitung machte den Endbenutzer auf die positive Leistung des Computers aufmerksam und brachte das nötige Verständnis. Heute sehen die Fachabteilungen die DV als Hilfsmittel für ihre Arbeit an - und stellen permanent neue Forderungen.

Die Gräben, die noch zu Beginn der siebziger Jahre gezogen wurden, sind heute weitgehend zugeschüttet. Vielleicht auch deshalb weil die Mentalität der Datenverarbeiter eine andere geworden ist. Man ist dazu übergegangen, nicht mehr hundertprozentige, sondern nur noch neunzigprozentige Lösungen anzubieten. Die Akzeptanz steht im Vordergrund unserer Überlegungen und unser Schwerpunkt liegt jetzt mehr im Beraten als im Vorschreiben.

Wolfgang Schaber,

DV/Org.-Leiter, AVO-Werke August Beisse GmbH, Belm (IBM /38)

Dem Großteil der DV-Leute kann man heute sicherlich nicht mehr den Vorwurf von Arroganz und elitärem Verhalten machen. Viele haben erkannt, daß sie sich ihren DV-Alltag nur unnötig erschweren, wenn sie sich nicht mit anderen Abteilungen auf eine Stufe stellen. Mehr denn je finden heute Gespräche in allen Betriebsbereichen zwischen Datenverarbeitern und Sachbearbeitern statt, um zum Beispiel neu zu organisierende DV-Abwicklungen zu diskutieren. Wenn sich Kollegen gegenüber der DV sperren würden, käme keine brauchbare Lösung mehr zustande. Eine Zusammenarbeit wäre gänzlich unmöglich, wenn der Gesprächspartner aus der DV auch noch mit Arroganz "brillieren" würde. Vor allem ein DV-Verantwortlicher würde hier kurzfristig auf verlorenem Posten stehen.

Für einen DV-Leiter der achtziger Jahre ist es wichtig, sowohl die eigene Abteilung, als auch die Fachbereiche richtig zu motivieren. Die Situation der Datenverarbeitung verlangt noch immer von einem Mitarbeiter, daß er beim Ertönen der Feierabendsirene nicht sofort den Bleistift hinlegt.

Ein reibungsloser Ablauf der DV ist nur dann möglich, wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Ein gutes Verhältnis untereinander kommt vor allem dann besonders zur Geltung, wenn es darum geht, DV-Pannen zu beheben oder in Zeiten großen Arbeitsanfalles, etwa Monats- oder Jahresabschlüssen, zu überbrücken. Kollegiales Verhalten trägt dazu bei, daß Fehler seitens der DV auch von anderen Abteilungen wesentlich verständnisvoller hingenommen werden.

Wie kann aber noch immer häufig der Vorwurf von Arroganz entstehen? In unserer relativ jungen Branche ist es üblich, daß bereits die "Youngster" teure Seminare oder Lehrgänge besuchen, die Mitarbeitern in anderen Abteilungen nicht geboten werden. Sie nehmen an Gesprächen und Sitzungen im Unternehmen teil, die in den Fachbereichen nur älteren Kollegen vorbehalten sind. Hinzu kommt die überdurchschnittlich gute Bezahlung der DV-Leute. All diese Punkte tragen dazu bei, daß sich unter den Kollegen nicht nur eine gewisse (nicht begründete) Existenzangst, sondern auch ein wenig Neid ausbreitet.

Es zählt heute mit zu den Aufgaben eines DV-Leiters, diese Ängste und Vorurteile abzubauen. In meiner Position versuche ich, ständigen Kontakt zu allen Abteilungen zu halten.

Theo Verstege

DV-Leiter, Heidemann Bekleidungswerk GmbH Bocholt (Siemens 7.531, BS2000)

Die Meinung, daß DV-Leute ein arrogantes und elitäres Verhalten an den Tag legen, resultiert vor allem aus der Zeit, als Nicht-DVer den Computer noch als Black-Box angesehen haben. Die Konsequenz für die Datenverarbeiter war dann, die Fachbereiche durch Gespräche oder Schulungen an die DV heranzuführen und Verständnis zu erwecken. Durch die zunehmende Dialogisierung der DV-Systeme wurde inzwischen ebenfalls ein weitgehendes Entgegenkommen erreicht. Heute sperren sich die Fachabteilungen weniger gegen neue DV-Projekte als noch vor ein paar Jahren. Man sieht nicht mehr nur den eigenen Schreibtisch, sondern interessiert sich auch für technische Dinge, die eventuell den Arbeitsablauf erleichtern könnten.

In Unternehmen, in denen heute noch im reinen Batch-Betrieb gearbeitet wird, treten jedoch noch immer die gleichen Probleme auf wie zu Beginn der Computerisierung. Aber daran sind die Datenverarbeiter zum Teil schuld. Über Jahre hinaus wurden die Fachabteilungen dumm gehalten und die Unkenntnis der Mitarbeiter in DV-Dingen voll ausgenutzt. Zwar laufen in der Datenverarbeitung seit jeher alle Fäden im Unternehmen zusammen, aber Realisierungs- und Terminprobleme gingen durch ein getrübtes Verhältnis auch voll zu Lasten der DV-Abteilung. Hier wurden jedoch häufig mit unschuldiger Miene die Probleme auf andere Bereiche abgewälzt. Dadurch entstand wiederum der Eindruck eines elitären Verhaltens.

Gegenargumente konnten nur in seltenen Fällen erbracht werden, weil niemand im Unternehmen über entsprechendes DV-Know-how verfügte.

Die vermehrte Dialoganwendung trägt auch in unserem Unternehmen dazu bei, daß das Verhältnis zwischen DV, Fachbereich und Management besser geworden ist. Die Abneigung gegenüber dem Computer konnte weitgehend abgebaut werden.