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14.09.2005

Konsolidierungs-Tools auf dem Prüfstand

Die Produkte Outlooksoft CPM und FCRS sollen Unternehmen beim Konzernabschluss helfen, sind aber nicht für jede Anforderung gleich gut geeignet.

Mittlerweile kann der Anwender hierzulande bei den Konsolidierungswerkzeugen zwischen rund einem Dutzend Angeboten auswählen. Alle diese Produkte haben etwas gemeinsam: Sie können konsolidieren - und dies vergleichbar gut. Allerdings gibt es Lösungen, die den Fokus auf die Konsolidierung legen, und andere, die die gesamte Prozesskette funktionell unterstützen. Weitere Unterscheidungsmerkmale sind in den eingesetzten Technologien und den Bedienungsfunktionen zu sehen.

FCRS: für gehobene Ansprüche

FCRS ist eher für große Konzerne mit komplexen Berichtsstrukturen geeignet. Durch die ausgereifte fachliche Funktionalität ist es für die integrierte Konzernrechnungslegung gut geeignet, in deren Umfang auch die Olap-Analyse der Finanzdaten enthalten ist. Der Nutzer dieses leistungsstarken Werkzeuges sollte über angemessene fachliche Kenntnisse verfügen; eine fundierte technische Unterstützung durch die IT muss ebenfalls sichergestellt sein. FCRS eignet sich nicht für weitere Aufgaben im Business-Intelligence, etwa als alleinige Plattform für das Data Warehousing. Hierzu ist Basistechnologie von Oracle nötig. Im deutschsprachigen Raum nutzen derzeit allerdings noch wenige Konzerne FCRS.

Outlooksoft: komplettes Paket

Outlooksoft ist noch ein recht junges, aber leistungsstarkes Produkt. Seine Konsolidierungsfunktionen sind ausgereift, wenn auch nicht so umfangreich wie bei FCRS. Das Produkt ist daher in erster Linie als Anwendungsplatt- form zu sehen, die sowohl für Business-Intelligence-(BI)-Aufgaben wie Planung, Auswertungen, Analyse, Reporting als auch für die Konsolidierung geeignet ist und die verschiedenen Teilbereiche hervorragend integriert.

Hier lesen Sie …

• was die Konsolidierungs-Tools FCRS und Outlooksoft bieten,

• wo die Produkte ihre Stärken und Schwächen haben,

• welche Einsatzszenarien jeweils vorstellbar sind.

Mehr zum Thema

www.computerwoche.de/go/

*77993: (Corporate Governance),

*76169: (Basel II),

Test "Outlooksoft Everest 4.2" im Product Guide der Computerwoche Online:

www.computerwoche.de/ index.cfm?pageid=327&pk= 1578

Outlooksoft und FCRS im Vergleich

Outlooksoft FCRS

Technologie

Backend/Basis Microsoft SQL Server/AS Oracle 10g/OLAP-Option

Frontend Konsolidierung Excel-basierend Eigenes (in C++)

Frontend Reporting Excel- oder Browser-basierend Oracle und 3rd-Party-Produkte

Frontend Datenerfassung Excel-basierend Eigenes (in C++)

Web-Frontends Analyse/Reporting Analyse/Reporting

Betriebssystem Nur Windows Windows, für DB-Server auch Unix oder Linux

Architektur

Datenhaltung Erfassungskomponente MS SQL Server relational Oracle oder Microsoft, relational

Datenhaltung Konsolidierung MS SQL Server relational Oracle, multidimensional

Datenhaltung Reporting/Analyse MS SQL Server multidimensional Oracle, multidimensional

Architekturmodell Zentral (eine Datenbank) mit Web-Anbindung aller Clients Zentral und dezentral, online und offline, anpassungsfähig

Datensammlung

Datenkollektion Kontrolliert, Excel-basierend Kontrolliert, eigene Frontends

Anbindung an ERP Text-, Excel- und ODBC-Schnittstellen mit Transformation Text- und Excel-Schnittstelle mit Transformation, erweiterbar

Plausibilisierungen In Excel zu erstellen (zentral und/oder im Formulartemplate) Sehr umfangreich, per Maus zu definieren

Datenlogistik Intranetverbindung vorausgesetzt Intranetverbindung oder lokal via FTP, HTTPS/.NET, MAPI, Lotus Notes

Unstrukturierte Informationen Beliebige Dokumente Begrenzte Erfassung mit freien Berichten und Kommentaren

Bedienbarkeit

Handhabung Frontend einfach (Excel), Parametereinstellungen Umfangreiche Menüs mit hoher Funktionalität, gut bedienbar in Excel-Tabellen schwieriger aber komplex

Technisch beherrschbar Ja Ja

Corporate Identity Sehr gut unterstützt (Excel) Begrenzt unterstützt

Mehrsprachigkeit Ja Ja

Funktionalität Konsolidierung

Integration externe/interne Konsolidierung Möglich mit beliebigen Dimensionen und Zusatzanwendungen Möglich mit begrenzter Anzahl freier Dimensionen

Automatisierung der Prozesse Hoch, Prozesskontrolle/Monitoring stark und Workflow-orientiert Hoch, Prozesskontrolle/Monitoring begrenzt

Normübergreifend Ja Ja

Konzern/Teilkonzern/Regionen Ja Ja

Verschiedene Konsolidierungskreise Ja Ja

Veränderungen im Konsolidierungskreis Begrenzt Ja

Intercompany-Abstimmung Zentral, mit Transaktionswährung Zentral und dezentral, mit Transaktionswährung

Währungsumrechnung Umfangreich Sehr umfangreich

Reporting/Analyse/Planung

Basis für Reporting Multidimensional OLAP (Microsoft) Multidimensional OLAP (Oracle)

Standardberichte Excel-Wizard und Journalberichte Vollständig plus Berichtsgenerator

Reporting/Analyse Web-Excel und Browser, 3rd-Party-Tools Oracle (Discoverer, BI-Beans, WEB-Agent) , Excel (Add-In), 3rd-Party-Tools

Planung Unterstützt Planberichtswesen und Planungsprozesse Unterstützt Planberichtswesen

Im Folgenden werden zwei Produkte näher betrachtet: "FCRS 5.0" des Herstellers Financial Reporting Software/Cegid aus Frankreich, das eine funktionsreiche, flexible Plattform für die Konsolidierung bietet, und "Outlooksoft CPM 4.2" des US-amerikanischen Anbieters Outlooksoft. Dieses Produkt lässt sich neben der Konsolidierung auch für den Aufbau und die Anbindung weiterer Fachbereichslösungen nutzen. Die Lösungen wurden für den Vergleich ausgewählt, weil sie Technik für Business Intelligence (BI) mit multidimensionaler Datenhaltung verbinden und eine Integration der Konsolidierungsprozesse gestatten. Sie basieren auf führenden Datenbanktechnologien (Oracle beziehungsweise Microsoft), sind flexibel und können unabhängig von meist heterogenen ERP-Systemlandschaften eingesetzt werden. Außerdem ist bei beiden die Implementierungsdauer kurz und der Aufwand vertretbar. Dennoch gibt es einige Unterschiede, die entscheidend für ihren jeweils optimalen Einsatz sind.

So basiert FCRS auf einer verteilten Anwendungsarchitektur, Outlooksoft dagegen auf einer Single-Database, also zentralen Architektur.

FCRS ist hierdurch flexibler, wenn es um die Verteilung der Funktionen im Unternehmen unter Berücksichtigung der organisatorischen Strukturen und infrastrukturellen Voraussetzungen geht. Die Systemarchitektur lässt allerdings weniger Möglichkeiten zur Integration externer Anwendungen zu als jene von Outlooksoft. Dies betrifft beispielsweise Funktionen für Planung, Prognose, Analyse und Berichtswesen/Reporting als auch Unternehmensanwendungen etwa im Vertriebs-Management, Vertriebscontrolling, Marketing und Marktforschung, Produktion oder Logistik. Beiden Produkten gemein ist hingegen die konsequente Nutzung führender Datenbanktechnik für die Integration relationaler und multidimensionaler Strukturen.

FCRS setzt hierzu die Datenbank "Oracle 10g" mit Olap-Option ein, während Outlooksoft auf den "Microsoft SQL Server" mit dessen Analysis Services baut. Allerdings nutzt Outlooksoft die Vorteile der multidimensionalen Datenhaltung lediglich für das Reporting und die Analyse. Bei FCRS greift hingegen die Programm- und Verarbeitungslogik der Software, mit der der Konsolidierungsprozess gesteuert wird, direkt auf die multidimensional gespeicherten Daten samt Regeln zu.

Web-Unterstützung

FCRS verwendet für die zentralen Komponenten der Software - also die Konsolidierung und die Parametrisierung - funktionsreiche, individuelle Frontends ohne Web-Technologie. Diese Oberflächen unterstützen den Fachanwender mit ihrer Ergonomie funktionell gut und helfen komplexe Prozesse und Strukturen individuell zu definieren. Schwieriger jedoch sind durch diese vorgefertigten Clients eine flexible Office-Integration sowie die Anpassung an Standards für Corporate Identity. Für die Datenerfassung kommen ebenfalls vorgefertigte Clients zum Einsatz, die über Web-Technik angebunden werden (Rich Clients). Das Online-Reporting basiert auf Browser-gestützten Web-Komponenten.

Outlooksoft nutzt hingegen als Benutzeroberfläche Excel mit Web-Anbindung an die zentrale Datenbank. Das Reporting ist auch im Web-Browser abrufbar. Somit ist Outlooksoft im Vergleich zu FCRS einheitlich und durchgängig und lässt sich einfacher durch den Benutzer verändern. Diese Flexibilität geht zu Lasten der Anzahl von vorgegebenen Standardfunktionen in den Oberflächen. Deren Zahl ist bei FCRS in den Bereichen Parameterdefinition, Konsolidierung und Datenerfassung deutlich größer. Durch die konsequente Excel-Nutzung und die Zusammenarbeit mit Microsoft in der Entwicklung ist bei Outlooksoft eine sehr gute Excel-, beziehungsweise Office-Integration gelungen.

Beide Systeme lassen sich weitgehend an die jeweiligen Bedürfnisse der Anwender anpassen, wobei allerdings bei FCRS die Parametrisierungsmöglichkeiten wesentlich breiter ausfallen. Außerdem ist der Umfang der bereits vorhandenen Fachfunktionen deutlich größer und die Oberflächen intuitiv bedienbar.

Excel als Frontend

Bei Outlooksoft wiederum ist die Oberfläche dank Excel vertrauter, die Einstellung der Para- meter für den Fachanwender jedoch schwieriger. So verwen- det FCRS Masken mit klarer Benutzerführung, vorgegebenen Funktionen und unterstützt den Anwender durch Vorschläge und Auswahllisten. Auch werden Eingaben sofort kontrolliert und die Datenkonsistenz überprüft. In Outlooksoft gibt es zwar die gewohnte, tabellarische Excel-Darstellung und Handhabung. Ei- ne mit FCRS vergleichbare Unterstützung des Benutzers fehlt hingegen (keine Vorschläge, Drop-Down-Listen, Benutzerführung, oder direkte Kontrolle bei der Eingabe). Soll zudem eines der Systeme über die vorgegebenen Parametrisierungsmöglichkeiten hinaus erweitert werden, sind Programmierkenntnisse erforderlich: bei Outlooksoft sind Erfahrungen mit MDX, SQL und VBA erforderlich, bei FCRS mit "Oracle Olap DML" und SQL.

Die Datenhaltung erfolgt bei FCRS in den Modulen der Dateneingabe relational, lokal oder zentral mit Web-Architektur, in den Bereichen Konsolidierung, zentrale Dateneingabe und Reporting/Analyse ausschließlich multidimensional. Die Lösung unterstützt mit verschiedenen Modularten unterschiedliche Infrastrukturen und viele Kommunikationsstandards auf diver- sen Hardwareplattformen und Betriebssystemen. Outlooksoft setzt seinerseits konsequent auf Microsoft-Technik mit relationaler und multidimensionaler Datenhaltung im SQL-Server und einer Anbindung aller Clients über Web-Technik (ausschließlich auf Windows-Plattformen). Die Dateneingabemasken werden bei FCRS mit hohem Funktionsumfang automatisch generiert, in Outlooksoft muss hingegen für die Excel-Templates nochmals Hand angelegt werden.

Sicherer Zugriff

Beide Systeme verfügen über Schnittstellen zur Datenübernahme mit Transformationsmöglichkeiten, bei Outlooksoft mit besseren Zugriffsmöglichkeiten auf andere Datenbanken (ODBC). Ferner nutzen die Produkte die Sicherheitsfunktionen der jeweiligen Datenbank und gestatten die Authentifizierung der Benutzer über das Betriebssystem. Bei FCRS wird bei der Kommunikation über das Web bereits der neue Standard AES (Advanced Encryption Standard) unterstützt. Dieser bietet eine 256-Bit-Verschlüsselung und ist zum Beispiel in den USA für staatliche Dokumente mit höchster Geheimhaltungsstufe zugelassen. Outlooksoft umgeht bestehende Sicherheitsprobleme in Excel, indem die Datenhaltung auf der zentralen Datenbank erfolgt. Allerdings kann der Anwender mit Hilfe der "Pack & Go"-Funktion Daten in Excel vorhalten, um temporär offline zu arbeiten.

Nicht alles ist benutzerfreundlich

Die Implementierung der FCRS-Lösung, insbesondere die Handhabung der Parametrisierung ist technisch einfacher als jene von Outlooksoft. Dies trifft auch auf die Administration durch Fachanwender zu. FCRS stellt zu- dem wesentlich mehr Möglichkeiten der Parametrisierung mit den dafür geeigneten Front- ends bereit. Ebenso lassen sich Regelwerke - die bei FCRS abhängig sind von Perioden und Datenart - einfacher definieren und flexibler handhaben. Outlooksoft lässt sich hingegen dank Definition von Regeln mit MDX universeller anpassen. Für den Aufbau von Workflows, das Monitoring und die Arbeit mit unstrukturierter Informationen (Dokumente) bietet FCRS nur rudimentäre Funktionen, während Outlooksoft hier eine seiner Stärken hat.

FCRS bietet mehr Fachlogik

Die Anforderungen an eine externe Rechnungslegung nach HGB/IFRS oder US-GAAP können beide Systeme erfüllen, da die Parameter nicht starr vorgegeben und die vorgehaltenen Funktionen parametrisierbar und umfangreich sind. Sie sind dafür ausgelegt, mehrere Normen und Konsolidierungskreise sowie die gängigen Konsolidierungsmethoden zu unterstützen. Bezüglich der Währungsumrechnung weisen sie die Besonderheit auf, für berichtete Year-to-Date-Zahlen in GuV, Cashflow und Bilanzbewegungen die inkrementelle Umrechung als Summation der zu Monatskursen umgerechneten Monatswerte zu unterstützen, FCRS sogar für die Journalverarbeitung und die Konsolidierung. Darüber hinaus können beide Systeme mit multiplen Hierarchien und zusätzlichen, freien Dimensionen Aufgaben des Management-Reportings und der Segmentberichterstattung abbilden. Outlooksoft ist allerdings dank des Plattformansatzes und der Möglichkeit der Integration verschiedener Teilsysteme flexibler.

Mehr für den Experten

FCRS bietet insgesamt die umfassenderen Konsolidierungsfunktionen. So lassen sich ge- rade Sonderfälle wie Akquisitionen und Divestitionen in Datenerfassung, Währungsumrechnung und Konsolidierung besser abbilden. Die automatischen Korrekturen von Abstimmungsdifferenzen mit Buchungen in Lokalwährung sind zudem konsistenter, der Umfang an systemseitig vorgehaltenen Berichten für Kontrolle und Prüfung vollständiger und die Möglichkeiten bei automatischen Buchungen und Saldenvorträgen umfang- reicher.

Ein weiterer Pluspunkt für FCRS gerade bei Fast-Close-Bestrebungen ist die Sicherung der Qualität der Einzelabschlüsse durch umfangreiche, flexible Plausibilisierungen und Verprobungen, die sämtlich vom Fachanwender per Maus definiert werden können. Analoge Regeln sind in Outlooksoft ebenfalls abbildbar, erfordern allerdings umfangreichere Eingriffe an den Excel-Templates der entsprechenden Formulare durch technisch versierte Mitarbeiter.

Arbeiten mit Planzahlen

Für das Planberichtswesen sind hingegen beide Produkte gut geeignet. Bei FCRS können Regelwerke für Ist- und Planberichtswesen jedoch einfacher getrennt werden. Bei der Abbildung komplexer Planungsprozesse endet allerdings die Einsetzbarkeit von FCRS, Outlooksoft bietet dagegen eine weitgehende Unterstützung der planerischen Tätigkeit und Funktionen - also die einfache, auf Excel basierende Simulation, Aggregation, Verteilung, Modellierung etc.

Beide Systeme bringen bereits eine entsprechende Analysearchitektur mit. Die FCRS-Lösung auf Oracle 10g ist unter anderem für die Analyse-Frontends "Business Objects", "Crystal Reports", "Microstrategy", "Arcplan Dynasight", "Cognos Imprompt", von Brio, "Oracle Discoverer", "Oracle BI-Beans", "Oracle Web Agent" und das "Oracle Excel-Add-In" offen. Allerdings lehren Erfahrung und Feedback der Anwender, dass ein nativer Zugriff direkt auf die Oracle Olap-Option zu bevorzugen ist, womit sich die Optionen auf die Produktpalette von Oracle sowie wenigen Drittanbietern reduzieren. Outlooksoft auf SQL-Server bietet dagegen eine hervorragende Office-Integration sowie wahlweise die Darstellung aller Berichte/Analysen im Web-Browser. Die Nutzung sämtlicher für SQL-Server und SQL Analysis Services vorhandenen Tools von Drittanbietern ist ebenfalls möglich. (as)