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24.08.2006

Kontaktaufnahme mit Strg-C

Wolfgang Miedl arbeitet Autor und Berater mit Schwerpunkt IT und Business. Daneben publiziert er auf der Website Sharepoint360.de regelmäßig rund um Microsoft SharePoint, Office und Social Collaboration.

Adressen im Outlook-Adressbuch anzulegen gehört zu den lästigen, aber unvermeidlichen Tätigkeiten. Meist kopiert man die einzelnen Felder aus den Signaturen von E-Mail-Adressaten, weil es bis heute kein zuverlässiges Verfahren gibt, das die Übernahme von Kontaktdaten automatisiert.

Der Outlook-Spezialist Peter Marchert (http://www.marchert.de/) hat für diese Aufgabe nun ein nützliches kleines Hilfsmittel entwickelt, den "Contactmaker". Es klinkt sich in Outlook als Symbolleiste ein und bietet diverse Funktionen zum automatisierten Erstellen von Outlook-Kontakten an. Die wichtigste Variante dürfte die über die Zwischenablage sein. Dazu kopiert der Nutzer die Signatur - oder auch andere Adressdaten aus einem beliebigen Programm - mit der Tastaturkombination "Strg-C" zunächst in die Windows-Zwischenablage. Nun hält man die Strg-Taste gedrückt und klickt gleichzeitig auf den linken Funktionsknopf in der Symbolleiste. Sofort öffnet sich das übliche Outlook-Kontaktformular bereits ausgefüllt mit den ausgelesenen Daten. Ferner analysiert das Tool im Hintergrund die übergebenen Daten und versucht, sie den richtigen Feldern wie Name, Telefon oder E-Mail-Adresse zuzuordnen. Da auch das beste Analyseprogramm bei manchen Datenstrukturen versagt, muss der Benutzer die Einträge noch einmal prüfen, bevor er den neuen Kontakt abspeichert. Das Programm erkennt auch, ob ein Name bereits vorhanden ist, und fragt, ob dieser ersetzt werden soll.

Außerdem übernimmt Contactmaker Kontaktdaten aus Web-Formularen, aus an E-Mails angehängten Visitenkarten, Verteilerlisten und Benutzerkonten. Sehr praktisch sind auch die Funktionen für Verteilerlisten, um Massen-Mailings zu vereinfachen. Contactmaker befindet sich in der Testphase und kann kostenlos heruntergeladen werden. Ein Preis für die kommende Vollversion steht noch nicht fest. (Wolfgang Miedl)

CW-Fazit: Outlook-Kontakte anlegen aus Mail-Signaturen, Visitenkarten oder Formulardaten - mit Contactmaker geht das nahezu automatisch.