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12.10.1990 - 

Neues PPS-System und neue Hardware im Hause Betrix

Kosmetikproduktion wurde einem Face-Lifting unterzogen

Mit ihren extrem kurzen Entwicklungszyklen stellt die Kosmetik-Industrie besondere Anforderungen an die Flexibilität eines PPS-Systems. Die Betrix Cosmetic GmbH & Co. in Dreieich bei Frankfurt stellte nahezu gleichzeitig ihre Produktionsplanung und -steuerung sowie ihre Hardwarebasis um. Ruben Geissler* schildert die Hintergründe und Ergebnisse.

Im November 1988 wurde ein entscheidendes Etappenziel in der DV-Organisation erreicht. Der Direktor für Logistik und Organisation, Rainer Reichelt, erinnert sich: "Am Buß- und Bettag sind wir von der /38 auf die neue AS/400 umgestiegen". Die Grundlage für eine umfassende, komfortable Softwareausstattung im kommerziellen Bereich hatte Reichelt bereits in den zwei vorangegangenen Jahren gelegt. "Die Umstellung auf das neue Zugpferd der IBM war nur noch Fleißarbeit, softwaretechnisch also problemlos", resümiert der DV-Experte. Für Reichelt war dies die zweite Hardware-Umstellung im Hause Betrix. "Verglichen mit 1983, als wir den IBM Rechner /3 gegen den Datenbank-Computer /38 austauschten, war es dieses Mal ein Kinderspiel", berichtet der Logistik- und Organisationsleiter. "Aus Zeitgründen übernahmen wir damals die vorhandenen Programme auf die neue /38 - mit dem Ergebnis, daß die Anlage nur mit gebremstem Schaum lief."

Mit diesem Zustand konnte sich der erfahrenen EDV-Mann nicht lange zufrieden geben. Außerdem entsprach das alte PPS-System mit seiner Ein-Ort-Lagerführung und den einstufigen Stücklisten längst nicht mehr den aktuellen Produktionsbedingungen. Zeitwirtschaft und Kapazitätsplanung fehlten ganz, und die quartalsweise Absatzplanung war zu grob, um die saisonalen Bedarfsschwankungen hinreichend genau abzubilden.

Spezielle Anforderungen der kosmetischen Industrie

Im ersten Schritt setzte sich Reichelt mit den Verantwortlichen aus den Fachabteilungen zusammen, um die grundlegenden Anforderungen an ein neues PPS-System zu definieren. Das Ergebnis bringt der Organisationschef auf folgenden Nenner: "Wir wollten ein Standardpaket, das auf die Besonderheiten der chemisch-pharmazeutischen Industrie zugeschnitten ist. "Wie flexibel ein PPS System in dieser Branche zu sein hat, verdeutlicht die Produktpolitik

des Kosmetikunternehmens: Das Sortiment umfaßt aktuell

durchschnittlich 1500 Produkte, von denen etwa die Hälfte rollierend ist. Das bedeutet Entwicklungszyklen, die von der

Marketingidee bis zum Verkauf teilweise weniger als sechs Monate betragen.

Zeit für Vergangenheits-Betrachtungen oder Prognosen bleibt dabei kaum. "Für die Vorhersage von Absatzmengen bei neuen Produkten gibt es sowieso keine mathematischen Modelle", räumt Reichelt ein. Vielmehr sei es Aufgabe des zuständigen Produktmanagers, die Einstiegsmenge festzusetzen. Die Informationsverarbeitung muß mit diesem rasanten Tempo Schritt halten, was bei dem hohen Anfall von Bewegungsdaten - Reichelt schätzt etwa 6500 Transaktionen pro Tag - eine Herausforderung für ein System darstellt. Aus den spezifischen Produktionsbedingungen in der Kosmetikbranche leitete das Betrix-Team folgende Anforderungen an das PPS-Paket ab: Extrem kleine und extrem große Mengenangaben sollten in einem Arbeitsgang beherrscht, Absatzpläne für saisonale und asaisonale Artikel parallel erstellt und der Kapazitätsabgleich gleichzeitig mit der Bedarfsplanung vorgenommen werden.

Darüber hinaus mußte die neue PPS-Lösung eine detaillierte Chargen-Rückverfolgung gewährleisten. Im Unterschied zur pharmazeutischen Industrie pocht der Gesetzgeber zwar bei der kosmetischen Industrie noch nicht auf diesen Nachweis doch bei Betrix wollte man bereits gewappnet sein. Außerdem ist die Chargen-Rückverfolgung ein wichtiger Baustein des Qualitätssicherungssystems. Eine weitere Besonderheit besteht in der Abhängigkeit zwischen der Rohstoffproduktion - in Insiderkreisen Bulkfertigung genannt - und der Konfektion. Um beispielsweise eine optimale Mischung der Einzelkomponenten bei Cremes zu erreichen, gibt es technisch vorgeschriebene Standard-Bulkmengen, die freilich in aller Regel nicht der laut Absatzplan benötigten Menge entsprechen. Aufgabe des PPS-Systems ist es folglich, von den im Absatzplan vorgesehenen Mengen auf die Standardlosgrößen überzuleiten.

Als das Anforderungsprofil in groben Zügen stand, hielt Reichelt nach einem geeigneten Softwarepartner Ausschau. PPS-Programme für Einzel- und Serienfertiger fand er in Hülle und Fülle vor; sobald es aber um die Erfüllung von Kriterien der kosmetischen Industrie ging, dezimierte sich das Angebot beträchtlich. Übrig blieb das PPS-System der Ratioplan Unternehmensberatung Datenverarbeitung GmbH aus Villingen-Schwenningen.

Als Versuchsballon für die Zusammenarbeit mit dem Softwarehaus erkor Reichelt Anfang 1985 die Anlagen-Buchhaltung; die in sich geschlossene Anwendung, die ohne Einfluß auf das bestehende DV-Umfeld ist, schien geradezu prädestiniert für den Start. Innerhalb von drei Tagen war das Paket auf der 138-Anlage implementiert.

Vor der Realisierung des PPS-Systems wurde noch ein weißer Fleck in der DV-Landschaft des Kosmetikunternehmens beseitigt: Das alte Karteikastensystem im Einkauf machte einem modernen computergestützten Einkaufssystem Platz. Die DV- Verantwortlichen bei Betrix entschieden sich hier ebenfalls für ein Ratioplan-Produkt. "Dabei spielte die spätere Integration mit dem PPS-System sicherlich eine maßgebliche Rolle", erläutert Reichelt.

Einführung erfolgte in einem einzigen Kraftakt

Anfang 1987 war es dann soweit; Betrix gab grünes Licht für die Einführung des PPS-Systems. Die Implementierung erfolgte im Ganzen; von seinem ursprünglichen Plan, die Systemumstellung in drei Phasen vorzunehmen, verabschiedete sich Reichelt im Verlauf der neunmonatigen Implementierungsphase.

Für die Änderung seines Konzepts hatte der DV-Spezialist triftige Gründe: Neben dem Zeitaufwand für die Programmierung immer neuer Schnittstellen zum alten PPS-System - entsprechend der jeweiligen Einführungsstufe - , dem Abschneiden der Mitarbeiter von den gewohnten Informationen und der redundanten Datenpflege, sah Reichelt vor allem das Risiko einer Überlagerung von Fehlerursachen. "Wenn es nicht läuft, könnte es an der Schnittstelle, an der neuen Fertigungssoftware, an der synchronen Pflege oder ganz einfach an Handlingproblemen liegen."

Durch die mutige Entscheidung, das Gesamtsystem in einem einzigen Kraftakt einzuführen, umging Betrix diese Probleme. Die Einführung wurde generalstabsmäßig vorbereitet. Dazu zählten auch Maßnahmen; das komplexe PPS-System zu vereinfachen. So waren sich die DV-Experten einig darüber, daß bei der geringen Fertigungstiefe des Kosmetikherstellers und den vergleichsweise einfachen technischen Abläufen auf die Arbeitspläne verzichtet werden konnte.

Die Bearbeitungshinweise hielten die Verantwortlichen lediglich in der Bulkfertigung für unentbehrlich und brachten sie kurzerhand in der Stückliste unter. Auf eine Kapazitätsterminierung, die in der Regel im Arbeitsplan verankert ist, konnte jedoch nicht verzichtet werden. Gelöst wurde dieses Problem durch ein neues Kapazitätsplanungs-Modul auf der Basis des Teilestammes.

Ansatzpunkte zur Vereinfachung bot auch die Fertigung. Reichelt erläutert, warum: "Da die Mitarbeiter einer Abteilung innerhalb ihrer Qualifikationsgruppe an den verschiedenen Arbeitsplätzen austauschbar sind, genügte es, die Engpaßkapazität für eine Maschine oder Produktionsstraße zu bestimmen; die vor- und nachgelagerten Handarbeitsplätze konnten im einzelnen vernachlässigt werden."

Der Zeitbedarf für 1000 Stück, die Rüstzeit pro Fertigungsauftrag sowie die Anzahl der Mitarbeiter, die an der Konfektionierung dieser Losgröße beteiligt sind, wurden im Teilestamm eingetragen. Der jeweilige Flaschenhals wird über die sogenannte Kapazitätsmatrix (Wochenplanung) bestimmt.

Die Problem sollten komprimiert auftreten

Als Termin für den ersten Echtlauf legte Reichelt den 1. Oktober 1987 fest. Der Termin war so gewählt, daß die DV-Abteilung komprimiert mit eventuellen Unzulänglichkeiten konfrontiert werden mußte: Nach vier Wochen stand die erste Monatswende an, nach sechs Wochen die erste Nettobedarfsrechnung, nach acht Wochen die Inventur und schließlich noch der Jahresabschluß. Die manuelle Stichtags-Inventur bot dem DV-Chef die Sicherheit, nur eine begrenzte Zeit mit unsicherem Datenmaterial umgehen zu müssen. Etwaige Befürchtungen trafen jedoch nicht ein .

Eine harte Nuß blieb allerdings noch zu knacken: Es galt, die Mehr- und Minderverkäufe mit Hilfe des Computers in den Griff zu bekommen. Planabweichungen - bedingt durch die schwer kalkulierbaren Modetrends - wurden in der Bedarfsberechnung für die Folgeperioden zunächst nur unzureichend berücksichtigt.

Schwierigkeiten bereiteten vor allem die Planüberschreitungen Einfache manuelle Pluskorrekturen im Absatzplan der folgenden Periode hatten in der Vergangenheit häufig zu unrealistischen Bestellvorschlägen geführt, was schließlich die Aussagekraft der Absatzpläne in Zweifel zog. Um die Disposition auf sicherere Beine zu stellen, entwickelte Betrix in Teamarbeit mit dem Softwarepartner ein neues Verfahren für die Absatzplanung. Mit Hilfe der sogenannten Rasterdisposition werden Mehr- und Minderverkäufe jetzt jeden Monat maschinell berechnet und fließen unmittelbar in die Bedarfsplanung ein. Im Falle von Mehrverkäufen orientiert sich die Bedarfsplanung an dem Teil mit der längsten Wiederbeschaffungszeit, wodurch realistische Vorgaben für die Produktion und den Einkauf garantiert werden.

Nachdem die notwendigen Anstrengungen in der Einführungsphase verblaßt sind und die Vorteile des Systems deutlich werden, stößt das System bei den Mitarbeitern auf positive Resonanz. Als entscheidende Verbesserung wird die erhöhte Transparenz in der Fertigung gewertet, zu der die Mehrlager-Bestandsführung maßgeblich beiträgt. "Endlich ist klar, wo die gesuchten Produkte der Rohstoffe liegen, bemerkt der Organisationsleiter lakonisch.

Quersprungtechnik positiv aufgenommen

Betriebswirtschaftlich stünden die Verbesserungen im Hinblick auf eine Begrenzung der Lagerbestände bei guter Lieferfähigkeit sowie die gleichmäßige Auslastung der Kapazitäten im Vordergrund. Positiv sei außerdem die Quersprungtechnik aufgenommen worden, die es erlaubt, aus einem Dialog heraus andere Funktionen aufzurufen und wieder zur Ausgangsbasis zurückzukehren

In die Einführungsphase des PP-Systems fiel die Ankündigung des IBM-Rechners AS/400. Da das Laufzeitverhalten der /38-Anlage aufgrund der vielen Datentransaktionen zu wünschen übrig ließ, war der Umstieg auf die neue Hardwaregeneration schnell beschlossene Sache. Seit November vergangenen Jahres steht in der Betrix- Zentrale ein AS/400-Rechner vom Typ B60, an den etwa 140

Bildschirme angeschlossen sind.

Über Standleitung steht das System mit dem /38-Rechner (Modell 200) der Schwestergesellschaft Eurocos in Verbindung. Die Stammdaten und Bestände der Vertriebsgesellschaft werden jedoch zentral bei Betrix - sprich: auf der AS/400 gepflegt. Das Modul Absatzplanung aus dem PPS-Gesamtpaket läuft hingegen bei Eurocos autonom. Darüber hinaus sind die Anwendungen für Finanzbuchhaltung, Lohn und Gehalt sowie Vertriebsabwicklung parallel installiert.

Der AS/400-Rechner steht außerdem mit dem Hochregalrechner in Verbindung. Neben dem Zentrallager verwaltet das PPS-System rund 50 Außenlager, überwiegend bei Fremdfertigern, denen das Material für die Konfektion in aller Regel beigestellt wird.

Ruben Geissler ist Projektleiter bei Ratioplan, Villingen-Schweninngen

Betrix auf einen Blick

Die Betrix-Gruppe mit Sitz in Dreieich bei Frankfurt befindet sich seit 1934 im Besitz der Familie Senger. Zum Unternehmensverbund gehört neben der Betrix Cosmetic GmbH & Co. mit fünf Auslandsgesellschaften seit 1985/86 die Eurocos International Cosmetic GmbH. Mit ihren inzwischen sechs ausländischen Töchtern vermarktet Eurocos weltweit die Modemarken "Laura Biagiotti" und "Boss".

Im Geschäftsjahr 1988 wies Betrix einen konsolidierten Umsatz von 235,1 Millionen Mark aus. Der Umsatz für die Eurocos-Gruppe belief sich auf 67,8 Millionen Mark. Im In- und Ausland beschäftigt das Gesamtunternehmen etwa 1700 Mitarbeiter. Das Sortiment an Düften, pflegender und dekorativer Kosmetik umfaßt rund 1500 Artikel. In Dreieich bei Frankfurt unterhält das Unternehmen Produktionsstätten mit einer Nutzfläche von knapp 60 000 Quadratmetern.

Die internationale Präsenz will Betrix künftig durch den Verkauf der in Familienbesitz befindlichen Gesellschafteranteile an die New Yorker Revlon-Gruppe verstärken. Der Vertragsabschluß steht unmittelbar bevor. Auch nach der Übernahme durch den weltweit tätigen US-Konzern sollen die Unternehmensgruppen Betrix und Eurocos als selbständige Einheiten weitergeführt werden. Deshalb wird sich an den Strukturen des Kosmetikherstellers nicht

viel ändern.