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10.01.1975 - 

Wie ermittelt man Wirtschaftlichkeit von EDV-Anwendungen:

Kosten, Leistung, vor allem Nutzen bewerten

In der BRD wird nach wie vor intensiv Kapital in neue EDV-Systeme investiert. Das kann man zunächst an den Hardware-Installationen erkennen. Nach dem Diebold Management Report erhöhte sich die Anzahl der installierten Großcomputer von 1973 bis 1974 um 25 Prozent. Weitere Marktforschungen ergaben, daß der Gesamtaufwand für Hardware, Software, Orgware und Operating heute bereits die 18-Milliarden-Grenze überschritten haben dürfte. Je höher der Investitionsanteil der EDV-Systeme an den Gesamtinvestitionen wird, desto häufiger wird die Frage nach der Wirtschaftlichkeit dieser Systeme gestellt. Und um so mehr sucht man nach geeigneten Methoden, diese Wirtschaftlichkeit nachzuweisen:

Faktoren und Methoden

Die in der Praxis am häufigsten verwendeten Methoden sind

- der kostenorientierte Verfahrensvergleich,

- die leistungsorientierte Maschinenauswahl und

- die nutzenorientierte Anwendungsplanung.

Diese Verfahren rechnen mit Faktoren, die sich ergeben durch

- die Kostenermittlung,

- die Leistungsbewertung und

- die Nutzenschätzung.

Kostenorientierter Verfahrensvergleich

Eine rein kostenorientierte Wirtschaftlichkeitsuntersuchung ist nur dann vertretbar, wenn es um die Lösung einzelner DV-Aufgaben geht, die keine Erweiterung der Maschinensysteme zur Folge haben: Die Aufgabe ist so zu lösen, daß sie ein Minimum an Organisations-, Programmier- und Maschinenkapazität in Anspruch nimmt.

Zunächst werden die einmaligen Kosten ermittelt, die als Vorleistung erbracht werden müssen. Dazu gehören Maschinenkosten für Test und Aufbau von Stammdateien, Personalkosten für Organisation, Programmierung und Datenerfassung sowie Kosten für Schulung und Zubehör. Dann werden die laufenden Kosten errechnet, die eine Umlage der einmaligen Kosten (Abschreibung und Verzinsung) beinhalten.

Die Gefahr liegt darin, daß man Ist-Kosten eines alten Verfahrens mit Sollkosten eines neuen Verfahrens vergleicht. Diese Methode ist dann nicht sinnvoll anzuwenden, wenn die Kosten des neuen Verfahrens höher sind oder wenn die Aufgabe mit dem alten Verfahren überhaupt nicht gelöst werden konnte.

Leistungsorientierte Maschinenauswahl

Aufgrund eines vorgegebenen Anwendungssystems wird ein Leistungsspektrum vorausgesetzt, das mit minimalen Kosten erfüllt werden soll. Es wird ein leistungsorientierter Vergleich zur Auswahl von Maschinen- oder Programmsystemen durchgeführt. Das System wird ausgewählt, mit dessen Hilfe die vorgegebenen Leistungen mit den niedrigsten Kosten erbracht werden können.

Es werden dabei folgende Komponenten eines DV-Systems überprüft und bewertet:

- Funktion der Hardware,

- Funktion der Software.

- Leistungsfähigkeit des Systems,

- Zuverlässigkeit des Systems sowie

- sonstige Komponenten (wie Herstellerimage, Ausweichmöglichkeiten, Ausbaufähigkeit und Vertragsbedingungen).

Der Nachteil: Die Auswahlentscheidungen orientieren sich fast ausschließlich am Maschinensystem und nicht an den Anwendungssystemen. Häufig werden absolute Leistungsmerkmale verglichen, die in einem größeren Zusammenhang wenig aussagefähig sind. So ist z. B. ein Vergleich von Zykluszeiten wenig sinnvoll bei ein-/ausgabeintensiven Anwendungssystemen und ein Vergleich von Ein-/Ausgabemerkmalen bei rechenintensiven Aufgabenstellungen von sekundärer Bedeutung.

Häufig werden einzelne Bestimmungsfaktoren subjektiv "gewichtet" und Leistungskennzahlen errechnet, die angeben, wieviel DM ein Leistungspunkt kostet. Eine derartige Auswahl kann zu falschen Ergebnissen führen, da einzelne Komponenten des "billigsten" Systems möglicherweise "unter Durchschnitt" oder "schwach" bewertet wurden.

Nutzorientierte Anwendungsplanung

Erfahrene Praktiker und Wissenschaftler, wie Prof. Erwin Grochla, befürworten daher eine nutzenorientierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Der Nutzen von umzustellenden Anwendungssystemen (oder von Teilen solcher Systeme) muß durch die Informationsempfänger geschätzt werden. Diese Bewertungen sind die in Geldwert ausgedrückten Erwartungen von Vorteilen.

Die Informationsbenutzer stellen Argumente auf, die für die Umstellung sprechen. Diese Argumente werden In DM bewertet. Die Summe der Einzelwerte ist der geschätzte Nutzen der Aufgabe.

Relativ einfach aufzustellen und zu bewerten sind folgende Argument:

- Freisetzung von Personal,

- Einsparung von Raum durch Personalfreisetzung oder Aufhebung von Karteien,

- Einsparung an maschinellen Hilfsmitteln,

- Einschränkung des Materialverbrauchs,

- Senkung der Lagerkosten,

- Zinserträge durch Beschleunigung des Zahlungseinganges,

- Verkürzung der Lieferfristen.

Schwierigkeiten entstehen allerdings meist, wenn die Informationsempfänger den Nutzen bewerten müssen, der für sie durch künftig schneller verfügbare und genauere Informationen entsteht. Diese Schwierigkeiten nehmen zu, je größer der Unternehmensbereich ist, der durch die besseren Informationen beeinflußt wird, und Je mehr zukunftsbezogene Informationen angeboten werden.

Bei sinnvollen EDV-Aufgaben ergeben sich such bei vorsichtigen Schätzungen beachtliche Resultate, die das Vorhaben deutlich befürworten. Wenn keine detaillierten Argumente zu finden sind, Ist im allgemeinen auch kein Nutzen zu erwarten. Ausnahmen gelten für Vorhaben, die nicht aufgrund der Erwartung von Vorteilen zu lösen sind, sondern aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Vorschriften.

In die nutzenorientierte Anwendungsplanung fließen außer der Nutzenschätzung auch die Ergebnisse der Kostenermittlung und der Leistungsbewertung ein (siehe Grafik). Schließlich werden nicht etwa die Anwendungen mit dem geringsten Schwierigkeitsgrad oder mit dem niedrigsten Investitionsrisiko auf die EDV-Anlage übernommen, sondern diejenigen, weiche für das Unternehmen am rentabelsten sind.