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28.06.1991 - 

Checkliste soll Problemen bei weiteren Implementationen vorbeugen

Kosten-Nutzen-Potential spricht für beleglosen Datenaustausch

Um den Anforderungen des internationalen Geschäfts gewachsen zu sein, hat sich das Management der Cherry Mikroschalter GmbH für den Einsatz von EDI entschieden. Im folgenden Artikel beschreiben Josef Fischer und Günter Lasser* die EDI-Realisierung bei Cherry mit dem Referenzkunden NCR und stellen abschließend einen Kostenvergleich zwischen EDI- und Papierversand auf.

Die Cherry Mikroschalter GmbH ist mit 1500 Mitarbeitern, verteilt auf drei Werke in der Bundesrepublik, der führende Hersteller von Eingabetastaturen und -tastenmodule in Europa. Zu den Cherry-Kunden gehören weltweit nahezu alle renommierten Unternehmen der Büromaschinen- und DV-Branche.

EDI, Edifact, VDA oder Clearing Center

Des weiteren beinhaltet die Angebotspalette technisch anspruchsvolle Produkte für die Automobil-, Haushaltsgeräte-, Kommunikations- und Datentechnik-Branche, die Cherry selbst entwickelt, produziert und vertreibt.

Durch die zunehmende Internationalisierung und die daraus resultierende Wandlung der Märkte beziehungsweise die Verschärfung der Wettbewerbssituation wurde von den Cherry-Kunden eine hohe Anpassungsfähigkeit sowie kurze Reaktionszeiten gefordert. Wegen des Kundenservices ergab sich deshalb die Verpflichtung, sich näher mit dem Einsatz modernster Informations- und Kommunikationstechnologien zu beschäftigen.

Im Frühjahr 1990 begann sich die EDI-Idee zu konkretisieren. Damals trat die NCR GmbH aus Augsburg, ein Großkunde, mit der Zielsetzung an Cherry heran, Lieferabrufe und -bestätigungen im Edifact-Format elektronisch auszutauschen. Als Kommunikationsnetz sollte dabei das Mark-III-Netz von General Electric verwendet werden. Während sich die Firma NCR bereits auf bekanntem Terrain bewegte, war EDI für die Cherry Mikroschalter GmbH absolutes Neuland.

Schlagworte wie EDI, Edifact, VDA oder Clearing Center waren zu diesem Zeitpunkt im Unternehmen nur am Rande bekannt. Nachdem aber die Geschäftsführung eine strategische Entscheidung für den EDI-Einsatz traf, konnte das nötige EDI-Know-how relativ schnell erworben werden. In der Folge wurde der Bereich Informationswirtschaft beauftragt, eine Vorgehensweise mit dem dazugehörigen Anforderungsprofil zu definieren.

Vom EDI-Einsatz erwartete sich Cherry folgende Vorteile:

- Beschleunigung der Geschäftsabwicklung durch den Wegfall wiederholter Datenerfassung und zeitintensiver Datenübermittlung, - Einschränkung beziehungsweise Vermeidung von Erfassungsfehlern,

- Reduzierung der Bestände durch exakte Terminplanung und kurze Reaktionszeiten,

- besserer und erweiterter Lieferservice durch schnelle Reaktion auf eine bedarfsorientierte Produktion bei schwankender Nachfrage,

- Schaffung einer Infrastruktur im Kommunikationsbereich, um Just-in-time-Anforderungen zu realisieren,

- bessere Ausnutzung der Produktionskapazitäten durch rechtzeitige Abstimmung des Produktionsbedarfes.

Neben den Hard- und Software-Aspekten wurde bei der Auswahl der Anbieter von EDI-Dienstleistungen und -Produkten großes Gewicht auf die Anbindungsmöglichkeit an die bestehenden SAP-Anwendungen sowie die Einführungsunterstützung durch einen kompetenten Partner gelegt. Die Wahl fiel auf die Firma Lion Gesellschaft für Systementwicklung mbH in Köln, die mit dem EDI-Serversystem "Tiger" eine modular aufgebaute Software mit kompletter EDI-Funktionalität anbietet. Der funktionale Aufbau und die Benutzeroberfläche erfüllten das Kriterium Anbindung an SAP-Applikationen am besten.

Für die technische Anbindung in der Phase I (siehe Kasten) entschied man sich für ein von der Telekom gemietetes Postwählmodem. Allerdings war von Anfang an allen Beteiligten klar, daß man bei der Schaffung weiterer EDI-Verbindungen auf ein leistungsfähigeres Medium, wie beispielsweise Datex-P, umsteigen mußte. Schon während der Realisierung der Phase I wurde bald deutlich, daß es sich bei EDI nicht allein um eine rein technische Implementierung handelt. Vielmehr ist beim Aufbau weiterer EDI-Partner-Relationships die Schaffung einer entsprechenden Unternehmensinfrastruktur für den effektiven EDI-Einsatz erforderlich.

Die Verbreitung von EDI über Länder und Branchen hin weg erfordert eine internationale, branchenunabhängige allgemeingültige Norm. Diesen Anforderungen wird nur Edifact gerecht, das den elektronischen Datenaustausch mit Industrie, Handel, Transport, Banken und sonstigen am Geschäftsverkehr beteiligten Partnern ermöglicht. Die Projektverantwortlichen bei Cherry sahen in Edifact das breiteste Anwendungsspektrum für ihr Unternehmen.

Durch die umfangreiche Aufgabenstellung, die mit der Einführung von EDI verbunden ist, war eine exakte Projektplanung und -einteilung nötig. In einem ersten Schritt wurden Zeitplan und Projektmitglieder sowie eine Budgetplanung beziehungsweise

-überwachung innerhalb des Projekts mit Festlegung von "Meilensteinen" festgelegt.

Anschließend begann die eigentliche Arbeit, um die Voraussetzung für EDI zu schaffen. Zunächst galt es zu definieren, für welche Anwendungen und Nachrichtentypen EDI implementiert werden sollte (zum Beispiel "ORDERS"). Ferner stellte sich die Frage, ob im ersten Schritt Nachrichten gesendet und/oder empfangen werden. Es kristallisierte sich schnell heraus, daß zu sendende Nachrichten einfacher und schneller zu implementieren sind als Nachrichten, die empfangen werden.

Im Gegensatz zu versandten Messages sind bei zu empfangenden Nachrichten die Daten logisch zu prüfen und in den Datenbestand automatisch zu übernehmen. Eventuelle interne Datenelemente waren mit dem Partner abzustimmen, auch mußten Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit geklärt werden. Ferner war die Realisierung der technischen Betriebsbereitschaft bezüglich der eigenen Hardware, der Telekom und des Mark-III-Netzes zu gewährleisten. Nach einer Testbetriebsphase konnte Cherry dann auf den Echtbetrieb umstellen.

Probleme und Schwierigkeiten bei der Projektdurchführung ließen sich im großen und ganzen ohne nennenswerte Zeitverluste mit dem Cherry-Partner NCR sowie mit Unterstützung beziehungsweise Hot-line-Betreuung und Ferndiagnose durch die EDI-Dienstleister, die Lion GmbH und General Electric, beheben.

Einziger Wermutstropfen waren die technischen Probleme in bezug auf das automatische Anwählen des Datex-P-Knotens über das Postwählmodem. Es kam kein Verbindungsaufbau vom PC zum Modem zustande. Die Rufnummer erschien nicht im Modem-Display.

Folgende Punkte mußten geklärt werden:

- Welches Schnittstellenkabel mit welcher Pinbelegung realisiert den Verbindungsaufbau?

- Welche Modemeinstellung ist zu wählen?

- Welche Parameter sind in der GE-Connect-Software einzustellen?

- Inwieweit kommt ein Verbindungsaufbau zustande (bis zum Datex-P-Knoten oder bis zum Mark-III-Netz oder gar bis zur Cherry-Kennung)?

Diese Fragen konnten erst nach zeitaufwendigen Versuchen beantwortet werden. Allerdings handelt es sich dabei um typische Probleme von EDI-Neuanwendern, die noch nicht über einen entsprechenden Erfahrungsschatz auf diesem Gebiet verfügen.

Um für zukünftige EDI-Implementierungen gewissen Problemstellungen vorzubeugen, wurde von den Cherry-Projekt-verantwortlichen folgende Basis-Checkliste erstellt:

1. Erstellen eines Grundkonzeptes mit Vorgaben für Projektstart, -laufzeit, Budget- und Wirtschaftlichkeitsrechnung, Festlegung der Projektmitarbeiter und -verantwortlichen, interne Berichtslegung und zu erreichende "Meilensteine".

2. Festlegung des zu benutzenden EDI-Formats sowie des einzusetzenden Nachrichtentyps unter Angabe der Version, Entscheidung darüber, welches Subset Verwendung finden soll und ob Daten empfangen und/ oder gesendet werden.

3. Angabe des durchschnittlichen Mengengerüstes (Nachrichten pro Tag/Woche/Monat), eventuell ist der Datenaustausch über ein Clearing-Center in Erwägung zu ziehen.

4. Festlegung der Inhouse-Datei beziehungsweise Definition welche SAP-Anwendung versorgt werden soll? Klärung, ob zusätzliche Prüfungen vor dem Einspielen in das SAP-System notwendig sind.

5. Im Vorfeld sind die Fragen der Datensicherung und Archivierung zu klären.

6. Vereinbarungen mit dem Partner sind vertraglich zu regeln. Es sind Verfahrensregeln bei Wiederholungsübertragung festzulegen. Beim EDI-Partner müssen Ansprechstationen für die Anwendung beziehungsweise Abwicklung bestimmt werden. Existenz der Partner-Relationship. Klärung der Kostenverteilung im späteren Echtbetrieb. Festlegung der Systemarbeitszeit (Wann sendet der Partner die Nachrichten?). Entscheidung für den zu verwendenden Dienst.

Allen Beteiligten war zu Projektbeginn klar, daß der Aufbau von EDI-Know-how eine gewisse Zeit benötigt. Der Zeitaufwand kann wie folgt beziffert werden: Nachdem der Know-how-Erwerb im Vorfeld rund drei Wochen in Anspruch genommen hatte, wurde für die externe Beratung sowie den projektbegleitenden Support eine Woche veranschlagt. Die Cherry-interne Projektplanung nahm eine weitere Woche in Anspruch.

Danach setzte man sich über einen Zeitraum von vier Wochen mit den Fragen der Software-, der Netz- und der Hardware-Auswahl auseinander. Nachdem diese Entscheidung gefallen war, dauerte die Beschaffung der Hard- und Software sowie die Einrichtung der DFÜ-Voraussetzung jeweils drei Wochen. Nachdem die Inhouse-Datenbeschreibung innerhalb von ein bis zwei Wochen abgeschlossen war, wurde das Gesamtsystem über eine Laufzeit von zwei Wochen generiert. Der anschließende Testbetrieb ließ sich nach einem Monat erfolgreich abschließen, wobei für die Fehlerbeseitigung eine weitere Woche veranschlagt werden mußte. Die abschließende zweitägige Schulung für den Anwender übernahm die Firma Lion.

Natürlich ist bei der Auflistung der Projektzeiten zu bedenken, daß es sich hierbei um Laufzeiten handelt, nicht um Nettoarbeitszeiten beziehungsweise Aufwände. Schließlich wurde das Projekt parallel zum Tagesgeschäft durchgeführt. Was die Kosten anbelangt, ist zwischen Einmalkosten, die ausschließlich bei der Erstinstallation anfallen, und laufenden Kosten zu unterscheiden.

Als Einmalkosten fielen folgende Positionen an: EDI-Serversystem Tiger inklusive der DIN-Normdatenbank von der Lion GmbH, Schulung für die EDI-Software Tiger, Entwicklung der Konvertierung Edifact - Inhouse-Format, Aufnahmegebühr für Discus Express von CE, DV-technischer Anschluß und eventuell PC.

Als laufende Kosten ergeben sich: Tele-Service und -Support für die EDI-Software Tiger durch Lion, Modemgebühr, Übertragungskosten (Telefonkosten, Zeichengebühr).

Was die Wirtschaftlichkeitsberechnung anbelangt, fanden folgende Kostensätze zum Zeitpunkt des Projektstarts Berücksichtigung: Kosten für einen Lieferabruf mit rund 5000 Zeichen.

Papierdokument: Für Posteingang, Postverteilung und Auftragserfassung sowie Bestätigung wurden insgesamt pro Auftrag 26,56 Mark kalkuliert. Hierzu im Vergleich die Kosten durch das EDI-Dokument: Anschaltgebühr (0,40 Mark) plus Telefonkosten Anwahl Netzknoten (1,15 Mark) plus Zeichengebühr (2,56 Mark) plus eventuell Datenkontrolle im SAP-System nach dem automatischen Einspielen (5 Mark) ergeben Gesamtkosten pro Auftrag von 9,11 Mark. Das heißt, die Kosten für das Versenden eines EDI-Dokuments betragen bei Cherry Mikroschalter GmbH ein Drittel der Kosten des herkömmlichen Versands per Papier.

Die Ansätze zur Rationalisierung, Response-Verbesserung und Erlangung von Wettbewerbsvorteilen durch EDI sind vielfältig und sollen zukünftig bei der Cherry Mikroschalter GmbH ein noch stärkeres Gewicht erhalten. Deshalb sind folgende Aktivitäten geplant: Ausweitung von EDI mit Edifact auf alle größeren Cherry-Kunden, Einsatz des EDI-Moduls SAP-EDI (Workstations-Konzept) von SAP in Auerbach, Ausweitung des Tiger-Einsatzes der Lion GmbH auf alle Cherry-Niederlassungen sowie für In- und Auslandsvertretungen, Umstieg auf ein leistungsfähigeres Medium (zum Beispiel Datex-P), Einsatz von EDI In allen Bereichen des Unternehmens (Einkauf, Versandbüro, Finanzbuchhaltung etc.). Nutzung aller für Cherry Mikroschalter GmbH relevanten Nachrichtentypen, soweit sie den entsprechenden Freigabestatus durch den Normungsausschuß erhalten haben.

Als Fazit läßt sich für das Cherry-EDI-Projekt feststellen, daß durch den Mut zum frühen Einsatz von EDI neben Innovationsaspekten auch eine erhöhte Wettbewerbsfähigkeit erzielt werden konnte.