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15.01.1999 - 

IT in der Energiewirtschaft/Prädestiniert für papierlose Aktenführung

Kreativer Einsatz von Archivsystemen in der Versorgungswirtschaft

Strom-, Gas- und Wasserversorgungsunternehmen kommen auf immer neue Ideen, wenn es darum geht, sich der Flut bedruckten Papiers möglichst weitgehend zu entledigen. Welche Dokumente sich für die elektronische Archivierung eignen und wie diese Archive mit den übrigen IT-Systemen verküpft sind, danach hat sich Johannes Kelch bei einigen Anwendern erkundigt.

Mit einer einfachen, aber ungewöhnlichen Methode sparen sich die Stadtwerke Mainz die aufwendige Prüfung von Eingangsrechnungen der Lieferanten. Fremdunternehmen, die Gräben ausheben, Leitungen verlegen und Erdaushub entsorgen, stellen keine Rechnungen, sondern reichen Aufmaßbelege ein, um ihre Arbeiten in Meter und Kubik nachzuweisen. Die Stadtwerke erfassen die Belege im Abrechnungssystem, das auf einem Host läuft, und erstellen automatisch anhand der Daten und vereinbarten Preise eine Rechnungsgutschrift, die nach Freigabe durch eine Fachabteilung ausgedruckt wird.

Verschlagwortung kann entfallen

Um die Vorteile dieses Verfahrens nicht durch veraltete Ablagemethoden zunichte zu machen, nutzen die Stadtwerke ein elektronisches Archiv der SER Systeme AG mit dem Namen Intelligent Access (ITA). Der intelligente Zugang für die Rechnungsgutschrift und die Aufmaßbelege zum elektronischen Massenspeicher läuft über zwei Vorgänge, die sich wechselseitig ergänzen. Zum einen überspielt das Abrechnungssystem nach der Erfassung von Belegen Suchbegriffe wie "Rechnungs-Nr.", "Lieferanten-Nr.", "Vergabe-Nr." und "Aufmaß-Beleg-Nr." an den ArchivServer, der die Indizes und Speicherplätze der elektronisch archivierten Dokumente verwaltet. Im zweiten Schritt werden die Rechnungsgutschriften und Aufmaßbelege eingescannt. Der Clou dabei ist, daß keine Verschlagwortung mehr erforderlich ist. Denn der Archiv-Server erkennt anhand der eingelesenen Rechnungsnummer den Vorgang automatisch und verknüpft ihn mit den Suchbegriffen.

Organisations- und DV-Leiter Gerd Jesek ist mit Verfügbarkeit und Qualität des ITA-Archivs zufrieden. Die individuelle Einrichtung des Systems für die besonderen Indizes erledigte SER nach den Vorgaben der Stadtwerke.

Neben Bauabrechnungen verwalten die Mainzer in ihrem ITA den Kundenschriftverkehr, Zählermeldungen und Verträge mit Sonderkunden. Vom Rechner erstellte Listen gelangen über die Cold- Archivierung (Computer Output on Laserdisk) in die optischen Massenspeicher.

Beim Paderborner Energieversorger Pesag ist seit April 1998 ein elektronisches Archiv von Ixos im Einsatz. Das System nimmt Belege zu Geschäftsvorfällen auf, deren Bearbeitung in SAP R3 erfolgt. Außerdem archiviert es Formulare und Drucklisten aus einer AS/400. Nach Auskunft von DV-Abteilungsleiter Jürgen Schubert entschied sich das Unternehmen aufgrund der engen Zusammenarbeit des Archivspezialisten mit SAP für sein neues System.

Ebenso wie in Mainz ist in Paderborn für die Arbeit mit dem Archiv die späte Erfassung der Belege, nach der Sachbearbeitung, typisch. Beispiel Eingangsrechnung: Der Sachbearbeiter verknüpft die Rechnung mit dem vorausgegangenen Bestellvorgang. Er klebt einen Barcode auf das Dokument und liest diesen über einen Hand-Scanner in die dafür vorgesehene SAP-Maske ein. Erst nach Rechnungsprüfung und manueller Kennzeichnung der Rechnung als korrekt erfolgt die optische Archivierung. In der Regel erledigen die Sachbearbeiter diese Arbeit erst dann, wenn sich viele Rechnungen angesammelt haben - etwa zweimal pro Woche.

Eine weitere Anwendung ist die automatische Archivierung der rund 280000 Kundenvorgänge - von der Vertragsbestätigung bis zur Verbrauchsabrechnung. Es handelt sich dabei um Belege und Drucklisten, die die Pesag auf einer AS/400 generiert. Schubert will eine schnelle Verfügbarkeit der Rechnungen bei Rückfragen der Kunden erreichen und die Kosten für die bisher praktizierte Mikroverfilmung einsparen.

Dies sind aber nur die ersten Schritte. Geplant ist bereits die Archivierung von Vertrags- und Bauakten, viel verspricht man sich vom "frühen Erfassen" der Belege vor der Bearbeitung und von der Verknüpfung mit dem SAP-Workflow. Mit dem Archiv ist der DV- Abteilungsleiter zwar zufrieden, wünscht sich aber noch die Schnittstelle zu Lotus Notes.

Auch bei den Stadtwerken Dortmund ist das späte Erfassen der bereits bearbeiteten Dokumente die Norm. Ins Archiv wandern Eingangsrechnungen, Kundenakten, Bankeingänge und Rückzahlungsbelege, aber auch Protokolle von Arbeitskreisen. Beim Tochterunternehmen Dortmunder Energie und Wasser (DEW) wird der gesamte Schriftverkehr mit den Kundenanfragen, Eröffnungsanträgen und Kündigungen in ein elektronisches Hyperdoc-Archiv der ebenfalls in Dortmund ansässigen Archivierungsfirma Dr. Materna überspielt. Über die Kundennummer und andere Suchindizes lassen sich alle Vorgänge anzeigen. Der Leiter der DV-Basisdienste der Stadtwerke, Michael Ludwig, sieht darin eine Voraussetzung für mehr Kundenfreundlichkeit.

Nach einer längeren Testphase laufe das System seit November 1998 zufriedenstellend. Archiv-Server ist ein IBM R6000 mit dem Betriebssystem AIX und einer Oracle-Datenbank. Er kommuniziert mit dem Host-Rechner, auf dem das Verbrauchsabrechnungssystem Riva von SAP läuft, über die von IBM definierte Standard-Schnittstelle Local Unit (LU 6.2). Für das Einlesen der eingehenden Dokumente wurden vier Scan-Arbeitsplätze geschaffen.

Die Stadtwerke Chemnitz nutzen das Archivsystem Dokuware von Dokunet. Projektleiter Jens Herrmann wollte mit dem System die anarchische Aufbewahrung technischer Unterlagen in Papierform überwinden. Von ein und derselben Zeichnung gab es an mehreren Arbeitsplätzen zig Kopien und einen wahren Wildwuchs an Änderungseinträgen. Eine zentrale Pflege der Zeichnungen fand nicht statt.

Entscheidende Kriterien bei der Wahl des Archivprodukts waren in Chemnitz eine ODBC-Schnittstelle, die Unterstützung von Windows 3.x und NT sowie ein günstiger Preis. Außerdem hatten reine Unix- Systeme keine Chance.

Bildlegende:

Bei der Anschaffung elektronischer Archive handelt es sich um Investitionen in die Zukunft. Falsche Bescheidenheit kann sich bitter rächen. Häufig erweitern die Anwender den Einsatzbereich; die Skalierbarkeit ist daher ein wichtiges Kriterium. Ein System, das allen künftigen Anforderungen gerecht wird und sogar bei Firmenzusammenschlüssen in neuen heterogenen Umgebungen überleben kann, erzielt aus heutiger Sicht am Ende den höchsten Gewinn.

Johannes Kelch ist freier Journalist in München.