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07.12.1984 - 

KGST beantwortet Fragen des Fachamtes:

Kriterien für kompetentes DV-Handling

KÖLN (lo) - Wer Knöpfchen drucken wird, will auch bei der Entscheidung darüber mitreden. Dieser Einsicht trägt der Kriterienkatalog für Auswahl und Entwicklung der automatisierten DV auf Fachamtsebenem Rechnung, Er soll Hilfe sein, verantwortlich mitbestimmen zu können. Erarbeitet wurde die Sammlung "aus der Sicht von DV-Organisatoren" von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung (KGST) in Köln.

Der Kriterienkatalog spiegelt das derzeitige Wissen mit geltenden Normen oder doch Quasi-Normen wider, erklären die Autoren der Arbeitsgruppe "Datenverarbeitung in der Kommunalverwaltung". Der Bericht (CW Nr. 20/1983) wendet sich mit seinen Merkpunkten als notwendige Beratungsleistung an Querschnittsämter, zentrale Organisationsstellen und die Kommunale Datenverarbeitungszentrale (KDZ). Die Autoren wollen dabei nicht versuchen, Zuständigkeiten zu regeln. Entscheidungen über den Einsatz von Informationstechnisein seien zu komplex, um Teilentscheidungen herauslesen zu können. Deshalb, betonen sie, werde ausdrücklich der Kooperation zwischen Fachamt, zentraler Organisationsstelle und KDZ das Wort geredet.

Systematische Organisation weiterentwickeln

Tendenziell, so der Tenor, streben die Fachämter an, ihre Organisationsfähigkeit bei Planung und Durchführung neuer Technik zu stärken.

Zur Organisation der Aufgabenerfüllung gehört rasch zunehmend auch die neue Technik. Gerade Entscheidungsprozesse im DV-Bereich erfordern eine vorausschauende Projektorganisation. Dabei wirkt das Fachamt an der Formulierung des Projektauftrages und an den einzelnen Phasen des Datenverarbeitungsprojektes in Vor- und Hauptuntersuchung mit. Es soll im Rahmen seiner fachlichen Kompetenz über Auftrag und Arbeitsergebnisse mitbestimmen - auch weitgehend unabhängig von der Beratung der KDZ oder eines Herstellers.

Drei-Punkte-Konzept für DV-Gestaltung

Der Kriterienkatalog stellt in Form von Merkpunkten und Fragen das Wissen zusammen, das nach Meinung der KGST-Experten zur Entscheidungsfindung - etwa bei der Beschaffung eines Rechners für Statistikberechnungen im Hochbauamt oder Datenverarbeitungslösungen für die Kfz-Zulassung - erforderlich ist. Die Sammlung gliedert sich in drei Abschnitte. Teil 1 gibt Hilfe zur Durchführung der Ist-Analyse. Rahmenbedingungen werden festgelegt, Gründe für die Veränderung der bestehenden Organisation fixiert sowie anstehende Entscheidungen eingegrenzt. Fragen zur Analyse zu verarbeitender Daten und zur funktionellen Organisation schließen diesen Teil ab.

Teil II stellt Kriterien zur Formulierung des Soll-Konzeptes vor. Organisatorische Punkte wie Datenein- und -ausgabe, Mengen- und Zeitgerüst aber auch Schnittstellenprobleme und Hardwareausstattung oder Softwareanforderungen werden angeschnitten. Hinzu kommen Schulung der Mitarbeiter, Ergonomie, Personalbemessung und Arbeitszeitveränderung.

Teil III führt Entscheidungsmerkmale zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung aus. Betrachtet werden Kosten des bisherigen Verfahrens, etwa im Personal-, DV- und Kalkulationsbereich, im Vergleich zu den Entwicklungskosten.

Der Katalog enthält zudem teilweise sehr spezielle Fragen zur Organisation und zur DV. Fachausdrücke finden sich in einem Stichwortverzeichnis erläutert.

Mit diesem Bericht will das KGST dem Fachamt das notwendige Fachwissen für anstehende Entscheidungen über Datenverarbeitung vor Augen führen. Zugleich ist der Umfang der Beratungsleistungen beschrieben, der in der zentralen Organisationsstelle und in der KDZ vorhanden, sein und in die Entscheidung über Auswahl und Entwicklung neuer Technik einbezogen werden muß.

Mit dem Katalog läßt sich die beste Lösung nicht "ausrechnen", betont die KGST. Konsequenzen und Merkmale seien von Fall zu Fall zu bestimmen.

Diese Kriterien können, weist das KGST hin, über den engeren Radius automatisierter Datenverarbeitung hinaus im Gesamtbereich der Informationsstechnik verwendet werden.