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25.09.1981

Kritische Datenfelder müssen als Blickfang verstanden werden:Belegerfassung ordentlich durchkämmen

Im Umfeld der EDV fällt oft das Wort Programm. Verstanden wird es dabei nur in seiner auf die Datenverarbeitung bezogenen Bedeutung, nicht auf die der Datenverarbeitung vorgelagerten Arbeitsbereiche der Belegerfassung und -weiterleitung.

Wenn auch diese Arbeitsgänge kontrollierbar organisiert sind, stellen sie ein Programm dar - und in diesen Anwendungsbereichen das Fundament.

Aus den von der Datenverarbeitung zur Verfügung gestellten Daten müssen - aufbauend auf diesem Fundament - Planung, Steuerungen, Analysen, also Entscheidungen und letztendlich auch Erfolge wachsen. Dieses außerhalb der EDV-Abteilung ablaufende Arbeitsprogramm hat vor dem Hintergrund gekaufter Hardware und Software die Aufgabe, alle erforderlichen Daten und Belege zu kanalisieren und dem Belegflußdelta eine richtige Mündung zuzuweisen.

Am Anfang steht eine ordentlich durchgekämmte Belegerfassung, die auch im vielschichtigsten Produktionsbetrieb zu einem nicht weiter zu vereinfachenden Arbeitsablauf komprimiert sein muß. Diesen Bereich charakterisierende Komponenten, wie das Formularwesen, werden innerhalb dieses Tochterbereichs der internen Organisation auf die "Grundlinie" gebracht.

Die in einem Verfertigungsbetrieb mit breitgefächerter Produkt- und Verkaufspalette erforderlichen Ablaufprogramme setzen folgende Organisation voraus:

- Gestaltung und Organisation des Formularwesens, Festlegung der Beleganlaufstationen, Festlegung der Daten- und Belegkontrollstationen Anordnung und Kontrolle auf Einhaltung von Organisationsanweisungen;

- die Beschreibung der Ein- und Verkaufsabläufe als Auszug aus dem Gesamtkonzept "interne Organisation", soweit sie die Materialwirtschaft und Logistik betreffen;

- die Beschreibung und Besprechung der in aller Regel am meisten gefährdeten Ausnahmefälle .

Umgang mit Kugelschreibern

An die Gestaltung der Formulare sind Forderungen zu stellen, etwa die weitestgehende Einheitlichkeit und die Beschränkung auf ein absolutes Minimum bei variablen Daten, die laufenden Eintragungen und Übertragungen unterliegen. Die Forderung entsteht zwangsläufig aus der Erfahrung, daß der Umgang mit Kugelschreibern vielen Mitarbeitern immer noch Kopfzerbrechen bereitet.

Diesen diversen organisatorischen Bereinigungen folgt die Offenlegung der Abläufe und der Wegweiser, der eine möglichst fehlerfreie Arbeitsabwicklung gewährleisten soll. Dieser Streckenabschnitt, mit seinen Verzweigungen und Alternativen innerhalb des komplexen Geschehens der Leistungserstellung, ist nach der Installation eines EDV-Systems der zweite Markstein, wobei hier im Gegensatz zur ersten Aufgabenstellung besonders die betriebliche Leistungs- und Anpassungsfähigkeit sowie Flexibilität gefordert ist.

Nach der Planung und Durchführung dieser Maßnahmen verlangt die Belegkontrolle volle Aufmerksamkeit. Die wirksamste Kontrolle ist bekanntlich diejenige, die sich am wenigsten bemerkbar macht. Um dieses Ziel zu erreichen, muß sie bereits im Planungsstadium ansetzen und durch eine ständige Überprüfung der Planung und Organisation selber und eine Anpassung an die tatsächlichen Gegebenheiten die Verteidigung im Angriff suchen.

Die von der EDV-Anlage automatisch durchgeführte Fehlerkontrolle durch Plausibilitätsprüfungen ist auf logische Fehler beschränkt und muß natürlich auch durch eine ständige Fehlerkontrolle des Personals ergänzt werden.

Die einfachste Möglichkeit ist wohl das "Aufladen" des Beleges durch Kontrollinformationen per Stempelaufdruck etc., so daß die folgende Anlaufstation die Möglichkeit hat, die Richtigkeit die Belegablaufes zu prüfen -

zumindest dahingehend, ob jeder Beleg auch den Weg über die Konsole gegangen ist.

Durch Schulung des Personals kann erreicht werden, daß die kritischen Datenfelder auf dem Datenträger Beleg als Blickfang verstanden werden und damit die Kontrolle auf Vollständigkeit und Plausibilität verstärken.

*Karl Honz ist Assistent der Geschäftsführung der Schwahn GmbH & Co., Olympiade-Sportbekleidung KG