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14.09.1979 - 

Integration von bildlichem und digitalem Aufzeichnungsverfahren:

Kundenfreundliches Belegwesen durch TRIM

OFFENBACH (pi) - Die Integration zweier Aufzeichnungsprinzipien für Originalbelege, realisiert durch das "Trace Image System" (TRIM), wird - so glaubt Recognition Equipment GmbH als Hersteller - auf die Organisation in den Betrieben nicht ohne Einfluß bleiben.

TRIM vereinigt die "fotografische" Reproduktion und elektronische Speicherung von Originalbelegen mit der Aufzeichnung maschinenlesbarer Zeichen (OCR, BarCode, Magnetschrift) samt den daran anzuschließenden Techniken wie Belegsortierung, elektronische Wiederauffindung, Ausdruck von Computerdaten und Beleg-Reproduktion ("lmage") mit dem EDV-Drucker etc.

Für eine in die elektronische Verarbeitung und Speicherung völlig integrierte Reproduktion der Belege war eine Reihe neuer Erfindungen notwendig; außerdem werden im TRIM-System verschiedene bekannte Techniken erstmals zu diesem Zweck angewandt. Bislang konnten lediglich mechanische Wiederauffindungs- und Reproduktionssysteme für Mikrofilm von einem Computersystem gesteuert werden. Durch den Unterschied im Zeitbedarf beider Techniken blieb die Anwendungsmöglichkeit für die allgemeine EDV begrenzt; lediglich für die filmische Aufzeichnung der Computerausgabe konnten ausreichende Geschwindigkeiten erzielt werden.

Zustand des Belegs ohne

Belang

Grundlage der Verarbeitung durch TRIM ist ein Belegleser/-sortierer von Recognition Equipment aus der Typenreihe TRACE. Die Belege - das können Schecks, Überweisungsträger oder andere beliebige Belege sein - werden in das Eingabefach gelegt. Sie dürfen, sagt der Anbieter, verschiedene Formate und Gewichte, Risse, Eselsohren, Klebeetiketten etc. aufweisen. TRIM transportiert die Belege mit hoher Geschwindigkeit zu den Verarbeitungsstufen. Die Belegverarbeitung sei beispielhaft an einer Anwendung. "Kontoauszüge mit Anlagen" dargestellt:

* Lesung

OCR plus (wenn gewünscht), Bar-Code und Magnetschritt. Hierbei handelt es sich um Computerdaten der üblichen Art, die TRIM in das allgemeine Datenverarbeitungssystem überträgt, deren relevanten Teil jedoch in ein eigenes Plattenspeicher-, Wiederauffindungs-und Druckwiedergabe-System einspeist. Auf dem Beleg können bis zu zwei OCR-, zwei Bar-Code-Zeilen und eine Magnetschrift (MICR)-Zeile niedergelegt sein. Zusätzlich speichert TRIM für jeden Beleg eine fortlaufende Nummer, genannt "PIC", und bringt sie außerdem auf jeden Beleg in normal lesbaren Ziffern auf.

* Reproduktion

Der Beleg wird "quasi-fotografisch" aufgenommen, digitalisiert und auf dem TRIM-Plattensystem in Zuordnung zu den betreffenden Daten mit gleicher PIC-Nummer gespeichert.

* Mikroverfilmung

Während die neuartige Image-Reproduktion vor allem für die kurzfristige Speicherung und Wiedergabe gedacht ist, können die Belege für eine langfristige Aufbewahrung auch in bekannte

Weise mikroverfilmt werden.

* Sortierung

Anschließend gibt TRIM die Belege in die Sortierfächer aus, von denen es 12, 18 oder 24 aufweist. Die Sortierkriterien können frei erstellbaren Programme folgen.

Quasi-Foto durch

Laserdrucker

Mit dem nächsten Schritt beginnt die Auswertung, Wiederauffindung und Wiedergabe.

* Wiederauffindung

Anhand der vom Computer auf Band gelieferten Ausgabedaten für die Kontoauszüge, die auch die PIC-Nummer enthalten, werden die entsprechenden Belege im TRIM-Plattensystem gesucht und zusammen mit den Buchungsdaten an den Drucker transferiert.

* Drucken der Kontoauszüge mit Anlagen

Der TRIM-Laserdrucker druckt auf dem gleichen Blatt den Kontoauszug in der gewohnte Form - gegebenenfalls auch mehrfach - wie das "quasi-fotografische" Abbild der Anlagen, die für die eine oder andere Buchungszeile vorliegen, einschließlich Wiederholung der PIC-Nummer auf jedem Beleg. Die Anzahl der Anlagen hängt von dem Platz ab, den der Kontoauszug belegt. Auf beliebig vielen Folgeseiten können jeweils 21 weitere Anlagen abgedruckt werden. Zusätzlich erstellt der Laserdrucker im Bedarfsfall Filme.

Mehr Service

Über den Nutzen des TRIM-Systems sagt der Hersteller- basierend auf dem Bankenbeispiel: Der organisatorische Durchbruch liegt darin, daß die Anlagezuordnung zum Kontoauszug automatisch erfolgt. Ein Engpaß der Arbeit in der Bank wird hiermit beseitigt. Bis jetzt steht man vor der Alternative, entweder durch Fortlassen der Anlage den Kundenservice zu verschlechtern oder umständliche und zeitraubende, nicht oder nur teilweise zu automatisierende Arbeiten in Kauf zu nehmen. Zudem liegt in der Tatsache, daß TRIM nicht den physischen Beleg, sondern sein Abbild beifügt, der Vorteil, daß der Kunde auch solche Unterlagen geliefert bekommt die bislang in der Bank verbleiben sollen oder müssen (Beispiel: Schecks).

Die Postverarbeitung kann vollautomatisch erfolgen, weil die gleichformatigen TRIM-Ausdrucksformulare von den entsprechenden Maschinen akzeptiert werden. Schließlich wird auch Porto gespart: Zwei Blätter mit gegebenenfalls 20 bis 30 Anlagen-Abbildungen kosten 60 Pfennige, während Originalbelege im Bereich von einer Mark bis 1,40 Mark liegen würden. TRIM verarbeitet in der beschriebenen Weise 2000 Belege in der Minute.

Informationen: Recognition Equipment GmbH, Strahlenberger Str. 123, 6050 Offenbach/M., Tel 0611/88 60 01, auf der SYSTEMS: Halle 16, Stand 16501.