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13.08.2004 - 

Archivierungs-Tools sortieren elektronische Post

Lastenausgleich für Mail-Server

Die E-Mail-Kommunikation ist für viele Firmen Fluch und Segen zugleich: Einerseits lassen sich Informationen einfach und rasch versenden, andererseits sind Anwender mit der Fülle an eingehenden Nachrichten überfordert. Problematisch sind die Flut an Mails und vor allem deren Anhänge für Unternehmen auch deshalb, weil sie die Messaging-Server überlasten. Zudem bringt der enorme Umfang der Mail-Datenbanken auf den Servern die Administratoren in Schwierigkeiten: Ihnen reicht mitunter das für das Server-Backup vorgesehene Zeitfenster nicht mehr aus. Und das E-Mail-Aufkommen wächst rasant weiter: Das Beratungshaus Gartner taxiert die jährliche Zunahme auf etwa 40 Prozent. Das Marktforschungsunternehmen IDC schätzt, dass nächstes Jahr täglich rund 35 Milliarden E-Mails versendet werden.

Mails sind Geschäftsdokumente

Rabiates Löschen ist kaum ein probates Mittel, des E-Mail-Wusts Herr zu werden. Oft sind sich Nutzer nicht sicher, ob eine Nachricht nicht eines Tages doch wichtig sein könnte. Hinzu kommt, dass die elektronische Post sich als wichtiger Teil der geschäftlichen Korrespondenz etabliert hat. Manche Nachrichten sind daher zu behandeln wie Papierdokumente oder Faksimiles. Für steuerrelevante Computerpost gibt es, wie für andere Schriftstücke auch, gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

Abhilfe versprechen Hersteller von E-Mail-Archivierungswerkzeugen. Einfach ausgedrückt, speichern diese Programme ein- und ausgehende Nachrichten in einem zentralen Archiv, wobei der Anwender wie gewohnt über die Client-Software auf die Nachrichten zugreifen kann. Im Eingangskorb verbleibt nur die wenig Speicher beanspruchende Hülle der Nachricht, während ihr Inhalt (Message Body) sowie Attachments auf einem Archiv-Server lagern. Auf diese Weise wird die Mail-Datenbank des Servers spürbar entlastet. Der Vorgang ist für die Anwender weitgehend transparent. Das Auslagern hat noch einen weiteren Vorteil: Es erlaubt einen Anwendungszugriff auf Mails unabhängig vom Messaging-System, etwa für Recherchen nach Kundenkorrespondenz über ein Fremdsystem.

Die meisten Programme zur E-Mail-Archivierung arbeiten mit den führenden Messaging-Systemen "Exchange Server" von Microsoft und "Lotus Domino" zusammen. Unter den Anbietern finden sich Spezialisten wie KVS aus Großbritannien oder die vom Storage-Hersteller EMC geschluckte Legato Systems. Außerdem bieten viele Hersteller von Dokumenten-Management-Systemen Erweiterungen für die E-Mail-Erfassung und -Archivierung an. Das Ablegen der Mails steuern diese Programme entweder automatisch, oder der Anwender wählt am PC einzelne Nachrichten zum Archivieren aus. Oft kombinieren die Lösungen beide Methoden.

Ärger mit persönlichen PST-Archiven

Eines der bekanntesten Produkt in diesem Segment, "Enterprise Vault" von KVS, richtet sich an Exchange-Nutzer, die akute Probleme mit der rasant wachsenden Größe ihrer E-Mail-Datenbanken haben. Oftmals plagen sich die Kunden nicht nur mit überfüllten Servern, sondern auch mit den Private Stores der Anwender herum. Viele "Outlook"-Nutzer (das Desktop-Programm ist Microsofts Frontend-Software für den Exchange Server) richten sich persönliche E-Mail-Archive ("Private Stores", kurz PSTs) auf der lokalen Festplatte oder auf einem Netzlaufwerk ein - sehr zum Leidwesen der Administratoren. Diese PST-Dateien umfassen nicht selten mehr als 100 Megabyte und müssen von der Backup-Routine wie ein großes File gesichert werden, und zwar bei jeder noch so kleinen Änderung. Besonders in großen Netzen wird das Sichern zahlreicher PSTs schnell zur Tortur. Mit Sorge haben Systemverwalter zur Kenntnis genommen, dass die Private Stores bei "Outlook 2003" bis zu 20 Gigabyte umfassen können. Bislang waren hier nur 2 Gigabyte möglich.

Volltextsuche für Mails und Anhänge

Statt Private Stores anzulegen, sollen Anwender ihre E-Mails in Enterprise Vault sichern. Eine regelbasierende Archivierungsroutine speichert E-Mails der einzelnen User in einem speziellen Datenspeicher außerhalb des Exchange Server. Dies könnte beispielsweise automatisch für alle Nachrichten geschehen, die älter als sechs Monate sind. Der Outlook-Anwender bemerkt davon kaum etwas: Er findet nach wie vor seine E-Mails im Eingangskorb. Klickt er auf eine archivierte Nachricht, wird sie aus dem KVS-Archiv geladen und erscheint wie gewohnt auf dem Desktop. Die Archivierungssoftware stellt fest, ob ein Anhang bereits gespeichert wurde, etwa ein an viele Anwender versendetes Rundschreiben mit angehängter Powerpoint-Datei. In diesem Fall legt das System das betreffende Attachment nur einmal physikalisch ab und stellt zu den anderen Nachrichten entsprechende Verknüpfungen her ("Single Instance"). Auch eine Reihe anderer Hersteller beherrschen dieses platzsparende Verfahren. Eine ins KVS-Programm integrierte Suchmaschine indiziert Nachrichten nebst Attachment und erlaubt dem Nutzer so eine Volltextsuche entweder über den Outlook-Client oder über ein Web-Interface.

Während sich KVS in Sachen E-Mail-Systeme ganz auf Exchange konzentriert beziehungsweise Archivierungslösungen für File-Server und Microsofts "Sharepoint Portal Server" vermarktet, arbeitet die Software "Email Xtend" des zum Speicherspezialisten EMC gehörenden Konkurrenten Legato darüber hinaus mit den Messaging-Systemen Lotus Domino und "Sendmail" zusammen. Legato verspricht ähnliche Funktionen wie KVS, allerdings lassen sich hier die E-Mails aus beiden Server-Systemen in einem einheitlichen Archiv abspeichern. Ebenso kann der Anwender über die Suchfunktionen nach Notes- und Exchange-Nachrichten gleichermaßen suchen.

Eine andere Produktstrategie als KVS und Legato verfolgen Spezialisten für das Dokumenten-Management. Wie für die anderen Anbieter dieses Segments ist auch für Optimal Solutions aus Berlin die E-Mail-Archivierung eine optionale Erweiterung des Kernprodukts zum Erfassen, Archivieren und Verwalten von elektronischen Schriftstücken, Papierdokumenten und strukturierten Daten aus betriebswirtschaftlichen Standardanwendungen.

Auf Wunsch wird der Postein- und -ausgang von Outlook in der Benutzeroberfläche derDokumenten-Management-Lösung "OS:DRT" dargestellt. Der Anwender teilt dem System mit, welchem Vorgang er seine Mails zuordnen möchte. So kann er beispielsweise eine Nachricht der elektronischen Akte eines Kunden zuweisen. Hierzu vergibt der Benutzer der zu archivierenden E-Mail Schlagworte, zum Beispiel den Autor, das Datum und individuelle Kennzeichen wie etwa die Vorgangs- oder Kundennummer. Bei den Berlinern hat die zentrale Ablage aller Kundenkontakte Vorrang vor der Entlastung des E-Mail-Servers. Dies zeigt sich daran, dass die Lösung die Nachrichten beim Archivieren lediglich kopiert; das Original verbleibt auf dem Server.

Seit Jahresanfang versteht es die zu Open Text gehörende Softwareschmiede Ixos, neben Exchange- auch Notes-Mails zu archivieren. Anders als das Produkt von Optimal Systems greift das Ixos-Programm die Nachrichten vom Server ab und speichert sie im "Enterprise Content Repository" (vormals "E-Con Server"). Auch hier vollzieht sich das Auslagern regelgestützt. Das Feature "Watermark-Archiving" überträgt Mails so lange vom Exchange Server in das Archiv, bis der Mailbox-Inhalt auf ein vom Administrator festgelegtes Ausmaß geschrumpft ist. Laut Ixos werden außerdem die von Outlook-Anwendern lokal erzeugten Private Stores aufgelöst.

Die Archivierungskomponente soll es dem Anwender zudem ermöglichen, Daten aus ERP-Systemen und CRM-Programmen gemeinsam mit E-Mails zu speichern. So könnten etwa Belege aus der Finanzbuchhaltung über einen Geschäftsvorfall zusammen mit der Korrespondenz archiviert werden.

Andere Dokumenten-Management-Hersteller wie etwa SER und COI nutzen zur E-Mail-Archivierung gedache Middleware des finnischen Softwarehauses TJ Group mit Sitz in Stuttgart, um Exchange- oder Domino-Systeme mit dem eigenen Archiv zu koppeln. Darüber hinaus bietet TJ Group seine Software "CAI Suite" auch selbst an. So speichert beispielsweise die Lösung "Doxis E-Mail-Archivierung für Lotus Domino" von SER sowohl Mails als auch Domino-Datenbanken im Archiv-Server des Dokumenten-Management-Systems "Doxis".

Der Softwarespezialist Group Technologies AG kombiniert mit seinem E-Mail-Management-Produkt "iQ Suite" Viren- und Spam-Schutz sowie die Mail-Archivierung. Die Lösung überprüft eingehende Nachrichten zunächst auf Virenbefall und sortiert unerwünschten Mail-Müll aus. Die Eingangskontrolle soll verlindern, dass versehentlich Spam-Mails oder Würmer archiviert werden. Über eine Schnittstelle lassen sich unter anderem die Archivsysteme von Ixos und Saperion anbinden.

Auch Speicherspezialisten archivieren Mails

Nach den Erfahrungen von Jobst Eckardt, Berater bei der Unternehmensberatung Zöller & Partner aus Sulzbach, ist der Kreis der Firmen, die eine Server-basierende Lösung benötigen, recht überschaubar. Bedarf hätten vor allem große Unternehmen, die den Exchange Server als firmenweites Messaging-System verwenden. Beispielsweise hatte der Autohersteller Audi massive Schwierigkeiten mit den von den Nutzern lokal erzeugten PST-Dateien. Gerade solche Unternehmen haben ein Interesse daran, ausreichend Speicherplatz zu niedrigen Kosten für die E-Mail-Archivierung bereitzustellen. Viele Archivprodukte sind aus diesem Grund mit Schnittstellen zu Speichersystemen von EMC, Hitachi Data Systems, Netapp, Storagetek und IBM ausgestattet. Teilweise betätigen sich hier die Storage-Hersteller: allen voran EMC seit dem Kauf von Legato, aber auch Sun sowie Hitachi Data Systems.

Hier lesen Sie ...

- wie Firmen durch E-Mail-Archivierung ihre Messaging-Server entlasten;

- welche Methoden zur E-Mail-Archivierung es gibt;

- wie E-Mails gleich anderen Geschäftsdokumenten in elektronischen Akten abgelegt werden können;

- welche Archivierungslösungen für den Exchange Server und Lotus Domino erhältlich sind und wie diese Produkte funktionieren.

E-Mails und Compliance

Gern begründen vor allem amerikanische Hersteller die Notwendigkeit der E-Mail-Archivierung mit "Compliance". Gemeint sind damit unter anderem Auflagen des "Sarbanes-Oxley Act", denen an der amerikanischen Börse notierte Firmen Folge leisten müssen. "Das Thema ist in den USA weit höher aufgehängt als in Deutschland", so Jobst Eckardt von der Unternehmensberatung Zöller & Partner. Gleichwohl schreiben auch hierzulande die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) eine Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Informationen vor. Bezogen auf E-Mails fällt es jedoch schwer, zu entscheiden, was nun steuerlich von Belang ist. "Wenn ein Kunde eines Energieversorgers seinen Stromtarif per E-Mail ändert, wäre das steuerrelevant und müsste archiviert werden", erläutert der Berater.

Archivierungsformate

Anwender sollten sich Gedanken darüber machen, in welchem Format die Archivierungs-Tools E-Mails speichern sollen. Je nach Anbieter besteht die Wahl zwischen einer Mime-Kodierung (Mime ist die Abkürzung für den Standard Multipurpose Internet Mail Extensions), dem nativen Datenformat des E-Mail-Systems oder einer Speicherung in einem standardisierten Format wie dem Tagged Image File Format (Tiff) sowie dem Portable Document Format (PDF). Die Mime-Variante gewährleistet, dass sich die Nachrichten auch unabhängig von einem speziellen E-Mail-Programm lesen lassen. Im Gegensatz dazu setzt die Ablage im Herstellerformat die Outlook- oder Notes-Software voraus, will man die Mails später öffnen. Problematisch könnte das dann werden, wenn nach vielen Jahren diese Programme nicht mehr auf dem Markt oder die Datenstrukturen mit verfügbarer Software nicht kompatibel sind. Die Tiff-Option empfiehlt sich für Schriftstücke, die das Unternehmen wie einen Beleg archivieren möchte. Dies ist für viele Firmen gängige Praxis, die schon seit Jahren beispielsweise eingescannte Rechnungen in eine Tiff-Datei umwandeln und archivieren.

E-Mail-Archivierung von Spezialisten, DMS-Herstellern und Storage-Anbietern

Anbieter / Produkt / Anbieterkategorie / Unterstützte Mail-Server / Anbindung ans Mail-System* / Funktionsschwerpunkt

Ceyoniq / Nscale for Lotus Notes/for Microsoft Exchange / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung / Entlastung von E-Mail-Servern, E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

COI / COI Business Archive for MS Exchange/Lotus Notes / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung über Partnerprodukt / Entlastung von E-Mail-Servern, E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

Docuware AG / Active Import, Connect to Notes / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung / Entlastung von E-Mail-Servern, Integration ins eigene Archivsystem

Documentum (EMC)** / Records Management for E-Mails / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung / E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

D.velop / D.3 und Zusatzmodule / Dokumenten-Management-Anbieter / Imap-4-kompatible Clients, Exchange Server, Lotus Domino/ Server-Kopplung / E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

Easy Software AG / Easy Core Applications Notes/xBase / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung / E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

Elo Digital Office / Elo Enterprise Server/Elo Professional / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino, SAP Office, Groupwise, Tobit / Server-Kopplung / Entlastung von E-Mail-Servern, E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

Filenet / Record Manager / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung über Partnerprodukt / Entlastung von E-Mail-Servern, E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

Group Technologies / iQ Suite / Spezialist für E-Mail-Management, -Sicherheit und -Archivierung / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung / Integration in verschiedene Archivsysteme von Drittherstellern

Hitachi Data Systems / Message Archive for E-Mail / Storage-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung / Entlastung von E-Mail-Servern

IBM / DB2 Commonstore for Lotus Domino/Exchange Server / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung / Entlastung von E-Mail-Servern, E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

Ixos Software (Open Text) / Enterprise Content Repository / for Lotus Notes/Exchange / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung / Entlastung von E-Mail-Servern, E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

KVS / Enterprise Vault / Spezialist für E-Mail-Archivierung / Exchange Server / Server-Kopplung / Entlastung von E-Mail-Servern

Legato (EMC) / Email Xtend / Spezialist für E-Mail-Archivierung / Exchange Server, Lotus Domino, Sendmail / Server-Kopplung / Entlastung von E-Mail-Servern

Optimal Systems / OS:DRT und Zusatzmodule / Dokumenten-Management-Anbieter / Lotus Notes, Microsoft Outlook / Client-Kopplung / E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

Saperion / Exchange Server Gateway, Lotus Notes Bridge / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung / Entlastung von E-Mail-Servern, E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

SER / Doxis E-Mail-Archivierung / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung über Partnerprodukt / Entlastung von E-Mail-Servern, E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

Sun / Infinite Mailbox / Storage-Anbieter / Lotus Domino / Server-Kopplung / Entlastung von E-Mail-Servern

TJ Group / TJ Group CAI Suite / Spezialist für E-Mail-Archivierung / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung / Integration ins eigene sowie in Archivsysteme von Drittherstellern

Windream / Windream Exchange/Lotus Domino / Dokumenten-Management-Anbieter / Exchange Server, Lotus Domino / Server-Kopplung / Entlastung von E-Mail-Servern, E-Mail-Ablage ins eigene Archivsystem

* Gemeint ist Kopplung zwischen Archiv und Messaging-System. Oft gestatten die Lösungen zusätzlich das manuelle Archivieren am Desktop.

** Documentum integriert derzeit zusätzlich die Technik von Legato. Beide Firmen gehören dem Storage-Anbieter EMC.

Abb: Die besten Hersteller

KVS war einer der ersten Anbieter und führt den Markt noch heute an. Quelle: Gartner Research, November 2003