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17.11.2000 - 

IT im Gesundheitswesen/Archiv- und Workflow-Lösung im St. Josef-Hospital

Lehrkrankenhaus Bochum optimiert Prozesse in Medizin und Verwaltung

Das Gesundheitswesen steht unter Reformdruck. Zu den Kliniken, die darauf bereits reagiert haben, gehört das St. Josef-Hospital in Bochum. Das Lehrkrankenhaus der Ruhr-Universität hat medizinische und Verwaltungsprozesse überarbeitet und die Informationsorganisation in ein neues DV-Konzept integriert. Klaus Engelhardt* schildert Vorgehen und Funktion.

In vielen Krankenhäusern stehen Fragen zur Optimierung von Geschäftsprozessen und zum gezielten DV-Einsatz hinten an. Dabei bestände an Gesamtkonzepten für das Informationswesen und die DV-gestützte Organisation dringender Bedarf, denn die Behandlungsmethoden werden immer komplexer. In letzter Zeit werden sich aber Kliniken zunehmend der eigenen Mängel bewusst. Dazu beigetragen haben auch Softwareanbieter, die das Gesundheitswesen inzwischen als Wachstumsmarkt entdeckt haben. Besonders Anbieter klassischer Softwarelösungen für Workflow- und Dokumenten-Management haben ihre Produkte entsprechend den Anforderungen des Gesundheitswesens modifiziert.

Allerdings bietet der Markt nur wenige gesamtheitlich integrierte Krankenhaus-Informationssysteme (KIS). Vielmehr überwiegen Anbieter mit speziellen Segmentlösungen entweder für den administrativen Bereich, also etwa Finanzbuchhaltung, Controlling, Materialwesen oder Personaleinsatzplanung, oder den medizinischen Bereich wie Röntgen- oder OP-Dokumentation. So verwundert es nicht, dass die Kliniklandschaft durch segmentorientierte Teillösungen geprägt ist und kaum ein Haus auf eine integrierte, klinikweite Anwendung zurückgreifen kann. Zu den wenigen Ausnahmen gehört das St. Josef-Hospital, dessen DV sogar eine Workflow-Lösung einschließt.

Vor 162 Jahren fing alles an: Die St. Elisabeth-Stiftung gründete 1838 in Bochum das heute mit 331 Betten ausgestattete St. Elisabeth-Hospital und 1911 das zunächst 220 Betten umfassende St Josef-Hospital. Das wurde 1977 im Rahmen des Bochumer Modells Universitätsklinik und 1983 Akademisches Lehrkrankenhaus. Heute verfügt es über 683 Betten in zehn Fachkliniken mit 16 Fachabteilungen.

In St. Josef wird schon viele Jahre ein DV-Altsystem im administrativen Bereich eingesetzt, jedoch nicht unter Einbindung der Patientenakte. Während die finanziellen Patientendaten wie Geldtransfer, offene Posten etc. im Computer gehalten wurden, lag das Patientenblatt mit den Stammdaten, also Name, Geburtsdatum, Adresse, Versicherung etc., nur in Papierform vor. Die medizinischen Patientendaten wie Befunde und Ähnliches wurden vom Arzt auf Papier niedergelegt und in dieser Form archiviert.

Im medizinischen Bereich haben sich verschiedene Insellösungen etabliert, je nach Anforderungen und Initiative der jeweiligen Abteilungen. Doch stets bestand das Problem, die umfangreichen Patienteninformationen vollständig, aktuell und zeitgenau an den ärztlichen Arbeitsplätzen zur Verfügung zu haben. Bei einer Konsultation muss der Arzt schnell nachvollziehen können, ob auch andere Kollegen aus anderen Abteilungen zwischenzeitlich den Patienten behandelt haben und wenn ja, wie. Dies konnte mit der herkömmlichen DV-Unterstützung nicht geleistet werden. So entstanden häufig zusätzliche Kosten durch Nachfragen und Inhouse-Recherchen sowie durch Doppelarbeit. Hierdurch stand für die Patienten entsprechend weniger Zeit zur Verfügung. Diesem Zustand sollte durch die Einführung eines integrierten Krankenhaus-Informationssystems abgeholfen werden. Ausgewiesene Ziele waren:

-Realisierung einer detaillierten, alle patientenbezogenen Teilbereiche enthaltenden, schnell und an jedem beliebigen Arbeitsplatz zugriffsfähigen Patientenakte (virtuelle Patientenakte). Durch schnelles und vollständiges Auffinden der relevanten Informationen sollen Recherchezeiten eingespart und die Qualität der Patientenbetreuung nachhaltig verbessert werden.

-Einrichtung einer ganzheitlichen, softwaregestützten Lösung für die Klinikadministration und insgesamt entscheidende Reduktion von Papierformularen, verbunden mit schnellerer Abwicklung aller relevanten Prozesse.

Das interne Projekt-Management lag beim Controlling, weil hier gleichermaßen krankenhausspezifische DV- wie Prozesskenntnisse vorlagen. Zur Entwicklung eines umfassenden Anforderungskataloges und für die darauf basierende Lösungsauswahl wurde Roland Trill, Flensburg, als externer Sachverständiger eingebunden. Mit GWI, Siemens-Nixdorf und SMS Dataplan gelangten drei Anbieter ganzheitlicher KIS in die engere Wahl. Die Produkte der Anbieter wurden teilweise mit hauseigenen Daten getestet. Zudem nahm man Kontakt zu Referenzkunden auf und analysierte dort entsprechende Lösungen. Die Entscheidung fiel zugunsten der GWI AG, Bonn, mit ihrem System "Orbis".

Das Vorhaben wurde in Teilprojekten angegangen, teilweise mit paralleler Abwicklung. Zu Beginn - und dies war entscheidend für den späteren Erfolg - nahm das Team eine Prozessanalyse vor, beginnend mit dem ärztlichen Bereich der Radiologie. Sie war Basis für die Optimierung bestehender und Gestaltung neuer Prozesse. Anschließend ging es darum, die Altlösung im Administrativbereich mit Patientenverwaltung, Materialwirtschaft etc. abzulösen. Ferner galt es, im Medizinbereich neben den Arztarbeitsplätzen auch solche im Stationsbereich zu schaffen, die Schwestern und Pflegern erstmals einen gesamten Überblick über alle Patienten auf der Station bieten sollten.

Als fachlich erster Teil wurde ein radiologisches Informationssystem (RIS) zur Datenverwaltung im medizinischen Bereich angegangen mit der Möglichkeit, dieses später um ein Modul zur Verwaltung von Bilddaten zu erweitern (Picture Archiving Communication System = Pacs). Ein weiterer Projektschritt sah die Integration der Informationslandschaft vor, also ein Kommunikationssystem über alle Bereiche hinweg.

Fehlerfreies Ausfüllen garantiertHeute lassen sich immer mehr Formulare nur noch digital generieren. Wird in einem solchen Formular ein Patientenname angeklickt, erscheinen alle Patientendaten. Auch alle weiteren Angaben, zum Beispiel über die Therapie, werden aus der hinter den Formularen liegenden Datenbank gezogen. Damit verbunden ist eine je nach Fachgebiet mehr oder weniger ausgebaute Plausibilitätsprüfung - füllt man ein Formular unvollständig oder fehlerhaft aus, wird man am Client darauf hingewiesen, so dass ein schnelles, einheitliches und fehlerfreies Ausfüllen gesichert ist. Damit lässt sich nach und nach auch die Qualität der Patientendaten selbst verbessern.

1999 hielten sich rund 22000 Patienten eine oder mehrere Nächte in der Klinik auf. Hieraus resultierten knapp über 200000 Pflegetage. Diese Zahl konnte trotz stetig steigender Fallzahlen in den letzten Jahren deshalb fast konstant gehalten werden, weil es gelang, die Verweildauer auf durchschnittlich nur noch zehn Tage zu reduzieren, ein Wert, der für Häuser ähnlich umfassender Gesundheitsleistung vorbildlich ist. Dabei verwirklichte das St. Josef ein viel beachtetes Modellvorhaben "Pflege zu Hause", bei denen Patienten, die sonst Plätze in der Klinik belegen müssten, zu Hause gepflegt werden. Zu obigen Fallzahlen kommt die Betreuung von gut 35000 ambulanten Patienten hinzu.

In der vorläufigen Endausbaustufe ist über das Kliniknetz von rund 650 Arbeitsplätzen der Zugriff auf das System und Archiv möglich. Die vernetzten PC-Arbeitsplätze werden gleichermaßen von den Ärzten wie vom Pflegepersonal und der Klinikverwaltung benutzt, mit unterschiedlichen Berechtigungen.

*Dr. Klaus Engelhardt, Sprockhövel, ist Fachautor für Dokumenten-Management und Workflow.