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03.02.1995

Leserbrief Innovatives Ministerium

Betrifft CW Nr. 48 vom 2. Dezember 1994, Seite 7: "Workflow: Entscheidend ist die Ablauforganisation"

Im Artikel werden das Bundeskanzleramt (BKA) und das Bundesministerium fuer Finanzen (BMF) als Workflow-Pioniere im Bereich der oesterreichischen Bundesministerien genannt. Speziell das BKA wird als das am weitesten fortgeschrittene Ministerium mit einer fuer Ende 1994 geplanten Ausstattung von 170 Linkworks- Arbeitsplaetzen bezeichnet. Das Bundesministerium fuer Wissenschaft und Forschung (BMWF) wird gemeinsam mit anderen Ressorts faelschlicherweise als Ministerium mit kleinerer Installation dargestellt.

Ihrer Recherche ist entgangen, dass in der Zentralstelle des BMWF nach einer intensiven Evaluierungsphase bereits Anfang 1993 eine Testphase mit Linkworks (damals noch Objectworks) durchgefuehrt wurde. Das BMWF begann dann auch im Herbst als erstes Ministerium, auf 120 Arbeitsplaetzen Linkworks in Produktion einzusetzen. Unmittelbar darauf, im Maerz 1994, wurden weitere 140 Plaetze eingerichtet, also insgesamt 260 Benutzer unterstuetzt. Fuer das Jahr 1995 ist die Erweiterung auf insgesamt 450 Arbeitsplaetze vorgesehen.

Im Gegensatz zu BKA und BMF wurde im BMWF Linkworks von Beginn an als Groupware-System und als Plattform fuer eine umfassende Unterstuetzung von sowohl strukturierten Vorgaengen als auch nicht vordefinierbaren Ad-hoc-Vorgaengen ausgewaehlt und nicht primaer als Standard-Workflow-Management-System zur Realisierung des elektronischen Aktes betrachtet. Seit zirka einem Jahr positioniert sich Linkworks richtigerweise selbst als Groupware- Produkt und unterstuetzt dazu einige Komponenten der Vorgangsbearbeitung wie das "document routing".

Fuer den Aufbau eines vollstaendigen Workflow-Management-Systems im BMWF sind Produkte, die nur einige vordefinierte Standardvorgaenge beziehungsweise Teilvorgaenge unterstuetzen, kaum ausreichend. Entscheidend ist die Funktionalitaet im Bereich der Vorgangsspezifikation und die Moeglichkeit, die zum Grossteil grafisch modellierten Vorgaenge mit dem in der Anwendungsentwicklung eingesetzten CASE-Tool und den daraus zahlreich generierten Applikationen zu verknuepfen und zu integrieren. Der elektronische Akt selbst wird nicht wie so oft als eigenstaendiger Vorgang betrachtet, sondern vielmehr als Rahmenvorgang fuer sehr viele unterschiedliche Auspraegungen beziehungsweise ebenso nur als Subvorgang von Vorgaengen, in denen mehrere Akte sequentiell durchlaufen werden. Aus diesen Gruenden werden von Workflow-Systemen standardisierte Schnittstellen gefordert, um die vorgegebenen Standardvorgaenge entsprechend dem individuellen Bedarf erweitern, konfigurieren beziehungsweise in vollstaendige Vorgaenge einbinden zu koennen.

Diplomingenieur Robert Kristoefl, ADV Bundesministerium fuer Wissenschaft und Forschung, Wien