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23.08.2002 - 

Wissens-Management/Aventis verarbeitet große Informationsmengen mit SAP BW

Lieferantendaten bestmöglich strukturieren

50 Gigabyte Datenvolumen eröffnen Mitarbeitern von Aventis Pharma weltweit neue Spielräume für Vertragsverhandlungen im Einkauf. Die Harmonisierung der unternehmenseigenen Daten mit denen der Lieferanten sowie eine Übersicht über das Einkaufsverhalten waren für Aventis wichtige Ziele. Von Andreas Bergmann*

Im Dezember 1999 sah sich die heutige Aventis Pharma AG vor die Herausforderung gestellt, die Geschäftsprozesse im Einkauf von Rhône-Poulenc sowie der Hoechst AG zusammenzuführen: 50000 Informationen über angeschlossene Lieferanten beider Unternehmen galt es innerhalb kürzester Zeit zu strukturieren und in den neuen Konzern einzubinden. So waren beispielsweise in der Vergangenheit die Berichte über Einkaufsaktivitäten dezentral gesteuert und zudem mit unterschiedlichen Programmen erstellt worden.

Arbeiteten einige Abteilungen bereits mit Web-basierenden Systemen, erstellten andere einfache Excel-Übersichten, um die Geschäftsprozesse festzuhalten. "Zunächst einmal waren die Daten einzelner Unternehmensbereiche nicht kompatibel", erinnert sich Laurent Boulnot, Global Data Warehouse E-Decision Manager bei Aventis.

Im ersten Schritt stellte sich Aventis der Aufgabe, herauszufinden, ob die vorhandenen Daten richtig vermerkt waren. "Wir hatten zu viel Zeit damit verbracht, Daten zu sammeln und zu prüfen. Für die eigentliche Analyse der Kennzahlen, die für strategisch wichtige Entscheidungen bedeutsam sind, blieb entschieden zu wenig Zeit. Deshalb benötigten wir eine strukturiertere Vorgehensweise bei der Erstellung der Berichte über die Einkaufsaktivitäten."

Um die etwa 50000 Lieferantendaten zu strukturieren, evaluierte Aventis unterstützende Softwarelösungen. Ziel: die vorliegenden Informationen in bestehende Systeme einzubinden und gleichzeitig bereichsübergreifende Transparenz für die Einkaufsaktivitäten des Unternehmens zu schaffen. Aventis entschied sich für "SAP Business Information Warehouse" (SAP BW), die Data-Warehouse-Lösung von "Mysap Business Intelligence". Das System eignet sich besonders als übergreifende Datensammelstelle, da es nicht nur Informationen aus operativen Systemen, sondern auch aus anderen Datenquellen übernehmen kann. Es ist für firmeneigene wie auch Fremdsysteme offen und kompatibel und empfiehlt sich zur Strukturierung von großen Datenmengen. Die Entscheidung war auch vom unternehmerischen Standpunkt her sinnvoll, denn SAP-Lösungen spielen schon seit geraumer Zeit eine zentrale Rolle in der Systemlandschaft von Aventis Pharma.

In einem weiteren Schritt entwickelte Aventis ein Nummerierungssystem, das alle relevanten Daten zu Lieferanten identifiziert, organisiert und zusammenfasst. Dabei wird jedem Lieferanten eine Identifizierungsnummer zugeordnet, die ihn in seinen Eigenschaften innerhalb der Unternehmensgruppen ausweist. So können die einzelnen Abteilungen jederzeit abrufen, welche Verträge und Konditionen über welche Zeiträume mit einzelnen Lieferanten geschlossen wurden. Bei Vertragsverhandlungen sind diese Angaben konsolidiert abfragbar und können deshalb eine entscheidende Rolle für die Auftragsvergabe spielen.

Die festen Lieferanten ermitteln

Zusätzliche Angaben wie Unternehmenskennung und -klassifizierung, Branchencode, Adressdaten, Informationen zu den jeweiligen Ansprechpartnern, Einzelheiten zum Management sowie Verkaufszahlen und andere Finanzdaten werden ebenfalls über SAP BW erfasst. Auch die Daten zu Einkäufen bei Drittanbietern können in das System integriert werden. Sie lassen sich mit Angaben zu Bestell- und Rechnungsnummern sowie Produktkategorie, Kostenstelle und Lieferantenkennung ausstatten. Leistungskennzahlen analysieren die eingepflegten Informationen und lassen sich jederzeit schnell und unkompliziert abfragen.

Die Harmonisierung der unternehmenseigenen Daten mit denen der Lieferanten sowie eine Übersicht des Einkaufsverhaltens waren für Aventis wichtige Ziele. Durch SAP BW ist das Unternehmen nun in der Lage, die jeweils besten Lieferanten zu ermitteln. Alleingänge einzelner Einkäufe werden vermieden, Aventis ist mindestens ebenso gut informiert wie seine Partner und kann dadurch bessere Verträge aushandeln als früher. All das spart Geld, das teilweise in die interne Forschung und Entwicklung fließt.

Einkaufsspezialisten als Anwender

Zu Beginn des Projekts im April 2001 speisten 40 Unternehmen und 35 Standorte in den Vereinigten Staaten, Frankreich, Deutschland, Großbritannien, Irland, Italien und Japan Daten aus dem Einkauf ein. Seit April 2002 sind Länder wie Kanada, Österreich, Schweiz sowie Skandinavien und die Benelux-Staaten integriert. Aventis erwartet mittelfristig 500 Einkaufsspezialisten als Knowledge-Management-Anwender. Diese Zahl wird sich weiter erhöhen, wenn auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen auf das System zugreifen. Damit wird das Datenvolumen in SAP BW von zurzeit 30 GB anwachsen. "Wenn wir wie geplant die Lagerbestandsverwaltung einbinden, werden bis Ende 2002 noch einmal 20 GB hinzukommen", prognostiziert Warehouse-Manager Boulnot. (bi)

*Dr. Andreas Bergmann ist Direktor des Bereichs Knowledge Management Global Purchasing Infrastructure der Aventis Pharma AG in Frankfurt am Main.

Aventis

Aventis Pharma, ein international führendes Pharmaunternehmen, ist im Dezember 1999 aus dem Zusammenschluss der Pharmaaktivitäten von Rhône-Poulenc und Hoechst hervorgegangen. Der Hersteller konzentriert sich darauf, verschreibungspflichtige Arzneimittel zu entwickeln, herzustellen und zu vermarkten.

Vorteile

- Weltweiter Zugriff auf 50 Gigabyte Datenvolumen,

- konsistente Berichte und Analysen,

- Überblick, was wo in welchen Mengen eingekauft wird und

- welches die wichtigsten Produktkategorien sind.