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03.12.1998 - 

Software für Warenwirtschaft/Komplexe Randbedingungen besonders im Vertrieb

LII Europe: ERP-Lösung nach nur sechs Monaten betriebsbereit

03.12.1998
Schnell mußte sie realisiert sein, die Einführung der ersten Module der neuen ERP-Lösung. Nachdem der amerikanische La-Roche-Konzern die Chloraktivitäten der ehemaligen Hoechst-Tochter Celanese GmbH - heute LII Europe - am 1.1.1998 übernahm, stand auch der bereits vorher angedachte Umstieg auf neue betriebswirtschaftliche Software an. Erhard Leistner* und Johannes Resch* beschreiben, wie dieser Umstieg vor sich ging.

Bis dato wurden bei der Hoechst-Tochter sogenannte A-Programme genutzt, das heißt für die Host-Umgebung der Hoechst AG speziell geschriebene Software, die den Anforderungen nicht mehr gerecht wurde und im Zuge der Umstrukturierungs-maßnahmen derzeit sukzessive abgelöst wird.

Die LII Europe GmbH produziert Chlor, Natronlauge, Ätznatron, Chlormethyl, Methylenchlorid, Chloroform, Salzsäure und einige weitere Basischemikalien.

Auf den ersten Blick scheinen die Randbedingungen für die Einführung eines ERP-Systems bei der LII recht unkompliziert: Es gibt relativ wenige Produkte, die Anlagen laufen in kontinuierlichen Prozessen, die Durchsatzmengen sind nur in Grenzen beeinflußbar, die verschiedenen Anteile der Produkte stehen - da sie überwiegend in einem Prozeß gleichzeitig anfallen - in einem nur mäßig variablen Mengenverhältnis zueinander. Der Kundenkreis ist überschaubar, die Preisgestaltung folgt relativ einfachen Regeln. Dementsprechend müßten Buchhaltung wie Produktionssteuerung einfach in marktgängigen Standardprogrammen abzubilden sein.

Wie so oft, offenbaren sich die Tücken erst bei näherer Betrachtung. Aufgrund verschiedener Bedingungen müssen die eingesetzten Softwaremodule in unserem Unternehmen einige durchaus nicht übliche Klippen bewältigen. Da ist beispielsweise der Verkauf von Produkten an Gesellschaften, die aus dem Hoechst-Konzern hervorgegangen sind. Auf dem Hoechst-Werksgelände gibt es etwa 25 Kunden, also Verbraucher, die ihre Lieferungen direkt über Rohrleitungen erhalten. Sie bekommen nur einmal im Monat eine Sammelrechnung aufgrund einer monatlichen Ablesung der Zählerstände. Damit sind permanent Differenzen zwischen Ist-Bestand und Bestand laut Fakturierung vorhanden; die Differenzen sind zu berücksichtigen.

Zudem wird fast die gesamte Bandbreite der Verkehrsmittel genutzt: Vom Binnenschiff über Hochseeschiffe bis zu Eisenbahn und Lkw sind alle Möglichkeiten vorhanden - und werden genutzt. Dabei folgt beispielsweise die Lkw-Abfertigung keinem der üblichen Schemata: Wie die meisten Firmen im Industriepark greift die LII Europe auf Dienste der Infraserv zurück, einer Gesellschaft, die Infrastrukturleistungen auf dem gesamten Gelände zur Verfügung stellt. Dazu gehören auch Kesselwagenbereitstellung, Lkw-Touren-Abwicklung und Verwiegung. Schnittstellen zu den teils modernen, teils älteren Programmen der Infraserv sind notwendig, um den automatischen Datenaustausch mit der Software bei LII Europe sicherzustellen. So laufen etwa die Befülldaten der Lkws von seiten der Infraserv automatisch in die eigenen Bestandsdaten ein und werden mit der Bestandsführung abgeglichen.

Vorgaben der Banken

Eine weitere Hürde ist das Nebeneinander verschiedener Abwicklungsarten. Im Industriepark und an anderen Standorten produzieren Partner bestimmte Chemikalien, die LII Europe exklusiv vermarktet, also eine Art Vertriebsgesellschaft für diese Unternehmen bildet. Hier sind besondere Schnittstellen zu berücksichtigen: Die Produkte sind so lange das Eigentum des Produzenten, bis LII eine Charge verkauft hat. Erst dann gehen sie ins Eigentum der LII über. Die gesamte Auftragsabwicklung einschließlich der Disposition geschieht bei LII, während die internen Warenbewegungen der Produzent überwacht.

Eine besondere Abwicklungstechnik erfordern Akkreditivlieferungen: Neukunden im außereuropäischen Ausland oder Kunden mit ungesicherter Bonität werden gegen Garantien bestimmter Banken beliefert. Die Banken verlangen jedoch häufig das Einhalten detaillierter Auflagen hinsichtlich Logistik, Versicherungs-, Lieferungs- und Zahlungsbedingungen und ähnlichem. Teile dieser oft mehrseitigen Vertragstexte müssen auf allen relevanten Belegen des Warenverkehrs vollständig erscheinen. Diese Vertragspassagen sind bisher manuell allen Unterlagen beizufügen.

LII Europe hat nacheinander verschiedene Module des Pakets World Software der J.D. Edwards Deutschland GmbH installiert. Der Startschuß fiel am 1.2.1998 mit einer eingehenden Analyse der Geschäftsprozesse im Vertrieb und der anschließenden Übertragung der Aktivitäten in das Modul Auftragsabwicklung. Parallel dazu wurden Finanzbuchhaltung (ohne Anlagenbuchhaltung) und die Steuerung/Überwachung der Prozeßfertigung installiert.

Randbedingungen schwierig

In den Echtbetrieb, "live" im internen Sprachgebrauch, gingen diese Module am 1.7.1998, fünf Monate nach Projektstart - trotz der schwierigen und teils ungewöhnlichen Randbedingungen. Schließlich wurden während der Einführung fast alle "Stellgrößen" im Unternehmen gleichzeitig geändert. Die neue Unternehmensstruktur seit Anfang 1998, der Aufbau komplett neuer Abteilungen mit der aufwendigen Suche nach neuen, kompetenten Mitarbeitern, die teilweise bereits bei Einführung und Betrieb der Software involviert waren und sind, und schließlich die Integration der Software selbst, fanden in dem extrem engen Zeitraum von nur sechs Monaten statt.

Die dazu notwendigen organisatorischen und technischen Leistungen wurden, bis auf Einsatz eines externen Beraters, im Zusammenspiel zwischen J.D. Edwards und LII Europe erbracht.

Weltweiter Vertrieb erfordert von der Finanzbuchhaltung hohe Flexibilität an Abrechnungsmodellen bei gleichzeitiger Aktualität aller Daten. LII Europe schreibt pro Monat durchschnittlich etwa 1500 Rechnungen in unterschiedlichsten Währungen, betreibt dementsprechend viele Fremdwährungskonten, wickelt Devisentermingeschäfte ab, bewältigt die aufwendige Akkreditivabwicklung und verarbeitet eine Fülle von Daten aus Fremdsystemen von Partnern wie der Infraserv. Trotzdem liegen nur zwei bis drei Tage nach Monatsende alle Kostenzuordnungen vor, nach sieben bis acht Tagen ist der Monat komplett abgeschlossen.

Buchungen in Euro sind selbstverständlich bereits jetzt möglich, komplett umgestellt wird die Buchhaltung jedoch erst zu einem späteren Zeitpunkt. Hier richtet sich die LII Europe nach den Marktgegebenheiten.

Die unterschiedlichen, teilweise unüblichen Auftragsabwicklungen verursachten früher hohen Aufwand im Vertrieb. Da das System die verschiedenen Auftragsarten nebeneinander abbildet, ist der Wechsel zwischen ihnen jetzt problemlos möglich. Das Arbeiten mit "Auftragsschablonen" und Präferenzprofilen baut eine Fülle von Routinetätigkeiten ab.

Das Nebeneinander verschiedener Vertriebsformen wirft heute keine Abwicklungsprobleme mehr auf. Vertrieb der Produkte von Fremdproduzenten - von deren Standorten aus - und von eigenen Produkten auf allen Transportmitteln - einschließlich Direktbelieferung per Pipeline - bildet das Vertriebssystem ab.

Auch in Geschwindigkeit und Volumen nur begrenzt beeinflußbare Prozesse lassen sich kostengünstiger gestalten. Über eine Vollkostenrechnung unter Berücksichtigung aller Kostenfaktoren einschließlich der Verwaltung aller Hilfsstoffe stehen die Ist-Kosten je Produktionseinheit in Echtzeit zur Verfügung. Jede Beeinflussung von Produktionsfaktoren schlägt sich direkt in sichtbaren Kostenveränderungen nieder. Damit wird die Kostensituation transparent.

Stück für Stück treibt LII Eu- rope die Erweiterung der Informationstechnologie voran. Das Budget für die Hard- und Software-Installation wurde bisher - in IT-Projekten wohl die Ausnahme - nicht voll ausgeschöpft. Investiert hat LII für die gesamte Hard- und Software-Ausstattung inklusive Beratungsleistungen gut vier Millionen Mark. Darin sind allerdings auch teilweise Kosten für Randprojekte, die in der Aufbauphase des Unternehmens anfielen, enthalten.

IT-Projekte und das Reizthema Budget

Diese vergleichsweise kostengünstige und schnelle Einführung deckt sich mit Untersuchungsergebnissen von Analysten der Ovum Ltd. Sie verglichen den Bereich Finanzwesen der Pakete von Baan, Oracle, Peoplesoft, SAP und J.D. Edwards. Die neutralen Analysten kamen zum Ergebnis, daß die J.D.-Edwards-Lösung "One World" (der auch unter NT und Unix lauffähige Nachfolger der World Software) im direkten Vergleich die geringsten Einführungskosten in einem mittelständischen Unternehmen verursacht. (Quelle: CW 37/98).

Schon um den gesetzlichen Verpflichtungen des regelmäßigen Wartungsnachweises bestimmter Produktionsanlagen nachkommen zu können, steht die Einführung des Moduls Instandhaltung bevor. Das aufwendige Verwalten und Dokumentieren der Wartungsarbeiten wird deutlich vereinfacht und erleichtert. Zudem können in diesem Zuge die systematische Schwachstellenanalyse und detaillierte Kostenüberwachung zur Kostensenkung beitragen.

Ebenfalls in Richtung Kostenkontrolle - und in der Folge gezielte Kostensenkung - geht die Einführung des Job-Costings: Die derzeitige schriftliche Fortführung von Kostenzuordnungen bei Projekten ist unbefriedigend, selten aktuell, aufwendig und üblicherweise zu wenig informativ für aussagekräftige Auswertungen. Hier erwarten wir verbesserte Transparenz und mehr Möglichkeiten der effizienten Projektsteuerung. Die Einführung soll bis Ende 1998 abgeschlossen sein.

Ebenfalls ab 1.1.1999 soll die Anlagenbuchhaltung in das entsprechende Softwaremodul von J.D. Edwards überführt sein. Damit ist dann die Finanzbuchhaltung komplett in einem Paket abgebildet.

LII Europe betreibt das gesamte ERP-System auf einer AS/400. Damit sind wir hard- und softwaretechnisch voll kompatibel zur Muttergesellschaft in den USA. Aus einem weiteren, gewichtigeren Grund jedoch wird LII Europe vorerst nicht auf das - außer auf der AS/400 und verschiedenen Mainframes - auch unter NT und Unix lauffähige Nachfolgesystem One World umsteigen. Die Applikationen laufen stabil und mit geringem Wartungsaufwand. Der hohe Integrationsgrad der Module ohne interne Schnittstellen und die integrierte Datenbank sorgen für problemlosen Betrieb der - nacheinander - installierten Module. Für unsere Art der Produktion und Abwicklung haben wir zunächst die richtige Plattform gefunden. Ob mittelfristig die Umstiegsmöglichkeiten auf eine neue Plattform und damit One World genutzt werden, hängt beispielsweise vom Bedarf an neuen Funktionen ab.

Jahrtausendwechsel kein Problem

Der Jahrtausendwechsel ist in diesem Fall kein Anlaß zum Systemwechsel. Die Fähigkeit der richtigen Datumsverarbeitung auch über das Jahr 1999 hinaus ist integraler Bestandteil der Software.

Falls sich LII aufgrund geänderter Rahmenbedingungen für den Einsatz von One World entscheidet, ist das - im Rahmen der Koexistenzstrategie - parallel zur World-Software möglich. Die Ablösung ist auch modulweise machbar.

Besondere grafische Aufbereitungen der Daten werden derzeit nicht benötigt. Visualisierungen sind, wo notwendig, mit verschiedenen Tools auf der AS/400 zu erreichen, die die Ansprüche des normalen Betriebs durchaus erfüllen.

LII Europe

Am 1.1.1998 übernahm die amerikanische La Roche Industries Inc. Produktionsanlagen und Vertriebsaktivitäten des Geschäftsfelds Chlor und Chlorfolgeprodukte der Hoechst-Tochter Celanese GmbH und faßte sie in der LII Europe GmbH zusammen. Hauptprodukte sind Chlor, Natronlauge, Chlormethyl und Methylenchlorid, Chloroform und verschiedene Nebenprodukte wie Wasserstoff und Salzsäure.

Derzeit läuft die Zertifizierung nach der Umwelt-Management-Norm EN 14001.

LII Europe erwirtschaftet 1998 voraussichtlich mit rund 360 Mitarbeitern 240 Millionen Mark Umsatz. Etwa 35 Prozent davon werden im Export erzielt.

Angeklickt

Wo die Wurzeln der LII Europe GmbH liegen, läßt der Standort ahnen: Mitten im Unternehmensgelände der Hoechst AG angesiedelt, hat die 100prozentige Tochter der La Roche Industries Inc. Produktionsanlagen der Hoechst AG übernommen. Sie produziert und vertreibt heute europaweit, teilweise weltweit, Grundchemikalien in verschiedene Anwenderbranchen. Nur auf den ersten Blick scheinen die Randbedingungen für die Einführung von ERP-Software besonders günstig: Das Unternehmen operiert mit wenigen Produkten. Vielfältiger schon gestaltet sich die Abwicklung des Vertriebs; außerdem wird unter anderem die gesamte Bandbreite der Verkehrsmittel genutzt. Dennoch bekam man die Komplexität in relativ kurzer Zeit in den Griff.

*Erhard Leistner ist Leiter von Produktion und Technik der LII Europe GmbH. Zusätzlich ist er verantwortlich für die Informationstechnologie und den Einkauf. Johannes Resch leitet das Finanz- und Rechnungswesen der LII Europe GmbH. Daneben ist er Projektleiter für die Einführung der Software von J.D. Edwards.