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28.11.1980 - 

Serie

lnformationsanalyse statt Organisations-StrukturuntersuchungFolge 6

In manchen Geschäfts- und Betriebsordnungen findet sich folgende Regel: "Jeder Mitzeichnende übernimmt im Rahmen seiner geschäftsmäßigen Zuständigkeit die Verantwortung für den sachlichen Inhalt des Schriftstückes; dies umfaßt auch eine sachgemäß durchgeführte Tatbestandsprüfung und die Richtigkeit der enthaltenen Angabe."

Wer hat nicht schon einmal hilflos in einer diffusen Behörde versucht, den zuständigen Bearbeiter und Referenten in einem Konfliktfall aufzuspüren?

In einer größeren Verwaltung wird ähnlich wie bei größeren militärischen Einheiten versucht, die Durchsicht-Spanne oder die Entscheidungsvorbereitung des Managements mit Hilfe von Stabsfunktionen zu verbessern. Das heißt, die Stabsstellen dienen zur Entlastung streng hierarchischer Befehlsgewalt. Sie besitzen aber keine eigene Entscheidungskompetenz, da sie Entscheidungen nur vorzubereiten haben. Wenn vom Vorstand ein Vorbereitungs-Sog ausgeht und um die Linien oder produktiven Abteilungen größere Anzahlen von Stabsfunktionen wuchern, werden die Verantwortungen für Personaleinsatz und sachliche Dinge noch einmal zerteilt. Von oben wird zwar der Durchgriff auf die letzen Verantwortlichkeiten in den untersten oder dezentralen Strukturen direkter und aus der Sicht der Vorstände verbessert, aber von unten oder aus dem vom Vorstand entfernteren Winkel erwächst ein Mißtrauen gegen die Abweichung von der gewohnten Hierarchieleiter. Es kommt hinzu, daß viele Stäbe von der ursprünglichen Beratungsfunktion in eine Controller-Funktion überwechseln.

Wer zu viel nachdenkt über die Rollen von Stab und Linie, gerät ins Abseits von eindeutigen Linienkompetenzen und hinein in die vorhin angesprochenen Nebenläufigkeiten. Insbesondere bei Sonderfällen kommen die sogenannten Entscheidungsvorbehalte. Das sind keineswegs formalisierte Regeln zur Behandlung von schwierigen und meist nicht vorhersehbaren Entscheidungssituationen, sondern eher latente Vorbehalte oder Wegweisungen zu Notausgängen im Gewirr der Kompetenzen. Wer diese Vorbehalte in einer Hierarchie untersucht, prüft eigentlich nur das individuelle Selbstverständnis anhand vorgegebener Führungsaufgaben. Berichte zum Verhältnis der Vorstände und ihrer Stäbe zu

den Linieninstanzen bringen gestalterisch selten etwas Neues. Sie sind als eine Art Weißbuch der Unternehmensverwaltung aufzufassen, denn sie streichen die Effizienz der Stäbe und der bisherigen Leitungsorganisation heraus, meist zu Lasten der Mitarbeitergremien. Meines Erachtens reicht es aus, sich die Hierarchie einschließlich der Stäbe und Gremien virtuell innerhalb eines Konfliktlösungspotentials vorzustellen. Das heißt, man kann auf Netzkonstrukte verzichten, wenn das reale Kommunikationsgeschehen mit allen informellen Informationswünschen erfaßt wird.

Grundsatzfragen im öffentlichen Dienst

Im öffentlichen Dienst, sieht man von der Bundeswehr ab, kennt man keine Stäbe. Innerhalb des Hierarchiegefüges von Ministerien sind jedoch auf Abteilungs- und auch auf Unterabteilungsebene die "Grundsatzfragen" verzeichnet. Die Grundsatzreferenten, auch wenn sie ein Fachreferat vertreten, gelten als die Bestinformierten des Hauses. Sie können fast jede Sache mit der gelindesten Verknüpfung zu ihrem Fach an sich ziehen, um sie "grundsätzlich" bearbeiten zu lassen. Da sie fest in der Hierarchie als Referenten eingetragen sind, erhalten sie auch alle Informationen auf dem Dienstweg, meistens fachlich zuerst. Grundsatzreferate werden an Aufsteiger vergeben wie IBM-Fellowships an renommierte Wissenschaftler. Einigen gelingt es wirklich, etwas Grundsätzliches aufzurühren. Für die Verwaltung ist Grundsatzfrage stets ein Freiraum für etwas noch nicht Beschreibbares. Da stecken politische oder taktische Vorbehalte drin. In der Privatwirtschaft wären Grundsatzreferenten Tendenzträger.

Als typische Merkmale für Grundsatzreferate und Stabsstellen wird mit der Informationsanalyse der Kommunikationsbeziehungen festgestellt, daß

- der Themenkatalog gegenüber Fachreferaten weitläufiger, jedoch weniger strukturiert erscheint

- die Mengen der Schriftgutbezüge und

- die beanspruchten Aktualitäten größer sind als die der Fachreferate. Wird fortgesetzt