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04.06.1999 - 

IT im Transportwesen/Beim Budget hat das Jahr 15 Monate

Lufthansa Cargo: Planung belebt das Geschäft

Von Wolfgang Martin und Volker Marx* Über den Wolken will die Freiheit sehr wohl geplant sein. Andernfalls liegt weder die Morgenzeitung rechtzeitig auf dem Tisch noch liefert der Versandhandel die ersehnte Bestellung, geschweige denn die Vertragsunterlagen für den Geschäftsabschluß kommen pünklich an. Die von Lufthansa Cargo beförderte Tonnage beträgt weltweit über eine Million Tonnen im Jahr und durchschnittlich 2500 Tonnen täglich. Daß hier Planung alles ist, liegt auf der Hand.

Lufthansa Cargo ist im hart umkämpften Transportgeschäft tätig. Ziel des Unternehmens ist, führender Logistikdienstleister im globalen Luftfrachtmarkt zu werden. Im Rahmen der Planung und Steuerung soll die Kapazitätsplanung auf bestehende Marktpotentiale ausgerichtet werden.

Damit das zirka 300 Mitarbeiter starke internationale Sales-Team ein dafür geeignetes Instrument erhält, sah sich das Controlling in Frankfurt nach einer neuen IT-Lösung um. Das bisherige Host-basierende System mit Fracht-Sendungs-Rechnung erwies sich für die neuen Herausforderungen als zu statisch. Die Ausgabe der Daten war nicht mehr zeitgemäß, die Datenanalyse zudem sehr umständlich und zu langsam für ein Geschäft, in dem Zeit der kritische Faktor ist.

Das neue Instrument sollte sich für den Vertriebsplanungsprozeß eignen, um die jährliche Budgetplanung und Steuerung des Vertriebs vor Ort zu leisten. Dazu gehören flexible Planerstellung, zeitnahes Monitoring, zielführende Analysen sowie effiziente Bereitstellung und Verarbeitung von Informationen. Neben diesen funktionellen Punkten legte Lufthansa Cargo Wert auf Anwenderfreundlichkeit, da nicht nur eine Handvoll Spezialisten mit dem Planungsinstrument umgehen sollten, sondern alle Mitarbeiter des weltweiten Sales-Teams. Nach einer Ausschreibung fiel die Entscheidung schließlich für die Entwicklungsumgebung Seagate Holos. Kurzfristig wurde das Dispositionsinstrument "Sales Plus" entwickelt und implementiert.

Hauptzielgruppen des neuen Tools sind die Verkäufer sowie die lokalen und zentralen Vertriebsplaner und -steuerer. Im Kern der Planung stehen die Spediteure, die für den Vertrieb gegenwärtig die Hauptansprechpartner im Markt sind. Die Geschäftsbeziehungen zu den Spediteuren bestimmen wesentlich den Erfolg des Vertriebs. Die Vorgaben dazu waren umfangreich.

Betriebswirtschaftlich gesehen ging es darum, Marktchancen mit Hilfe eines IT-Tools systematisch zu erfassen, realistisch abzubilden und auf Änderungen schnell zu reagieren. Der Planungsprozeß besteht aus mehreren Teilschritten: Marktkonferenz und Strategie, operative Unternehmensplanung, Budgetplanung und "unterjährige Steuerung". Sales Plus befaßt sich mit den beiden letzten Punkten, wobei die Applikation an die Ergebnisse der ersten beiden Teilschritte anknüpft.

Jede Region plant das Budget quartalsweise für die kommenden fünfzehn Monate. Eine Revision der Daten erfolgt in regelmäßigen Abständen anhand neuer Informationen, zum Beispiel aus Markterhebungen. Die Planungsgrößen sind der Nettoumsatz, Gebühren für Handling oder Verpackung, Tonnage und der durchschnittliche Umsatz pro Kilogramm (Yield). Diese vier Planungsgrößen werden pro Region, Spediteur, Strecke (Origin und Destination), Service und Monat geplant - eine multidimensionale Aufgabe.

Da Planung ohne Analyse und Rückkopplungsmöglichkeit mit den tatsächlichen Daten wenig nutzt, wurden zusätzlich Moni- toringverfahren in die Anwendung eingebunden. Es lassen sich verschiedene Analysen durchführen, wie Plan/Ist-Vergleiche, auch rollierend, Währungsanalysen, Zeitreihenvergleiche und Strukturanalysen unter Berücksichtigung unterschiedlicher Einflußgrößen.

Innerhalb der Potentialplanung organisiert jede Region ihre Spediteure für jeden Monat und für jede Wegstrecke. So plant beispielsweise das Lufthansa-Cargo-Büro in Nairobi seine Daten für die jeweils kommenden 15 Monate, wobei der Disponent alle drei Monate in die Planung eingreifen kann. Für den Transport der regionalen Hauptexportgüter wie Kaffee und Blumen hat das Büro in Nairobi Verträge mit verschiedenen Spediteuren geschlossen. Aufgrund saisonaler Schwankungen und unterschiedlicher Nachfrage fällt jedoch nicht jeden Monat dasselbe Transportvolumen an. Um einen reibungslosen Transport der Ware in die Zielländer zu gewährleisten, muß beispielsweise Kühne & Nagel Lufthansa Cargo die genauen Transportkapazitäten für die einzelnen Flugstrecken mitteilen. Anschließend trägt der Disponent von Lufthansa Cargo alle Angaben des Spediteurs in die Planungsmaske ein.

Tagesschwankungen müssen eingeplant werden

Lufthansa Cargo arbeitet in Nairobi auch mit Schenker zusammen, das wiederum im Auftrag eines Textilherstellers Textilien von Nairobi nach Kiel transportiert. Auch dies muß Lufthansa Cargo über die reine Flugstrecke hinaus in der entsprechenden Planung berücksichtigen. Als Flugstrecke ist Nairobi - Frankfurt betroffen. Hat der Disponent alle Spediteure geplant, werden diesen Potentialen Flugkapazitäten mit Hilfe des Netzplanungswerkzeugs "Casanova" zugeordnet. Transportraum wird nur dann zur Verfügung gestellt, wenn im gleichen Zeitraum kein anderes, lukrativeres Geschäft winkt. Nach erfolgter Kapazitätsplanung werden die Potentialdaten jetzt zu Budgetdaten, die die Zielvorgaben des Vertriebs repräsentieren.

Nach Einspielung der Budgetdaten in Sales Plus kann der Disponent oder Verkäufer die Informationen mit Hilfe des integrierten Monitoring-Tools auswerten und analysieren. Will der Disponent beispielsweise wissen, ob er seine Budgetwerte erreicht, weist ihn das Monitoring-Tool auf Chancen und Risiken hin und zeigt für jeden Monat die Werte für Gewicht, Yield, Umsatz, Other Charges und Sales Contribution im Vergleich zum Budget auf. Dabei läßt sich jede Kombination aus Services, Flugstrecke, Spediteur, Gewichtsklasse, Umsatz und Kosten einer genauen Analyse unterziehen.

In der Monatsplanung werden für jeden Spediteur die Monatswerte geplant. Es besteht die Möglichkeit, die von der Applikation vorgeschlagenen Werte zu übernehmen. Sie sind wahlweise durch Wachstumsraten oder durch lineare Trends zu errechnen, was dem Anwender die Planung erleichtert. Komfortabel daran ist ebenfalls, daß sich die Werte in absoluten Werten oder in Prozenten planen lassen. Um die Planung so detailliert wie möglich zu gestalten, wird der Disponent in die Lage versetzt, Tagesschwankungen zu planen, so daß jede Ausprägung des Transportaufkommens für die entsprechenden Wochentage dargestellt werden kann. Eine vordefinierte Woche besteht für Winter und Sommer.

Eine weitere Hilfe für den Anwender ist die Option, prozentuale Verteilungen der Planungswerte von Saisonalität, Frachtverteilung auf Strecken, Services und Varianten der vergangenen Perioden zu übernehmen.

Die Planung der Services erfolgt ebenfalls für die Werte Gewicht und Yield, wobei eine Planung absoluter oder prozentualer Werte möglich ist. Das System erkennt Planungsfehler aufgrund von logischen Bezügen, meldet diese umgehend und nimmt eine Fehlerbeschreibung vor.

Sales Plus muß sich ferner in diverse andere Systeme einfügen. Da wäre zum einen das Data- Warehouse, das Bewegungs- und Stammdaten enthält. Die zweite Schnittstelle zu Sales Plus ist Casanova, das IT-Tool zur Flugnetzplanung, das wiederum Sales Plus mit Budget-Zahlen versorgt. Die Verzahnung dieser verschiedenen Tools erforderte einiges an Flexibilität und Funktionalität, um schließlich das passende Planning und Monitoring zu erreichen.

Entscheidend für die Implementierung waren die kurze Entwicklungszeit und die frühzeitige Bereitstellung eines Anwendungsprototyps für Test- und Demonstrationszwecke.

Das Projekt begann im September 1997. Bereits im Oktober 1997 konnte der Seagate-Holos-Prototyp präsentiert werden. Die produktive Einführung erfolgte im Juni 1998, wobei das System mit durchweg positivem Feedback auf der Frachttagung von Lufthansa Cargo im Juli 1998 vorgestellt wurde.

Die nötigen Feinabstimmungen wurden bis zur endgültigen Abnahme im Dezember 1998 sukzessive im laufenden Betrieb vorgenommen. Bereits in der ersten Woche nach Einführung der neuen Organisationsstruktur nutzten 50 Anwender das System. Heute sind mehr als 300 Benutzer weltweit aktiv. Vor allem das Monitoring und das Worksheet, also die Benutzeroberfläche von Sales Plus, gelten als Stärken des Systems ebenso wie dessen Skalierbarkeit und Erweiterungsfähigkeit.

Neue Hardware-Struktur war gefordert

Das neue Dispositions-Tool erforderte auch eine neue Hardware-Struktur. Lufthansa Cargo hat eine historisch gewachsene und äußerst heterogene Struktur: Nebeneinander existieren zentrale und lokale Systeme, Host- und Server-Applikationen, proprietäre und Standard-Anwendungen. Je nach Land arbeitet manch eine Niederlassung noch mit Client-PCs, die auf Intel 286 laufen und Windows 3.11 installiert haben. Auch auf der Server-Seite waren CPU-Upgrades fällig.

Für die weitere Entwickung bei Lufthansa Cargo ist der Aufbau eines Wide Area Networks nach einheitlichen Standards vorgesehen, der bis Juni 1999 abgeschlossen ist. Was Seagate Holos betrifft, hat man noch viel vor mit der flexiblen Entwicklungsumgebung. Zukunftsplanung und Qualitätssicherung sind dabei nur zwei Aspekte.

Für den Vertrieb und die Wettbewerbsfähigkeit von Lufthansa Cargo hat sich das System bereits bewährt, und im Controlling sind sich alle einig: Der Markt läßt sich jetzt mit Sicherheit intensiver ausschöpfen. In welcher Höhe, bleibt jedoch Betriebsgeheimnis.

ANGEKLICKT

Lufthansa Cargo besteht seit 1995 als eigenständiges Unternehmen. Die Betriebsstruktur wurde 1997 komplett neu organisiert. Davon war nicht nur das gesamte Dienstleistungs- und Vertriebskonzept, sondern auch die ganze DV-Landschaft betroffen. Seit dem 1. April 1998 bietet Lufthansa Cargo mit gestaffelten Servicepaketen garantierte Laufzeiten mit weiteren Service-Elementen. Der Vertrieb hat sich das ehrgeizige Ziel gesetzt, schneller als der Markt zu wachsen. Dafür wurde das Dispositionsinstrument "Sales Plus" entwickelt und implementiert.

*Wolfram Martin ist General Manager Sales Controlling bei Lufthansa Cargo, Volker Marx ist Marketing Manager Central and Eastern Europe bei Seagate Software IMG.