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14.04.1989

Mängelbeseitigung zwischen Idee und Realisation: Projekte müssen nicht aus dem Ruder laufen

Die Probleme des Projektmanagements liegen nicht nur im Verfolgen von Aufwand und Terminen, sondern vor allem in der Führung des Projektteams und in der Kommunikation mit dem Auftraggeber. Ebenso hängt die Qualität eines neuen Anwendungssystems wesentlich davon ab, wie gut ein Organisator mit der Fachabteilung kommunizieren kann.

*Dr. Klaus Haller ist Leiter Öffentlichkeitsarbeit der Gesellschaft für Management und Organisation AG, Hamburg.

Warum verzögern sich Projekte, werden wesentlich teurer als erwartet oder scheitern sogar? Warum werden andere Projekte erfolgreich abgeschlossen und motivieren Mitarbeiter?

Die Erfahrung zeigt, daß Projekte nur dann erfolgreich sind, wenn sie sowohl im organisatorischen als auch im methodischen und technischen, vor allem aber im menschlichen Bereich richtig durchgeführt werden. Der wichtigste Erfolgsfaktor des Projektmanagements ist seine Akzeptanz durch die betroffenen Mitarbeiter. Sie entscheiden wesentlich, ob die im Projektmanagement angestrebte Effizienzsteigerung erreicht wird oder nicht. Die Qualität eines neuen Projektmanagement- oder Anwendungssystems ist wesentlich davon bestimmt, wie gut ein Organisator mit der Fachabteilung kommunizieren kann. Daher sollte in der Ausbildung von Projektleitern oder angehenden Projektleitern, neben der Wissensvermittlung die praktische Umsetzbarkeit der Konzepte im Team diskutiert und trainiert werden.

Neben den Kriterien für ein Projekt, der inhaltlichen und sachlichen Abgrenzung im Rahmen der Projektanalyse, muß sich der Projektleiter über seine Situation im Spannungsfeld zwischen Auftraggeber, Benutzer und Mitarbeiter bewußt werden und sich fragen, welche organisatorischen und sozialen Fähigkeiten er benötigt, um seine Managementaufgaben zu erfüllen.

In der Regel findet jeder Projektleiter m seinem Unternehmen bereits eine mehr oder weniger durchlässige Unternehmensorganisation vor. In dieser Situation muß er sich fragen, wie sich sein Projekt oder seine Projekte in diese Unternehmensorganisation einbinden lassen und ob eine formale Projektorganisation notwendig ist. Die oft euphorisch vorgenommene Gründung von Projektgremien ist nüchtern zu hinterfragen. Wichtiger ist es, sorgfältig darüber nachzudenken, wie das Projektteam - das ja für längere Zeit erfolgreich zusammenarbeiten soll - sinnvoll zusammengesetzt wird und welche Aufgabenverteilung im Projekt vorgenommen werden soll.

Für einen erfolgreichen Start ist in jedem Fall eine klare Projektanalyse erforderlich. Für die Planung sollte ein sorgfältig ausgewähltes Phasenmodell eingesetzt werden, das sich flexibel an die spezifische Projektsituation anpassen läßt. Bei der Verfolgung von Einzelprojekten muß immer ihre Interdependenz zur IV-Gesamtplanung berücksichtigt werden. Wichtig für eine erfolgreiche Projektplanung ist selbstverständlich auch eine realistische Zeit- und Aufwandsschätzung .

Damit Projekte nicht aus dem Ruder laufen, gibt es einige Mittel für die Projektsteuerung, die von vornherein in die Projektplanungen mit einbezogen werden müssen. Hierzu gehören Jour fixe, Soll/Ist-Vergleiche, Planungsfortschreibungen, Change Control, Qualitätssicherungen und -kontrolle sowie Maßnahmen und Entscheidungen in "out-ofline " -Situationen.

Projektleiter sollten auch gute Psychologen sein

Bei der Projektarbeit müssen die Einflüsse der Arbeitsumgebung berücksichtigt werden. Der Projektleiter muß mit den Menschen im Projekt umgehen können: beim Review bei Konferenzen, bei Erhebungen in der Fachabteilung. Er muß sich vor allem über die Akzeptanzprobleme in den Fachabteilungen im klaren sein. Wichtige Voraussetzungen für eine erfolgreiche Mitarbeiterführung im Projekt sind die Erfolgsfaktoren Motivation und Kommunikation Dem Projektleiter muß es immer wie der gelingen, seine Mitarbeiter in Team zu motivieren und eine offene Kommunikation zu pflegen.

Der erfolgreiche Projektleiter bringt drei wesentliche Eigenschaften mit:

- Er kennt die Methoden und Techniken der Projektplanung, -durchführung und -steuerung und kann sie anwenden;

- er kennt die Grundzüge einer weiterführenden Kommunikation und Motivation, der Moderation und unterstützender Techniken

- er kennt wirkungsvolle Methoden der Informationsgewinnung, Datenerhebung, Ergebnisaufbereitung und Entscheidungsvorbereitung.