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02.07.1976

Magnetkontenverarbeitung - EDV aus dem Stand heraus

Walter Kraft Controller, Sherwood Medical Industries, Eschborn i. T.

Ein Kleinbetrieb, der stundenweise eine Buchhalterin beschäftigt und damit vollauf zurechtkommt, wird sich noch nicht für das Magnetkonto interessieren, Groß- und Mittelbetriebe, die über teure Plattenanlagen verfügen, werden sich in der Regel nicht mehr mit dem Magnetkonto abgeben, obwohl mir in letzter Zeit mehrere Fälle bekannt wurden, wo die Abkehr von der zentralen Großanlage und die Rückkehr zu einer gewissen Anzahl von dezentralisierten Magnetkontencomputern zumindest untersucht wird. Bürocomputer mit Magnetkontenverarbeitung füllen die große Lücke zwischen der Kleinbuchhaltung und den größeren EDV-Anlagen auf ideale Weise, und dies wird mit Sicherheit noch lange der Fall sein. Wer die ersten Schritte in diese Stufe der EDV wagt, wird sich sehr schnell zurechtfinden, denn die mit dem Auge lesbaren Buchstaben und Zahlen vermitteln ihm das gewohnte Kostenbild. Gleichzeitig eröffnen sich ihm aber auch die vielfältigen Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung. Wer es dazu versteht, seine Organisation den angebotenen Standard-Programmpaketen anzupassen, wird nahezu "aus dem Stand heraus" und für relativ wenig Geld in die EDV einsteigen können, was man bekanntlich von größeren Anlagen nicht behaupten kann. Da die Daten auf der Magnetkontokarte abgespeichert sind und erst auf Befehl vom Computer abgerufen, verarbeitet und wieder zurückgegeben werden, benötigt der Computer selbst weniger Speicherkapazität, was zu einem auch für kleinere Unternehmen annehmbaren Preis der Hardware führt. Die Datei, das heißer die Summe der erforderlichen Magnetkonten, läßt sich dagegen theoretisch unbegrenzt erweitern, ohne daß nur eine Mark mehr für die Hardware zu zahlen wäre. In der Praxis sind der Kontenerweiterung natürlich Grenzen gesetzt. Denn ab einer gewissen Anzahl von Konten wird die Handhabung zu umständlich und dadurch unrentabel. Ich hatte vor einigen Jahren den Vorschlag für ein geeignetes EDV-System zu unterbreiten, und zwar für die Bearbeitung von zirka 10 000 Kunden und zirka 15 000 Artikeln. Obwohl ich das Magnetkonto sehr schätze, konnte meine Entscheidung nur auf eine Plattenanlage fallen, denn allein das Handling der vielen Karten hätte den gewünschten Rationalisierungseffekt zunichte gemacht. Sie werden jetzt von mir erwarten, daß ich Ihnen die nach meiner Ansicht noch vertretbare Schallgrenze nenne. Diese Zahl ist von Fall zu Fall variabel. Es gibt bei vielen Unternehmen eine ganze Reihe von Konten, die nur sehr selten angesprochen werden. Naturgemäß kann die vertretbare obere Zahl bei solchen Anwendern höher liegen als in anders gearteten Fällen. Wie schon angedeutet, habe ich mich längere Zeit mit den Möglichkeiten - und Tücken - von größeren Rechenanlagen befaßt. Man wird deshalb Verständnis dafür haben, wenn ich mich scheue, den "Lobgesang" auf den Magnetkontencomputer mit einem Vergleich von der oberen Warte herab anzustimmen. Bei einem solchen Vergleich könnte man allenfalls den geringeren Preis des Magnetkontencomputers anführen und das eine oder andere Detail, welches der Kleine dem Großen meistens voraus hat. Der Preisvergleich wäre jedoch unfair, denn jede Leistung hat ihren Preis, auch wenn man sich oft fragen muß, stellen wir nicht so manches Mal zu viele Ansprüche an das technische Wunder EDV, wo wir ebensogut auf das eine oder andere verzichten könnten? Nein, ich möchte die vielen Pluspunkte, die das Magnetkonto bei mir sammeln konnte, von der Warte des EDV-Anfängers aus sehen. Dieses fällt mir um so leichter, als ich erst vor zirka sechs Monaten die Umstellung von einer herkömmlichen Handdurchschreibe-Buchhaltung auf einen Magnetkontencomputer Kienzle EFAS 2003 vorgenommen habe. Im Jahre 1973 begannen wir mit dem Aufbau unserer deutschen Niederlassung - mit einer Buchungsplatte, wie so üblich. Ein großes Lager mit zirka 700 Artikeln kam bald hinzu. Der Kundenstamm wuchs schnell - er liegt heute bereits bei ebenfalls 700, mit der Aussicht auf zirka 2000 - und eine zweite Platte für die Debitorenbuchhaltung wurde notwendig. Als letztes Glied einer Konzernkette müssen wir jährlich zwölf Zwischenbilanzen und die Abschlußbilanz jeweils binnen weniger Tage vorlegen. Man kann sich gut vorstellen, welchen manuellen Aufwand wir betreiben mußten, um diesen Anforderungen gerecht zu werden, zumal jede Verkaufsrechnung in fünfzehn verschiedene Artikelgruppen unterteilt werden mußte und umfangreiche Kunden- und Artikelverkaufsstatistiken ebenfalls zu erstellen waren. Im Frühjahr 1975 funkten wir SOS. Und diese drei Buchstaben verwandelten sich bei uns in "EDV". Nach Besuch der Hannover-Messe und eingehender Marktanalyse wurde der Magnetkontencomputer Ende Juni bestellt, Anfang Oktober geliefert und am 24. Oktober (Beginn der letzten Periode unseres Geschäftsjahres) ohne Parallellauf in Betrieb genommen. Fazit: Seit diesem für uns höchst erfreulichen Gedenktag

- 50 Prozent echte Personaleinsparung,

- halbierter Zeit bei der Erstellung der Bilanzen.

- Kosten: Monatsmiete, Wartung und Abschreibung für die gekauften Standardprogramme (ein Sechzigstel) gleich monatliches Gehalt (ohne Sozialleistungen) für eine Bürohilfskraft.

- Anfangsschwierigkeiten: Nicht der Rede wert.

Sie werden mir vorhalten, daß dies alles in wenigen Worten doch zu einfach klinge und die Umstellung zu leicht erscheine. Nun, leicht haben wir es uns nicht gemacht; aber schwierig war es auch nicht. Wir gestatteten uns den Luxus, drei Mitarbeiterinnen zu einem einwöchigen Operator-Lehrgang zu entsenden, und ich selbst belegte für die gleiche Zeit ein Organisations-Seminar, um die Möglichkeiten der Standard-Programme kennenzulernen. Das, so meine ich, war der Grundstock für den späteren reibungslosen Übergang, der um so beachtlicher ist, wenn man bedenkt, daß keine meiner Mitarbeiterinnen zuvor irgendwelche EDV-Kenntnisse hatte. Wichtiger noch erscheint mir die Tatsache, daß unser so unversehens in die EDV geratenes Personal heute selbständig den gesamten Ablauf steuern kann, was mir die Möglichkeit zu geruhsamem Urlaub verschafft. Bei unserem Magnetkontencomputer handelt es sich schließlich nicht um eine herkömmliche Fakturier- oder Buchungsmaschine, obwohl auch wir im Grunde nur eine einzige Bedienungskraft benötigen. Womit nur ein Pluspunkt genannt ist. Denn durch die MKC haben wir:

- weniger Probleme durch die leicht zu bedienende Hardware,

- weniger Ärger durch die mit(...) so viel Akribie zusammengestellten Standardprogramme,

- weniger Ratlosigkeit durch das übersichtliche visuell lesbare Magnetkonto.