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10.08.1979

"Man, darf sich nicht der EDV unterwerfen"

Mit Wolfgang Mayer-Engl und Ludwig Steinherr vom Rationalisierungs-Kuratorium der Wirtschaft (RKW) in München sprach Elmar Elmauer

- Je kleiner das Unternehmen, des weniger Bereitschaft, sich beraten zu lassen, je größer das Unternehmen, desto genauere Aufgaben für den Berater, und je länger ein Unternehmen selbst mit EDV zu tun hat, desto geringer auch Bereitschaft, erneut vom Berater Probleme lösen zu lassen. Dies ist das kurze Ergebnis einer Umfrage der COMPUTERWOCHE. Wie sehen Sie denn die Gesamtsituation, vor allem auf dem Gebiet der EDV-Beratung, und was - dies ist die Kernfrage - ist der Grund da daß Berater im EDV-Bereich zum Teil so wenig als Fachleute anerkannt sind.

Mayer-Engl: Es sind drei große Fragenkomplexe, die Sie hier anschneiden. Erstens möchte ich Ihnen nicht zustimmen, daß kleine Unternehmen nicht an den Berater herantreten. Kleine Unternehmer treten sehr häufig an uns heran, um Unterstützung bei der Auswahl des EDV-Systems zu erhalten. Größere Unternehmen haben selbstverständlich eigene Stabsstellen, die die Probleme der EDV beherrschen und damit auch die Installations- und Implementierungsprobleme selbständig durchführen können. Der dritte Komplex ist die Weiterentwicklung der EDV in Unternehmen. Da, möchte ich sagen, ist es sehr unterschiedlich. Viele Firmen haben sich Spezialisten herangebildet, die selbständig die Weiterentwicklung beurteilen können und auch die Rentabilität, aber bei speziellen Fragen sind die größeren Firmen den freien Unternehmensberatern gegenüber sehr aufgeschlossen.

- Sie betonen ausdrücklich:... "den freien Unternehmensberatern gegenüber". Aber unsere Frage ist noch nicht beantwortet: Worauf führen Sie es zurück, daß EDV-Berater zum Teil nicht als Fachleute anerkannt werden?

Mayer-Engl: Ich glaube kaum, daß das Image der Berater generell in Frage gestellt werden kann. Vielmehr erwart die Unternehmer oft in zu klein gehaltenen Beratungsaufträgen zu detaillierte Aussagen. Jeder Berater, der sich mit einem Problem im Unternehmen befaßt, muß sich den Ist-Zustand erarbeiten, um überhaupt ein Gesprächspartner für Mitarbeiter sein zu können. Die Dauer für diese Tätigkeit wird meistens unterschätzt. Man holt den Berater, führt ein Gespräch, will möglichst viel vom Berater erfassen, der gibt Auskünfte allgemeiner Art, und dann heißt es: "Der Berater hat mir gar nichts gebracht, weiß ja auch nicht mehr als ich." Das ist die Hauptgefahr, daß die Aufgabenstellung, die der Berater hat nicht exakt genug definiert wird und der zeitliche Aufwand, den er für das Lösen dieser Aufgabe benötigt, zu wenig gewürdigt wird.

- Wie soll denn der Beratungsuchende wissen, daß sein Erwartungshorizont zu hoch ist angesichts der Dinge, die er bereit ist an Information herzugeben?

Mayer-Engl: Das ist eine Frage des Vertrages, der Absprache, der Aufgabenstellung, die zwischen dem Unternehmen und dem Berater getroffen wird. Dazu leistet das RKW seinen Dienst, indem wir einmal dem Unternehmer behilflich sind bei der Auswahl des geeignetsten Beraters und dann auch bei der Definition der Aufgabenstellung.

Steinherr: Das ist ein Problem, auf das wir häufig stoßen, daß zwischen dem Auftraggeber, dem Unternehmen, und uns, dem Berater, Sprachschwierigkeiten bestehen. Ganz einfach deshalb, weil der Unternehmer kein EDV-Fachmann ist, sich die Dinge viel einfacher vorstellt, als sie sich tatsächlich dann darstellen; er hat irgend etwas von der EDV gehört und meint dann, damit könne man alles, und dann kommt die große Ernüchterung, wenn er sieht, mit welchen Schwierigkeiten schon die Einführung belastet ist.

- Sie sagten, Sie helfen bei der Auswahl des Beraters, und Sie helfen auch festzustellen, ob das Unternehmen überhaupt EDV-reif ist. Ist es nicht eigentlich genau umgekehrt. Müßte nacht der Unternehmer zuerst kommen und fragen: Bin ich EDV-reif, brauche ich das, und dann helfen Sie ihm, einen geeigneten Berater zu holen.

Mayer-Engl: Man muß sich über die Reihenfolge klarwerden. Als allererster Schritt muß überprüft werden, ob es überhaupt Sinn hat, die Arbeitsgänge zu, automatisieren. Das kann von der Art der Vorgänge abhängen, aber auch von der Größe der Unternehmens. Das ist die Grundfrage, Erst wenn diese bejaht wird, muß man darangehen, eine EDV-Vorunterschung zu machen, und fragen, was wollen wir denn über EDV abwickeln. Hier sollten die Unternehmen die Chance nutzen und alle ihre arbeitsabläufe im Verwaltungsbereich, in der Technik überprüfen, sie EDV-gerecht gestalten und dann das Anforderungsprofil an die EDV erarbeiten. Erst das kann die Grundlage für das Angebot eines Herstellers sein.

Steinherr: Jawohl, wobei die Entscheidung EDV-reif ja oder nein manchmal sehr schnell getätigt werden kann, schon im ersten Gespräch. Es kann aber auch sein, daß das eine Untersuchung voraussetzt.

- Woran erkennen Sie EDV-Reife?

Steinherr: Ja, wenn uns ein Unternehmer sagt, ich habe gehört, es gibt EDV, und es muß EDV eingeführt werden und wir ihn dann fragen: Welchen Output haben Sie denn, wieviel Fakturen, und dann sagt er. Ja im Monat ungefähr 30, das dann ist es schon sehr zweifelhaft, ob das EDV-reif ist. In solch extremen Fällen können wir sagen: Du bist einfach noch zu klein, mach es manuell.

- Der normale Weg ist doch, daß der VB eines Herstellers davon Wind bekommt. Der kommt hin, und wenn der dort war, dann ist der Unternehmer in jedem Fall EDV-reif. Früher ist diese Entscheidung auch noch durch eine gewisse Eitelkeit unterstützt worden. Heute wird sie vielleicht auch deshalb forciert, gefördert, weil die Datenverarbeitung zumindest was die Hardware anbelangt - optisch billiger geworden ist. Was für die Rattenschwanz an Kosten ist ja zu dieser Stunde, noch nicht bekannt.

Mayer-Engl: Das ist richtig. Natürlich ist ganz entscheidend für die Beurteilung der EDV-Reife, ob das Unternehmen auf Standard-Software zurückgreifen kann oder gibt es Vorgänge, die für das Unternehmen speziell programmiert werden müssen. Nur nach dem Hardware-Angebot eine EDV-Entscheidung zu treffen, das kann lebensgefährlich sein.

- Sie haben gesagt, man solle die Chance einer EDV-Einführung auch für ein organisatorisch neues Konzept nutzen, für bessere Organisationsabläufe. Wieviel preiswerter kann ich denn EDV installieren, wenn ich vorher eine optimale Organisation für das Unternehmen schneidere?

Mayer-Engl: Ich kann hier keine Zahlen, das ist bei jedem Unternehmen. Aber es ist eine vergebene Chance für das Unternehmen, wenn es den Nutzen nicht von wahrnimmt, den die EDV bieten kann.

- Aber vergebene Marktchancen kosten in der Marktwirtschaft Geld...

Mayer-Engl: Selbstverständlich, nur kann ich sie nicht quantifizieren.

Steinherr: In vielen Fällen ist man natürlich gezwungen die Organisation zu andere. Noch weitere Änderungen darüber hinaus zu tätigen, die die EDV noch effizienter machen, das ist sehr wünschenswert und sehr nützlich.

- Nur: Im Hersteller-Jargon kommt das Wort "Organisations-Anpassung" vor

Einführung der EDV doch nicht vor?

Mayer-Engl: Es wird hier leider oft mit dem Argument angeboten: Sie brauchen nichts zu ändern. Wir passen uns mit der EDV ganz an Ihre Gegebenheiten an. Dieses Verkaufsargument halte ich für gefährlich.

- Können Sie denn, Herr Mayer-Engl, aus eigener Erfahrung begründen, warum es tatsächlich gefährlich ist?

Mayer-Engl: Ja, das kann ich. Bei einer EDV-gerechten Organisation wird man alle Daten zum frühestmöglichen Zeitpunkt erfassen und speichern und bei späteren Vorkommnissen diese Grunddaten nurmehr abrufen. In der konventionellen Organisation werden Daten immer dann neu erfaßt, wenn sie für Arbeitsvorgänge gebraucht werden. Das heißt, es kommen ablauf-organisatorisch zum späteren Zeitpunkt wieder Erfassungen von Daten vor, die im Unternehmen schon einmal benutzt wurden. So wird also schon deshalb eine Umorganisation erzwungen, weil unter Umständen jetzt zu früheren Zeitpunkten Daten erfaßt werden müssen, die zu späteren Arbeitsabläufen gebraucht werden. Die Arbeitsgänge in der zweiten Phase werden damit geringer, in der ersten Phase aber unter Umständen vermehrt. Das zwingt schon wegen des unterschiedlichen Arbeitsanfalles bei den Verwaltungsabläufen zu Re-Organisationen.

- Mit wem soll denn nun der Berater hauptsächlich sprechen: Reicht das Gespräch mit dem Fachabteilungsleiter, oder soll er darüber hinaus auch zum Sachbearbeiter gehen, der dann die Datenverarbeitung auf den Tisch bekommt und der damit arbeiten soll?

Steinherr: Unserer Erfahrung nach ist gerade im kleineren Betrieb ganz wesentlich, daß ein kompetenter Mitarbeiter da ist, der den Kontakt zum Berater hält. Ist dieser ständige Kontaktmann nicht da, dann ergeben sich die allergrößten Schwierigkeiten. Das ist also eine Voraussetzung. Der Berater sollte in erster Linie zu diesem internen EDV-Beauftragten den Kontakt halten. Im Einzelfall muß er natürlich im kleinen Betrieb bis ganz "vor Ort", bis zum Buchhalter oder Sachbearbeiter gehen, um ihn in die Vorbereitungsarbeiten mit einzuschalten.

Mayer-Engl: Hier ist noch eine zweite Problematik, die die Motivationsarbeit betrifft, welche im Unternehmen zu tun ist, bevor man die ersten Schritte in Richtung EDV tut. Die Unternehmensleitung wird gut beraten sein, zu einem möglichst frühen Zeitpunkt die Mitarbeiter auf die bevorstehenden Umstellungen hinzuweisen, sie darauf vorzubereiten, daß in der Einführungsphase mehr Arbeit auf sie zukommen wird, daß es Umstellungen bei den Arbeitsgängen geben wird.

Steinherr: Wobei nicht nur die Motivation eine Rolle spielt, sondern ich meine auch die Instruktion. Motiviert allein genügt nicht, wenn man nicht kann.

- Hier kommen wir natürlich zu einem Problem, das noch deutlicher auftritt, wenn EDV schon eingeführt das ist, das ist die Einschätzung des eigenen Know-how und des zugekauften Know-how. Es ist in der Betriebswirtschaft nicht immer zu klären, ob denn nun "make or busy" kostengünstiger sei. Dies ist eine alte strittige Frage. Gibt es aus Ihrer Erfahrung Unternehmer , die exakt sagen können, in dem Fall ist es doch vernünftiger, wenn ich einen Berater konsultiere und in dem Fall sollte ich auf meinem eigenen Know-how weiter aufbauen?

Steinherr: Beratung wird immer in Anspruch genommen, wenn, entweder Know-how oder Kapazität fehlen. Wir sehen, daß wir auch von sehr großen; EDV-Benützern in Anspruch genommen werden, die das Speziel-Know-how nicht haben. Da haben wir die Erfahrung, gemacht, daß Unternehmer durchaus bereit sind, das externe Know-how anzukaufen.

Mayer-Engl: Ich mochte sagen, es gibt hier nicht ein Entweder - Oder, es gibt hier, wie in der Beratung überhaupt, nur das Miteinander. Für eine Lösung müssen das Wissen und Können aus dem Unternehmen mit dem Know-how von außen zu einer Synthese gelangen, und nur das wird eine optimale Lösung bringen.

Steinherr: Wobei man natürlich in Beziehung auf die heutigen Klein-Computer vom Hersteller immer wieder hört: Du brauchst gar keine EDV-Kenntnisse, die sind so einfach, daß du sie wie eine Buchungsmaschine bedienen kannst. Und dann kommt später das Erwachen, wenn man feststellt, so ganz ohne Kenntnis der Möglichkeiten und Zusammenhänge geht es doch nicht.

Mayer-Engl: Das mag sich für Bildschirme am Arbeitsplatz als absolut richtig erweisen, aber eine EDV-Installation - selbst mit Hilfe eines Beraters - ohne den fachkundigen Gesprächspartner im Unternehmen ist nicht zu empfehlen.

- Läuft das nicht darauf hinaus, daß davon abgegangen werden muß, EDV als physikalische Einheit im Unternehmen zu sehen, sondern daß man EDV tatsächlich als Funktion oder Dienstleistung betrachtet, die sich aus verschiedenen Komponenten zusammensetzt?

Mayer-Engl: Die EDV ist und soll bleiben ein Organisations-Hilfsmittel. Man darf sich nicht der EDV unterwerfen. Die EDV ist eine Investition, und wenn ich eine moderne Maschine in einem Unternehmen installiere, dann brauche ich auch in der Fertigung einen geschulten Mann, der dieses Instrument bedienen kann, und genauso ist es bei der EDV. Die EDV im Handling ist heute einfach und kann von umgeschultem Personal bedient werden. Das vielfach integrierte System aber muß von einem fachkundigen Mann betreut werden.

Steinherr: Es ist schon so, daß man immer sagt, die EDV ist ein Hilfsmittel und sollte möglichst als Hilfsmittel gesehen werden, aber sie übt schon ganz erheblich Zwänge auf Abläufe und Organisation aus. Man kann in vielen Fällen doch nicht mehr so, wie man vorher konnte und wie man will, und das schafft schon Schwierigkeiten.

- Sie schafft doch auch neue Eitelkeiten. Sie betonen das ja wieder. Wenn derjenige, der die EDV reitet, der hier diesen Hobel sozusagen durch das Unternehmen bugsiert, der dünkt sich ja als Spezialist, und der ist nicht geneigt - wie wir aus der Vergangenheit wissen -, sein Fachwissen weiterzugehen, er will ja seine Spezialistenrolle weiter kultivieren.

Mayer-Engl: Jeder Dreher, der eine NC-Maschine bedient, ist ein hochgradiger Spezialist in bezug auf diese Maschine. Warum soll es bei der EDV anders sein. Denken Sie nur an Schreibautomaten. Wer eingearbeitet ist auf ein bestimmtes System, ist im Unternehmen dann der Spezialist dafür.

Steinherr: Das schafft schon Abhängigkeiten von diesem Spezialisten, sie müssen seinen Rat in Anspruch nehmen, was natürlich auch heißt, daß er nicht nur jetzt eine herausragende Stellung einnimmt, sondern auch zum Prügelknaben gemacht wird, und zwar für alle Dinge, die nicht funktionieren.

- Das Problem scheint mir doch zu sein: Gibt es hier Beratungs-Leistung für den Sachbearbeiter, so daß der sein Sachproblem eindeutig definieren kann, um es in die EDV umzusetzen, daß er zugleich aber auch Umsetzung versteht und kontrollieren kam, ob das rauskommt, was er haben will?

Steinherr: Das ist die ganz große Schwierigkeit für den EDV-Unkundigen, den Berater und den Programmierer und auch weiterhin, das, was man sich vorstellt und was man an Wünschen an die EDV hat, so plausibel zu machen, man sie umsetzen kann. Wir haben das selber immer wieder festgestellt; wir haben gedacht, jetzt haben wir alles sehr schön erklärt, und dann haben wir festgestellt, es war alles ganz anders. Wahrscheinlich, weil wir nicht gut genug erklärt haben, zum anderen aber auch, weil der andere nicht genügend gefragt hat.