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11.10.1991

Mannheimer Versicherung modernisiert die Archivierung Optisches Speichersystem verbessert den Kundenservice

Versicherungen bedienen sich zunehmend modernster Technologien, um die enorme Datenflut verarbeiten, vor allem aber verwalten zu können. Da, bei gilt es, speziell für die Langzeit-Archivierung eine Preis-Leistungsgerechte Speichermöglichkeit zu finden, die zugleich entsprechende Erweiterungsmöglichkeiten bietet. Die Mannheimer Versicherung hat sich für ein optisches Speichersystem entschieden.

Altersversorgung, Kfz, Leben Haftpflicht, Hausrat oder Diebstahl - jeder Mensch in der Bundesrepublik ist versichert Wie andere Verträge auch, dokumentiert sich eine Versicherung auf dem Medium, dem traditionell Informationen anvertraut werden auf dem Papier. Versicherungsverträge, Beitragsrechnungen und im Schadensfall Regulierungsformulare präsentieren sich in DIN-A4-Format; je nach Anzahl der abgeschlossenen Versicherungen in mehr oder minder großer Anzahl. Doch meist reicht dem Versicherten ein traditioneller Ordner, und für sich den Überblick über alle Versicherungsangelegenheiten zu wahren.

Bei den Versicherern ist es dagegen nicht mit den althergebrachten Ordnungsmitteln getan, um eben diesen Überblick nicht zu verlieren. Denn hier gilt es, alle Informationen zu den laufenden Verträgen stets so verfügbar zu halten, daß der schnelle Zugriff garantiert ist -und dies nicht bei einem, sondern bei Zehntausenden von Verträgen. Der Versicherungsvertrag, den der Versicherte in Bänden hält, dokumentiert nur einen kleinen Teil des Informationsaufkommens, das es beim Versicherer zu verwalten gilt.

Um den Versicherten einen guten Service zu garantieren, muß die Ablage einer Reihe von Anforderungen gleichzeitig gerecht werden: Daten müssen komplett und aktuell zur Verfügung stehen, zusammengehörige Informationen an einer Stelle archiviert werden, und das Archiv muß ausreichende Erweiterung ermöglichen. So ist es nur logisch, daß sich die Versicherer heute zur Archivierung zunehmend modernster Technologien bedienen. Wie auch bei anderen Unternehmungen, die ein hohes Informationsaufkommen zu bewältigen haben, hat die elektronische Datenverarbeitung zwangsläufig Einzug gehalten; auch in den Archiven, der wohl letzten Domäne der althergebrachten Mikrofiche / Mikrofilm Ablage und des traditionellen Aktenordners.

Dieser Entwicklung hat sich auch die Mannheimer Versicherung AG, die 1990 Verträge mit einer Prämienhöhe von mehr als 900 Millionen Mark betreute, nicht verschlossen, hat sogar eine Vorreiterrolle übernommen. Zur Bewältigung der Datenverarbeitungsaufgaben kommt

in der Zentrale der Mannheimer Versicherung eine 3090-20J CPU mit 1000 angeschlossenen, Terminals unter dem Betriebssystem MVS/ESA zum Einsatz.

Die Informationshaltung übernehmen die Datenbanksysteme DB2 und IMS (Information Management System).

Eine zentrale Anwendung der Informationsverarbeitung ist die Schriftgut-Erstellung, die den Sachbearbeitern das Schreiben eines Briefes direkt am Terminal ermöglicht. Der Text wird zeilenorientiert - das heißt im Ausgabeformat - in kodierter Form in einer Schriftgut-Datenbank gespeichert, die alle Informationen auf Magnetplatten online verfügbar hält Dadurch reduziert sich das Papieraufkommen erheblich, denn die Sachbearbeitung ist online am Monitor möglich.

Da diese Schriftgut-Datenbank schnell an die Grenzen ihrer Kapazität gelangt war, wurden alle Dokumente, die sich länger als sechs Monate auf den Platten befanden, auf Magnetbandkassetten archiviert. Der Zugriff auf diese Informationen erfolgte im Batch-Betrieb. Dies hatte zur Folge, daß der Sachbearbeiter, beispielsweise im Schadensfall, bis zu zwei Tage Wartezeit in Kauf nehmen mußte, bis er die benötigten Daten zum Versicherungsverlauf auf dem Monitor einsehen konnte beziehungsweise als Papier-Reproduktion erhielt.

Für die Langzeitarchivierung erwies sich die Magnetplatte schlichtweg als zu teuer. Denn die Vorteile der Magnetplatte im Online-Betrieb als schnellstes Massenspeichermedium kommen nicht oft zum Tragen, da auf die "typische" Information in der Versicherungsbranche nur während der ersten drei bis sechs Monate nach Erfassung häufiger zugegriffen wird. Danach ruht sie meist, bis ein Versicherungsfall eintritt. Die Praxis der Archivierung auf Mikrofilm erwies sich auf Dauer ebenfalls als unpraktikabel. Sie verursachte umfangreiche und zeitintensive Such- und Reproduktionsarbeiten, bis ein zur Bearbeitung anstehender Vorgang komplett beim Sachbearbeiter vorlag.

Gefragt war also ein modernes Speichermedium, das die seitenorientierte Langzeitarchivierung von Briefen erlaubt, auch künftigen Anforderungen gerecht werdende Erweiterungsmöglichkeiten bietet und gleichzeitig über einen günstigen Kosten-/Nutzenfaktor verfügt. Im Frühjahr 1990 kamen erste Überlegungen auf, für die Archivierung laseroptische Platten einzusetzen. Ins Auge gefaßt wurde das optische Speichersystem 6385 von Comparex.

Maßgeblich dafür, sich näher mit diesem optischen Speichersystem auseinanderzusetzen, war vor allem die Möglichkeit, das Speichermedium über die von Comparex angebotene Standardsoftware direkt an die Dialogverarbeitung unter IMS anzubinden. Die Entscheidung für eine Testinstallation fiel nach einem Besuch bei einem Finanzinstitut in München, das mit dem optischen Speichersystem bereits umfassende praktische Erfahrungen gesammelt hatte. "Für uns war es wichtig, ein Referenzmodell zu sehen, in dem die Integration des optischen Speichersystems in eine IMS-Umgebung praktisch umgesetzt wurde", erläutert Peter Kaub, tätig im Vorstandsstab "Informationsverarbeitung" der Mannheimer Versicherung. "Denn wir hatten kein Interesse an Pilotinstallationen in unserem Haus, die vom Projektaufwand her die Kapazitäten unserer DV-Abteilung überschreiten."

Maxime war, das archivierte Schriftgut in laufende Dialoge einzubinden und dafür eine Hardware zu nutzen, die kostengünstig die Langzeitarchivierung übernehmen kann. Dabei wurde von vorneherein nicht das Digitalisieren von Schriftgut, beispielsweise das Scannen von eingehenden Briefen angestrebt, vielmehr ging es um die zeilenorientierte Speicherung konventioneller Daten, die in der hauseigenen DV generiert werden. Einbezogen werden sollten mittelfristig nicht nur Dokumente im DIN-A4-Format, sondern auch weitergehende Informationen, zum Beispiel historische Stammdaten für Auswertungszwecke, die nicht papierorientiert erfaßt werden. Hier spielten in den Überlegungen unter anderem die historischen Daten der Kfz-Versicherung eine große Rolle, auf die häufig zugegriffen wird und die zirka 30 Prozent des Geschäfts der Mannheimer Versicherung ausmachen.

Am 27. August 1990 fiel der Startschuß für das Projekt. Zunächst wurde die aus drei Komponenten bestehende System-Software installiert. Eine Treiber--Software bildet die Schnittstelle zur Hardware des optischen Speichersystems und gewährleistet den parallelen Zugriff beliebig vieler Benutzer auf die gespeicherten Daten; die Schnittstelle "Odam" stellt die Verbindung zu den Anwenderprogrammen her, während die dritte Software-Komponente - OSS Call - für die Verbindung dieser beiden Module sorgt, da sie sich in unterschiedlichen Adreßräumen des Hauptspeichers befinden. Für den Testlauf der Software war es nicht nötig, die Hardware zu installieren; die Ein-/Ausgabeoperationen erfolgten über eine Kassettenband-Einheit, die vom optischen Speichersystem emuliert wird.

Nachdem die Software- Testphase innerhalb von 14 Tagen abgeschlossen war, beschloß man die Inbetriebnahme des optischen Speichersystem 6385 mit zwei Laufwerken. Den Probeläufen mit Schreib- und Lesevorgängen auf den optischen Speicher aus der Stapelverarbeitung heraus folgte die Erstellung einer Testanwendung, die online aus einem IMS-Dialog auf den optischen Speicher zugriff. Nachdem auch hierbei keine Probleme aufgetreten waren, wurde schließlich die Schriftgut Anwendung auf das optische Speichersystem umgestellt.

Die Anwendungsprogramme wurden an der Schnittstelle dahingehend angepaßt, daß sie selbständig erkennen, ob das Dokument in der IMS-Datenbank auf Magnetplatte oder im optischen Speichersystem archiviert ist. Dies hatte zur Folge, daß sich für den Anwender in der Bedienung der ihm vertrauten Programme nichts änderte.

Großen Wert legte man auf die Abspeicherung kompletter Dokumente. Diese Ablage bietet den Vorteil, daß der Zugriff auf die vom Sachbearbeiter benötigten Informationen nicht über mehrere Schlüssel erfolgt, sondern das Dokument mit allen relevanten Informationen direkt in der ausgesandten Form auf dem Monitor angezeigt wird.

Sekundenschneller Dokumentenzugriff

"Der Einsatz des optischen Speichers hat uns eine Tür geöffnet, die diese Vorgehensweise zu einem sehr vernüftigen Preis-/Leistungsverhältnis möglich macht", so Peter Kaub. "Hausinterne Berechnungen haben ergeben, daß die Kosten pro gespeicherten Gigabyte auf optischen Speichern im Vergleich zur Magnetplatten-Speicherung bei rund einem Siebtel liegen - alle Faktoren wie zum Beispiel Hard- und Software, Stellplatz, Personalkosten einbezogen."

Ziel ist es jetzt, die gesamte Archivierung von Magnetbandkassetten auf optische Speicher zu übernehmen. Da der Zugriff dann nicht mehr im Batch-Betrieb, sondern online vonstatten geht, kann die auf den Magnetplatten gehaltene Online-Datenbank verkleinert werden. Künftig werden nur noch die Schriftstücke der letzten drei bis vier Monate auf Magnetplatte gehalten.

Zudem ist vorgesehen, diese Auslagerung individuell zu handhaben. Per Matrix soll automatisch entschieden werden, wie lange unterschiedliche Daten aus verschiedenen Bereichen auf Magnetplatten vorgehalten werden.

Damit werden die vorhandenen Kapazitäten auch künftig allen Ansprüchen gerecht, selbst wenn das Dokumenten-Aufkommen weiterhin stark ansteigt. Zur Zeit liegt es bei monatlich 30 000 bis 35 000 Schreiben mit durchschnittlich drei Seiten.

Aufgrund der zeilenorientierten Speicherung ergibt dies rund zwei Gigabyte Daten, die alleine in der Schriftgut Datenbank monatlich anfallen. Auch über die Einspielung der Adreß- und Kfz-Historien in das optische Speichersystem wird nachgedacht. Zwar würde das zu speichernde Informationsaufkommen drastisch steigen, aber durch die Ausbaumöglichkeiten des optischen Speichers würden selbst zehn Gigabyte im Monat keine Probleme aufwerfen.

Wenn die Verantwortlichen bei der Mannheimer Versicherung heute ein Fazit der Installation ziehen, fallt dies durchweg positiv aus. An erster Stelle werden der organisatorische sowie der Preisvorteil angeführt. Den nächsten Pluspunkt erhält die Datensicherheit - die Daten sind mittels Laserstrahl geschrieben und nicht veränderbar, die Lesbarkeit der Daten wiederum wird für mindestens 30 Jahre garantiert. Rolf Schröder, RZ-Leiter der Mannheimer Versicherung, sieht vor allem "die absolut problemlose Installation und die extrem hohe Speicherkapazität, die uns aufgrund ihres geringeren Platzbedarfs gegenüber herkömmlicher Magnetplatten auch räumlich effektiv entlastet." Für Projektleiter Reinhard Huppert ist auch der bessere Service nicht unwesentlich, den die Mannheimer Versicherung nun ihren Kunden anbieten kann: "Mußte der Sachbearbeiter bisher ein bis zwei Tage warten, bis die Dokumente per Batch-Job aus dem Archiv angefordert waren, haben wir diesen Zeitraum jetzt etwas reduziert - auf zehn Sekunden".

Die Mannheimer Versicherung

Im vergangenen Geschäftsjahr 1990 - das 111. der Unternehmensgeschichte - bilanzierte die Mannheimer Versicherung AG im Konzern Beitragseinnahmen in Höhe von 909,7 Millionen Mark. Mit rund 20 Prozent hatten die Kraftfahrtversicherungen den größten Anteil am Gesamtgeschäft. In der Direktion, den Geschäftsstellen und dem Außendienst beschäftigt das Unternehmen mehr als 1100 Angestellte, hinzu kommen 7500 haupt- und nebenberuflich arbeitende Vertreter. Zum Konzern gehören unter anderen die Mannheimer Lebensversicherung AG sowie die neugegründete Mannheimer Krankenversicherung AG. Beide sind zu 100 Prozent im Besitz der Muttergesellschaft. Zudem verfügt die Mannheimer Versicherung über Tochterunternehmen in Frankreich und Italien sowie über eine Beteiligung an der Neuen Rechtsschutzversicherungs

AG, Mannheim.

*Frank Gotta und Rolf Hoerner sind freie Journalisten in Frankfurt und betreiben das Redaktionsbüro Doppel punkt.