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29.10.1976 - 

Datenerfassung auf dem Weg zum Sachbearbeiter

Markierungsfehler im Premille-Bereich

Im Landesbesoldungsamt Schleswig-Holstein, Kiel, werden rund

88 000 Empfänger laufender Bezüge betreut. Hier ist bereits vor Jahren die Erkenntnis gereift, daß die Ermittlung von zu verarbeitenden Daten, deren Niederschrift sowie das Umsetzen in maschinenlesbare Form in einer Hand, und zwar in der des Sachbearbeiters zusammengefaßt werden sollten. Denn jeder zusätzliche Schritt bei der Datenerfassung kostet nicht nur Zeit und Geld - das Übertragen von einer Vorlage in eine andere Form birgt darüber hinaus eine zusätzliche Fehlerquelle in sich.

Lochkarten-Schwemme

Für die obengenannte Zahl von 88 000 Empfängern werden monatlich Dienstbezüge, Vergütungen, Arbeiterlöhne und Versorgungsbezüge nach beamtenrechtlichen Grundsätzen vollmaschinell berechnet und zur Auszahlung gebracht. Bei einem durchschnittlichen Änderungsanfall auf alle Empfängerkreise, bezogen von zirka 30 Prozent, ergäbe sich bei Datenerfassung auf Lochkarten eine erhebliche Menge derartiger Datenträger, die nur zu dem Zweck zu erstellen wären, die vom Sachbearbeiter ermittelten Daten in maschinenlesbare Form umzusetzen. Im Anschluß daran wäre das Paket von etwa 30 000 bis 40 000 Lochkarten Abfall.

DIN A4 als Voraussetzung

Selbstverständlich müssen im Bereich der öffentlichen Verwaltung die für die maschinelle Berechnung von laufenden Dienstbezügen etc. erfaßten Daten in einer auch für Nachprüfung geeigneten Form niedergeschrieben werden. Als im Jahre 1970 Belegleser angeboten wurden, die auch Formate von DIN A4 lesen konnten, wurden sofort Vorbereitungen getroffen, um die gesamte Datenerfassung auf maschinenlesbare Belege umzustellen. Im Jahre 1971 wurde das Verfahren dann schrittweise eingeführt.

Keine Substitutionen

In persönlichen Gesprächen mit Fachleuten aus ähnlichen Verwaltungen wurde immer wieder auf die Fehleranfälligkeit der Belegleser hingewiesen. Die bei uns in jahrelanger Praxis gesammelten Erfahrungen konnten diese Beobachtungen jedoch nicht bestätigen. Natürlich gab es bei den zu beteiligenden Sachbearbeitern Anlaufschwierigkeiten nicht nur rein technischer Art - es waren auch psychologische Barrieren abzubauen. Indes: Die Tatsache, daß eine andere Art der Datenerfassung schlagartig nicht mehr zugelassen wurde, und der Umstand, daß fehlerhafte Markierungen per Fehlerprotokoll auf den Schreibtischen des Sachbearbeiters zurückkamen, wirkten alsbald in so hohem Maße anziehend, daß Datenerfassungsfehler heute nur noch im Promillebereich anfallen. Fehlinterpretationen des Lesers (Substitionen) gab es nicht.

Maximal 3 Lesungen

Bei termingebundenen Zahlungen, die im übrigen einem relativ hohen Änderungsdienst unterworfen sind, ist es in jedem Falle ein wertvoller Gewinn, die Datenerfassung und damit die Aktualisierung des Datenbestandes bis unmittelbar vor Beginn der Verarbeitung betreiben zu können. Der Bel(...)ser schafft diese Möglichkeit. Darüber hinaus wurde in unserem Hause ein Verfahren entwickelt, das es ermöglicht, die im Laufe eines Monats anfallenden Belege in zwei oder drei "Lesungen" zu verarbeiten. Der Belegleser bringt nicht nur die erkannten Daten auf Magnetband, sondern prüft zugleich die Gültigkeit der eingegebenen Daten. Das bei dem ersten Lesevorgang anfallende Fehlerprotokoll setzt den Sachbearbeiter in den Stand, beim zweiten Lesen diese Fehler bereits zu berichtigen. Lediglich die beim letzten, der Produktion unmittelbar vorausgehenden Lesevorgang anfallenden Fehler können erst im nächsten Monat berichtigt werden.

130 Sachbearbeiter

Inzwischen besteht beim Landesbesoldungsamt im Einsatz von maschinenlesbaren Belegen eine derart hohe Perfektion und in allen Bereichen positive Einstellung, daß eine andere Art der Datenerfassung nicht zur Debatte steht.

Verarbeitet werden in überwiegendem Maße handschriftliche Signierungen von rund 130 Sachbearbeitern, in geringerem Umfange Schreibmaschinenschrift (OCRA). Um den Anteil der Datenerfassung in Schreibmaschinenschrift und damit den Einsatz von zusätzlichen Kräften neben dem Sachbearbeiter einzuschränken, wurden Alphawerte numerisch verschlüsselt, soweit dies den Umständen nach möglich war.

Fazit: Die Datenerfassung auf maschinenlesbaren Belegen ist für uns nach dem Stande der heutigen Technik optimal.

Hans Fischer ist Regierungsdirektor im Landesbesodungsamt Schleswig-Holstein, Kiel.