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15.08.1980 - 

Leitfaden zur Beurteilung kommerzieller Minicomputer, Teil 4:

Maxi-Qualen bei Mini-Wahlen

MÜNCHEN (rs) - Über den Drucker Ihres Minicomputers und schließlich über das gesamte System sollen Sie sich heute Gedanken machen. In den vergangenen Folgen unseres Leitfadens führten wir Sie vom Lieferanten über die Soft- zur Hardware. Sie lasen Ausführungen zur Zentraleinheit, Datenspeicherung und zum Bedienungsplatz. Im letzten Teil werden Sie die finanziellen Aspekte beurteilen sowie das Gesamtsystem rechtfertigen können. Heute aber den Rest zur Hardware und die Beurteilung des Gesamtsystems.

Fragen zum Drucker

Für die meisten kommerziellen Minicomputer stehen zwei verschiedene Drucksysteme zur Verfügung. Art und Leistung des gewählten Systems richten sich nach dem Umfang der benötigten Druckausgabe. Zeichendrucker drucken jeweils ein Zeichen, Zeilendrucker jeweils eine ganze Zeile bei einem Druckvorgang. Zeichendrukker sind langsamer, aber auch preiswerter als Zeilendrucker, und sie bieten eine höhere Druckqualität. Zeilendrucker dagegen werden für schnelle Druckausgabe großer Informationsmengen eingesetzt.

- Kann das System mehrere Drucker gleichzeitig bedienen?

- Lassen sich unterschiedliche Drukker parallel einsetzen?

- Wie schnell sind die Zeichendrucker?

- Wie schnell sind die Zeilendrucker?

- Stehen internationale Zeichensätze zur Verfügung?

- Welche Funktionen werden geboten?

- Welche Bedienungseinrichtungen sind vorhanden?

- Kann der Drucker auf gespeicherte Daten zugreifen wie der Bedienungsplatz?

- Wie weit vom Computer kann der Drucker installiert werden?

- Kann der Drucker einen schriftlichen Beleg der am Bedienungsplatz angezeigten Informationen ausgeben?

- Kann der Drucker simultan mit dem Bedienungsplatz arbeiten?

- Läßt sich ein Drucker auch jederzeit nach der Installation des Systems nachträglich anschließen?

- Liefert der Drucker mehrere Durchschläge und entsprechen sie Ihren Formularen?

Sehen Sie sich nach einem kommerziellen System um, zu dem ein Drucker gehört. Das Wort "zusätzlich" oder "Zusatzeinrichtung" bedeutet immer Mehrausgaben. Der Lieferant sollte immer mehrere Drukker anbieten, und zwar unterschiedlicher Art und Leistung, damit Sie die Ihren Erfordernissen entsprechende Wahl treffen können. Achten Sie auch auf Groß- und Kleinschreibung, Unterstreichung und Interpunktionszeichen als mitentscheidende Faktoren für Qualität und Lesbarkeit der ausgedruckten Informationen. Und vergewissern Sie sich, daß Drucker und Bedienungsplatz simultan arbeiten können.

Zuweilen werden auch Drucker als Bedienungsplätze eingesetzt und liefern Druckausgabe statt einer Bildschirmanzeige. Drucker sind in dieser Funktion langsamer und kommen in diesem Fall normalerweise nur für Anwendungen in Betracht, die unmittelbare Dokumentation erfordern.

Beurteilung des Gesamtsystems

Wenn auch die einzelnen Systemkomponenten, also Zentraleinheit, Software, Bedienungsplatz und Datenspeicher, an sich wichtige Gesichtspunkte sind, so muß das System aber auch in seiner Gesamtheit beurteilt werden. Beginnen Sie dabei mit einer klar definierten Liste der Zielsetzungen, eventuell getrennt nach "absolut erforderlich" und "brauchbar". Das hilft Ihnen bei der Festlegung der Prioritäten für die zu lösenden Probleme.

Stellen Sie sich bei der Beurteilung des Systems folgende Fragen:

Die Installation eines kommerziellen Minicomputers ist keine unbedingte Garantie für eine hundertprozentige Lösung aller Ihrer Aufgabenstellungen. Übermäßig konzipierte Systeme sind oft die Ursache ernsthafter Schwierigkeiten bei der Implementierung. Das System sollte vielmehr den Normalfall abdecken. Und wenn dabei zu vertretbaren Kosten auch noch einige "brauchbare" Extras zu haben sind, ist nichts dagegen einzuwenden. Hüten Sie sich aber vor einer Überzüchtung des Systems. Ausgewogenheit von Systemkonzept und Aufgabenstellung hält die Programmierungs- und Anlaufkosten im erforderlichen Rahmen und erleichtert Betrieb und Wartung.

Im Hinblick auf Planung, Implementierung und Betrieb des Systems empfiehlt es sich, einen Mitarbeiter mit der Koordination beim Lieferanten zu beauftragen. Wählen Sie dafür einen Mitarbeiter aus, der mit allen Aspekten Ihres Unternehmens und seinen Arbeitsabläufen vertraut ist. Dieser Mitarbeiter wird dadurch auch mit Ihren EDV-Anwendungen vertraut und ist Ihnen bei der Beurteilung von Modifikationen eine wertvolle Hilfe. Ihr neues System sollte so leicht einsetzbar sein, daß es auch von Ihren derzeitigen Mitarbeitern bedient werden kann.

Prüfen Sie den Ablauf eines normalen Arbeitstags und vergewissern Sie sich, daß Sie lückenlos erfaßt haben, wie die einzelnen Abläufe vom System bewältigt werden. Versuchen Sie, potentielle Engpässe festzustellen, und sorgen Sie dafür, daß für die Tagesarbeit genügend Zeit vorhanden ist.

Am Ende einer Abrechnungsperiode ist wahrscheinlich ein umfangreicher Verarbeitungs- und Druckaufwand erforderlich. Versuchen Sie, den notwendigen Zeitaufwand zu schätzen und festzustellen, welche Auswirkungen sich auf den normalen Systembetrieb ergeben.

Die Erstellung zu vieler Berichte kann den Arbeitsablauf behindern. Fragen Sie sich, ob die Berichte für bestimmte Mitarbeiter erstellt werden, und inwiefern sie zu deren Leistungssteigerung beitragen. Überzeugen Sie sich, daß diese Mitarbeiter im Rahmen ihrer Aufgaben überhaupt die Zeit haben, diese Berichte zu analysieren.

Ist das System flexibel?

Prüfen Sie Ihre Pläne für die nächsten Jahre. Das System muß in der Lage sein, auch Ihr Firmenwachstum zu berücksichtigen. Fragen Sie sich, ob Sie später mehr Bedienungsplätze zum Beispiel für Auftragserfassung und Fakturierung brauchen, ob durch eine Vergrößerung des Kundenstamms oder durch eine Erweiterung des Produktprogramms mehr Speicherkapazität benötigt wird. Prüfen Sie, ob Sie auch andere Bereiche automatisieren wollen oder ob Zweigstellen an das System angeschlossen werden sollen. Sollte Ihr Unternehmen über die vertretbaren Systemgrenzen hinauswachsen, dann sorgen Sie dafür, daß alle Programme und Dateien ohne oder mit nur geringer Änderung auch auf einem größeren System verarbeitet werden können.

Beachten Sie, daß alle wichtigen Bereiche wie Auftragserfassung, Buchhaltung und Lager eigene Bedienungsplätze haben.

Arbeitet das System im Stapel- oder Dialogbetrieb?

Vorgangsorientierte Dialogsysteme verarbeiten die Daten sofort auf Knopfdruck und bieten so den Vorteil, daß die von einem Geschäftsbereich erzeugten Daten sofort auch den anderen Bereichen zur Verfügung stehen. Bei Stapelbetrieb erfolgt die Eingabe über Lochkarten oder einen Bedienungsplatz, aber nur zur Erfassung der Daten, die erst später verarbeitet werden. Der Datenbestand eines in Stapelbetrieb arbeitenden Systems hat immer nur die Aktualität des letzten Verarbeitungslaufs, der einmal täglich, wöchentlich oder monatlich durchgeführt wird.

Sowohl der Lieferant als auch Sie selbst müssen Ihren Aufgaben termingerecht nachkommen, um eine reibungslose Installation zu gewährleisten. Planen Sie in diesem Zusammenhang realistische Termine. Jedes System braucht auch eine Testphase zur Fehlerbereinigung von Problembereichen. Und versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu tun.

Wenn Sie zum Beispiel Auftragseingang, Lagerbewirtschaftung, Kreditoren, Debitoren und auch die Lohnabrechnung automatisieren wollen, dann sollten Sie die logisch relevanten Anwendungen zuerst installieren und den Rest später. Um beim Beispiel zu bleiben: Sie könnten mit der Lohnabrechnung beginnen, als der meist leichteren Anwendung, um sich mit dem System vertraut zu machen. Daran könnten sich dann Auftragseingang, Lagerbewirtschaftung und Debitoren anschließen, zum Schluß kämen die Kreditoren. Dabei ist zu beachten, daß die Prioritäten der Anwendungen die Zielsetzungen für das System bestimmen.

Wird fortgesetzt