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22.08.1980 - 

Leitfaden zur Beurteilung kommerzieller Minicomputer, letzter Teil:

Maxi-Qualen bei Mini-Wahlen

MÜNCHEN (rs) - Das Ende des Leitfadens ist erreicht. Lassen Sie sich heute Anregungen zur Beurteilung der finanziellen Aspekte sowie der Rechtfertigung des Systems geben. In den vergangenen vier Folgen versuchten wir, Ihnen bei der Beurteilung des Lieferanten, der Soft- und Hardware sowie des Gesamtsystems auf die Sprünge zu helfen. Falls Ihnen einige Teile des Leitfadens fehlen, können Sie die vollständige Broschüre bei der Data General GmbH * beziehen, mit deren Genehmigung der Abdruck erfolgte.

Beurteilung der finanziellen Aspekte

Als Käufer eines kommerziellen Systems sind Sie sich der über den Kauf der eigentlichen Hardware hinausgehenden finanziellen Aspekte bewußt, das heißt der Gesamtkosten der Systemimplementierung .

Der Lieferant gibt normalerweise die Kosten der Hardware, Software und Systemplanung an. Fragen Sie ihn aber auch nach folgendem:

- Programmierung spezieller Anwendungen

- Schulungskosten (einschließlich Reisekosten, Übernachtung, Verpflegung, Material, Arbeitsausfall)

- Erstellung neuer Vordrucke

- Spezielle Systemanläufe

- Systeminstallationen an anderen Stellen

- Bauliche Maßnahmen wie Trennwände, zusätzlicher Platzbedarf Klimatisierung, Zwischenböden neue elektrische Installationen

- Installation von Zusatzeinrichtungen wie reservierte Telefonleitungen

- Beratungsgebühren

- Pesonalbedarf

- Umstellungskosten (Datenaufbereitung, Datenumwandlung, Parallelbetriebskosten für Geräte, Zubehör und Personal)

Bei jedem Computersystem muß mit laufenden Kosten gerechnet werden. Haben Sie folgende mögliche Kosten untersucht?

- Wartung der Hardware

- Finanzierungsbelastungen

- Zusätzliche Raummiete oder Baukosten

- Energieverbrauch

- Verbrauchsmaterialien (Papier, Formulare, Farbbänder, Plattenstapel, Magnetbänder)

- Personal (Bedienungspersonal, Programmierer, Manager) mit Gehältern und Nebenkosten

- Versicherung

- Datenträger für Unterstützung und Archivierung (Bänder, Platten, Disketten) und Archivraum

- Künftige Aufstockung von Hardware und Software

Sie haben die Möglichkeit, Geräte zu mieten oder über einen Leasing-Vertrag zu erwerben, anstatt zu kaufen. Bei diesbezüglichen Fragen sollten Sie Ihren Buchhalter oder Steuerberater zu Rate ziehen.

Was ist bei Mietverträgen zu beachten?

Generell ist ein Mietvertrag die kostspieligste Alternative, da Sie Finanzierungskosten tragen müssen. Andererseits bietet er Ihnen aber die größtmögliche Bewegungsfreiheit, da der Mietgegenstand innerhalb einer bestimmten Frist zum Teil ohne Konventionalstrafe, zurückgegeben werden kann. Miete gilt als Kosten, nicht als Kapitalinvestition, was nach Ihren Buchführungsprinzipien als wünschenswert angesehen werden kann oder nicht. Der Mietgegenstand bleibt bei einem solchen Mietvertrag immer Eigentum des Lieferanten.

Was ist bei Leasing-Verträgen zu beachten?

Leasing-Verträge laufen allgemein über ein, drei oder fünf Jahre und können bei Erweiterungen während der Laufzeit oder Rücktritt Konventionalstrafen nach sich ziehen.

Solche Verträge werden oft irrtümlich als mögliches Druckmittel gegen den Lieferanten angesehen, binden in der Praxis aber den Käufer an den Lieferanten. Informieren Sie sich über die Kosten eines vorzeitigen Rücktritts vom Vertrag und über eventuelle Konventionalstrafen bei Umwandlungen.

Es gibt Verträge, die als Investition behandelt werden können, aber auch solche, die lediglich als Kostenaufwand gewertet werden, und Verträge mit Kaufoption.

Welche Vorteile bieten Kaufverträge?

Der Kaufvertrag gilt als Kapitalinvestition, die im allgemeinen über den Zeitraum der Nutzungsdauer des Systems abgeschrieben werden kann. Der Käufer wird Eigentümer des Systems. Er wird einem Kauf immer dann den Vorzug geben, wenn es die Liquidität erlaubt, da dann erhebliche Finanzierungskosten eingespart werden.

Rechtfertigung des Systems

Sie sind jetzt genügend vorbereitet, um mit Herstellern oder Lieferfirmen Gespräche über kommerzielle Minicomputer zu führen oder einige diesbezüglich wichtige Entscheidungen zu treffen. Eine letzte Frage sollten Sie sich aber doch stellen:

Lassen sich die Kosten des neuen Systems rechtfertigen?

Mit Hilfe von Computersystemen können im allgemeinen Erträge gesteigert beziehungsweise Einsparungen erzielt werden, und zwar durch Personalkosteneinsparung, durch Betriebskostensenkung und durch Umsatzsteigerung aufgrund eines verbesserten Kundendienstes. Zur Ermittlung eines Vergleichswertes wird der monatliche Zuwachs auf diesen Gebieten plus Hardware-, Software- und Installationskosten über einen Zeitraum von fünf Jahren mit den derzeitigen Betriebskosten verglichen. Noch eingehendere Analysen berücksichtigen außerdem die Zinsen und Inflationsraten über einen Zeitraum von fünf Jahren im Vergleich mit den derzeitigen Werten alternativer Möglichkeiten.

Auch der Cashflow läßt sich mit einem Computersystem verbessern. Wenn sich das System für Sie durch größere Kosteneinsparungen rechtfertigen läßt, bedeutet das für Sie:

- Geringere Kapitalbindung durch Reduzierung der Lagerbestände aufgrund einer verbesserten, optimalen Lagerbewirtschaftung.

- Nutzung von Lieferantenrabatten durch automatische Kreditorenkontrolle.

- Reduzierung der Außenstände und schnellere Zahlungseingänge durch automatische Debitorenkontrolle.

- Beschleunigung der Fakturierung.

Wenn sich das System für Sie durch Umsatzsteigerung rechtfertigen läßt, kann Ihr Kundendienst durch das System wie folgt profitieren:

- Automatische Lagerbewirtschaftung bedeutet weniger Lieferrückstände oder Auftragsstornierungen.

- Schnellere Auftragsbearbeitung bewirkt beschleunigte Auslieferung.

- Automatische Auftragserfassung bedeutet bessere Kontrolle und Abfrage offener Aufträge.

- Genaue Umsatzanalysen ermöglichen eine Verbesserung der Vertriebsstrategie .

Stuttgarter Str. 10, 6236 Eschborn, Tel.: 06196/49 41.