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25.06.1999 - 

Geschäftsführer recherchieren Kennzahlen im Intranet

Media-Markt realisiert Infosystem fürs Management

Mit einem leicht zu bedienenden Intranet-basierten "Marktgeschäftsführer-Informationssystem" setzt die Ingolstädter Media-Markt-Gruppe ihre Niederlassungsleiter und Controller in die Lage, selbst Auswertungen in den Bereichen Betriebswirtschaft/Ergebnisrechnung, Warenwirtschaft und Personal zu betreiben. Bernhard Dopf* beschreibt das System.

Die Installation ist denkbar einfach: Nach fünf Minuten hat sich das "Active X Control" automatisch entpackt, und im "Internet Explorer" öffnet sich der Bildschirm mit dem "Media-Markt"-Logo: Willkommen auf der Controlling-Homepage des Marktgeschäftsführer-Informationssystems, kurz MIS genannt.

Unter dieser Bezeichnung hat die Media-Markt und Saturn Verwaltungs GmbH, Ingolstadt, gemeinsam mit der MIS Consulting GmbH, Darmstadt, eine Anwendung für die Geschäftsführer der unter den Namen Media-Markt und Saturn firmierenden Elektronikmärkte entwickelt. Eine zweite Zielgruppe sind die internen Controller.

Das MIS bietet ein breites Spektrum von Funktionen. Beispielsweise erlaubt es kurzfristige, sprich: monatliche, Erfolgsrechnungen - für die Marktgeschäftsführer auf der Ebene des einzelnen Standorts, für das Controlling in aggregierter Form. Die Logik des Systems erlaubt eine Verästelung (im Fachjargon: "Drill-down") bis auf die Ebene einzelner Buchungskonten. Abgefragt werden können unter anderem Deckungsbeitragsrechnungen und Produktivitätsanalysen, aber auch Informationen aus dem Bereich der Personalplanung. Ein integriertes warenwirtschaftliches Kompendium bietet den Überblick über die jeweiligen Lagerbestände sowie die Umschlaghäufigkeit einzelner Produktlinien. So läßt sich leicht ermitteln, wo die Ursachen für schlechte "Drehzahlen" in einem einzelnen Markt zu suchen sind.

Last, but not least können die Benutzer auf jeder Ebene des Systems einen Vergleich mit anderen Märkten in ähnlicher Lage anstellen. So steht den Marktgeschäftsführern heute ein Tool zur Verfügung, mit dem sich beispielsweise Rankings gestalten lassen.

Die Intranet-basierte Anwendung fußt auf einer modular strukturierten multidimensionalen Datenbank und bietet den Anwendern eine auf ihre Bedürfnisse abgestimmte grafische Oberfläche. Die Geschäftsführer der Media-Märkte sind in aller Regel Vertriebs- und Marketing-Profis, aber keine IT-Fachleute. Deshalb mußte die Anwendung übersichtlich und leicht verständlich aufgebaut sein.

Das erwies sich anfangs als problematisch. Als das Projektteam begann, die Benutzeroberfläche zu realisieren, stellte sich heraus, daß der ursprüngliche Ansatz zu komplex ausgefallen war: Eine Vielzahl von Abfragefunktionen überforderte die Tester, die vorübergehend sogar an Sinn und Effizienz der Anwendung zweifelten. Deshalb mußte die Oberfläche - getreu dem Motto: "Weniger ist mehr" - von einigen Funktionen befreit werden.

Schon bevor das neue MIS entwickelt wurde, stellte die Media-Markt-Gruppe die Berichte für das Management ins Intranet. Aber erst die neue Lösung - auf Basis der Produkte "Alea" von MIS und "Insight" von Arcplan - erlaubt den Geschäftsführern, die benötigten Informationen selbst zu recherchieren. Sie wurde im September vergangenen Jahres fertiggestellt.

Während eines Übergangszeitraums von etwa sechs Monaten liefen beide Lösungen parallel. Dadurch konnten sich die Anwender Schritt für Schritt mit dem neuen System vertraut machen. Diese Rücksicht zahlt sich aus: Im Vergleich zu der vorherigen Lösung greifen heute bereits doppelt so viele Anwender auf das neue Informationssystem zu.

Dennoch wird es wohl nicht möglich sein, die alten "Excel"-Berichte vollständig abzulösen. Denn zum einen ist es manchmal einfacher und übersichtlicher, einen Sachverhalt im Tabellenkalkulations-Format auszudrücken, zum anderen lassen sich Darstellungen, die sich über lange Zeit etabliert haben, nicht ohne weiteres auf die neue Form umstellen. Der Trend geht aber eindeutig zum MIS.

Derzeit sind noch nicht alle Features aus dem vorherigen System integriert - zum Teil deshalb, weil das Berichtssystem zuerst einmal grundsätzlich überarbeitet und vereinheitlicht wurde. Dabei lag besonderes Augenmerk auf einer einheitlichen Gestaltung der Berichte. Das MIS sollte in hohem Maße selbsterklärend und auf Anhieb zu bedienen sein. Zwar gab es in früheren Projektphasen auch Stimmen, die für mehr Abwechslung in der Gestaltung plädierten, doch die Tests belegten, daß sich die Anwender wesentlich schneller orientieren können, wenn die Berichte im Aufbau einem konsistenten Schema folgen.

Zur Unterstützung der Analyse werden neben den originären betriebswirtschaftlichen Kenngrößen in der Datenbank weitere Kennzahlen berechnet und zu Gruppen zusammengefaßt. Außerdem hat das Projektteam für unterschiedliche betriebswirtschaftliche Fragestellungen drei Standardberichtstypen definiert. Um die Interpretation der Ergebnisse weiter zu erleichtern, lassen sich die Kennzahlen dem Berichtstyp entsprechend grafisch darstellen.

Grundlage des MIS ist die Active-X-Technologie von Microsoft. Daneben standen auch andere technische Konzepte zur Wahl. Beispielsweise wäre eine HTML-basierte Lösung denkbar gewesen. Dieser Ansatz ließ sich jedoch in zweierlei Hinsicht nicht mit den Anwenderanforderungen vereinen: Zum einen forderten die User eine Applikation, die nicht nur leicht zu bedienen sein und Antwortzeiten unter fünf Sekunden liefern sollte, sondern ihnen auch die Möglichkeit einräumte, einzelne Berichte auszudrucken; das ist bei HTML-basierten Lösungen - bedingt durch die oft willkürlichen Seitenumbrüche - problematisch.

Der andere Grund hängt mit der Navigation innerhalb der Berichte zusammen. Bei HTML verschwindet beispielsweise der Tabellenkopf beim Scrollen vom Bildschirm. Selbstverständlich ließe sich dieses Problem mit Hilfe des Frame-Ansatzes lösen, doch würde dies einigen technischen Aufwand erfordern.

Mit Hilfe der Arcplan-Software "Insight Internet Edition" wandert die Anwendung über das Intranet auf die PCs der einzelnen Marktgeschäftsführer. Der Vorteil einer solche Lösung: Der lokale Installationsaufwand entfällt. Auf dieselbe Weise läßt sich die Anwendung auch aktualisieren, so daß sich der Anwender nicht um ein Update zu kümmern braucht.

Beim Internet-Zugriff ist es zudem nicht nötig, Treiber - zum Beispiel für ODBC - auf den Clients zu installieren. Das ist für den Media-Markt deshalb besonders wichtig, weil die Gruppe stark expandiert. Neue Standorte lassen sich also ohne zusätzlichen Installationsaufwand einbinden, die Zahl der Clients spielt für das Lösungskonzept keine Rolle.

Anfangs war fraglich, ob das Intranet in der Lage sein würde, die Daten für die mehr als 200 Märkte zu bewältigen. Doch weder das Datenvolumen der multidimensionalen Datenbanken noch die Übertragung von Grafiken stellten ein Problem dar. Vielmehr erwies sich die Internet-Technologie auch beim Umgang und Transfer von sensiblen Daten als stabil genug. Und die Performance reicht aus, um keinen Unmut bei den Anwendern zu erzeugen. Alles in allem stehen den jeweiligen Geschäftsführern heute bessere und umfangreichere Informationen zeitnäher zur Verfügung.

Hard- und Software

Eingesetzt werden:- Server mit einer Taktrate von 450 Megahertz, 512 MB RAM und 2-GB-Festplatte,- Windows NT 4.0,- Microsofts "Internet Information Server",- Management-Informations-System "Alea" von MIS Technologies,- "Insight Internet Edition" von Arcplan mit Active-X-Komponente sowie- Microsofts "Internet Explorer", Version 4.x oder höher.

*Bernhard Dopf ist Prokurist sowie Leiter Planung und Controlling bei der Media-Markt und Saturn Verwaltungs GmbH in Ingolstadt.