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Gewusst was, gewusst wo

Mehr Transparenz durch Asset-Management

15.08.2003
In Zeiten knapper Budgets müssen IT-Abteilungen ihre finanziellen Mittel effizient und zielorientiert einsetzen. Vor allem die Administration der Hard- und Software ist sehr aufwändig und verschlingt enorme Summen. Asset-Management- und Inventory-Lösungen können Abhilfe schaffen. Von Christof Majer*

In den Industrieländern hat sich die IT inzwischen zu einem entscheidenden Produktions- und Wettbewerbsfaktor entwickelt. Damit ist zum einen die wirtschaftliche Abhängigkeit von der IT erheblich in den Vordergrund gerückt, zum anderen muss auf die Veränderungen im Markt und auf die Anforderungen der Anwender sehr schnell reagiert werden. IT-Abteilungen geraten durch diese Entwicklungen unter extremen Druck, wenn es darum geht, innerhalb kurzer Zeit Software oder Updates auf Hunderte Systeme zu verteilen.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Anwendungen auf vielen unterschiedlichen Systemen laufen. In der Vergangenheit waren dies vornehmlich Server, Workstations und eventuell einige Notebooks, die an festen Positionen installiert waren. Durch die zunehmende Mobilisierung der Mitarbeiter steigt die Zahl der Geräte wie PDAs oder Smartphones, was wiederum die Administration der Infrastruktur wesentlich unübersichtlicher und somit teurer macht.

Für Unternehmen stellen die Kosten der Aktualisierung der Systeme und der ständigen Verfügbarkeit eine erhebliche Belastung dar. Eine Analyse zeigt, wie und in welchen Bereichen Asset-Management dazu beitragen kann, unnötige Ausgaben zu vermeiden. Die Tabelle "PC-Stillstand ist das Teuerste" schlüsselt die Kosten für einen PC pro Jahr auf. Diese Zahlen wurden in diversen nationalen und internationalen Studien ermittelt und auf Basis eigener Erfahrungen bestätigt.

Untersuchungen durch Gartner Group, Forrester Research und International Data Corp. (IDC) machen deutlich, in welchem Maße IT-Budgets gerade durch verborgene Betriebskosten aufgezehrt werden. Wie die Aufstellung zeigt, entfallen 75 Prozent der gesamten PC-Folgekosten auf technische Unterstützung, Administration und Ausfallzeiten. Mit innovativen Produkten und Strategien sowie verbesserten PC-Management-Konzepten lassen sich die Gesamtkosten für den verteilten IT-Betrieb auf lange Sicht jedoch senken. Organisierte und standardisierte Client-Management-Lösungen und ein ausgeklügeltes Software-Management-System sind dabei unerlässlich.

Was kostet alles zusammen?

Wenn man über Inventarisierung oder das umfassende Konzept des System-Managements spricht, ist die Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO) zwingend notwendig. Asset-Management setzt voraus, dass ein Unternehmen exakt weiß, welche Hardware vorhanden ist.

Inventarisierung alleine reicht für ein komplettes Asset-Management jedoch nicht aus. Um die IT-Assets überblicken zu können, müssen Unternehmen die Rohdaten der Inventarisierung mit Service-Level-Agreements (SLAs), Leasingvereinbarungen und Lizenzverträgen verknüpfen. Dazu ist eine Software sinnvoll, die entweder als Stand-alone-Lösung alle Funktionen bietet oder sich möglichst unkompliziert in die vorhandene Infrastruktur einfügt.

Die Inventarisierung wird auf zwei Ebenen vorgenommen. Die erste gilt der Hardwareerfassung, die alle physischen Bestandteile eines Rechners aufspürt und registriert. Das führt beispielsweise zu umfassenden Angaben über den Typ der Netzwerkkarte oder der Festplatte.

Die zweite Ebene dient der Inventarisierung der Software und protokolliert vorhandene Datensätze sowie installierte Anwendungen. Eine gute Softwareinventarisierungs-Lösung nennt Namen, Versionsnummer und Hersteller einer erkannten Datei. Inventurdaten werden von einer ganzen Gruppe von Tools gesammelt, die unter dem Oberbegriff "System-Management" firmieren. Die meisten davon führen die Inventurdaten zunächst zusammen und bieten zudem Schnittstellen, um die Rohinformationen in Berichtsform darzustellen oder aber in weiteren Programmen zu verarbeiten.

Software-Management bedeutet jedoch nicht nur das Verwalten der installierten Programme, sondern zudem die Kontrolle der dafür benötigten Lizenzen. Auch hier lauern Gefahren: Überlizenzierung verursacht unnötige Kosten, bei einer Unterlizenzierung können Firmen womöglich wegen Verletzung von Urheberrechten belangt werden. Der Einsatz eines effektiven Lizenz-Managements erlaubt daher nicht nur eine erhebliche Verringerung der Kosten, sondern hilft auch rechtliche Probleme zu vermeiden. Deshalb stellt die Softwareinventarisierung auch vor diesem Hintergrund ein sehr wichtiges Tool dar. Damit lässt sich herausfinden, wo eine bestimmte Software installiert ist, wer welche Software nutzt und wie lange sie in Gebrauch ist.

Lizenz-Management dient aber auch dazu, dem unsäglichen Wildwuchs unkontrollierter Softwareinstallationen durch Mitarbeiter entgegenzuwirken. Das wiederum entlastet den IT-Support.

Der Einsatz eines effektiven Lizenz-Managements birgt erstaunliches Einsparpotenzial: Schätzungen zufolge lassen sich die Kosten damit um etwa 15 Prozent reduzieren. Eine weitere interessante Zahl aus diesen Untersuchungen: 90 Prozent der Unternehmen machen von dieser Möglichkeit keinen Gebrauch.

Softwareverteilung

Die Softwareinventarisierung wirkt sich ebenfalls auf die Verteilung der Programme aus. Auch mit Active Directory ist es möglich, Programme gezielt an bestimmte Clients zu verteilen. Die eigentliche Herausforderung liegt jedoch darin, die jeweils richtigen Clients zu adressieren, die über die bloße Zugehörigkeit zu einer Abteilung bestimmte Charakteristika gemein haben. So sollte es möglich sein, über die Integration von Softwareinventarisierung und -verteilung nur die Rechner mit Service-Packs oder Treibern zu versorgen, die spezielle Hardwarevoraussetzungen erfüllen.

Reporting

Eine wichtige Rolle spielt zudem das Reporting: Die Inventarisierung aller im Unternehmen und vor allem außerhalb des Unternehmens eingesetzten Geräte und Softwarelösungen führt schnell zu einer unüberschaubaren Datenflut. Administratoren sollten in der Lage sein, über einfache Regeln und intuitive Bedienung die übermittelten Daten zuverlässig und übersichtlich auszuwerten, um daraus weitere Schritte abzuleiten. Dies spielt vor allem zur Planung von Migrationen oder Updates sowie bei der Konsolidierung der Softwarepolitik eine wichtige Rolle.

Vom Kauf bis zur Verschrottung

Viele System-Management-Tools - und darunter fallen auch die Inventarisierungslösungen - überblicken nicht den gesamten Lebenszyklus der vorhandenen Clients. Es ist eine Sache, bereits im Netzwerk vorhandene Clients zu erfassen, aber es gilt überdies, auch neu hinzugefügte Geräte zuverlässig zu erkennen. Die durchdachtesten System-Management-Lösungen sind in der Lage, die Inventarisierung mit dem Deployment zu verbinden. Dabei greift die Deployment-Komponente auf die Inventurdaten zurück, um festzustellen, welche Rechner migriert werden können, und nimmt anschließend die geplanten Upgrades vor.

Vor der Installation einer Anwendung sollte ein integriertes Softwareverteilungs-Tool überprüfen, ob Lizenzen vorhanden sind und den Status an den Administrator übermitteln. Mittels einer Helpdesk-Komponente lässt sich später nachverfolgen, wie viel Support eine bestimmte Abteilung, ein Hardwaretyp oder ein Softwareprogramm beanspruchen. Werkzeuge zur Fernwartung sind hierbei eine sinnvolle Ergänzung, gerade auch zur Anbindung mobiler Nutzer. Nur mit einer nahtlosen Kombination dieser unterschiedlichen Bestandteile lässt sich der gesamte Lebenszyklus eines Clients von der Installation bis zur Entsorgung effektiv überwachen.

Da die Industrie sich zunehmend auf Standards einigt, werden Tools zu Asset-Management und Inventarisierung aus der IT-Strategieplanung bald nicht mehr wegzudenken sein. Die Entscheidung über die Einführung lässt sich jedoch schwer an eine Unternehmensgröße knüpfen, da auch kleinere Firmen oft sehr komplexe Infrastrukturen haben, die schwer zu administrieren sind.

Es kommt daher auf die Administratoren an, eine jeweils optimale Lösung zu finden, die sich auch in umfassendere SystemManagement-Angebote integrieren lässt und herstellerübergreifende Kombinationen erlaubt. (ave)

*Christof Majer ist Marketing-Direktor Emea (Europa, Naher Osten und Afrika) bei Altiris in Landau.

PC-Stillstand ist das Teuerste

Kostenart Anteil Angaben in Prozent / Kosten pro PC/Jahr Angaben in Euro

Gesamtkosten/Jahr/PC / 100 / 10 000

Technischer Support / 20 / 2000

Administration / 15 / 1500

Downtime / 40 / 4000

Einzelanwender-Support / 25 / 2500