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15.04.1977

Merkblatt für den Beschäftigten

Was muß ein Beschäftigter wissen, was hat er zu unterlassen - damit es zu keinem Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz kommt? Die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherung e. V. (GDD) hat in ihrer "Dokumentation Nr. 1" unter anderem ein "Merkblatt für den Beschäftigten" formuliert, in dem alle für den Beschäftigten im Zusammenhang mit dem BDSG relevanten Punkte angesprochen sind. (Siehe dazu auch den Gastkommentar von Hans Gliss in CW Nr. 15.) Die gesamte Dokumentation 1 umfaßt 8 Seiten. Fertig geworden ist die GDD inzwischen mit der als "Schulungsunterlage für Führungskräfte" konzipierten Dokumentation Nr. 8, die einen Umfang von 22 Seiten hat und ebenfalls unmittelbar von der GDD bezogen werden kann.

Neben den bestehenden Geheimhaltungsvorschriften in unserem Betrieb gilt für Sie aufgrund Ihrer Aufgabenstellung das Datengeheimnis nach ° 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Hiernach ist es den bei der Datenverarbeitung beschäftigten Personen untersagt, geschützte personenbezogene Daten unbefugt zu einem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekanntzugeben, zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen.

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen müssen wir Sie auf das Datengeheimnis verpflichten; diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung der jeweiligen Tätigkeit, d. h. auch nach Ausscheiden aus dem Unternehmen.

Verstöße gegen das Datengeheimnis können gemäß ° 41 BDSG und anderen einschlägigen Rechtsvorschriften mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden.

Der Schutz personenbezogener Daten gemäß BDSG erstreckt sich auf in Dateien gespeicherte personenbezogene Daten, ungeachtet der bei der Verarbeitung angewandten Verfahren Das Gesetz schützt demnach alle Datensammlungen mit personenbezogenen Daten (z. B. Karteien, Erfassungsformulare, Lochkarten Magnetbänder Mikrofilmaufzeichnungen etc.). Der Schutz erstreckt sich auch auf die Verfahren, mit denen solche Dateien verarbeitet werden; die aus dem Datenschatz resultierenden Datensicherungsmaßnahmen betreffen Dateien und Verfahren, die personenbezogene Daten beinhalten oder bearbeiten.

Bei der Verarbeitung von Daten der Buchhaltung und des Rechnungswesens (einschließlich der Personalabrechnung) sind die jeweils geltenden Grundsätze der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung im Sinne einer ordnungsmäßigen Buchführung zu beachten.

Wir bitten Sie, die beiliegende Verpflichtungserklärung unverzüglich an. .. zurückzusenden. Die Kopie ist für Ihre Unterlagen bestimmt.

Es liegt sowohl in Ihrem als auch in unserem Interesse, daß neben der Beachtung der gesetzlichen Verpflichtungen nach dem BDSG (Datengeheimnis) den betrieblichen Geheimhaltungsvorschriften und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Datenverarbeitung Mängel in Datenschutz, Datensicherung und in Fragen der Ordnungsmäßigkeit entweder dem zuständigen Vorgesetzten, den Sicherheitsorganen oder dem Datenschutzbeauftragten unverzüglich mitgeteilt werden.

Wir bitten Sie in diesem Sinne um Ihre aktive Mitarbeit.