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12.01.2007

Microsofts neuer Trumpf für ECM und BI

Nach vier Jahren Pause bringt Microsoft eine neue Version des Sharepoint-Servers, der gegenüber dem Vorgänger massiv ausgebaut wurde. Davon profitieren besonders die ECM- und BI-Funktionen.
Der Sharepoint-Server 2007 enthält eine Reihe von neuen Funktionen, besonders für BI und EMC.
Der Sharepoint-Server 2007 enthält eine Reihe von neuen Funktionen, besonders für BI und EMC.

Für den neuen Sharepoint-Server (SPS) musste Microsoft ein langes Pflichtenheft abarbeiten. Zum einen sollte er einige Defizite der Vorgängerversion ausgleichen, vor allem beim Dokumenten-Management und der Enterprise- Suche. Zusätzlich zeichnete sich ab, dass der Nachfolger des Sharepoint Portal Server (SPS) 2003 auch das Web-Content-Management übernehmen würde, nachdem Microsoft für den darauf spezialisierten "Content-Management-Server (CMS) 2002" keinen Fahrplan mehr vorgelegt hatte. Auch das zu Office 2003 gehörende "Infopath" hatte als Fat-Client-Anwendung für elektronische Formulare nur bescheidenen Erfolg und bedurfte einer Web-fähigen Variante - hier bot sich eine Integration in den Portal-Server genauso an wie bei den BI-Tools, für die es bisher keine befriedigende Ausstattung mit Frontends gab.

Neu im Moss 2007

• Komponente für Web-Content-Management, die den CMS 2002 ersetzen soll;

• überarbeitetes Dokumenten-Management mit fein abgestufter Versionierung, Check-in und Check-out sowie integriertem Workflow;

• zentrales Content-Reposi- tory inklusive Records-Management;

• Enterprise-Suchmaschine auch für Daten außerhalb von Sharepoint;

• BI-Modul inklusive Excel- Server, Report Center, BI-Webparts für den Aufbau von Dashboards;

• Browser-basierende Formulare;

• Unterstützung für Weblogs, Wikis und RSS.

Mehr zum Thema

www.computerwoche.de/

584974: Portale: Microsoft vor IBM und SAP;

584230: Von Exchange 2007 profitieren vor allem große Firmen;

1214935: Microsoft konkretisiert BI-Strategie.

Weitere Links

Sharepoint-Homepage: http://office.microsoft.com/ de-de/sharepointserver

Excel Services, technische Übersicht:

http://msdn.microsoft.com/ en-us/library/aa972194.aspx

Die Geschichte von Sharepoint:

http://www.joiningdots.net/ blog/2006/08/sharepoint-history.html.

Zick-Zack-Kurs

Mit Software für Portale, Dokumenten- und Content-Management sowie Collaboration bewies Microsoft über Jahre kein glückliches Händchen. Ausgehend vom "Site Server", der Ende der 90er Jahre zahlreiche Funktionen wie Suche, Personalisierung, Site-Analyse oder Content-Management auf sich vereinte, entwickelte sich ein Durcheinander von Produktlinien, Akquisitionen und Neupositionierungen. Zur Freude der Konkurrenz blieben einige Vorhaben auf der Strecke, darunter das "Digital Dashboard", der "Webstore" oder das "Jupiter"-Projekt, in dem der Content-Management-Server mit dem Biztalk- und Commerce-Server hätte verschmolzen werden sollen.

Ein Anliegen von Jupiter war es, redundante Funktionen im Portfolio zu konsolidieren. Microsoft löste dieses Problem nunmehr dadurch, dass es eine Reihe von Bausteinen aus den Applikationen ausgliederte und in die Infrastruktur überführte. So ist die Workflow-Engine nicht mehr Teil eines einzelnen Produkts, sondern wurde als "Workflow Foundation" (WF) in das Betriebssystem integriert. Andere Technologien, die man sonst von Web-Content-Management-Systemen oder Portalen erwartet, wanderten nach ASP.NET 2.0 ab. Dazu zählen etwa Schablonen für Web-Seiten (Templates, im Microsoft-Jargon "Master Pages") oder Webparts, die Entsprechung zu Portlets in der Java-Welt.

Sharepoint wurde in seiner kurzen Geschichte schon einige Male neu ausgerichtet. Die unter dem Codenamen "Tahoe" entwickelte Version 1.0 war primär als Dokumenten-Management-System (DMS) für Word-, Excel- und Powerpoint- Dateien gedacht. Kurze Zeit später entsprangen aber aus dem Office-Umfeld zur Verwirrung vieler Anwender die "Sharepoint Team Services". Sie waren als kostenloses Add-on für das Büropaket erhältlich und dienten der Web-basierenden Teamarbeit. Die zweite Ausgabe des Sharepoint-Servers (Version 2003) legte ihren Schwerpunkt auf die Portalfunktionen. Als DMS mangelte es ihm an vielen Fähigkeiten (robustes Check-in/Check-out, fein abgestufte Versionierung, zentrales Content-Repository, Integration mit Business-Software etc.).

Die Fokussierung auf Portalfunktionen erwies sich angesichts diverser Bilanzskandale als ungünstig. Aufgrund strengerer Verordnungen für digitale Informationen stieg besonders in den USA das Interesse an Software für das Enterprise-Content-Management (ECM), die helfen sollte, die gesetzlichen Vorschriften etwa bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten einzuhalten ("Compliance"). Der SPS 2003 konnte in dieser Hinsicht wenig bieten, im Gegenteil, er bedarf selbst zusätzlicher Software zur Archivierung von Dokumenten, die dort abgelegt wurden.

Dezentraler Ansatz bleibt

Angesichts seines erweiterten Auftrags führt der neueste Sharepoint-Spross nicht mehr "Portal Server" in seinem Namen, sondern heißt jetzt "Microsoft Office Sharepoint Server (Moss) 2007". Er behält den dezentralen Ansatz seines Vorgängers bei, indem er auf die "Windows Sharepoint Services" (WSS) aufbaut und damit angelegte Websites aggregiert. Diese mit dem Windows-Server ausgelieferte Software liegt nun in der Version 3 vor und erbringt alle wesentlichen Basisdienste für die Anwendungen des Sharepoint-Servers. Die Verbesserungen von Moss 2007 im Vergleich zum SPS 2003 gehen mithin zu einem wesentlichen Teil auf eine erweiterte WSS-Basis zurück. Dazu zählen beispielsweise eine fein abgestufte Versionierung, Check-in/Check-out sowie ein Synchronisierungsmechanismus, mit dem sich Dokumente auf mehrere Server verteilen lassen. Nachdem der Sharepoint-Server den CMS 2002 beerbt, soll er sich explizit auch für den Aufbau von externen Websites eignen - bisher beschränkte er sich auf Intranets. Dafür muss das System in der Lage sein, auch solche Benutzer zu authentifizieren, die nicht im unternehmensinternen Active Directory eingetragen sind. Deshalb sehen die WSS 3 einen Plug-in-Mechanismus vor, über den sich zusätzlich andere Benutzerverzeichnisse einklinken lassen. Um in der rauen Wirklichkeit des Web bestehen zu können, bietet Microsoft "Forefront Security für Sharepoint" an. Die Software basiert auf dem zugekauften "Multiple Engine Manager" von Sybari und kann bis zu fünf Virenscanner von Drittanbietern parallel ausführen.

Collaboration ist Teil der WSS

Neben der Infrastruktur für Sharepoint-Features enthalten die WSS wie bisher eine Anwendungskomponente für Teamarbeit. Ganz im Zeichen von Web 2.0 unterstützt die neueste Ausführung Weblogs, Wikis und RSS-Feeds. Die schon zuvor vorhandenen Teamsites und Document Workspaces wurden ebenso erweitert wie der integrierte Kalender. Neu mit dabei sind ein leichtgewichtiges Projekt-Management sowie die Möglichkeit, Inhalte per Mail in Dokumentenbibliotheken und Diskussionsforen einzufügen.

Schwerpunkt auf ECM

Abgesehen vom Collaboration-Modul bleiben die zahlreichen Funktionen für Wissensarbeiter dem Moss 2007 vorbehalten. Seine Features finden sich in den verschiedenen Aufzählungen wieder, mit denen der unscharfe Begriff des ECM definiert werden soll. Dazu gehören neben dem erwähnten Web-Content-Management auch Dokumenten- und Records-Management, Workflow inklusive Genehmigungsverfahren, elektronische Formulare, Volltextsuche und Mail-Archivierung. Während das integrierte WCMS die bisherige Stand-alone-Lösung CMS 2002 vollwertig ersetzen soll, weist der Moss beim Dokumenten- und Records-Management noch einigen Rückstand gegenüber spezialisierten Anwendern auf. Zu den offenkundigsten Lücken gehören die Erfassung von Papierdokumenten und die revisionssichere Archivierung. Allerdings springen zahlreiche Partner in diese Bresche und erweitern das Microsoft-Produkt um entsprechende Funktionen.

Records-Management für Arme

Das Records-Management fällt im Vergleich zu Highend-Produkten etwas mager aus, erfüllt aber die Ansprüche vieler Anwender. Konkurrenten aus der gehobenen Kategorie verfügen beispielsweise über eigene Records-Crawler, die aufbewahrungspflichtige Informationen in verschiedenen Datenquellen aufspüren. Außerdem können sie Dokumente taxieren und abhängig von der Textkategorie Aufbewahrungsregeln anwenden. Demgegenüber beschränkt sich der Moss 2007 auf Policies, die der Administrator explizit für bestimmte Ordner oder Content-Typen festlegt. Im Unterschied zu der Vorgängerversion verfügt der neue Sharepoint-Server über ein zentrales Content-Repository, in dem Inhalte unter Einhaltung der vorgegebenen Aufbewahrungsfristen abgelegt werden. Dieser Speicher betrachtet auch E-Mails als Records, allerdings ist die Archivierung elektronischer Post primär auf den hauseigenen Exchange-Server abgestimmt.

Rechteabhängige Menüs

Das System geht auch jenseits der Aufbewahrungsthematik sensibler mit Informationen um als der SPS 2003 und achtet beispielsweise bei der Darstellung von Inhalten und Bedienelementen stärker auf die Benutzerrechte. So werden Menüpunkte, die der angemeldete User nicht ausführen darf, erst gar nicht angezeigt. Dokumentenbibliotheken listen jene Elemente nicht auf, für die keine Zugriffsrechte bestehen. Die neue Suchmaschine erfüllt die Erwartungen an Enterprise Search und präsentiert in den Ergebnisseiten keine Treffer, die auf gesperrte Dokumente verweisen. Moss 2007 erlaubt dem Systemverwalter, alle möglichen Benutzeraktivitäten mitzuschneiden ("Auditing") und auf diese Weise Missbrauch zu erkennen.

Wie Exchange 2007 arbeitet auch der aktuelle Sharepoint-Server mit Microsofts "Information Rights Management" zusammen. Diese DRM-Software kann verhindern, dass Dokumente nach dem Check-out aus dem Repository an Dritte weitergegeben oder von Unbefugten verändert werden. Damit schließt sie eine Lücke, die ein noch so sicheres ECM-System nicht füllen kann: Das zumeist ausgefeilte Rechte-Management greift nur in der Datenbank, außerhalb ist es gegen Missbrauch wirkungslos.

Verbesserte Suche

Der Moss 2007 erhält eine neue Suchmaschine, die auf dem gleichen Code beruht wie jene, die Microsoft in einer Reihe anderer Produkte einsetzt, etwa in Exchange 2007 oder für Desktop-Search in Vista. Dadurch lassen sich Filter für das Indexieren von bestimmten Dateiformaten ("iFilter") in der gesamten Microsoft-Umgebung verwenden. Ähnliches gilt für Adapter, die nötig sind, um zusätzliche Datenquellen anzuzapfen. Die Redmonder liefern mit dem Moss 2007 (in der Enterprise-Version) ein Tool namens "Business Data Catalog" aus, das Informationen aus externen Datenbanken oder via Web-Services aus kaufmännischer Standardsoftware extrahieren kann. Der Crawler nutzt diese Brücke in Backend-Systeme, um dort gespeicherte Daten zu erfassen, so dass diese aus dem Sharepoint-Server durchsucht werden können.

Microsoft greift mit dem Moss 2007 in den Kampf um den Markt für Enterprise-Suche ein. Dort versuchen sich neben kleineren Spezialisten wie Autonomy oder Fast vor allem Google und IBM zu etablieren. Um mit den Einstiegsangeboten der beiden Rivalen mithalten zu können, gliedert Microsoft eine spezialisierte Version des Sharepoint-Servers unter der Bezeichnung "Moss for Search" aus. Sie muss allerdings ohne den Business Data Catalog auskommen und kann daher keine Datenbanken durchsuchen.

Analyse und Kalkulation

Vor den ersten offiziellen Ankündigungen aus Redmond machten Gerüchte die Runde, wonach Microsoft neue Office-Server plane. Sie sollten die Funktionalität der erfolgreichen Desktop-Software auf das Backend bringen. Einer dieser Server stellt als Teil des Moss 2007 elektronische Formulare zur Verfügung und repräsentiert damit eine Alternative zur Desktop-Software Infopath. Im Gegensatz zur Version 2003 benötigt der Endanwender keine lokal installierte Software mehr, sondern kann die Daten in einen Web-Browser eingeben. Microsoft bietet neben dem Moss for Search auch für dieses Feature eine abgespeckte Variante unter der Bezeichnung "Office Forms Server 2007" an.

Eine interessante Weiterentwicklung der Tabellenkalkulation bildet die in den Sharepoint-Server integrierte Excel-Komponente. Sie beinhaltet die vollständige Kalkulations-Engine und stellt Tabellen inklusive Grafiken im Browser dar. Anwender von Excel 2007 können Kalkulationen auf den Moss 2007 laden, wo sie sich von mehreren Benutzern gemeinsam weiterbearbeiten lassen. Dabei greifen nicht nur die definierten Zugriffsrechte, sondern man kann dort auch Workflows festlegen, die eine Arbeitsmappe durchlaufen soll. Der Sharepoint-Server kann als 64-Bit-Version auf leistungsfähiger Server-Hardware komplexe Berechnungen beschleunigen und so lange Wartezeiten bei der lokalen Verarbeitung verkürzen.

Die Excel-Komponente eignet sich indes nicht nur dazu, Daten mit dem Desktop-Programm auszutauschen und diese zentral zugänglich zu machen. Da Microsoft den Moss 2007 als Frontend für sein BI-Portfolio positioniert, setzt er auf die entsprechenden Funktionen des SQL Server 2006 auf. Das dort enthaltene ETL-Tool "Integration Services" befähigt den Excel-Server, beispielsweise Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren und in einer Arbeitsmappe weiterzuverarbeiten. Alternativ erlaubt der Business Data Catalog den Zugriff auf Informationen in Fremdsystemen. Aus den Analysis Services lassen sich etwa Data Cubes in Pivot-Tabellen importieren.

Insgesamt beschreibt Microsoft den Moss 2007 als "BI-Portal und Report-Zentrale für Endanwender". Mit Hilfe von mitgelieferten Webparts lassen sich Berichte aufbereiten oder Dashboards zur Visualisierung von Kennzahlen einrichten. Für weitergehende Ansprüche jenseits von Analysen und Reports bringt Microsoft Mitte 2007 unter der Bezeichnung "Perfomancepoint" eine spezielle BI-Version von Sharepoint auf den Markt. Sie enthält zusätzlich eine Planungskomponente und Tools, mit denen auch Fachanwender ihre eigenen Anwendungen ohne Programmierung erstellen können.

Die enge Verzahnung von Moss 2007 und Excel 2007 dient Microsoft als Musterbeispiel für die gute Abstimmung zwischen den eigenen Desktop-Programmen und dem Backend - identische Darstellung im Browser und Fat Client, Austausch von Kalkulationstabellen zwischen Client und Excel-Server. Die wichtigste Applikation für die Synchronisierung von Daten zwischen Desktop-PC und Moss ist indes Outlook. Mit Hilfe des Groupware-Clients lassen sich Dateien aus Sharepoint-Bibliotheken laden und offline weiterverarbeiten. Außerdem können Kalender, Aufgaben und Kontakte synchronisiert sowie E-Mails manuell archiviert werden.

Beschränkte Offline-Fähigkeiten

Daneben sind auch Groove und Access in beschränktem Maß in der Lage, Daten mit dem Moss 2007 abzugleichen, wobei sich die Desktop-Datenbank besonders für Sharepoint-Listen anbietet. Für eine möglichst umfassende Offline-Funktionalität müssten Anwender alle genannten Programme einsetzen. Und dann bleibt immer noch die Einschränkung, dass nur Daten zwischen Client und Server hin- und hergeschickt werden - die im Browser ablaufende Sharepoint-Anwendung steht dem Benutzer offline nicht zur Verfügung. In dieser Hinsicht hat der Oldtimer Lotus Notes nach wie vor die Nase vorn. Einmal auf den Client replizierte Datenbanken bieten dort die volle Funktionalität. Zukünftig möchte die IBM einen Client auf Basis von Eclipse anbieten, der Browser-basierende Portalanwendungen offline-tauglich machen soll.

Fazit

Der SPS 2003 und besonders die mit Windows ausgelieferten WSS 2 haben den Markt für Team-Collaboration-Software umgewälzt. Aufgrund ihrer beschränkten DMS-Fähigkeiten nahmen spezialisierte Anbieter jedoch Microsoft als Konkurrenten nicht sonderlich ernst. Viele Repräsentanten heimischer Anbieter winken bei der Nennung von Sharepoint immer noch gelangweilt ab. Glaubt man diversen Prognosen von Analysten, dürfte es damit bald vorbei sein. Richard Edwards, Senior Research Analyst bei der Butler Group, geht davon aus, dass der Moss 2007 beim Einsatz für ECM-Lösungen alle Erwartungen übertreffen wird.

Die Redmonder verwandeln die bis dato teure ECM-Software in ein Commodity-Produkt. Der Druck auf die Preise von ECM-Basistechnologie wie Suchmaschinen, Web-CMS oder elektronische Formulare dürfte nicht ausbleiben.

Der Moss 2007 wird auch ein zweites Marktsegment gründlich verändern, jenes für BI-Tools. Bereits die mit dem SQL Server ausgelieferten ETL- und Analyse-Services gehören zu den meistgenutzten einschlägigen Tools. Die Integration mit dem Portal und den Excel-Services machen sie für den Endanwender leichter zugänglich und einfacher nutzbar. Zusätzlich folgt dem Business Scorecard Manager 2005 mit dem Performancepoint-Server ein deutlich verbessertes Werkzeug nach, das unter anderem die von Proclarity erworbene Software integriert.

Einmal mehr belegt Microsoft mit dem Moss 2007 das alte Vorurteil, dass Software aus Redmond erst die Version 3 erreichen muss, bevor sie die ursprünglichen Erwartungen erfüllen kann.