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25.11.1977

Mikrofilm: Der Gigant im Minilook

Mit Otto Ladner, Direktor der Allianz-Versicherungs-AG und Vorsitzender des AWV-Fachausschusses, sprach CW-Redakteur Udo Kellerbach

Otto Ladner (61) ist stellvertretender Direktor der Allianz-Versicherungs-AG und Leiter der Abteilung Betriebsorganisation. Ladner führte ab 1960 bei der Allianz den Mikrofilm als "aktives Informationsmedium" ein und engagiert sich seit 1970 im Fachausschuß Mikrofilm des AWV, den er seit 1975 leitet. Ladner ist außerdem eifriger Autor und Referent: Er verfaßte Fachbücher und zahlreiche Artikel über Fragen der Schriftgut- und Karteiverwaltung, Arbeitsplatz- und Raumgestaltung, Kopier- und Vervielfältigungsverfahren, Mikrofilm- sowie Textverarbeitung.

- Die Allianz gehört als Versicherung zu den klassischen Anwendern des Mikrofilms. Wie weit ist bei Ihnen dieses aktive Informations-Medium eingeführt?

Man muß davon ausgehen, daß sich bei uns die meisten Informationen noch auf Papier niederschlagen. Wir haben in der Vergangenheit diese Informationen pro Vertrag in einer Akte gesammelt, bis wir feststellen mußten, daß wir mit dieser Papierflut nicht mehr fertig werden. Da kam die Überlegung "Mikrofilm". Wir haben die konventionelle Akte aufgelöst, daraus eine Restakte gemacht, und alles, was nicht rechtserheblichen Charakter hatte, laufend in eine sogenannte chronologische Ablage abfließen lassen. Damit war die Voraussetzung für die Mikroverfilmung, und zwar für Rollfilm-Anwendung - geschaffen, die damals wie heute zur wirtschaftlichsten Art der Verfilmung zählt. Die Wiederauffindbarkeit ist über Bearbeitungsblätter, die wir in den Restakten führen oder in fortschrittlich geleiteten Bereichen bereits auf EDV übernommen haben, garantiert.

- Wie lösten Sie die Indexierung?

Dafür haben wir eine ganz einfache Lösung. Durch die chronologische Ablage gibt es ein Tagesdatum, und das ist praktisch auch der Index, mit dem wir die Vorgänge wiederfinden. Ich muß allerdings dazu sagen, daß der Rückgriff auf solche Unterlagen verhältnismäßig selten ist. Wir haben über die Rückgriffshäufigkeit eingehende Untersuchungen angestellt und überrascht festgestellt, daß bei uns der Zugriff schon nach drei Monaten unter ein Prozent zurückgeht und nach einem Jahr oft nur noch weniger als ein Promille beträgt. Das ist auch ein Grund, warum wir uns nie über Retrieval-Systeme Gedanken machen mußten.

- Wie ist bei Ihnen das Medium Mikrofilm in die EDV-Organisation integriert?

Wir haben neben der konventionellen Verfilmung auch die COM-Verfilmung eingeführt. Ein Großteil der Informationen der EDV wird heute nicht mehr auf Papier ausgegeben, sondern über Mikrofilm bereitgestellt. Hier bedienen wir uns allerdings der Mikrofiches.

- Wie steht es um das Projekt "Programmierter Arbeitsplatz 1980"?

Es handelt sich hier um ein Projekt aus dem Jahr 1960. Wir glaubten damals, Mikrofilm und EDV seien sehr eng verknüpft. Allerdings zeigte es sich, daß die EDV mit Datensichtgeräten eine größere Rolle spielen wird als der Mikrofilm. Während heute bereits auf drei bis sechs Mitarbeiter ein Daten-Sichtgerät kommt, ist die Zahl derer, die ein Mikrofilmlesegerät nutzen, wesentlich größer. Wir machen uns allerdings nach wie vor Gedanken über die integrierte Arbeitsplatzgestaltung bei Daten-Sichtgeräten und haben gerade in diesen Wochen wieder mit verschiedenen Fachleuten nach Lösungen gesucht.

- Wieviel Prozent der Informationen besorgt sich der Sachbearbeiter in der Fachabteilung über das Datensichtgerät von der EDV, wieviel Prozent aus der Mikrofilmdatenbank?

Hier muß man unterscheiden zwischen solchen Fachabteilungen mit direktem Kontakt zum Computer und Abteilungen, bei denen das noch nicht soweit ist. Dort, wo wir praktisch schon die aktenlose Bearbeitung haben, wird der größte Teil der Informationen auch über die EDV geholt.

- Haben Sie schon irgendwo das papierlose Büro erreicht?

Papierloses Büro würde ich nicht sagen, aber aktenloses Büro schon. Eingeführt haben wir es, es hat sich recht gut bewährt, wie weit das noch auf andere Gebiete zu übertragen ist, das muß die Zukunft weisen.

- Konkurrieren in ihrem Hause EDV und Mikrofilm?

Nein.

- Anders gefragt: Wird das Datensichtgerät langfristig das Mikrofilmsichtgerät vom Arbeitsplatz verdrängen?

Ich glaube nicht. Und zwar einfach deswegen nicht, weil es nicht sinnvoll und wirtschaftlich ist, historische, das heißt statische Informationen wie zum Beispiel in Form eines Briefes oder einer Notiz auf EDV zu speichern. Ich bin der Auffassung, daß der Mikrofilm das wirtschaftlichste Informationsmedium darstellt. Dies infolge seiner großen Speicherkapazität, seiner Wirtschaftlichkeit und seiner Haltbarkeit. Dagegen wird die EDV nach wie vor den Bereich der dynamischen, variablen, also laufend veränderbaren Informationen beherrschen. Das ist ja auch die Stärke der EDV, dafür sollte sie eingesetzt werden. Beide zusammen ergänzen sich auf die Dauer in geradezu idealer Weise.

- Selbst neue billige Massenspeicher waren hier keine Alternative?

Meines Erachtens nicht. Ich sehe hier überdies technische Schwierigkeiten, vor allem, wenn diese Massenspeicher so "gefüttert" werden müssen, wie das zur Zeit über Datenerfassung der Fall ist. Das bedeutet ja, daß ich jeden Brief erst mal anfassen muß. Und das ist wirtschaftlich nicht vertretbar. Da ist glaube ich der Mikrofilm nach wie vor ein interessanter Konkurrent der EDV, wobei ich sagen würde, es ist einfach eine Frage der Vernunft, ihn einzusetzen.

- Wie steht es eigentlich um die Möglichkeiten von CIM?

Da ist es sehr ruhig geworden. Man hat einmal geglaubt, daß es technisch einfach zu lösen sei, die auf COM ausgegebenen Daten genauso über die EDV wieder einzulesen.

Es wäre auf jeden Fall eine interessante wechselseitige Verbindungsmöglichkeit. Aber soweit ich informiert bin, ist das doch mit großen technischen Schwierigkeiten verbunden. Eines steht sicher fest, Papier wird in den nächsten Jahren an Bedeutung verlieren, wir werden immer mehr Informationen auf EDV speichern - und EDV braucht kein Papier.

- Welche Probleme stehen denn einem Durchbruch des Mikrofilms im Wege?

Es ist häufig eine gewisse Unkenntnis, da es sich hier um ein neues Medium handelt, für das im Betrieb, um es einmal ganz konkret zu sagen, echt geworben werden muß. Die Mitarbeiter in Büros und Verwaltung zeigen allgemein organisatorischen Neuerungen gegenüber ein großes Beharrungsvermögen. Das ist eben Aufgabe des Organisators, solche Ideen zu verkaufen. Wir haben immer wieder beobachten können, daß man zwar anfangs dem Mikrofilm große Vorbehalte entgegengebracht hat, daß sich aber heute die Mitarbeiter die Tätigkeit ohne Mikrofilm gar nicht mehr vorstellen können.

- Warum verwenden hauptsächlich Banken, Versicherungen oder Automobilfirmen Mikrofilm?

Der Mikrofilm hat ein Handicap. Es ist ein Gigant im Minilook, sage ich oft scherzhafter Weise, er hat bei weitem nicht diesen äußeren Aufwand nötig wie die EDV. Und wenn man das jetzt von der Herstellerseite betrachtet: Man kann mit ihm auch nicht diese Umsätze erzielen wie in der EDV. Deswegen sieht es aus, als ob er unterdimensioniert wäre. Das ist aber gar nicht der Fall. Natürlich bedarf es noch vielseitiger Information und Aufklärung in einigen Bereichen der Wirtschaft, in denen der Mikrofilm noch nicht den Bekanntheitsgrad erreicht hat. Aber wir stellen fest, daß sich das enorm verbessert hat. Ich meine, daß dafür eben auch die Tätigkeit einer Institution wie des AWV beiträgt.

- Und was tut der AWV?

Die Zielsetzung des AWV-Fachausschusses Mikrofilm ist, in Gemeinschaftsarbeit von Anwendern, Herstellern und Dienstleistungsunternehmen den Einsatz des Mikrofilms in Wirtschaft, Wissenschaft und öffentlicher Hand auf breiter Basis zu fördern sowie Möglichkeiten für seine vielfältige Anwendung aufzuzeigen. Insbesondere auch die Vorbereitung und Durchführung der europäischen Mikrofilmkongresse.

- Nachdem bereits drei EMK's stattgefunden haben, ist dennoch ein Weiterkommen des Mikrofilms nicht sichtbar ...

Angesichts der weltweiten rezessiven Tendenzen in der Wirtschaft mag sich mancher die Frage stellen, ob einem Mikrofilmkongreß Erfolg beschieden sein wird. Nun, gerade wirtschaftliche Krisen erfordern moderne Medien wie den Mikrofilm, die vereinfachen, informieren, dokumentieren, verbessern und damit Kosten zu senken vermögen. Daher sind Foren, die neue Medien und ihre Organisation sowie Einsatzmöglichkeiten praxisnah und erschöpfend behandeln, heute wichtiger denn je. Die Kommunikations- und Informationsbedürfnisse in Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Technik und Wissenschaft steigen ebenso wie der damit verbundene Einfall schriftlicher und visueller Informationsunterlagen. Zur Bewältigung des Papierkriegs ist der Mikrofilm heute unentbehrlich. Mit seiner hohen Speicherdichte, den kurzen Zugriffszeiten und dem geringen Raumaufwand erfüllt er alle modernen Informations- und Rationalisierungserfordernisse. Zur noch stärkeren Verbreitung des Mikrofilmgedankens sowie zur weltweiten Erkenntnis und Erfahrungsaustausch wurde vor Jahren der europäische Mikrofilmkongreß ins Leben gerufen. Eigentlich ist jeder dieser Kongresse ein voller Erfolg gewesen. Wir hatten zum Beispiel beim Kongreß in Hamburg über 700 Teilnehmer im Kongreßprogramm und über 5000 Besucher bei der Fachausstellung.

- Erhoffen Sie diesen Erfolg beim vierten EMK in Wien auch wieder?

Wir waren ursprünglich davon ausgegangen, daß die Mikrofilmkongresse immer in zweijährigen Abständen durchgeführt werden sollten, und zwar in der Bundesrepublik Deutschland; weshalb der Begriff europäisch mehr auf die Teilnehmer zu beziehen ist. Wir dachten, daß sich kaum andere Länder bereitfinden würden, einen Mikrofilmkongreß dieser Art auszurichten. Um so bemerkenswerter war der Entschluß einiger mutiger Mikrofilmfachleute in Österreich, einen solchen Mikrofilmkongreß zu veranstalten.

- Wirft man einen Blick auf die Ausstellerliste, könnte man sagen, daß die Industrie nicht mitgezogen hat. Die Marktführer fehlen ganz (3 M, Kodak, Agfa-Gevaert), und insgesamt nimmt nur die Hälfte der Aussteller teil, die beim 3. EMK in Hamburg vertreten waren.

Ich würde das nicht als Nachteil oder als Desinteresse sehen. Wir haben ja einen Blick auf die Teilnehmer geworfen, die also aus möglichst vielen europäischen Ländern zu uns kommen sollten. Im Falle Österreich ist es so zu sehen, daß man dort - soweit ich informiert bin - eben auch mit einer größeren Teilnehmerzahl aus den östlichen Ländern rechnet.

- Wie sieht langfristig das Mikrofilm-Messekonzept des AWV aus?

In Anbetracht der wachsenden Bedeutung des Mikrofilms in Verbindung mit der EDV, ich nenne hier die COM-Verfilmung, soll der fünfte EMK, der wieder in der Bundesrepublik ausgerichtet wird, versuchsweise gemeinsam mit der Systems 79 in München veranstaltet werden. Auf diese Weise würde auch nach außen hin bekundet, daß Mikrofilm und EDV sich wechselseitig ergänzende Organisationsmittel darstellen.