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21.11.1980 - 

Erst muß das EDV-Rahmenkonzept stehen, dann der Computer:

"Mini Maxi-Service" für drinnen und draußen

Die Angebotspolitik der Service-Rechenzentren weist einen zunehmenden Trend zur Diversifikation auf. Zum einen werden immer mehr und immer neue Bereiche betriebswirtschaftlicher Informationen im Service "außer Haus" bereitgestellt. Zum anderen werden die Vorteile interner und externer Datenverarbeitung miteinander kombiniert und als integrierte EDV-Gesamtlösungen realisiert, die dem steigenden Bedarf an tagesaktuellen Informationen Rechnung tragen.

Im Haus kommen dabei leistungsstarke - und inzwischen recht preisgünstige - Minicomputer mit Bildschirm und Datenbank zum Einsatz, die Arbeiten wie Auftragsbearbeitung, Fakturierung, Vorkalkulation, Lagerdisposition unmittelbar abwickeln, während die Großanlage im Rechenzentrum die vorverarbeiteten Daten weiter auswertet beziehungsweise monatlich einmalige Auswertungen erstellt (Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Statistiken, Anlagenbuchhaltung etc.).

Das Rhein-Main-Rechenzentrum GmbH & Co. KG (RM), Frankfurt, bezeichnet diesen Mix aus Datenverarbeitung im und außer Haus als "Mini-Maxi-Service", mit dem spezielle Branchenlösungen abgewickelt werden.

Im Vorfeld der Computerei geht RM aber einen wesentlichen Schritt weiter: Vor Einsatz der internen EDV wird dem Anwender empfohlen, ein EDV-Rahmenkonzept erstellen zu lassen. Diese Empfehlung folgt nicht nur theoretischen Überlegungen, sondern stützt sich auf Forderungen der Praxis, die eine empirische Umfrage der Handelsdienst GmbH, Hamburg, über "Erfahrungen bei EDV-Installationen" herausfand.

Neben so markanten Ergebnissen wie

- 70 Prozent der Unternehmen hatten erhebliche Terminabweichungen bis zu Beginn der Erstverarbeitung hinzunehmen,

- 50 Prozent der Befragten sind mit der Software unzufrieden,

- ebenfalls 50 Prozent hatten erhebliche Umstellungsschwierigkeiten,

- 40 Prozent mußten die Computerkapazität wegen Fehleinschätzungen nachträglich aufrüsten, sprachen sich 66 Prozent der Befragten dafür aus, auf jeden Fall ein detailliertes EDV-Konzept zu entwickeln.

Nach dem Motto "Erst (nach-)denken, dann handeln" gehen dabei RM-Spezialisten gemeinsam mit dem prospektiven EDV-Anwender alle Fragen durch, die vor Einsatz eines Computers zu klären sind. Und danach kann er sich entschieden, ob ein Computer- und wenn ja, welcher- für sein Unternehmen richtig ist.

Dieses Rahmenkonzept besteht aus einem allgemeinen Anforderungskatalog und einer Organisationsanalyse. Dazu gehören die Erstellung einer detaillierten Soll-Konzeption, Definition der Hard- und Software und damit Ermittlung der zu erwartenden Kosten sowie die Festlegung eines entsprechenden Zeitplanes. Der Auftraggeber einer solchen Rahmenkonzeption soll in die Lage versetzt werden, eine fundierte Entscheidung für sein EDV-System zu treffen.

Ein derart gewissenhaft vorbereiteter Entschluß führt dazu, kurzfristige und damit nicht einkalkulierte Folge-lnvestitionen im Bereich der Hardware und ebenso kostenpflichtigen Änderungsaufwand bei der Software zu vermeiden.

Da sich beide Vertragspartner bei der angestrebten Auftragserteilung für Hard- und Software an die gemeinsam erarbeitete Sollvorgabe binden, wird die Tragweite einer solchen Rahmenkonzeption deutlich.

Sowohl Auftraggeber, das heißt anschließender EDV-Anwender, als auch beauftragtes Dienstleistungsunternehmen sind bereits bei der Organisationsanalyse bemüht, bestehende Unklarheiten auszuräumen. Nur so können Unzufriedenheiten im Bereich der Hardware-Kapazität, der Leistungsfähigkeit der Software, der Einhaltung der Terminvorstellungen etc. vermieden werden.

Zusätzlicher Vorteil: Mögliche Widerstände der Mitarbeiter können durch rechtzeitige Beteiligung an der Erarbeitung der zukünftigen EDV-Lösung vermieden werden. Die Identifikation der von der Umstellung Betroffenen mit der künftigen Organisation wird wesentlich erleichtert.

Wer sich für den Einsatz interner EDV entschieden hat, sollte seine weiteren Überlegungen zunächst an der Größe, der Organisation und den konkreten Erfordernissen seines Unternehmens orientieren - nicht an der Größe des Computers. Denn das hieße, den zweiten Schritt vor dem ersten tun.

Hans Ulrich Kokoska ist Mitarbeiter der RM Rhein-Main-Rechenzentrum GmbH & Co. KG, Frankfurt.