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Integration von sozialwissenschaftlichen Techniken in Design-Methodik:


05.12.1986 - 

MIS für Dienstleister Universität

Mit neuen technischen und didaktischen Methoden hat die Wiesbadener Personatec GmbH die Universität Maryland bei der Entwicklung eines Management-Informations-Systems unterstützt: Dezentrale Programmentwicklung sowie wechselseitige Zusammenarbeit zwischen Benutzern und Programmierern sind die Schwerpunkte dieser Vorgehensweise. John Hurdle, Direktor für Informationssysteme und Administrative Informatik an der Universität Maryland, und Ethel Rauhof-Fisher, Geschäftsführerin der Personatec, zeichnen den Entwicklungsprozeß nach.

Das Konzept der integrierten Büroautomation wird von immer mehr Organisationen angewandt, um die Probleme der räumlich getrennten Arbeitsteilung zu bewältigen. Eine moderne Strategie zur Ausnutzung ihrer Möglichkeiten hat die europäische Division der Universität Maryland entwickelt.

Die Uni Maryland bietet den Mitgliedern der US-Streitkräfte in Europa und ihren Angehörigen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen auf College-Ebene. Das bedeutet die Organisation und Installation von über 200 Ausbildungszentren zwischen Reykjavik und Izmir. 50 000 Studenten und 1500 Dozenten in 15 Ländern stellen ein Informationskoordinierungsproblem ersten Ranges dar. Damit der Verwaltungsstab von 150 Mitarbeitern mit dieser Aufgabe fertig wird, hat die Universität Maryland Anfang 1985 die Personatec GmbH in Wiesbaden beauftragt, bei der Entwicklung eines Management-Informations-Systems unter Verwendung der Büroautomations-Techniken zu helfen. In diesem akademischen Jahr geht das Produkt dieses Projektes in Form eines interaktiven Softwaresystems in Betrieb.

Eines der herausragenden Merkmale dieses Systems ist seine Entwicklungsmethodik. In bezug Hard- und Software setzte man innovative Methoden ein. Zum Beispiel wurde das Gros der Codierung Mikrocomputern vorgenommen, ebenso die ersten Kompilierungen zur Syntax-Bereinigung. Dadurch war es möglich, viele der Programmierarbeiten dezentral abzuwickeln. Erst danach wurden die Quellprogramme auf die HP3000/37 des Software-Entwicklers in Wiesbaden übertragen. Nach den Programmierer-Tests wurden die Programme auf die HP3000/68 der Uni Maryland in Heidelberg transferiert. Die Arbeitsteilung zwischen Mikrocomputern, einem kleinen und einem großen Minicomputer erlaubte es, das Programmieren mit einem Minimum Störungen für die Programmierer und den Produktionsbetrieb durchzuziehen. Das Ergebnis ist eine signifikante Effizienzsteigerung sowohl der Programmierung als auch der Tests. Voraussetzung dafür ist die Aufwärtskompatibilität der eingesetzten Hardware.

Ein integriertes System berührt jeden Bereich einer Organisation in irgendeiner Weise. Deswegen erfordert es die Teilnahme aller Benutzer am Design-Projekt. Um die wirksame Ausnutzung der Büroautomations-Techniken zu erreichen, ist ein Konsens der verschiedenen Arbeitsgruppen unerläßlich. Bis alle Gruppen ihre Anliegen ausgearbeitet und diskutiert haben, hat sich die Organisation oft so weit gewandelt, daß man wieder von vorn anfangen kann. Ein "Einfrieren des Systems" läßt sich bei großen Software-Vorhaben einfach nicht realisieren, da sich die Organisation selber ständig an die Realitäten einer sich wandelnden Umwelt anpassen muß.

Normalerweise gibt es zwei alternative "Lösungen" des Dilemmas: Entweder kommt das Design-Projekt niemals zum Abschluß, oder das System geht an den realen Bedürfnissen der Organisation vorbei. Programmiersprachen der vierten Generation machen die Realisierung eines bereits definierten Konzepts viel leichter; die Definition selber ist aber das eigentliche Problem.

Aus diesem Grund hat Personatec die üblichen Methoden um Techniken aus den Sozialwissenschaften ergänzt. Diese kombinierte Methodik zielt auf die rasche Konsensbildung trotz breiter Teilnahme. Das zentrale Element ist ein relativ großes Design-Gremium, in dem alle Bereiche der Organisation vertreten sind. Dieses Gremium diskutiert wöchentlich die vom Software-Entwickler angefertigten Design-Berichte und schlägt Änderungen vor. Die System-Dokumentation entsteht in einem wechselseitigen Prozeß zwischen Design-Gremium und Softwareentwickler, lange bevor die technische Realisierung in Angriff genommen wird. Durch die Kanalisierung der schöpferischen Kräfte in den Design-Prozeß fördert diese Methode das Training und die Dokumentation bereits in einem frühen Design-Stadium und führt zu erhöhter System-Integrität sowie -Akzeptanz.

Es gibt bei der Uni Maryland kaum einen Verwaltungsbereich, der nicht in das System einbezogen ist. Mit der Hilfe des Software-Entwicklers hat ein Design-Gremium in etwa neun Monaten ein vollständiges, integriertes System aus über 250 interaktiven Programmen entworfen.

Die Einschätzung von Leistung sowie Nutzen der eingesetzten Methode setzt einen Überblick über das Betätigungsfeld voraus. Die Maryland-Operation ähnelt einem dienstleistungsorientierten Industriebetrieb.

Die Disposition der Kurse gleicht den Planungs- und Marketing-Tätigkeiten einer Industriefirma. Die Universitätsverwaltung entwickelt gemeinsam mit Vertretern des Militärs

den Lehrplan für jedes der 200 Ausbildungszentren. Hinzu kommt, daß das akademische Jahr in fünf Abschnitte unterteilt ist, weshalb sich die Disposition etwa alle zehn Wochen wiederholt. Die Universität muß sich unvorhersehbaren Problemen des Militärs (Manövern etc.) anpassen und mit der Streuung über 15 Länder fertigwerden. Kurzfristige Abänderungen und Sonderanforderungen machen Flexibilität und Reaktionsfähigkeit unentbehrlich.

Eine wichtige Rolle spielt die Personalwirtschaft. Die Universität Maryland setzt etwa 1500 Professoren und Dozenten ein - sowohl Hauptbeschäftigte wie auch Nebenbeschäftigte. Sie müssen kontinuierlich rekrutiert, disponiert, transportiert, bezahlt und beurteilt werden.

Zirka 100 000 Einschreibungen pro Jahr (20 000 alle zehn Woche) werden bearbeitet. Nach Abschloß jedes Kurses werden die Noten für jeden Studenten an die Universität geschickt und gespeichert. Diese Information muß bis auf weiteres im Zugriff gehalten werden, um jederzeit einen vollständigen Notenauszug erstellen zu können. Die Universität bearbeitet pro Monat etwa 3500 Anforderungen für Notenauszüge.

Die Kosten des Lehrbetriebes werden von den Studenten, vom Militär sowie von externen Stiftungsquellen getragen. Aufgrund der Einschreibungen müssen Rechnungen an verschiedene Instanzen verschickt und die entsprechenden Geldströme überwacht werden. Darüber hinaus muß die Fakultät bezahlt werden. Diese Tätigkeiten sowie die Berichterstattung an das amerikanische Hauptquartier nehmen die Finanzdirektion und die Buchhaltung wahr.

Alle erwähnten Bereiche sind im Management-Informations-System (MIS) berücksichtigt. Seine Struktur spiegelt die der Organisation wieder. Jede Dienststelle ist mit einem oder mehreren Bildschirmarbeitsplätzen an das System angeschlossen. Weit entfernte Einrichtungen wie die Dienststellen in London oder München sind durch das Datex-P-Netz angebunden. Außerdem werden auch andere Büroautomations-Produkte wie Textverarbeitung, E-Mail und HP-Telex eingesetzt.

Beim Design hat Personatec besonders darauf geachtet, daß viele Daten leicht zwischen den MIS-Modulen und den Büroautomations-Einrichtungen ausgetauscht werden können. Die Dispositionsdaten steuern zum Beispiel mehrere andere Prozesse nahezu automatisch:

- Die Lehraufträge für die Dozenten werden auf einen Laserdrucker generiert.

- Werbematerial wird auf einen Fotosatz-Computer geroutet.

- Lehrbuchbestellungen werden in das öffentliche Netz übertragen.

- Biographien der Dozenten werden pro Ausbildungszentrum gebündelt in ein Textverarbeitungssystem übertragen.

Viele der Bildschirmarbeitsplätze können sowohl im Terminal- als auch im PC-Modus eingesetzt werden. Datenauszüge vom MIS werden durch ein Downloading-Verfahren zwecks weiterer Manipulationen in die PCs übertragen. Die Einschreibungsdaten werden vor Ort auf Northstar-Mikrocomputern erfaßt und durch Uploading auf die HP3000 gebracht.

Der wirksame Einsatz der modernen Büroautomation setzt integriertes Informations-Management voraus. Die Universität Maryland hat dieses Prinzip auf der höchsten Management-Ebene beherzigt. Sie hat in knapp zwei Jahren ein Ziel erreicht, dessen Realisierung in den meisten Unternehmen das Zwei- bis Dreifache an Zeit gekostet hätte.